SOFTWARE DE CUENTAS A PAGARAutomatiza el pago de tus cuentas a pagar a gran escala
Recupera tiempo valioso y refuerza los controles de pago con nuestro software integral de cuentas a pagar.
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Recopila y procesa facturas sin hacer el mínimo esfuerzo
Toma el control de la gestión de facturas con la recogida y categorización automática de los datos. Evita errores humanos sin la introducción manual de datos:
- Vincula rápidamente facturas nuevas a órdenes de compra.
- Extrae de forma automática los datos de las facturas en más de 60 idiomas.
- Ahorra el tiempo que dedicas a categorizar los datos y deja que la tecnología OCR con aprendizaje automático de Payhawk lo haga por ti.
Deja de enviar facturas de un lado a otro y conserva el control y la visibilidad
Envía las facturas a las personas responsables y en el momento apropiado gracias a nuestros flujos de aprobación sencillos y automatizados. Asegúrate de que el gasto se contabiliza y se aprueba por las personas correctas:
- Define flujos de aprobación personalizados con varios pasos en función de diferentes criterios: proyecto, centro de costes, cantidad, estructura organizativa, ubicación, etc.
- Gestiona los flujos de aprobación a nivel de grupo o por entidad individual para garantizar la uniformidad y el cumplimiento de las políticas de tu empresa.
Elimina gastos excesivos y evita errores costosos
Garantiza la precisión de los datos e identifica discrepancias en las compras antes de ordenar pagos a los proveedores gracias a la conciliación de las órdenes de compra, los acuses de recibo y las facturas.
- Doble y triple conciliación
- Comprobación y notificación de discrepancias
- Políticas de órdenes de compra con un alto grado de personalización
Haz pagos rápidos en todo el mundo
Ordena transferencias bancarias internacionales directamente desde la plataforma en más de 50 divisas y más de 150 países:
- Costes de transferencias claros y visibles
- Define flujos de aprobación personalizados
- Obtén conciliaciones automáticas de los pagos en el ERP
No vuelvas combinar hojas de cálculo y extractos de cuenta nunca más
Reduce a la mitad la carga de trabajo a final del mes con una solución completamente automatizada capaz de integrarse con tu ERP o software de contabilidad. Con las integraciones nativas, las tareas de cierre del mes ya no tienen que esperar necesariamente hasta el último día:
- Tendrás los datos perfectamente sincronizados con tu ERP y actualizados en tiempo real para tomar mejores decisiones.
- Podrás categorizar el gasto mediante campos personalizados y obtener una visibilidad en tiempo real de los costes de diferentes proyectos y eventos, por ejemplo. Todo estará sincronizado con tu ERP.
- Disfruta de integraciones API nativas con los ERPs líderes del mercado: Microsoft Dynamics 365 Business Central, 365 Finance y NetSuite.
«El OCR hace parte de mi trabajo al identificar facturas duplicadas y rellenar los campos, por lo que es como el principio de los cuatro ojos en acción: ¡un verdadero ahorro de tiempo!».
Nuestro proceso de cuentas a pagar en pocas palabras
Arrastra y suelta las facturas en la plataforma o utiliza el buzón inteligente para capturar los datos de las facturas directamente de tus correos electrónicos. Carga varias facturas al mismo tiempo para ahorrar tiempo.
Nuestro OCR con inteligencia artificial lee y extrae todos los datos de la factura y de los proveedores, que se categorizan de forma completamente automatizada sin dejar ni un solo campo personalizado. Por tanto, elimina todo esfuerzo manual por tu parte y te garantiza que no vas a volver a procesar un duplicado nunca más.
La aprobación de las facturas dependerá del flujo de aprobación personalizado que hayas configurado en Payhawk. Dichos flujos de aprobación se pueden basar tanto en la estructura organizativa de tu empresa como en cualquier campo personalizado (centro de costes, ubicación, proyecto,...).
Una vez las haya aprobado la persona responsable, el equipo contable puede proceder a su revisión desde el portal de Payhawk. También se sincronizarán con tu ERP o software de contabilidad. En el caso de que se requiera información adicional, es posible hacer una devolución rápida al empleado para que este proporcione la información necesaria.
Una vez aprobadas las facturas por el responable, el equipo financiero podrá revisarlas en la plataforma de Payhawk y se sincronizan con tu ERP o software de contabilidad. Si necesitas alguna aclaración o más información, puedes devolverla rápidamente al empleado a través de la plataforma para que complete los datos del gasto y te la vuelva a enviar para su revisión.
Una vez revisada, la factura se procesa para el pago. Una vez efectuado, el pago se sincroniza con el ERP o software de contabilidad.
Arrastra y suelta las facturas en la plataforma o utiliza el buzón inteligente para capturar los datos de las facturas directamente de tus correos electrónicos. Carga varias facturas al mismo tiempo para ahorrar tiempo.
Nuestro OCR con inteligencia artificial lee y extrae todos los datos de la factura y de los proveedores, que se categorizan de forma completamente automatizada sin dejar ni un solo campo personalizado. Por tanto, elimina todo esfuerzo manual por tu parte y te garantiza que no vas a volver a procesar un duplicado nunca más.
La aprobación de las facturas dependerá del flujo de aprobación personalizado que hayas configurado en Payhawk. Dichos flujos de aprobación se pueden basar tanto en la estructura organizativa de tu empresa como en cualquier campo personalizado (centro de costes, ubicación, proyecto,...).
Una vez las haya aprobado la persona responsable, el equipo contable puede proceder a su revisión desde el portal de Payhawk. También se sincronizarán con tu ERP o software de contabilidad. En el caso de que se requiera información adicional, es posible hacer una devolución rápida al empleado para que este proporcione la información necesaria.
Una vez aprobadas las facturas por el responable, el equipo financiero podrá revisarlas en la plataforma de Payhawk y se sincronizan con tu ERP o software de contabilidad. Si necesitas alguna aclaración o más información, puedes devolverla rápidamente al empleado a través de la plataforma para que complete los datos del gasto y te la vuelva a enviar para su revisión.
Una vez revisada, la factura se procesa para el pago. Una vez efectuado, el pago se sincroniza con el ERP o software de contabilidad.
Todas las funcionalidades que necesitas para gestionar tus cuentas a pagar con eficiencia
Sube facturas con facilidad directamente desde tu bandeja de entrada con múltiples documentos adjuntos. Deja que la plataforma cree gastos nuevos, compare los documentos con los ya existentes o los marque si detecta un posible duplicado de forma automática.
Extrae los datos de las facturas automáticamente en más de 60 idiomas con una tecnología OCR puntera que va aprendiendo a medida que la usas. Reduce los errores manuales en la inserción de datos, aumenta la automatización y céntrate en la estrategia.
Saca el máximo partido a la posibilidad de personalizar la inserción y recopilación de los datos de proveedores de forma sincronizada con tu ERP. Mejora los datos de tus proveedores para adaptarlos a la configuración de tu empresa y benefíciate de una contabilidad más rápida y sencilla.
Crea solicitudes de compra con facilidad y envíalas para que se aprueben con solo unos clics.
Crea órdenes de compra de forma automática tan pronto como se reciban las aprobaciones necesarias y envíalas a los proveedores. Personaliza las órdenes de compra (PO) añadiendo el logotipo de tu empresa.
Las órdenes de compra, las facturas y los acuses de recibo se concilian y cotejan de forma automática para identificar y notificar discrepancias de volumen o precio.
Vincula las cuentas bancarias de tu negocio a la plataforma de Payhawk para ampliar fondos de forma rápida, sencilla y gratuita, todo en un mismo lugar. Desvincula las cuentas con unos pocos clics para conservar una gobernanza efectiva.
Asegura una conciliación automatizada y perfecta de todos los gastos de tus facturas directamente con tu ERP o software de contabilidad con nuestras integraciones en tiempo real. Elimina la necesidad de llevar a cabo trabajo manual y el riesgo de cometer errores humanos.
Estandariza los procesos de cuentas a pagar y los flujos de aprobación entre entidades para conseguir una mayor eficacia y control. Obtén una visibilidad completa de las facturas, los gastos con tarjeta y los reembolsos a través del completo panel de grupo.
Crea tus flujos de aprobación de facturas de forma personalizada y asigna diferentes personas encargadas de aprobarlas en cada etapa del proceso. Utiliza la automatización para aumentar tu eficiencia sin perder ni un ápice de control.
Paga facturas mediante transferencias bancarias nacionales con SEPA Instant, Faster Payments, ACH y BISERA. Las empresas con sede en el Reino Unido, EE. UU. y el Espacio Económico Europeo pueden procesar pagos directamente en la plataforma de Payhawk sin ningún coste adicional.
Paga a proveedores de todo el mundo en diferentes divisas con transferencias rápidas, seguras y con un coste competitivo. El 57 % de los pagos llegan de forma instantánea, mientras que un 93% lo hacen en un plazo de 24 horas. Cuantas más transferencias hagas, menos pagarás.
Preguntas frecuentes
Un software de cuentas a pagar, también conocido como software de automatización de cuentas a pagar o software de gestión de cuentas a pagar, permite agilizar y automatizar el proceso de cuentas por pagar dentro de una organización. Este software está diseñado específicamente para gestionar y optimizar las diferentes tareas asociadas a la gestión y al pago de facturas, así como para gestionar las relaciones con los proveedores. El software de cuentas a pagar de Payhawk ayuda a los equipos financieros y contables en sus procesos de cuentas por pagar con la inserción automatizada de datos de facturas mediante OCR, así como la gestión, el pago y la conciliación de las mismas con el ERP o el software de contabilidad.
Las cuentas a pagar y las cuentas a cobrar son dos aspectos fundamentales de las operaciones financieras de una empresa y cada uno representa una parte distinta de sus transacciones financieras con otras partes interesadas.
- Las cuentas a pagar se refieren al dinero que debe la empresa a otros terceros y se registran como pasivo.
- Las cuentas a cobrar se refieren al dinero que otros terceros deben a la empresa y se registran como un activo.
Ambas son cruciales para gestionar la salud financiera de una empresa. La gestión eficiente de estas cuentas garantiza que la empresa conserva liquidez, paga sus facturas a tiempo y recibe ingresos puntualmente de los clientes.
La inserción correcta de los datos es crucial para evitar errores sistemáticos en la contabilidad, que pueden dar lugar a multas, sanciones, problemas de auditoría y fallos en los informes de gestión.
La inserción de los datos de las facturas y su proceso en la contabilidad son cruciales para garantizar informes financieros precisos, seguir cumpliendo las políticas y los estándares, la gestión efectiva del flujo de caja, la elaboración de presupuestos y la planificación, así como el cuidado de las relaciones con los proveedores. Automatizar este proceso reduce los errores, ahorra tiempo, acelera el proceso, reduce costes, permite escalar con facilidad, mejora la visibilidad y conduce a un cumplimiento legal efectivo.
Sí, puedes definir flujos de aprobación personalizados con varias etapas dentro de Payhawk. Puedes designar a diferentes personas responsables de aprobar las facturas a partir de la estructura de tu organización, responsables de aprobación individuales, roles dentro de la plataforma o cualquier otro campo personalizado (como proyecto, centro de costes o ubicación). Puedes establecer que los flujos de aprobación se gestionen a nivel de grupo, para que sean uniformes en todas las entidades, o a nivel de entidad.
Payhawk se ha asociado con 60dias una empresa experta en recuperar el IVA soportado en viajes y gastos efectuados en Europa. Con nuestro sistema de extracción automatizada de datos, obtenemos toda la información relevante de los recibos, mientras 60dias los convierte en facturas con todos los requisitos necesarios para su deducción fiscal. La integración facilita desde la digitalización certificada por la AEAT de los recibos, hasta la obtención de las facturas completas y válidas. Consulta más información en este artículo del centro de ayuda.
Puedes hacer transferencias con SEPA Instant, Faster Payments, ACH o Bisera.
Sí, es muy seguro. En Payhawk, tus fondos se salvaguardan en cuentas protegidas de bancos que cumplen las normas europeas en materia de dinero electrónico. Los pagos nacionales se envían mediante los siguientes sistemas regulados: transferencias SEPA Instant, Faster Payments, ACH o Bisera.
Nuestras integraciones nativas en tiempo real te permiten sincronizar todos tus documentos, datos contables y pagos saldados ya revisados por Payhawk con tu ERP o el sistema de contabilidad que hayas elegido. Ponte en contacto con nosotros y estaremos encantados de explicarte cómo nos podemos integrar perfectamente con tu ERP o sistema de contabilidad. También puedes consultar más información en los artículos de nuestro centro de ayuda para comprender cómo funcionan nuestras integraciones nativas con Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite, Quickbooks, Xero, Datev y Exact Online.
Desbloquea un nuevo nivel de productividad con la automatización de las cuentas a pagar
