Spend Management für SaaS Unternehmen: Wie sie die steigenden Softwarekosten unter Kontrolle bekommen

Die Frage ist: Wo soll man anfangen? Daten der SaaS-Einkaufsplattform Vertice deuten darauf hin, dass Unternehmen die Anzahl der von ihnen genutzten Tools jedes Jahr um 18 % erhöhen. Im Fokus stehen dabei Anwendungen, die das Wachstum zu fördern. Das Problem dabei ist jedoch, dass es für Unternehmen immer schwieriger wird, den Überblick über ihren SaaS-Stack zu behalten, Einsparungspotentiale zu identifizieren und schließlich bessere Preise für diese Tools auszuhandeln.

Unternehmen, die ihr Softwareportfolio nicht effektiv verwalten, geben am Ende deutlich mehr für SaaS aus, als sie sollten.

Die gute Nachricht? Es gibt Möglichkeiten,die Kontrolle über Ihre SaaS-Kosten zu gewinnen.

Wohin fließt Ihr Geld?

Wenn Sie eine Führungskraft fragen würden, wohin ihre SaaS-Ausgaben fließen, würde sie wahrscheinlich auf ein paar große Verträge hinweisen. Es stimmt zwar, dass einige wenige Schlüsselwerkzeuge in der Regel am meisten kosten (und die Chancen stehen gut, dass Sie für sie immer noch mindestens 20-30 % zu viel bezahlen), aber diese Werkzeuge erhalten auch oft die meiste Aufmerksamkeit, wenn es um Verlängerungen geht.

Kleinere Anschaffungen hingegen bleiben vorwiegend unbemerkt, obwohl sie bis zu 20 % der Gesamtausgaben eines Unternehmens ausmachen können.

Hier ist ein effektives SaaS-Ausgabenmanagement entscheidend.

Was können Sie tun, um die Kontrolle über Ihre Ausgaben zu erhalten?

Kategorisieren Sie Ihre Ausgaben

Der erste Schritt zur Kontrolle Ihrer SaaS-Kosten besteht darin, diese zu verstehen. Dazu müssen Sie jede Softwareanwendung, die Ihr Unternehmen nutzt, ermitteln und katalogisieren und Ihre Ausgaben unterteilen. Unabhängig vom Umfang der Anschaffung sollten alle Ausgaben und Rechnungen so organisiert werden, dass die Finanzteams stets einen Überblick darüber haben, wo und um wie viel die jeweiligen Ausgaben steigen.

Payhawk macht dies mit dem Monitoring von Abonnementausgaben problemlos möglich. Indem Sie die Kosten nach Anbieter gruppieren, können Sie schnell erkennen, welche Einkäufe wiederkehrende Kosten oder Abonnements verursachen, die sich möglicherweise über verschiedene Abteilungen hinweg überschneiden.

Es ist ebenfalls von großer Bedeutung, dass Sie den Unterschied zwischen einmaligen Gebühren, Abonnementkosten, Zuschlägen und anderen Zusatzkosten kennen. Sie müssen genau wissen, welche Kosten von diesen Änderungen betroffen sind, um zu vermeiden, dass Ihnen in Zukunft hohe Kosten entstehen.

Analysieren Sie Ihre Nutzung

Haben Sie herausgefunden, wie viel Sie für Software ausgeben, sollten Sie im Anschluss daran prüfen, ob Sie die erworbenen Tools angemessen nutzen. Wahrscheinlich gibt es einige Bereiche, in denen Sie Einsparungen vornehmen könnten.

Untersuchungen von Vertice haben ergeben, dass im Durchschnitt ein Drittel der Softwarelizenzen nicht ausreichend genutzt werden. In Abteilungen wie dem Vertrieb ist der Anteil sogar noch höher: Hier werden sage und schreibe 52 % der Lizenzen nicht genutzt. Dies bedeutet eine erhebliche Verschwendung von Ressourcen.

Eine SaaS-Einkaufsplattform wie Vertice verschafft Ihnen einen Überblick darüber, ob und wie viel diese Tools genutzt werden, und liefert ein klares Verständnis dafür, wie Sie diese Abonnements richtig nutzen können, um von potenzielle Kosteneinsparungen zu erzielen.

Verhandeln Sie alle Ihre SaaS-Verträge

Sobald Sie sich mit den Informationen über die von Ihrem Unternehmen genutzten Tools vertraut gemacht haben und wissen, wo es zu Überschneidungen und Mehrkosten kommt, ist es an der Zeit, Entscheidungen zu treffen.

Beginnen Sie damit, die Überschneidungen zu beseitigen. Stellen Sie beispielsweise fest, dass zwei Tools dieselbe Aufgabe erfüllen, sollten Sie eines davon aus Ihrem SaaS-Stack entfernen. Ebenso sollten Sie die Lizenzen für diejenigen Tools loswerden, die Sie zwar behalten möchten, aber nicht richtig nutzen. Wenn Sie genau wissen, was Sie von einem Abonnement zu erwarten haben, sind Sie besser in der Lage, individuelle Vertragsbedingungen auszuhandeln.

Tatsächlich können verschiedene Verhandlungsstrategien die Kosten effektiv senken, wobei die wichtigste darin besteht, eine Hebelwirkung in Form von Preis-Benchmarks zu erzielen.

SaaS-Kosten sind selten in Stein gemeißelt, und bei vielen Anbietern gibt es oft große Unterschiede zwischen den Preisen, die Unternehmen ähnlicher Größe für den gleichen Plan zahlen. Letztendlich bedeutet dies, dass es Möglichkeiten gibt, sich einen Rabatt zu sichern, wenn man über einen neuen Kauf oder eine Verlängerung verhandelt.

Halten Sie die Vertragsverlängerungen im Überblick

Da 89 % der SaaS-Verträge automatische Verlängerungsklauseln enthalten, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie auch diese Verlängerungs- und Kündigungsfristen im Auge behalten. Wenn Sie es versäumen, einen Vertrag zu ändern oder zu kündigen, laufen Sie in die Gefahr, ein weiteres Jahr für ein unerwünschtes Tool oder überflüssige Lizenzen zu bezahlen - oft zu hohen Kosten für Ihr Unternehmen.

Automatische Preiserhöhungen sind ein weiteres häufiges Risiko, da viele Softwareverträge Preiserhöhungen ohne oder mit nur geringer Vorwarnung zulassen. Achten Sie auf diese Bedingungen, wenn Sie mit Ihren Anbietern verhandeln. Oder noch besser: Verlangen Sie, dass sie entfallen.

Schaffen Sie einen nachhaltigen Beschaffungsprozess

Sobald Sie Ihren Stack in Ordnung gebracht haben, sollten Sie dafür sorgen, dass dies auch so bleibt. Bei der Anschaffung neuer Tools ist es wichtig, die Verträge zu dokumentieren und sie von einem zentralen Beschaffungsteam verwalten zu lassen, welches den gesamten Bestand aktiv überwachen und gleichzeitig weitere kostensparende Erkenntnisse liefern kann.

Die Zentralisierung und Optimierung Ihres Beschaffungswesens kann auch einen entscheidenden Beitrag zur Verbesserung der Informationssicherheit, zum Schutz sensibler Daten vor potenziellen Risiken und zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen leisten.

Durch die Standardisierung Ihres Beschaffungsprozesses und die angemessene Prüfung jedes im Unternehmen verwendeten Tools können Sie Ihre Unternehmensdateien, Ihr geistiges Eigentum und andere sensible Daten besser vor kostspieligen Sicherheitsrisiken schützen.

Gleichzeitig muss der Prozess so benutzerfreundlich gestaltet werden, dass er die Teammitglieder davon überzeugt, den Prozess nicht zu überspringen. Die Suche nach Wegen, den Prozess so weit wie möglich zu automatisieren, schafft ein Gleichgewicht zwischen dem Bedarf an Schnelligkeit und der Notwendigkeit der Compliance Einhaltung.

Finden Sie den richtigen Anbieter

SaaS-Tools entwickeln sich ständig weiter und lösen alle möglichen Probleme in modernen Unternehmen. Das SaaS-Ausgabenmanagement ist da keine Ausnahme. Eine Partnerschaft mit Unternehmen wie Payhawk und Vertice ist der einfachste Weg, eine vollständige Ausgabentransparenz für Ihre Verträge zu erreichen und Ihr SaaS-Ausgabenmanagement zu optimieren. Buchen Sie heute eine Demo und erfahren Sie, wie.

Ein Gastbeitrag von Sarah Monette, Head of Partnerships bei Vertice.