Las dudas sobre pagos se resuelven con el Agente de Pagos
Los propios empleados resuelven con el Agente de Pagos los pagos fallidos, la falta de fondos y las consultas sobre el estado de los reembolsos, por lo que las preguntas rutinarias nunca llegan a tu equipo financiero.
Todos los pagos fallidos acaban en tu escritorio
Una tarjeta es rechazada delante de un proveedor. El empleado no sabe por qué, así que envía un mensaje al departamento de finanzas y espera a que alguien lo compruebe. Los responsables de equipo no pueden ver las tarjetas de su propio equipo, por lo que también acuden al departamento de finanzas. Nada de eso tiene por qué llegarte a ti.
Los gastos bloqueados se resuelven en el momento en que se producen, antes de que lleguen a la cola del equipo de finanzas. El agente de Payhawk se ocupa tanto del fallo que ya se ha producido como del que está a punto de producirse.
Los responsables de equipo y administradores comprueban directamente las tarjetas de sus equipos y los gastos realizados con ellas. La supervisión deja de depender de tener que solicitar la información al departamento de finanzas.
Las reglas de gastos, las cadenas de aprobación y los permisos siguen vigentes cuando los empleados realizan sus gestiones. Cada persona recibe aquellas respuestas adaptadas a su propio perfil, pero nada más aparte de eso.
Dónde encontrar respuestas a tus dudas sobre pagos
Cada una de las funciones siguientes elimina uno de los motivos por los que alguien podría enviar un mensaje al equipo financiero sobre un pago. Los empleados obtienen primero la respuesta, antes de que la pregunta se convierta en la tarea de otra persona.
Las transacciones fallidas incluyen el motivo y el siguiente paso que se debe seguir, y abarcan los 36 motivos por los que se puede rechazar una tarjeta. Los propios empleados actúan en función de la respuesta. Aproximadamente 7.500 conversaciones de empleados al mes se resuelven de principio a fin sin que tenga que intervenir el departamento de finanzas.
Si los fondos de la tarjeta no son suficientes para cubrir un próximo cargo por suscripción, se muestra una advertencia antes de la fecha de pago, de modo que los servicios empresariales sigan activos. El equipo financiero detecta el déficit con suficiente antelación para recargar la tarjeta.
Los administradores, contables y responsables de equipo preguntan por las tarjetas, transacciones y reembolsos de otras personas dentro de los permisos de los que ya disponen. Mostrar todos los reembolsos pendientes de mi equipo devuelve una respuesta en segundos. El agente hereda los derechos de acceso de cada usuario, por lo que no muestra nada que no pudiera ver ya.
La información sobre el estado de los reembolsos, las dietas y el kilometraje llega antes de que nadie pregunte. Cada mes se envían unas 300.000 notificaciones proactivas, que incluyen explicaciones sobre los fallos e información sobre el estado antes de que se plantee la pregunta. Las preguntas sobre cuándo recibirás el pago dejan de llegar a tu bandeja de entrada.
Los empleados pueden consultar los datos de sus tarjetas, bloquearlas o desbloquearlas, así como solicitar fondos a través del canal en el que ya trabajan. Un administrador activa el canal; cada empleado se autentica antes de que el agente acceda a sus datos de gastos. Las solicitudes de fondos siguen remitiéndose a una persona encargada de aprobarlas.
Cada acción iniciada por un agente se incluye en un registro de auditoría completo. Las revisiones se realizan a partir de los datos en los que tu equipo financiero ya confía, sin necesidad de conciliar ningún sistema independiente.
Deja que las preguntas se resuelvan por sí solas
Cada pregunta rutinaria que se responde en Payhawk es una pregunta que tu equipo financiero no llega a recibir.
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Preguntas frecuentes
El Agente de Pagos es un Asistente de IA dentro de Payhawk que responde a preguntas sobre tarjetas, transacciones con tarjeta, solicitudes de fondos y reembolsos. Explica lo que ha ocurrido, informa a los usuarios de manera proactiva y, a continuación, ejecuta las soluciones dentro de las políticas de gasto y los flujos de trabajo de aprobación existentes. Funciona en el portal web y la aplicación móvil de Payhawk, así como en Slack.
En el portal web de Payhawk, la aplicación móvil de Payhawk y Slack. En Slack, un administrador activa primero el canal y, a continuación, cada empleado se autentica para conceder al agente acceso a sus propios datos de gastos.
El Agente de Pagos identifica la causa entre 36 motivos de rechazo diferentes, entre los que se incluyen la falta de fondos y los bloqueos por las políticas de gasto y, a continuación, indica el siguiente paso. La respuesta media tarda 12,5 segundos, por lo que llega antes de que se hubiera abierto un ticket.
El agente informa sobre el estado de los reembolsos, las dietas y el kilometraje antes de que nadie pregunte. Los empleados comprueban el estado por sí mismos en Slack, la aplicación móvil o el portal web, por lo que la pregunta nunca llega al departamento de finanzas.
Sí, dentro de los permisos de los que ya disponen, los administradores, contables y responsables de equipo pueden preguntar por las tarjetas, las transacciones y los reembolsos del equipo. Los permisos se mantienen exactamente como están configurados, por lo que nadie puede ver a través del agente más de lo que puede ver en Payhawk.
No. Puede iniciar un flujo de trabajo de solicitud de fondos, pero la aprobación sigue recayendo en una persona dentro de tu cadena de aprobación existente. Cada acción se lleva a cabo de acuerdo con las políticas de gasto que tu equipo de finanzas ya ha configurado.
Funciona dentro del entorno certificado de Payhawk, con control de acceso basado en perfiles, cifrado y un registro completo de todo lo que hace el agente.
No, lee los datos de pagos en tiempo real y, a continuación, actúa de acuerdo con tus políticas de gasto, cadenas de aprobación y los permisos de cada usuario. Aplica soluciones en lugar de limitarse a responder. Las respuestas de ayuda sobre el producto son una función complementaria, no el objetivo principal.