Ausgabenmanagement-Software hilft Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Geschäftsausgaben. Im Fall von Payhawk kann unsere Spesenverwaltungssoftware Unternehmen bei der Verwaltung von Ausgaben unterstützen und einen Großteil der damit verbundenen Prozesse automatisieren. Unsere Software unterstützt verschiedene Anforderungen an das Ausgabenmanagement, einschließlich Firmenkarten, Rückerstattungen, Spesenmanagement für Mitarbeiter, Zahlungen von Lieferantenrechnungen, Rechnungsmanagement, Buchhaltungssystem-/ERP-Integrationen und Abonnements. Ausgabenmanagement-Software muss Unternehmen helfen, einen guten Überblick über ihre Geschäftsausgaben zu erhalten sowie die damit verbundene Buchhaltung zu vereinfachen und zu straffen.

Ein Expense-Management-Anbieter bietet Unternehmen die verschiedenen Tools, die sie für die Verwaltung ihrer Geschäftsausgaben benötigen, einschließlich der Erstellung von Reportings und der besseren Transparenz über die ausgegebenen Mittel. Wir von Payhawk helfen Unternehmen nicht nur bei der Verwaltung von erstattungsfähigen Mitarbeiterausgaben wie Tagesspesen und Kilometergeld, sondern auch bei der Verwaltung von Lieferantenrechnungen und Abonnements. Die Ausgabenverwaltung sollte in der Regel Möglichkeiten beinhalten, die dem Unternehmen ermöglichen, den Cashflow mit proaktiven und reaktiven Kontrollen (wie Genehmigungs-Workflows) zu verwalten.

Ausgabenmanagement und Spesenmanagement sind ähnlich, aber es gibt einen Unterschied zwischen den beiden Bereichen. Das Ausgabenmanagement umfasst die übergreifende Managementstrategie, den Prozess und die Tools zur Verwaltung von Rechnungen/Lieferantenrechnungen, Firmenkarten sowie Ausgaben und Erstattungen von Mitarbeitern. Es umfasst spezifische Methoden zur Verwaltung und Kontrolle von Ausgaben, einschließlich Genehmigungsworkflows, Buchhaltungsintegrationen und -automatisierung sowie Echtzeitberichte. Das Spesenmanagement umfasst jedoch nur Spesen. Dennoch deckt die Spesenverwaltung viele Formate ab, darunter Tagegelder, Kilometergeld und mehr.

Payhawk hilft Ihnen, Ihre Ausgabendaten effektiv und effizient zu nutzen. Unsere Lösung verfügt über anpassbare "benutzerdefinierte Felder", mit denen Sie die Daten erfassen können, die Sie zur Unterstützung Ihres Unternehmens aus kaufmännischer Sicht benötigen. Die benutzerdefinierten Felder ermöglichen es Ihnen, Ausgabendaten so zu erfassen, dass Ihr Unternehmen Informationen auf der Grundlage von Projekten, Standorten usw. am besten segmentieren kann. Durch die Erstellung von benutzerdefinierten Feldern für Ausgaben können Sie letztendlich definieren, worüber Sie Bericht erstatten, um es so spezifisch und wertvoll wie möglich für Ihr Unternehmen zu machen. Sehen Sie sich den Kundenbericht von Explose an, um zu erfahren, wie sie benutzerdefinierte Felder zur Verwaltung der Projektausgaben in ihrer Digitalagentur verwendet haben.

Ja. Alle digitalen Zahlungen können einfach als PDFs in das Portal hochgeladen werden, und alle physischen Belege müssen nur mit einer Handykamera aufgenommen und in die App hochgeladen werden. Die OCR-Technologie im Payhawk-Portal lädt alle Informationen automatisch hoch, sodass der Beschäftigte (und die Administratoren im Finanzteam) 95 % der manuellen Dateneingabe vermeiden. Die Mitarbeiter müssen nicht den ganzen Monat über Belege sammeln oder endlose Tabellen ausfüllen. Die Administratoren des Finanzteams können sehen, welche Belege und Rechnungen noch fehlen, und das Portal sendet automatische Erinnerungen an die Benutzer, um die Suche nach Belegen zu reduzieren. Unser Kunde AIOPSGROUP berichtet, dass er seit dem Einsatz von Payhawk täglich ca. 2 Stunden und bis zu 1-2 Tage an Bearbeitungszeit einsparen konnte.

Mit Payhawk sind die Ausgabenrichtlinien Ihres Unternehmens in die Lösung integriert. Sie können auf mehreren Ebenen Limits setzen, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Mitarbeitern innerhalb eines Rahmens Freiheit bei den eigenen Ausgaben lassen. Tineke Van Maerken, VP of Finance bei unserem Kunden Luxair, erklärt: "Als Administrator kann ich die Kartenlimits sofort an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen. Jeder Karteninhaber hat ein monatliches Limit - aber unerwartete Ausgaben können auch über das Limit hinausgehen." Administratoren können automatische Genehmigungslimits für Mittelanforderungen von Mitarbeitern, verschiedene Genehmigungsstufen innerhalb der Workflows und mehrere Mitarbeiter für die Genehmigung von Anforderungen festlegen (d. h. Genehmigungen werden auch dann durchgeführt, wenn jemand abwesend ist).

Mit der Payhawk-Lösung können Administratoren individuelle oder teambezogene Schwellenwerte für die Ausgaben festlegen. Ihre Administratoren können diese Schwellenwerte dann jederzeit mit nur wenigen Klicks aktualisieren, um sicherzustellen, dass das Tool auf sich ändernde Geschäftsanforderungen reagiert. Wenn ein Mitarbeiter mehr Geld beantragen muss, kann er dies durch Erstellen einer Mittelanforderung tun, ebenfalls mit nur wenigen Klicks. Der Budgetverantwortliche kann dann über die App auf seinem Telefon oder Laptop den Antrag genehmigen oder ablehnen, egal wo er sich gerade befindet.

Durch den Einsatz von Payhawk können Unternehmen den Monat bis zu fünf Tage schneller abschließen. Der Bankabgleich und die Synchronisierung von Transaktionen und Rechnungen gehören zu den zeitaufwändigsten Aufgaben für Finanz- und Buchhaltungsteams beim Monatsabschluss. Mit Payhawk werden diese mühsamen Aufgaben automatisiert und über eine ERP-Integration direkt an die Buchhaltungssoftware gesendet. Auch bei der Belegsuche wird Zeit gespart, da die mobile App den Benutzer direkt nach der Transaktion auffordert, den Beleg beizufügen (und ihn im Laufe des Monats daran erinnert, wenn er dies nicht getan hat). Außerdem erhalten Payhawk-Kunden eine eindeutige IBAN, sodass das Unternehmen Mitarbeitererstattungen und Rechnungen über SEPA Instant and Faster Payments bezahlen kann.