Abonnement-Ausgabenmanagement

Analysieren Sie Ihre Kosten für Abonnements

Abonnement-Ausgabenmanagement hilft Finanzteams, wiederkehrende Geschäftskosten wie Software-Abonnements, Anbieter-Tools und andere regelmäßige Zahlungen zu verfolgen, zu steuern und zu planen. Mit Payhawk können wiederkehrende Zahlungen als Abonnements markiert werden, und potenzielle Abonnements werden automatisch erkannt. So erhalten Finanzteams eine bessere Übersicht über anstehende Kosten, Cashflow und Budgetauswirkungen.

Wenn Unternehmen wachsen, steigen die Abonnementkosten oft unbemerkt an. Anbieter erhöhen Preise bei der Verlängerung, Teams fügen ohne Freigabe zusätzliche Lizenzen hinzu und ungenutzte Tools werden Monat für Monat weiter bezahlt. Diese schleichenden Kostensteigerungen bleiben leicht unentdeckt, wenn wiederkehrende Ausgaben über verschiedene Abteilungen und Zahlungsmethoden verteilt sind. Software für Abonnement-Ausgabenmanagement schafft Transparenz über anstehende wiederkehrende Kosten, sodass Finanzteams Ausgaben präziser prognostizieren und unerwartete Kosten vermeiden können. Gleichzeitig erhalten sie Echtzeit-Transparenz über jede wiederkehrende Belastung, während Preisänderungen sofort gekennzeichnet werden.

Payhawk erkennt automatisch Transaktionen, die wiederkehrenden Mustern folgen, zum Beispiel monatliche oder jährliche Zahlungen. KI hilft dabei, wiederkehrende Transaktionen anhand von Häufigkeit und Händlerverhalten zu klassifizieren. Finanzteams können sie anschließend prüfen und als Abonnements markieren, um eine zentralisierte Übersicht über wiederkehrende Ausgaben zu erhalten.

Mitarbeitende können neue Abonnements über Payhawks Procurement AI Agent im Web Portal, in der Mobile App oder in Slack anfordern, sofern dies von einer Administratorin oder einem Administrator aktiviert wurde. Der Agent führt Mitarbeitende durch einen dialogbasierten Workflow, erfasst die erforderlichen Angaben und leitet die Anfrage durch den Freigabeprozess des Unternehmens, bevor Ausgaben entstehen.

Payhawk unterstützt verschiedene Möglichkeiten, Rechnungen für Abonnementzahlungen zu erfassen – abhängig von Lieferanten,

• Workflows und Region. Rechnungen können beispielsweise über eine Mailbox gesammelt werden: Lieferanten senden ihre Rechnungen an eine dedizierte Payhawk-E-Mail-Adresse, wo diese automatisch erfasst und den relevanten Transaktionen zugeordnet werden.
• Zusätzlich kann der Financial Controller AI Agent (Agent Fetch) Rechnungen und Belege direkt von Anbieter-Websites abrufen und den entsprechenden Ausgaben zuordnen, wodurch der manuelle Aufwand für Nachverfolgungen reduziert wird.
• In unterstützten Regionen können außerdem konforme elektronische Rechnungen direkt über integrierte E-Invoicing-Netzwerke empfangen werden.

Diese Optionen reduzieren das manuelle Nachverfolgen von Rechnungen, stellen sicher, dass Zahlungen mit der richtigen Dokumentation abgeglichen werden, und sorgen für saubere Datensätze für Reporting und Compliance.

Abonnements können je nach Anbieter per Karte oder per Banküberweisung bezahlt werden. Bei kartenbasierten Abonnements können Karten regelmäßig aufgeladen werden, um anstehende Kosten abzudecken. Kontrollen können die Nutzung außerdem auf Online-Zahlungen begrenzen oder bestimmte Händler blockieren. So lassen sich unerwünschte oder nicht autorisierte Ausgaben reduzieren.
For card-based subscriptions, cards can be topped up on a recurring basis to cover upcoming costs. Controls can also limit usage to online payments or block specific merchants, helping reduce unwanted or unauthorised spend.

Payhawk zeigt die Karteninhaberin bzw. den Karteninhaber, die bzw. der mit einer Abonnementzahlung verknüpft ist — so lässt sich nachvollziehen, woher die Zahlung stammt. Eine Zuordnung auf Abonnement-Ebene (Ownership) und Team-Zuweisungen sind derzeit nicht verfügbar. Karten-, Händler- und Zahlungsdetails können jedoch genutzt werden, um wiederkehrende Ausgaben zu prüfen und bei Bedarf mit der zuständigen Person oder Budgetverantwortlichen nachzufassen.

Die Kosten für eine Software zur Abonnementverwaltung variieren je nach Anbieter, Tarif und enthaltenen Funktionen. Bei Payhawk ist die Abonnementverwaltung in die Plattform integriert, sodass Finanzteams wiederkehrende Zahlungen verfolgen und verwalten können, ohne für ein separates Tool zur Abonnementverwaltung zu zahlen.