Control de gastos en tiempo real que funciona a cualquier escala
Consulta, aprueba y controla todo tipo de gasto en tiempo real, con el nivel de control que mejor se adapte al funcionamiento de tu empresa.
Descubre cómo controlar los gastos de tu empresa en una demostración personalizada con un especialista en finanzas de Payhawk.
El control se pierde cuando los gastos se dispersan
Los gastos se gestionan mediante tarjetas, facturas, reembolsos y suscripciones, cada uno con su propio flujo de trabajo. La responsabilidad de aprobarlos recae en los responsables del presupuesto de los distintos equipos, entidades y ubicaciones.
Realizas la conciliación a posteriori, aplicas las políticas manualmente y extraes informes de una herramienta para contrastarlos con los de otra.
Configura los controles que mejor se adapten a tu forma de operar, ya sean tarjetas con límites recurrentes preaprobados o un proceso completo de aprobación previa al gasto. Payhawk aplica las políticas en el momento de realizarlo, de modo que nadie pueda eludirlas clasificando incorrectamente un gasto a posteriori.
Compara el presupuesto con el gasto real en cuanto se mueve el dinero, en todos los equipos, entidades y categorías. Payhawk permite detectar los excesos de gasto en todas las partidas de la cuenta de resultados antes de que se conviertan en desviaciones que tengas que justificar.
Centraliza todos tus gastos en un único sistema con controles integrados. Payhawk reúne tarjetas, facturas, gastos y suscripciones, y los sincroniza con tu ERP para que controles todos los gastos de tu empresa.
Una plataforma conectada, control total
Realiza pagos urgentes o en el mismo día sin renunciar a los controles establecidos. Las aprobaciones, los límites y la doble aprobación siguen aplicándose en el momento del pago, para que la rapidez no comprometa la prevención del fraude. Los proveedores cobran a tiempo y en tus condiciones.
Mantén el control en todas las entidades, divisas y ubicaciones en las que operas. Payhawk te ofrece una visión global y en tiempo real de todas las partidas de la cuenta de resultados de tus distintas entidades, para que puedas controlar los gastos de todo el grupo sin tener que consolidar los datos manualmente.
Conserva tus herramientas financieras actuales y permite que los datos de los gastos se integren en ellas, correctamente clasificados. Payhawk se sincroniza con tu ERP y realiza la conciliación en tiempo real. GDS Group ahorró más de 15 horas al mes en la asignación de gastos a los presupuestos correspondientes.
Deja de tener que perseguir recibos, aprobaciones y datos que faltan por tu cuenta. El Agente de Control Financiero envía recordatorios a los miembros del equipo a través de las herramientas que utilizan (la plataforma, Slack o MS Teams) y recupera recibos y facturas, siempre con la confirmación de una persona y un registro de auditoría completo.
De gastos dispersos a un control total
Preguntas frecuentes
No. El control de gastos en tiempo real es el resultado que obtienes cuando una plataforma de gestión de gastos funciona como un único sistema. Cuando las tarjetas, las facturas, los gastos, las aprobaciones y los presupuestos se gestionan de forma conjunta y se sincronizan con tu ERP, evitas las pérdidas de control que se producen al utilizar herramientas desconectadas.
El control se pierde cuando los gastos se dispersan entre equipos, entidades y herramientas más rápido de lo que el equipo financiero puede conciliarlos. La responsabilidad de aprobar los gastos se delega en los responsables del presupuesto, las aprobaciones se gestionan a través de Slack y el correo electrónico, y los datos mal clasificados se detectan demasiado tarde para poder actuar. Centralizar todos los tipos de gasto en un único sistema que ofrece información en tiempo real permite mantener el control incluso con grandes volúmenes de operaciones y múltiples entidades.
La visibilidad en tiempo real se consigue al registrar cada transacción en una única plataforma en el momento en que se produce, no al exportar informes a posteriori. Con tarjetas, facturas, gastos y suscripciones en un único sistema sincronizado con tu ERP, puedes comparar el presupuesto con el gasto real de los distintos equipos y entidades en cuanto se mueve el dinero.
El control proactivo permite aprobar los gastos antes de que se realicen, mediante solicitudes de compra o aprobaciones previas. El control posterior permite realizar gastos dentro de unos límites preestablecidos, como los de las tarjetas de uso libre con límites de gasto. Con Payhawk, puedes elegir cualquiera de los dos modelos o combinarlos, y establecer el nivel de control entre 0 y 100 para adaptarlo al funcionamiento de cada equipo.
Payhawk se sincroniza directamente con los principales sistemas ERP y de contabilidad, como NetSuite, MS Business Central y SAP S/4HANA, y contabiliza los gastos clasificados en tiempo real. Los datos de los gastos se integran en tu infraestructura tecnológica actual sin necesidad de reconfigurarla por completo.
Sí. Payhawk ofrece a los equipos financieros control y visibilidad sobre múltiples entidades, divisas y ubicaciones desde una única plataforma. Puedes supervisar y controlar el gasto en todas las partidas de la cuenta de resultados de tus distintas entidades sin tener que consolidar los datos manualmente.
Cada transacción incluye un registro de auditoría completo, con las aprobaciones, las políticas y los recibos registrados automáticamente. Las acciones de IA se realizan con confirmación humana y un registro de auditoría completo, y Payhawk cuenta con certificaciones como SOC 2 de tipo 2, ISO 27001 y PCI DSS de nivel 1. La lista actualizada de certificaciones está publicada en el portal de seguridad y confianza de Payhawk.
El gasto bajo gestión es la parte del total de gastos de una empresa que se gestiona a través de un único sistema con controles integrados, en lugar de estar dispersa entre tarjetas, herramientas y procesos manuales. Cuanto mayor sea el gasto bajo gestión, mayor será la parte de tu presupuesto que podrás supervisar, aprobar y controlar en tiempo real.