Software de automatización de Cuentas por pagar

Cuentas por pagar y pagos a proveedores inteligentes y basados en IA

El software de automatización de Cuentas por pagar (AP) es una solución digital diseñada para sustituir los flujos de trabajo manuales y con gran volumen de papel por un ciclo optimizado que abarca desde la recepción de la factura hasta su pago. Gracias al uso de la IA, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el aprendizaje automático, estas plataformas digitalizan todo el proceso. Esto abarca desde la recuperación proactiva de las facturas hasta la ejecución final de los pagos, todo ello gestionado desde un panel de control centralizado.

A la hora de evaluar un software de automatización de Cuentas por pagar (AP), debes buscar un conjunto completo de funciones que transformen el ciclo de vida de las facturas en un motor financiero proactivo. Entre las funciones clave se encuentran las siguientes:

• Recuperación automatizada: Agentes de IA que recuperan de forma proactiva las facturas de los sitios web y correos electrónicos de los proveedores, eliminando la necesidad de descargarlas manualmente o buscar recibos que faltan.
• OCR avanzado: tecnología de reconocimiento óptico de caracteres que escanea y extrae automáticamente los datos de las facturas para reducir la introducción manual de datos.
• Triple conciliación de órdenes de compra: sistemas que concilian automáticamente las facturas con las órdenes de compra y las notas de entrega para garantizar la precisión y evitar pagos excesivos.
• Flujos de aprobación automatizados: enrutamiento digital que dirige las facturas a los responsables adecuados según la política de la empresa de forma, eliminando la necesidad de firmas físicas.
• Integración con ERP y contabilidad: sincronización de datos en tiempo real con tu entorno financiero actual, como NetSuite, Xero o QuickBooks, para mantener tus libros al día.
• Ejecución directa de pagos: la capacidad de autorizar y enviar pagos a los proveedores directamente desde la plataforma para una gestión centralizada del flujo de caja.
• Registro de auditoría exhaustivo: registro seguro y con marca de tiempo de cada acción llevada a cabo en una factura para garantizar el cumplimiento normativo y facilitar los períodos de declaración de impuestos o auditoría.

Entre las principales ventajas de utilizar un software de automatización de Cuentas por pagar (AP) se incluyen:

• Ahorro de costes: la automatización de las tareas manuales reduce los gastos administrativos asociados a la introducción de datos y la tramitación en papel.
• Prevención del fraude: los sistemas basados en IA detectan automáticamente las facturas duplicadas, verifican los datos bancarios de los proveedores y mantienen un historial seguro y con marca de tiempo de cada transacción.
• Aprovechamiento de los descuentos por pago anticipado: al acelerar el ciclo de aprobación, las empresas pueden aprovechar de forma sistemática los descuentos de los proveedores que a menudo se pierden en flujos de trabajo manuales y lentos.
• Mejora de las relaciones con los proveedores: un procesamiento más rápido se traduce en pagos más predecibles y puntuales, lo que reduce las consultas sobre pagos y refuerza la confianza con la red de proveedores.
• Mayor visibilidad del flujo de caja: la sincronización de datos en tiempo real permite a los equipos financieros ver exactamente qué se debe y cuándo, lo que posibilita una planificación financiera más estratégica.

Las cuentas por pagar (AP) y las cuentas por cobrar (AR) son dos aspectos fundamentales de las operaciones financieras de una empresa, y cada una de ellas representa una faceta distinta de sus transacciones financieras con terceros.

• Las cuentas por pagar (AP) representan el dinero que la empresa debe a terceros y se contabilizan como pasivo.
• Las cuentas por cobrar (AR) representan el dinero que otros deben a la empresa, y se contabilizan como un activo.

Tanto las cuentas por pagar (AP) como las cuentas por cobrar (AR) son fundamentales para gestionar la salud financiera de una empresa. Una gestión eficiente de estas cuentas garantiza que la empresa mantenga su liquidez, pague sus facturas a tiempo y cobre puntualmente los ingresos de sus clientes.

La introducción correcta de los datos es fundamental para evitar errores sistemáticos en la contabilidad, que pueden dar lugar a multas, sanciones, problemas de auditoría y dificultades en la elaboración de informes de gestión.

La introducción y el procesamiento de los datos de las facturas en la contabilidad son fundamentales para garantizar la precisión de los informes financieros, mantener el cumplimiento de las políticas y normas, gestionar eficazmente el flujo de caja, elaborar presupuestos y planes, y mantener las relaciones con los proveedores. La automatización de este proceso reduce los errores, ahorra tiempo, agiliza el procesamiento, reduce los costes, facilita la escalabilidad, mejora la visibilidad y fomenta un cumplimiento normativo eficaz.

Sí, en Payhawk puedes definir flujos de trabajo de aprobación personalizados de varios pasos. Puedes designar a diferentes responsables de la aprobación en función de la estructura de tu organización, de personas concretas, de los roles dentro de la plataforma o de cualquier campo personalizado (proyecto, centro de coste, ubicación, etc.). Puedes configurar los flujos de trabajo para que se gestionen a nivel de grupo, de modo que sean uniformes en todas las entidades, o bien a nivel de entidad.

Payhawk se ha asociado con 60dias, una empresa líder especializada en la recuperación del IVA de viajes y gastos en toda Europa. Gracias a nuestro sistema automatizado de extracción de datos, recopilamos toda la información pertinente de los recibos y 60dias la convierte en facturas que cumplen todos los requisitos necesarios para la deducción fiscal. La integración se encarga de múltiples pasos, desde la certificación digital de los recibos (por parte de la AEAT) hasta la obtención de facturas completas y válidas. Obtén más información en nuestro artículo del servicio de ayuda.

Puedes realizar transferencias mediante SEPA Instant, Faster Payments, ACH o Bisera directamente desde la plataforma. También puedes programar pagos para que se ejecuten de forma automática.

Nuestras integraciones directas en tiempo real te permiten sincronizar todos tus documentos, datos contables y pagos liquidados, una vez revisados, desde Payhawk con el sistema ERP o de contabilidad que prefieras. Ponte en contacto con nosotros y estaremos encantados de explicarte cómo podemos integrarnos a la perfección con tu sistema ERP o de contabilidad. También puedes obtener más información en nuestros artículos del servicio de asistencia para conocer nuestras integraciones directas con Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite, QuickBooks, Xero, Datev y Exact Online.