Intelligente Lösung für Ausgabenkontrolle- und transparenz
Behalten Sie den Überblick und die Kontrolle über alle Ihre Unternehmensausgaben, einschließlich Rechnungen, Rückerstattungen, Karten und mehr – an einem einzigen Ort.
Nahtlose Ausgabenkontrolle dank smarten Firmenkarten
Helfen Sie Ihren Kollegen, Geschäfte zu machen, während Sie die Kontrolle über Ihre Ausgaben behalten - mit Firmenkarten, die von einer intelligenten Spesenmanagementsoftware unterstützt werden.
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Stellen Sie Debit- oder Kreditkarten aus und erstellen Sie eigene Karten und Budgets für Teams. Ihre virtuellen Payhawk-Karten sind innerhalb weniger Sekunden einsatzbereit und Sie müssen nicht erst wochenlang auf die Ausstellung einer Bankkarte warten.
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Richten Sie individuelle oder unternehmensweite Ausgabenlimits für Karten ein, ohne jede Karte einzeln verwalten zu müssen. Passen Sie die Limits einfach an und richten Sie eine Warnmeldung ein, damit Sie bei niedrigem Guthaben rechtzeitig informiert werden.
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Stellen Sie Karten mit Nullsaldo aus und fordern Sie die Nutzer auf, einfache Mittelanfragen über die App abzuwickeln. Genehmigen Sie Anfragen automatisch oder verknüpfen Sie sie je nach Betrag mit voreingestellten Freigabeprozessen.
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Unterbinden Sie Kartenausgaben mit nur wenigen Klicks, wenn Mitarbeitende die Karte für unsachgemäße Zwecke einsetzen oder Sie verdächtige Aktivitäten feststellen. Das Problem wurde behoben? Das Einfrieren der Karten lässt sich in Sekundenschnelle aufheben, damit sie wieder wie vereinbart verwendet werden können.
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Löschen Sie Karten einfach entsprechend der Personalfluktuation. Deaktivieren Sie die Karte mühelos über das Portal – ohne Aufwand seitens des ausscheidenden Mitarbeiters.
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Sparen Sie Zeit bei der Implementierung von Kartenkontrollmaßnahmen, indem Sie diese einfach auf eine große Anzahl von Karten gleichzeitig anwenden. Verwalten Sie mehrere Karten und legen Sie je nach Dienstalter des Karteninhabers unterschiedliche Richtlinien fest.
Clevere Ausgabenkontrolle für Ihr Unternehmen
Nutzen Sie unsere Software, die die Einhaltung von Richtlinien unterstützt, damit Ihre Karteninhaber die Freigabeprozesse, Ausgaberegeln und clevere Automatisierung immer zur Hand haben.
Akzeptanz und Compliance verbessern
Schluss mit veralteten Ausgabenrichtlinien, die nur noch selten beachtet werden – fördern Sie die Einhaltung von Richtlinien mit integrierten, anpassbaren Regeln und Limits sowie einer App, die Ihre Angestellten überzeugt.
Ausgabenregeln benutzerdefiniert anpassen
Legen Sie Kartenregeln für einzelne Transaktionen, Tageslimits, Hierarchien und Ausgabenarten fest und aktualisieren Sie diese einzeln oder mehrere gleichzeitig, um Ihre Ausgabenrichtlinien in die Praxis umzusetzen und bei Bedarf zu aktualisieren.
Online-Ausgaben blockieren
Bestimmen Sie selbst, ob Sie Online-Zahlungen zulassen möchten. Wenn Ihr Unternehmen die Karten beispielsweise hauptsächlich für Geschäftsreisen verwendet, können Sie Online-Zahlungen problemlos deaktivieren.
Abhebungen am Geldautomaten aktivieren und deaktivieren
Legen Sie fest, ob Ihre Kollegen ihre Karten für Abhebungen am Geldautomaten verwenden können. Administratoren und Buchhalter können die Verwendung von Karten am Geldautomaten für einzelne oder mehrere Karten je nach Bedarf einfach aktivieren oder deaktivieren.
Zeit sparen mit benutzerdefinierten Freigabeprozessen
Sparen Sie Zeit und reduzieren Sie Risiken mit automatisierten Freigaben von beantragten Mitteln und sicheren schrittweisen Überprüfungen.
Sichere Freigabeprozesse erstellen
Legen Sie Genehmigungsschritte für Mittelanfragen fest, um diese freizugeben (oder abzulehnen), zu überprüfen und auszuzahlen. Geben Sie Ihren Budgetverantwortlichen und dem Finanzteam den nötigen Überblick und bauen Sie den Workflow nach Bedarf aus.
Mehrstufige Freigaben zuweisen
Fügen Sie zusätzliche Genehmigungsstufen entsprechend den Richtlinien Ihres Unternehmens einfach und in großem Umfang hinzu. Legen Sie Freigaben fest und automatisieren Sie, wer je nach Höhe der Ausgaben oder der beantragten Mittel benachrichtigt werden soll.
Freigaben nach Ausgabenart festlegen
Erstellen Sie verschiedene Freigabeprozesse für unterschiedliche Ausgabenarten, einschließlich Kartenzahlungen, Banküberweisungen, Rückerstattungen, Firmenkasse und Kilometerpauschalen.
Nahtlose Integrationen für ERP und Buchhaltung
Verfolgen Sie sämtliche Unternehmensausgaben in Echtzeit und erhalten Sie zeitnahe Warnmeldungen, damit Sie Kontrollmaßnahmen anpassen und die Geschäftsergebnisse verbessern können.
Sichern Sie sich rund um die Uhr Zugriff auf die neuesten relevanten Daten. Synchronisieren Sie die für Ihr Unternehmen entscheidenden Ausgabendaten mit direkten ERP-Integrationen und erhalten Sie so volle Transparenz und Kontrolle.
Profitieren Sie mit dem Dashboard zur Verwaltung mehrerer Gesellschaften von einem umfassenden Echtzeit-Überblick über sämtliche Unternehmensausgaben. Treffen Sie fundierte Entscheidungen auf der Grundlage von Echtzeitinformationen und -einblicken.
Behalten Sie den Überblick über Ihr Cashflow-Management und vermeiden Sie Verzögerungen dank automatischer Benachrichtigungen bei niedrigem Kontostand. Außerdem werden Ihre Mitarbeitenden bei fehlenden Belegen automatisch ermahnt.
Vermeiden Sie mit unserer Abonnementverwaltung unnötige Ausgaben für doppelte oder ungenutzte regelmäßige Zahlungen. Verfolgen Sie Preise, Unstimmigkeiten und doppelte Zahlungen, um Einsparmöglichkeiten zu identifizieren.
Sichern Sie sich rund um die Uhr Zugriff auf die neuesten relevanten Daten. Synchronisieren Sie die für Ihr Unternehmen entscheidenden Ausgabendaten mit direkten ERP-Integrationen und erhalten Sie so volle Transparenz und Kontrolle.
Profitieren Sie mit dem Dashboard zur Verwaltung mehrerer Gesellschaften von einem umfassenden Echtzeit-Überblick über sämtliche Unternehmensausgaben. Treffen Sie fundierte Entscheidungen auf der Grundlage von Echtzeitinformationen und -einblicken.
Behalten Sie den Überblick über Ihr Cashflow-Management und vermeiden Sie Verzögerungen dank automatischer Benachrichtigungen bei niedrigem Kontostand. Außerdem werden Ihre Mitarbeitenden bei fehlenden Belegen automatisch ermahnt.
Vermeiden Sie mit unserer Abonnementverwaltung unnötige Ausgaben für doppelte oder ungenutzte regelmäßige Zahlungen. Verfolgen Sie Preise, Unstimmigkeiten und doppelte Zahlungen, um Einsparmöglichkeiten zu identifizieren.
„Vor der Einführung von Payhawk verfügten wir nur über eine Genehmigungsstufe, die nicht genügend Kontrolle bot. Als CFO schätze ich es, dass wir dank Payhawk genau kontrollieren können, welcher Mitarbeitende was genehmigen darf. Kurzum: Payhawk bietet uns eine Kombination aus Effizienz und zusätzlicher Kontrolle – die perfekte Finanzlösung.“
FAQs
Die Ausgabenkontrolle in Unternehmen bezieht sich auf die Prozesse und Verfahren zur Verwaltung, Überwachung und Regulierung von Unternehmensausgaben. Ein allgemeines Ziel der Ausgabenkontrolle besteht darin, die Verwendung der finanziellen Ressourcen eines Unternehmens zu optimieren, um die Ausgaben mit den finanziellen Zielen des Unternehmens in Einklang zu bringen. Das Ausgabenmanagement und die Ausgabenkontrolle umfassen die Bereiche Budgetierung, Einkauf, Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Ausgabenberichterstattung.
Auf einer detaillierteren Ebene umfasst die Ausgabenkontrolle spezifische Funktionen wie Kartenkontrollen, Sperren für ATM Abhebungen, Ausgabenlimits und mehr.
Insgesamt bietet die Ausgabenkontrolle einem Unternehmen mehrere Vorteile, u.a:
- Verbessertes Finanzmanagement: Unternehmen können fundierte Entscheidungen treffen, da sie Ihre Geschäftsausgaben besser sehen und kontrollieren können.
- Höhere Gewinnspannen: Durch die Reduzierung unnötiger Ausgaben kann das Endergebnis des Unternehmens verbessert und der Gewinn gesteigert werden.
- Bessere Budgetierung: Ausgabenkontrolle kann Ihnen helfen, Budgets zu erstellen, die die finanziellen Ziele Ihres Unternehmens unterstützen, zusätzliche Ausgaben zu vermeiden und genauere Prognosen zu erstellen.
- Weniger Verschwendung: Indem Sie Ihre Ausgaben überwachen und unnötige Ausgaben einschränken, können Sie Verschwendung reduzieren und die Effizienz Ihrer Geschäftsabläufe verbessern.
- Verbesserter Cashflow: Durch die Kontrolle der Ausgaben und die Reduzierung der Verschwendung können Sie den Cashflow Ihres Unternehmens verbessern und finanzielle Stabilität und Wachstum fördern.
Auf einer detaillierteren Ebene können Ausgabenkontrollen, wie z.B. die Kontrolle von Firmenkarten und Workflows, Ihrem Unternehmen helfen, proaktive und reaktive Ausgabenrichtlinien einzuführen und die Unternehmensausgaben unter Kontrolle zu halten.
Eine vollständige Übersicht über unsere Kartenkontrollen und ihre Vorteile finden Sie auf der Seite über Ausgabenkontrolle und Transparenz.
Die Features zu Kartenkontrollen umfassen:
- Individuelle Karten und Teamkarten mit zugewiesenen Budgets
- Kartenausgabelimits
- Risikofreie Karten mit Nullsaldo
- Kartensperren
- Einfrieren von Karten
- Kartenlöschungen
- Bulk-Kartenverwaltung
- Sperren für Online-Ausgaben
- Sperren für Abhebungen am Geldautomaten
- Und mehr
Payhawk hilft Ihnen, die mit der Herausgabe von Firmenkarten verbundenen Risiken auf vielfältige Weise zu reduzieren:
- Definieren Sie klare Richtlinien und nutzen Sie eine Spend Management Software wie Payhawk, um diese Richtlinien durch integrierte Kartenkontrollfunktionen wie Tageslimits, Geldautomatensperren und Pauschalbeträge umzusetzen.
- Monitoren Sie Ihre Transaktionen: Ihre Karten sind direkt mit Ihrer Software verbunden, sodass Sie in Echtzeit sehen können, wer was wo ausgibt. So erhalten Sie den Einblick, den Sie benötigen, um Richtlinien anzupassen und zu aktualisieren oder sogar direkt auf einzelne Mitarbeiter oder Teams einzuwirken.
- Ausgabenlimits festlegen: Legen Sie Ausgabenlimits für jede einzelne Karte oder für mehrere Karten fest, um das Risiko von Mehrausgaben zu verringern.
- Workflows nutzen: Erstellen Sie Genehmigungsworkflows innerhalb des Tools, um Ausgaben zu genehmigen. Sie können sogar Karten ohne Guthaben ausgeben und die Karteninhaber auffordern, bei jeder Ausgabe ein Guthaben anzufordern. Je nach Höhe des beantragten Betrags kann die Genehmigung dann automatisiert oder durch eine Reihe von Genehmigern erfolgen.
- Implementierung von Maßnahmen zur Betrugserkennung und -prävention: Setzen Sie Tools zur Betrugserkennung und -prävention ein und nutzen Sie Kartenkontrollen wie Kartensperren.
- Benutzerfreundlichkeit: Bieten Sie Ihren Karteninhabern Karten und Tools, die sie mögen. Payhawk-Karteninhabern fällt es leicht, die Richtlinien einzuhalten, da sie die Karten und das Spesenmanagement-Tool gerne nutzen (was bedeutet, dass es Fälle gibt, in denen Ausgaben außerhalb der Richtlinien getätigt werden).
- Implementieren Sie Abstimmungsprozesse: Payhawk extrahiert automatisch Daten aus Ihren Belegen, hilft Ihnen bei der Kategorisierung und synchronisiert diese nahtlos mit Ihrer Buchhaltungssoftware.
