Fragen zu Zahlungen hwerden vom Payments AI Agent aufgehalten
Mitarbeitende klären fehlgeschlagene Zahlungen, unzureichende Deckung und den Status von Rückerstattungen selbst mithilfe des Payments AI Agent – so gelangen Routineanfragen gar nicht erst zu Ihrem Finanzteam.
Jede misslungene Zahlung landet auf Ihrem Schreibtisch
Eine Karte wird bei einem Lieferanten abgelehnt. Der Mitarbeitende weiß nicht, warum, also schickt er eine Nachricht an die Finanzabteilung und wartet darauf, dass jemand die Sache überprüft. Ihre Teamleiter können die Karten ihres eigenen Teams nicht einsehen, also wenden auch sie sich an die Finanzabteilung. All das muss nicht bis zu Ihnen gelangen.
Blockierte Ausgaben werden direkt an der Stelle geklärt, an der sie auftreten, noch bevor sie in die Warteschlange der Finanzabteilung gelangen. Der Payhawk-Agent kümmert sich sowohl um den bereits aufgetretenen Fehler als auch um den, der kurz bevorsteht.
Teamleiter und Administratoren überprüfen die Karten ihres Teams sowie die damit getätigten Ausgaben direkt. Die Überwachung endet, sobald ein Finanzierungsantrag gestellt wird.
Ausgabenregeln, Genehmigungswege und Berechtigungen gelten auch dann, wenn Mitarbeitende selbstständig handeln. Jede Person erhält Antworten, die auf ihre jeweilige Rolle zugeschnitten sind – und nichts darüber hinaus.
Hier werden Ihre Fragen zu Zahlungen beantwortet
Jede der unten aufgeführten Funktionen beseitigt einen Grund, warum jemand die Finanzabteilung wegen einer Zahlung anschreibt. Die Mitarbeitenden erhalten die Antwort, noch bevor die Frage zur Aufgabe eines anderen wird.
Bei fehlgeschlagenen Transaktionen werden die Ursache sowie die nächsten Schritte mitgeteilt, wobei alle 36 Gründe berücksichtigt werden, aus denen eine Karte abgelehnt werden kann. Die Mitarbeitenden reagieren selbst auf die Antwort. Pro Monat werden rund 7.500 Kundengespräche ohne Einbeziehung der Finanzabteilung geführt.
Wenn das Guthaben auf der Karte nicht ausreicht, um eine anstehende Abonnementgebühr zu decken, wird vor dem Zahlungstermin eine Warnung ausgegeben, sodass die Unternehmensdienste weiterhin verfügbar bleiben. Die Finanzabteilung erkennt die Lücke früh genug, um das Guthaben aufzustocken.
Administratoren, Buchhalter und Teamleiter können im Rahmen ihrer bestehenden Berechtigungen Informationen zu den Karten, Transaktionen und Erstattungen anderer Mitarbeitenden abrufen. Der Befehl „Alle ausstehenden Rückerstattungen für mein Team anzeigen“ liefert in Sekundenschnelle ein Ergebnis. Der Agent übernimmt die Zugriffsrechte jedes einzelnen Nutzers, sodass ihm keine Informationen angezeigt werden, auf die dieser nicht ohnehin bereits Zugriff hat.
Informationen zu Rückerstattungen, Tagegeldern und Kilometerpauschalen werden bereitgestellt, noch bevor jemand danach fragt. Jeden Monat werden rund 300.000 proaktive Benachrichtigungen versendet, die Erklärungen zu Fehlern sowie Statusmeldungen enthalten, die noch vor der jeweiligen Anfrage übermittelt werden. Die Frage „Wann erhalte ich meine Zahlung?“ landet somit nicht mehr in Ihrem Posteingang.
Mitarbeitende können Kartendaten einsehen, ihre eigene Karte sperren oder entsperren sowie Auszahlungsanträge über den Kanal stellen, in dem sie ohnehin arbeiten. Ein Administrator aktiviert den Kanal; jeder Mitarbeitende muss sich authentifizieren, bevor der Agent Zugriff auf seine Spesenabrechnungsdaten erhält. Auszahlungsanträge werden weiterhin an einen menschlichen Mitarbeitenden zur Genehmigung weitergeleitet.
Jede vom Agenten ausgelöste Handlung wird in ein umfassendes Prüfprotokoll geschrieben. Die Prüfungen basieren auf den Daten, denen das Finanzteam bereits vertraut, sodass kein separates System zur Abstimmung erforderlich ist.
Fragen, die sich selbst lösen
Jede Routineanfrage, die in Payhawk beantwortet wird, wird Ihrem Finanzteam gar nicht erst vorgelegt.
Die Leistungsfähigkeit von Unternehmenslösungen – ohne deren Komplexität
Verwalten Sie Mitarbeiterspesen gemeinsam mit allen anderen Unternehmensausgaben. Mit Payhawk haben Sie auf einer einzigen Plattform die vollständige Kontrolle über Ihre Richtlinien, Arbeitsabläufe und Zahlungen.
Smartcards mit integrierter Kontrolle
Spesenabrechnungen prüfen und erstatten
Geschäftsreisen ganz einfach buchen und verwalten
Vollständig digitalisierte Erfassung der Mitarbeiterausgaben, Spesenabrechnungen mit individuell festgelegten Genehmigungswegen und direkte Rückerstattung auf die Bankkonten der Mitarbeitenden. Link
Steigern Sie die Leistungsfähigkeit Ihres Teams mit einer Reihe von Kl-Agenten. Sie erledigen Finanzaufgaben präzise und sorgen dafür, dass Ihr Team weniger Zeit mit Routineaufgaben verbringen muss.
Häufig gestellte Fragen
Der Payments AI Agent ist ein KI-Agent innerhalb von Payhawk, der Fragen zu Karten, Kartentransaktionen, Mittelanträgen und Rückerstattungen beantwortet. Er erläutert den Sachverhalt, benachrichtigt die Beteiligten proaktiv und führt anschließend Korrekturen im Rahmen der bestehenden Ausgabenrichtlinien und Genehmigungsworkflows durch. Er ist im Payhawk-Webportal, in der mobilen App und in Slack verfügbar.
Im Payhawk-Webportal, in der Payhawk-App und in Slack. Bei Slack muss zunächst ein Administrator den Kanal freischalten; anschließend muss sich jeder Mitarbeitende authentifizieren, um dem Agenten Zugriff auf die eigenen Spesenabrechnungsdaten zu gewähren.
Der Payments AI Agent ermittelt die Ursache anhand von 36 verschiedenen Ablehnungsgründen, darunter unzureichende Deckung und Sperren aufgrund von Ausgabenrichtlinien, und gibt anschließend den nächsten Schritt an. Die Antwort kommt im Durchschnitt nach 12,5 Sekunden, also noch bevor ein Support-Ticket eröffnet worden wäre.
Der Agent fordert den Status von Rückerstattungen, Tagegeldern und Fahrtkostenzuschüssen an, noch bevor jemand danach fragt. Die Mitarbeitenden überprüfen den Status selbst in Slack, der mobilen App oder im Webportal, sodass die Frage gar nicht erst bei der Finanzabteilung landet.
Ja, im Rahmen der Berechtigungen, über die sie bereits verfügen. Administratoren, Buchhalter und Teamleiter können Informationen zu den Karten, Transaktionen und Rückerstattungen ihres Teams abfragen. Die Berechtigungen werden genau so übernommen, wie sie konfiguriert wurden, sodass niemand über den Agenten mehr einsehen kann, als er/sie in Payhawk sieht.
Nein. Es kann zwar einen Workflow zur Beantragung von Mitteln auslösen, die Genehmigung erfolgt jedoch weiterhin durch einen menschlichen Mitarbeitenden innerhalb Ihrer bestehenden Genehmigungskette. Jeder Vorgang unterliegt den Ausgabenrichtlinien, die Ihr Finanzteam bereits festgelegt hat.
Es läuft in der zertifizierten Umgebung von Payhawk mit rollenbasierter Zugriffskontrolle, Verschlüsselung und einer lückenlosen Protokollierung aller vom Agenten ausgeführten Vorgänge.
Nein, das System liest aktuelle Zahlungsdaten aus und handelt dann im Rahmen Ihrer Ausgaberichtlinien, Genehmigungsabläufe und der Berechtigungen der einzelnen Benutzer. Es führt Korrekturen durch, anstatt nur zu antworten. Die Antworten der Produkthilfe dienen eher als unterstützende Funktion und sind nicht der eigentliche Zweck.