Ausgabenkontrolle, die in jeder Größenordnung funktioniert
Sie sehen, genehmigen und kontrollieren alle Ausgabenarten in Echtzeit – mit dem Grad an Kontrolle, der zu den Abläufen in Ihrem Unternehmen passt.
Erleben Sie in einer individuellen Demo mit einem Payhawk Finanzspezialisten, wie Sie Ihre Betriebsausgaben kontrollieren können.
Die Kontrolle geht verloren, wenn sich Ausgaben verteilen
Ausgaben erfolgen über Kartenzahlungen, Rechnungen, Erstattungen und Abonnements, jeweils in ihren eigenen Workflows. Die Verantwortung liegt bei den Budgetverantwortlichen über Teams, Entitäten und Standorte hinweg.
Sie stimmen im Nachhinein ab, setzen Richtlinien manuell durch und ziehen Berichte aus einem Tool heran, um sie mit einem anderen abzugleichen.
Sie legen die Kontrolle fest, die zu Ihren Abläufen passt, zum Beispiel Karten mit vorab genehmigten, wiederkehrenden Limits oder ein vollständiger Genehmigungsprozess vor der Ausgabe. Payhawk setzt Richtlinien direkt beim Tätigen der Ausgabe durch, sodass niemand einen Kauf durch eine spätere falsche Kontierung umgehen kann.
Sie sehen in dem Moment, in dem Geld bewegt wird, Budget und Ist-Werte im Vergleich – über Teams, Entitäten und Kategorien hinweg. Payhawk zeigt Budgetüberschreitungen in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung auf, bevor daraus Abweichungen werden, die Sie erklären müssen.
Sie führen alle Ihre Ausgaben in einem kontrollierten System zusammen. Payhawk bündelt Karten, Rechnungen, Ausgaben und Abonnements und synchronisiert sie mit Ihrem ERP, sodass Sie sämtliche Betriebsausgaben steuern können.
Eine vernetzte Plattform, vollständige Kontrolle
Sie senden taggleiche und dringende Zahlungen, ohne die zugehörigen Prozesse zu umgehen. Genehmigungen, Limits und das Vier-Augen-Prinzip bleiben zum Zeitpunkt der Zahlung wirksam, sodass Geschwindigkeit niemals Betrug ermöglicht. Lieferanten werden pünktlich und zu Ihren Bedingungen bezahlt.
Sie behalten die Kontrolle über alle Entitäten, Währungen und Standorte, in denen Sie tätig sind. Payhawk bietet Ihnen einen Echtzeitüberblick über Ihre Gewinn- und Verlustrechnung für mehrere Entitäten, sodass Sie Ausgaben gruppenweit steuern können, ohne Daten manuell konsolidieren zu müssen.
Sie behalten Ihren Finanz-Stack bei, und die Ausgabendaten fließen korrekt kontiert ein. Payhawk synchronisiert sich mit Ihrem ERP und gleicht Daten in Echtzeit ab. GDS Group spart monatlich mehr als 15 Stunden bei der Kontierung von Ausgaben auf den richtigen Budgetposten.
Sie müssen Belegen, Genehmigungen und fehlenden Angaben nicht mehr selbst nachlaufen. Der Financial Controller AI Agent erinnert Teammitglieder dort, wo sie arbeiten – auf der Plattform, in Slack oder MS Teams –, ruft Belege und Rechnungen ab, stets mit menschlicher Bestätigung und vollständiger Prüfprotokollierung.
Von unstrukturierten Ausgaben zu vollständiger Kontrolle
FAQs
Nein. Ausgabenkontrolle wird erreicht, wenn eine einzelne Plattform für die Ausgabenverwaltung als ein einheitliches System funktioniert. Wenn Karten, Rechnungen, Ausgaben, Genehmigungen und Budgets zusammengeführt und mit Ihrem ERP synchronisiert werden, geht zwischen getrennten Tools keine Kontrolle mehr verloren.
Die Kontrolle geht verloren, wenn sich Ausgaben schneller über Teams, Entitäten und Tools verteilen, als das Finanzteam sie abstimmen kann. Befugnisse werden an Budgetverantwortliche delegiert, Genehmigungen verlagern sich in Slack und E-Mails, und falsch kontierte Daten werden zu spät erkannt, um handeln zu können. Wenn alle Ausgabenarten in einem Echtzeitsystem zusammengeführt werden, bleibt die Kontrolle auch bei hohen Volumina und mehreren Entitäten gewahrt.
Echtzeit-Transparenz entsteht dadurch, dass jede Transaktion in dem Moment, in dem sie erfolgt, auf einer Plattform erfasst wird – nicht durch den nachträglichen Export von Berichten. Mit Karten, Rechnungen, Ausgaben und Abonnements in einem einzigen System, das mit Ihrem ERP synchronisiert ist, sehen Sie Budget und Ist-Werte im Vergleich über Teams und Entitäten hinweg, sobald Geld bewegt wird.
Proaktive Kontrollen genehmigen Ausgaben vor ihrer Entstehung – über Bestellanfragen oder Vorabgenehmigungen. Kontrollen nach der Genehmigung ermöglichen Ausgaben innerhalb festgelegter Kontrollmechanismen, beispielsweise über offene Karten mit Limits. Mit Payhawk wählen Sie eines der beiden Modelle oder eine Kombination daraus und legen die Kontrollstufe von 0 bis 100 passend zu den Arbeitsabläufen der einzelnen Teams fest.
Payhawk synchronisiert sich direkt mit führenden ERP- und Buchhaltungssystemen, darunter NetSuite, MS Business Central und SAP S/4HANA, und überträgt Kontierungen in Echtzeit. Ausgabendaten fließen ohne aufwendige Umstellung in Ihre bestehende Systemlandschaft.
Ja. Payhawk bietet Finanzteams auf einer geeinten Plattform Kontrolle und Transparenz über mehrere Entitäten, Währungen und Standorte hinweg. Sie können Ausgaben in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnung für mehrere Entitäten hinweg einsehen und steuern, ohne Daten manuell konsolidieren zu müssen.
Jede Transaktion verfügt über einen vollständigen Prüfpfad, in dem Genehmigungen, Richtlinien und Belege automatisch erfasst werden. KI-Aktionen erfolgen mit menschlicher Bestätigung und vollständiger Protokollierung, und Payhawk verfügt über Zertifizierungen wie SOC 2 Type 2, ISO 27001 und PCI DSS Level 1. Die aktuelle Liste der Zertifizierungen ist im Payhawk Trust Portal veröffentlicht.
Verwaltete Ausgaben sind der Teil der gesamten Betriebsausgaben, der über ein kontrolliertes System abgewickelt wird, statt sich auf Karten, Tools und manuelle Prozesse zu verteilen. Je mehr Ausgaben zentral verwaltet werden, desto mehr von Ihrem Budget können Sie in Echtzeit einsehen, Genehmigen und kontrollieren.