Intelligente Lösung für Ausgabenkontrolle- und transparenz

Die Ausgabenkontrolle in Unternehmen bezieht sich auf die Prozesse und Verfahren zur Verwaltung, Überwachung und Regulierung von Unternehmensausgaben. Ein allgemeines Ziel der Ausgabenkontrolle besteht darin, die Verwendung der finanziellen Ressourcen eines Unternehmens zu optimieren, um die Ausgaben mit den finanziellen Zielen des Unternehmens in Einklang zu bringen. Das Ausgabenmanagement und die Ausgabenkontrolle umfassen die Bereiche Budgetierung, Einkauf, Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Ausgabenberichterstattung.
Auf einer detaillierteren Ebene umfasst die Ausgabenkontrolle spezifische Funktionen wie Kartenkontrollen, Sperren für ATM Abhebungen, Ausgabenlimits und mehr.

Insgesamt bietet die Ausgabenkontrolle einem Unternehmen mehrere Vorteile, u.a:

1. Verbessertes Finanzmanagement: Unternehmen können fundierte Entscheidungen treffen, da sie Ihre Geschäftsausgaben besser sehen und kontrollieren können.
2. Höhere Gewinnspannen: Durch die Reduzierung unnötiger Ausgaben kann das Endergebnis des Unternehmens verbessert und der Gewinn gesteigert werden.
3. Bessere Budgetierung: Ausgabenkontrolle kann Ihnen helfen, Budgets zu erstellen, die die finanziellen Ziele Ihres Unternehmens unterstützen, zusätzliche Ausgaben zu vermeiden und genauere Prognosen zu erstellen.
4. Weniger Verschwendung: Indem Sie Ihre Ausgaben überwachen und unnötige Ausgaben einschränken, können Sie Verschwendung reduzieren und die Effizienz Ihrer Geschäftsabläufe verbessern.
5. Verbesserter Cashflow: Durch die Kontrolle der Ausgaben und die Reduzierung der Verschwendung können Sie den Cashflow Ihres Unternehmens verbessern und finanzielle Stabilität und Wachstum fördern.

Auf einer detaillierteren Ebene können Ausgabenkontrollen, wie z.B. die Kontrolle von Firmenkarten und Workflows, Ihrem Unternehmen helfen, proaktive und reaktive Ausgabenrichtlinien einzuführen und die Unternehmensausgaben unter Kontrolle zu halten.

Eine vollständige Übersicht über unsere Kartenkontrollen und ihre Vorteile finden Sie auf der Seite über Ausgabenkontrolle und Transparenz.
Die Features zu Kartenkontrollen umfassen:

• Individuelle Karten und Teamkarten mit zugewiesenen Budgets
• Kartenausgabelimits
• Risikofreie Karten mit Nullsaldo
• Kartensperren
• Einfrieren von Karten
• Kartenlöschungen
• Bulk-Kartenverwaltung
• Sperren für Online-Ausgaben
• Sperren für Abhebungen am Geldautomaten
• Und mehr

Payhawk hilft Ihnen, die mit der Herausgabe von Firmenkarten verbundenen Risiken auf vielfältige Weise zu reduzieren:

1. Definieren Sie klare Richtlinien und nutzen Sie eine Spend Management Software wie Payhawk, um diese Richtlinien durch integrierte Kartenkontrollfunktionen wie Tageslimits, Geldautomatensperren und Pauschalbeträge umzusetzen.

2. Monitoren Sie Ihre Transaktionen: Ihre Karten sind direkt mit Ihrer Software verbunden, sodass Sie in Echtzeit sehen können, wer was wo ausgibt. So erhalten Sie den Einblick, den Sie benötigen, um Richtlinien anzupassen und zu aktualisieren oder sogar direkt auf einzelne Mitarbeiter oder Teams einzuwirken.
3. Ausgabenlimits festlegen: Legen Sie Ausgabenlimits für jede einzelne Karte oder für mehrere Karten fest, um das Risiko von Mehrausgaben zu verringern.

4. Workflows nutzen: Erstellen Sie Genehmigungsworkflows innerhalb des Tools, um Ausgaben zu genehmigen. Sie können sogar Karten ohne Guthaben ausgeben und die Karteninhaber auffordern, bei jeder Ausgabe ein Guthaben anzufordern. Je nach Höhe des beantragten Betrags kann die Genehmigung dann automatisiert oder durch eine Reihe von Genehmigern erfolgen.
5. Implementierung von Maßnahmen zur Betrugserkennung und -prävention: Setzen Sie Tools zur Betrugserkennung und -prävention ein und nutzen Sie Kartenkontrollen wie Kartensperren.
6. Benutzerfreundlichkeit: Bieten Sie Ihren Karteninhabern Karten und Tools, die sie mögen. Payhawk-Karteninhabern fällt es leicht, die Richtlinien einzuhalten, da sie die Karten und das Spesenmanagement-Tool gerne nutzen (was bedeutet, dass es Fälle gibt, in denen Ausgaben außerhalb der Richtlinien getätigt werden).

7. Implementieren Sie Abstimmungsprozesse: Payhawk extrahiert automatisch Daten aus Ihren Belegen, hilft Ihnen bei der Kategorisierung und synchronisiert diese nahtlos mit Ihrer Buchhaltungssoftware.