Vragen over betalingen stoppen bij de Payments AI Agent
Medewerkers lossen zelf problemen met mislukte betalingen, onvoldoende saldo en de status van vergoedingen op met behulp van de Payments AI Agent, zodat routinematige vragen nooit bij je financiële afdeling terechtkomen.
Elke mislukte betaling belandt op jouw bureau
Een kaart wordt geweigerd bij een leverancier. De medewerker weet niet waarom, dus stuurt een bericht naar de financiële afdeling en wacht vervolgens tot iemand ernaar kijkt. Je teammanagers kunnen de kaarten van hun eigen team niet zien, dus wenden ook zij zich tot de financiële afdeling. Dat hoeft allemaal niet bij jou terecht te komen.
Geblokkeerde uitgaven worden meteen afgehandeld, nog voordat ze in de financiële wachtrij terechtkomen. De agent van Payhawk lost zowel de reeds opgetreden storing op als de storing die op het punt staat plaats te vinden.
Teamleiders en beheerders controleren de kaarten van hun team rechtstreeks, samen met de uitgaven die daarmee zijn gedaan. Het toezicht stopt afhankelijk van een financieringsaanvraag.
Uitgavenregels, goedkeuringsprocedures en toegangsrechten blijven allemaal van kracht wanneer medewerkers zelf hun zaken regelen. Iedereen krijgt antwoorden die zijn afgestemd op de rol en verder niets.
Waar je antwoord krijgt op vragen over betalingen
Elke van de onderstaande mogelijkheden neemt één reden weg waarom iemand de financiële afdeling een bericht stuurt over een betaling. Medewerkers krijgen het antwoord voordat de vraag de bij iemand anders op zijn bord komt.
Mislukte transacties komen terug met de oorzaak en de te volgen stap, waarbij alle 36 redenen worden behandeld waarom een kaartbetaling is geweigerd. Medewerkers ondernemen zelf actie op basis van het antwoord. Zo'n 7.500 gesprekken met medewerkers per maand worden van begin tot eind afgehandeld zonder tussenkomst van de financiële afdeling.
Als het saldo op de kaart niet toereikend is om een aanstaande abonnementsvergoeding te dekken, wordt er voorafgaand aan de betaaldatum een waarschuwing gegeven, zodat zakelijke diensten actief blijven. De financiële afdeling ziet het tekort tijdig genoeg om het saldo aan te vullen.
Beheerders, boekhouders en teammanagers kunnen binnen de machtigingen die ze al hebben informatie opvragen over de kaarten, transacties en onkostenvergoedingen van anderen. De opdracht "Toon alle openstaande onkostenvergoedingen voor mijn team" levert binnen enkele seconden een antwoord op. De medewerker neemt de toegangsrechten van elke gebruiker over, zodat er niets wordt weergegeven wat de gebruiker niet zelf al zou kunnen zien.
Informatie over onkosten-, dag- en kilometervergoedingen wordt verstrekt nog voordat iemand erom vraagt. Elke maand worden er ongeveer 300.000 proactieve meldingen verzonden, met uitleg over eventuele problemen en statusupdates die al worden verzonden voordat de vraag wordt gesteld. De vraag "Wanneer krijg ik betaald?" duikt niet meer op in je inbox.
Medewerkers kunnen kaartgegevens controleren, hun eigen kaart blokkeren of deblokkeren en geld aanvragen via het kanaal waarin ze al werken. Een beheerder schakelt het kanaal in; elke medewerker moet zich verifiëren voordat de medewerker toegang krijgt tot onkostengegevens. Aanvragen voor geld worden nog steeds doorgestuurd naar een menselijke goedkeurder.
Elke door de agent geïnitieerde actie wordt vastgelegd in een volledige auditlog. Controles worden uitgevoerd op basis van de gegevens waarop de financiële afdeling al vertrouwt, zonder dat er een apart systeem nodig is voor aflettering.
Laat de vragen vanzelf oplossen
Elke routinevraag die in Payhawk wordt beantwoord, is er een die je financiële afdeling nooit te zien krijgt.
Ontdek de kracht van enterprise zonder gehinderd te worden door complexiteit
Beheer de uitgaven van je medewerkers samen met al je andere bedrijfsuitgaven. Met Payhawk heb je op één platform volledige controle over je beleid, werkprocessen en betalingen.
Slimme betaalkaarten met volledige controle
Controleer en vergoed uitgaven van medewerkers
Eenvoudig zakenreizen boeken en beheren
Volledig digitaal inzicht in uitgaven van medewerkers, onkostendeclaraties met goedkeuring op maat en onkostenvergoedingen rechtstreeks op de bankrekening van de medewerker. link
Laat je team meer werk verzetten met een reeks AI-agents. Ze voeren financiële taken nauwkeurig uit, zodat je team minder tijd kwijt is aan routinewerk.
Veelgestelde vragen
De Payments AI Agent is een AI-assistent binnen Payhawk die vragen beantwoordt over kaarten, kaarttransacties, financieringsaanvragen en onkostenvergoedingen. De agent legt uit wat er is gebeurd, informeert gebruikers proactief en voert vervolgens correcties door binnen bestaand uitgavenbeleid en bestaande goedkeuringsworkflows. De agent werkt in het Payhawk-webportaal, de Payhawk-app en Slack.
In het Payhawk-webportaal, de mobiele Payhawk-app en Slack. Voor Slack schakelt een beheerder eerst het kanaal in, waarna elke medewerker zich verifieert om de agent toegang te verlenen tot de onkostengegevens van de medewerker.
De Payments AI Agent stelt vast wat de oorzaak is uit een lijst van 36 verschillende redenen voor afwijzing, waaronder onvoldoende saldo en blokkades op basis van uitgavenbeleid, en geeft vervolgens aan wat de volgende stap is. Het antwoord wordt gemiddeld binnen 12,5 seconden gegeven, dus nog voordat er een ticket zou worden geopend.
De agent geeft automatisch informatie over de status van onkosten-, dag- en kilometervergoedingen, nog voordat iemand erom vraagt. Medewerkers kunnen de status zelf controleren in Slack, de mobiele app of het webportaal, zodat de vraag nooit bij de financiële afdeling terechtkomt.
Ja, binnen de machtigingen die ze al hebben. Beheerders, boekhouders en teammanagers kunnen informatie opvragen over de kaarten, transacties en onkostenvergoedingen van hun team. Machtigingen worden precies zo overgenomen als ze zijn geconfigureerd, dus niemand ziet via de agent meer dan wat er in Payhawk te zien is.
Nee. De agent kan weliswaar een workflow voor een geldaanvraag in gang zetten, maar de goedkeuring blijft bij een medewerker binnen je bestaande goedkeuringsketen. Elke actie verloopt volgens het uitgavenbeleid dat je financiële afdeling al heeft ingesteld.
Het draait binnen de gecertificeerde omgeving van Payhawk, met op rollen gebaseerde toegangscontrole, encryptie en een volledige log van alles wat de agent doet.
Nee. De agent leest de meest actuele betalingsgegevens en handelt vervolgens in overeenstemming met je uitgavenbeleid, goedkeuringsprocessen en de machtigingen van elke gebruiker. De agent voert oplossingen uit, hij geeft niet alleen maar antwoorden. Antwoorden als hulp bij producten zijn een ondersteunende functie en niet het voornaamste doel.