Das AI Office des CFODie Finanzabteilung behält die Kontrolle. Agents erledigen den Rest.
Sie legen fest, wie Ihr Unternehmen Geld ausgeben soll. KI-Agents kümmern sich um den Rest, indem sie Richtlinien durchsetzen, Genehmigungen einholen und Wissenslücken schließen. Die Finanzabteilung behält die Kontrolle, während die Mitarbeiter in Bewegung bleiben.
Kontrolle mit Präzision, Abläufe mit Leichtigkeit.
Payhawk- Agents machen die Einhaltung von Vorschriften mühelos, indem sie komplexe Schritte in kurze Gespräche verwandeln. Die Agents halten sich an Ihre Regeln, merken sich die Gewohnheiten Ihres Teams und sorgen dafür, dass sich jede Ausgabe natürlich anfühlt.
Die Agents arbeiten ausschließlich im Rahmen der von Ihnen festgelegten Richtlinien, Kontrollen, Genehmigungslogik und Finanzstruktur – Autonomie geht also niemals zu Lasten der Compliance.
Agents erlernen persönliche Gewohnheiten und Präferenzen der Mitarbeiter, damit jede Interaktion natürlich, schnell und maßgeschneidert ist – nicht roboterhaft oder repetitiv.
Da alles über einfache Gespräche abgewickelt wird, befolgen die Mitarbeiter ganz natürlich den richtigen Prozess – Schritt für Schritt angeleitet oder vollständig vom Agent übernommen.
Agents arbeiten innerhalb der Payhawk-Plattform, Slack und Teams und erreichen damit Mitarbeiter dort, wo sie ohnehin arbeiten, um Anfragen zu bearbeiten und Ausgaben zu ermöglichen.
Aus Finanzsicht ist es eine enorme Arbeitserleichterung, da weniger Rücksprachen mit den Teams erforderlich sind. Und für die Teams selbst ist es eine große Bereicherung. Der Financial Controller Agent ist mein neuer bester Freund! Und dank des Travel Agent dauert eine Aufgabe, für die ich früher eine Stunde gebraucht habe, jetzt nur noch vier Minuten.
Geschäftsreisen, die automatisch geplant, gebucht und bezahlt werden
Der Travel Agent macht jede Reise zu einem reibungslosen, richtlinienkonformen Vorgang. Der Mitarbeiter beschreibt die gewünschte Reise und der Agent übernimmt den Rest. Von der ersten Anfrage über die Buchung und Bezahlung bis hin zur Abrechnung der Reise.
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Verwandelt Ihre einfachen Reisebeschreibungen in strukturierte Anfragen inklusive der gewünschten Flüge, Hotels und Spesen. Anschließend wird das Genehmigungsverfahren automatisch in Gang gesetzt.
Empfiehlt Flüge und Hotels weltweit, bucht und bezahlt dann per vordefinierter oder neu ausgestellter Karte. Kennzeichnet alle nicht konformen Optionen und löst bei Bedarf zusätzliche Genehmigungsprozesse aus.
Flüge, Hotels, Taxis, Mahlzeiten, alles wird in einem übersichtlichen Reisebericht zusammengefasst. Der Agent bereitet den Bericht zur Überprüfung vor und erspart allen Beteiligten die üblichen Verwaltungsaufgaben nach der Reise.
Ein Einkauf, der mit einem Gespräch beginnt und mit einer klaren, richtlinienkonformen Bestellung endet.
Der Procurement Agent wandelt Anfragen in einfacher Sprache in vollständig konforme Workflows um und setzt dabei Richtlinien um, leitet Genehmigungen weiter und veranlasst Zahlungen, ohne dass manuelle Nachverfolgungen oder Missverständnisse auftreten. Ihr stiller Partner, der die Beschaffung mühelos macht, von der ersten Anfrage bis zur abschließenden Zahlung.
Verwandelt Ihre einzeilige Anfrage in einen vollständig strukturierten Kaufauftrag. Der Agent fragt nach fehlenden Details, erstellt die Anfrage und setzt den richtigen Workflow in Gang.
Versteht, was Sie kaufen möchten, und leitet jede Anfrage über den korrekten Genehmigungsweg. Der Agent bindet die richtigen Genehmiger, Prüfer und Budgetverantwortlichen ein und verfolgt den Vorgang, bis eine Entscheidung getroffen ist.
Nach der Genehmigung ist der Vorgang abgeschlossen, eine Karte wird ausgestellt oder aufgeladen oder der Kauf wird zur Rechnungszahlung weitergeleitet. Alle Beteiligten sehen denselben gemeinsamen Kontext, was die Entscheidungsfindung beschleunigt.
Ihr kürzester Weg zu mehr Klarheit bei Zahlungen und weniger Fragen an die Finanzabteilung
Der Payment Agent kümmert sich um alle Fragen, die normalerweise beim Finanzteam landen. Er meldet fehlgeschlagene Transaktionen, informiert über die Gründe und schlägt die nächste Schritte vor. Außerdem beantwortet er alltägliche Fragen zur Plattform, bevor diese überhaupt beim Finanzteam ankommen.
Benachrichtigt Sie, wenn eine Zahlung oder Kartentransaktion fehlschlägt, und erläutert den Grund dafür. Wenn möglich, schlägt der Agent auch die nächsten Schritte vor und führt diese sogar aus.
Beantwortet problemlos Fragen wie „Wofür kann ich meine Karte verwenden?“ oder „Wurde meine Rückerstattung bereits ausgezahlt?“ Der Agent ruft die richtigen Kontrollen, Statusangaben oder Richtliniendetails ab, um Ihnen die Suche zu ersparen.
Fungiert als Produktexperte für Ihr Team. Der Agent kann Fragen zur Einarbeitung beantworten, Arbeitsabläufe erklären und den Mitarbeitern zeigen, wie Payhawk funktioniert, wodurch die Akzeptanz bei allen Benutzern beschleunigt wird.
Ausgaben, die sich selbst erledigen.
Der Financial Controller Agent übernimmt die wenig erfreulichen Aufgaben: Belege sammeln, Felder ausfüllen und Leute anstupsen. Er liest Dokumente, ordnet sie den Ausgaben zu und leitet alle Ausgaben weiter, ohne dass jemand nachhaken muss.
Der Agent kontaktiert die Mitarbeiter bezüglich fehlender Belege, mangelnder Angaben oder nicht eingereichter Ausgaben. Er nutzt die Kanäle, die tatsächlich von den Mitarbeitern genutzt werden, sodass nichts in der Warteschleife hängen bleibt.
Extrahiert Informationen aus Fotos, PDFs und Rechnungen. Der Agent füllt Buchhaltungsfelder aus, kategorisiert Ausgaben und fügt sogar übersichtliche Spesenabrechnungen hinzu – so sind Berichte viel schneller zur Überprüfung bereit.
Erfasst wiederkehrende Rechnungen direkt von den Websites der Lieferanten, lädt diese hoch und bereitet entsprechende Ausgaben vor. Monatliche Downloads und manuelle Uploads entfallen.
Das „Warum“ und das „Wie“ von KI-Agents
Echte Antworten vom Team, das Payhawks AI Office of the CFO entwickelt hat. In jeder Folge erklären wir, wie AI-Agenten denken, handeln und Entscheidungen treffen – damit Sie AI ohne Angst und mit Zuversicht einsetzen können.
FAQ
Ein AI-Agent im Finanzwesen ist ein System, das versteht, was ein Benutzer erreichen möchte, die Finanzregeln des Unternehmens anwendet und den gesamten Workflow von Anfang bis Ende abwickelt. Im Gegensatz zu einem Chatbot, der nur mit Informationen antwortet, oder einer Automatisierungsregel, die eine einzelne vordefinierte Aktion auslöst, kann ein AI-Agent Anfragen in einfacher Sprache in konkrete operative Schritte umsetzen. Er kann beispielsweise eine Kaufanforderung erstellen, Richtlinien anwenden, Genehmigungen weiterleiten, eine Karte ausstellen oder eine Spesenabrechnung vorbereiten. Er verhält sich wie ein geschulter Betriebspartner, der die Kontrollen Ihres Unternehmens befolgt und die Arbeit direkt im Finanzsystem erledigt.
Die AI-Agents von Payhawk sind direkt in die Plattform integriert, was bedeutet, dass sie innerhalb Ihrer bestehenden Unternehmensrichtlinien, Genehmigungsabläufe, Reiseregeln, Kartenkontrollen, Ausgabenlimits und Buchhaltungseinstellungen agieren. Da sie strukturierten Zugriff auf Ihre tatsächliche Finanzkonfiguration haben, gehen sie weit über die Beantwortung von Fragen hinaus. Sie können die Anfrage interpretieren, den richtigen Workflow auswählen, die korrekte Genehmigungskette befolgen, jeden Schritt ausführen und den gesamten Prozess protokollieren. Ein generischer Chatbot kann dies nicht leisten, da er keine Kenntnis von Ihren spezifischen Regeln, Benutzerberechtigungen oder finanziellen Zusammenhängen hat. Die Agents von Payhawk arbeiten innerhalb dieser Rahmenbedingungen und leisten somit echte Arbeit, statt nur oberflächliche Unterstützung zu bieten.
Die AI- Agents von Payhawk interpretieren die Anfragen der Benutzer, prüfen diese anhand der Finanzrichtlinien und Genehmigungslogik Ihres Unternehmens und führen die Aufgabe dann innerhalb der Plattform aus. Sie können fehlende Details erfassen, Anfragen erstellen und kategorisieren, Genehmigungen weiterleiten, Karten ausstellen oder aufladen, Ausgaben vorbereiten oder ausstehende Posten nachverfolgen. Sie handeln dabei immer innerhalb der Rolle und Berechtigungen des Benutzers, was ein wichtiger Sicherheitsmechanismus ist. Ein Agent kann nicht auf sensible Informationen zugreifen oder Aktionen ausführen, die der Mitarbeiter, der ihn nutzt, nicht ausführen darf. Alle Aktionen werden protokolliert, überwacht und unterliegen den Sicherheitsstandards von Payhawk, einschließlich SOC 2 und ISO 27001. Dadurch ist die sichere Nutzung der Agents gewährleistet, da sie streng innerhalb der Regeln Ihres Unternehmens und der Berechtigungsgrenzen des Benutzers arbeiten.
Der Gedächtnisaufbau in Payhawk erfolgt auf zwei Ebenen. Die erste Ebene ist das Systemgedächtnis, das alle in Ihrer Plattformkonfiguration definierten Elemente umfasst, wie Ausgabenregeln, Kartenkontrollen, Reiserichtlinien, Lieferantenrichtlinien, Genehmigungsabläufe und Buchhaltungszuordnungen. Der Agent nutzt diesen Bereich, um sicherzustellen, dass jede Aktion den Richtlinien entspricht. Die zweite Ebene ist der langfristige Konversationsspeicher, der für jeden Benutzer individuell ist. Im Laufe der Zeit kann der Agent Präferenzen wie typische Reisezeiten, bevorzugte Hoteltypen oder bevorzugte Kommunikationsmuster lernen. Auf diese Weise kann der Agent Vorschläge unterbreiten, die sich natürlich und maßgeschneidert anfühlen, ohne jemals auf Informationen zuzugreifen, die der Benutzer nicht sehen darf.
Die AI-Agents von Payhawk übernehmen bereits eine Vielzahl alltäglicher Finanzvorgänge. Sie können Eingaben für Kauf-, Reise- und Ausgabenanträge verwalten, die Absicht des Benutzers interpretieren und einen einfachen Satz in einen strukturierten Arbeitsablauf umwandeln. Sie befolgen die korrekte Genehmigungslogik, kontaktieren die richtigen Verantwortlichen, leiten Anträge weiter und führen Schritte wie Reisebuchungen, Kartenausstellungen, Kartenaufladungen, Ausgabenvorbereitungen, Extraktion von Belegdaten, Abgleich von Transaktionen und Abruf wiederkehrender Rechnungen aus Lieferantenportalen durch. Außerdem können sie häufig gestellte Fragen zu Karten, Erstattungen und zur Nutzung der Plattform beantworten. Alle von ihnen ausgeführten Aufgaben erfolgen im Rahmen der von Ihrem Finanzteam festgelegten Regeln und Kontrollen.
Die Agents von Payhawk automatisieren die Ausführung von Finanzaufgaben, ersetzen jedoch nicht die menschlichen Entscheidungsträger. Sie setzen sich niemals über Genehmigungsketten, Ausgabenlimits oder Richtlinienanforderungen hinweg. Wenn ein Benutzer eine Entscheidung treffen oder Ausgaben genehmigen soll, sorgt der Agent lediglich dafür, dass die Anfrage schnell und mit dem richtigen Kontext an die richtige Person weitergeleitet wird. Die Automatisierung erfolgt rund um den Benutzer, nicht anstelle des Benutzers. Das bedeutet, dass die Agents die Arbeit am Laufen halten, ohne jemals die Governance zu umgehen.
Ja. Die Agents von Payhawk arbeiten vollständig innerhalb der in Ihrem Arbeitsplatz konfigurierten Struktur. Sie befolgen Ihre spezifischen Genehmigungsabläufe, Kartenkontrollen, benutzerdefinierten Anforderungstypen, Reiserichtlinien, Budgets, Lieferantenregeln und Buchhaltungslogik. Sie interpretieren die Absichten der Benutzer und wählen dann anhand Ihrer Einstellungen den richtigen Workflow aus. Da sie auch die Berechtigungen jedes Mitarbeiters übernehmen, können sie keine Aktionen außerhalb der von Ihrem Finanzteam festgelegten Grenzen durchführen oder auf Informationen zugreifen.
Nein. Die Agents von Payhawk wurden entwickelt, um Finanzteams effizienter zu machen, nicht um sie zu ersetzen. Sie übernehmen die sich wiederholenden operativen Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen, wie das Einholen von Belegen, das Ansprechen von Genehmigern, das Vorbereiten von Ausgaben, das Abrufen von Rechnungen oder auch das Beantworten von häufig gestellten Fragen. Dadurch können sich Finanzmitarbeiter auf Analysen, Prognosen, Planungen, Geschäftspartnerschaften und strategische Aufgaben konzentrieren. Agents beseitigen den kräftezehrenden „Feuerwehrmodus”, in den viele Teams gedrängt werden, aber menschliches Fachwissen und Aufsicht bleiben unverzichtbar.
Die Agents von Payhawk sind in der Produktlogik der Plattform und der Struktur gängiger Finanzabläufe geschult. Wenn sie in Ihrer Unternehmensumgebung aktiviert sind, verwenden sie Ihre Richtlinien, Genehmigungsabläufe, historischen Anfragen, Kartenregeln und Buchhaltungseinstellungen als operativen Rahmen. Wir befolgen dieselben Datensicherheitsregeln wie überall in unserem Produkt. Unsere eigenen Agents greifen innerhalb der Sicherheit unserer Infrastruktur auf unsere Daten zu, sodass alles unter einem Dach bleibt. Das bedeutet auch, dass LLM-Anbieter (Google Gemini) nicht mit den Daten unserer Kunden trainieren. Wir betrachten den Datenschutz unserer Kunden als unsere oberste Priorität und gehen in dieser Hinsicht keine Kompromisse ein.
Ja. Payhawk wendet für seine AI- Agents dasselbe Sicherheitsmodell an wie für den Rest seiner Plattform. Dazu gehören SOC 2 Typ II, ISO 27001, strenge rollenbasierte Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und vollständige Audit-Protokolle. Da die Agents die Berechtigungen des Benutzers übernehmen, können sie nicht auf Daten zugreifen oder Aktionen ausführen, die dem Mitarbeiter nicht möglich sind. Alle Aktionen werden aufgezeichnet und unterliegen Ihren bestehenden Finanzrichtlinien. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Agent sicher innerhalb der Sicherheits- und Compliance-Standards Ihres Unternehmens arbeitet. Wir befolgen dieselben Datensicherheitsregeln wie überall in unserem Produkt. Unsere eigenen Agents greifen innerhalb der Sicherheit unserer Infrastruktur auf unsere Daten zu, alles ist enthalten. Das bedeutet auch, dass LLM-Anbieter (Google Gemini) nicht mit den Daten unserer Kunden trainieren. Wir betrachten den Datenschutz unserer Kunden als unsere oberste Priorität und gehen dabei keine Kompromisse ein.
Die AI- Agents in Payhawk sind sofort einsatzbereit und können problemlos aktiviert werden. Es ist kein separates Implementierungsprojekt erforderlich, da die Agents innerhalb der Regeln, Workflows und Genehmigungslogik arbeiten, die bereits in Ihrer Payhawk-Konfiguration definiert sind. Für Reisen bestätigen Sie einfach Ihre Reiserichtlinien, für Beschaffungen stellen Sie sicher, dass Ihre Anfragetypen und Genehmigungsabläufe konfiguriert sind. Danach ist die Aktivierung eines Agents so einfach wie das Umlegen eines Schalters. Sie können wählen, ob der Agent innerhalb der Payhawk-Plattform arbeiten oder die Mitarbeiter über Slack oder Microsoft Teams erreichen soll.
Finanzen durch Gespräche verwalten.
