Kostenbeheer voor SaaS: Zo krijg je stijgende softwarekosten onder controle

De vraag is: waar moet je beginnen?

Uit gegevens van SaaS-inkoopplatform Vertice valt op te maken dat bedrijven elk jaar 18% meer tools gebruiken, voornamelijk ter ondersteuning van de groei. Maar het aantal tools maakt het voor bedrijven zoals het jouwe steeds moeilijker om het overzicht over je SaaS-gebruik te houden, mogelijkheden voor kostenbesparingen te identificeren en uiteindelijk betere prijzen te onderhandelen voor de tools die je bedrijf nodig heeft.

Bedrijven die er niet in slagen om hun softwareportfolio doelmatig te beheren, zullen uiteindelijk veel meer aan SaaS uitgeven dan nodig is.

Het goede nieuws? Er zijn manieren om je SaaS-kosten controle te krijgen.

Waar gaat al dat geld naartoe?

Als je directeuren zou vragen waar hun SaaS-uitgaven naartoe gaan, zouden ze waarschijnlijk op een paar grote contracten wijzen. Het klopt dat enkele belangrijke tools vaak het meeste kosten (en de kans is groot dat je daar nog altijd minstens 20 tot 30% te veel voor betaalt) en die tools krijgen vaak ook de meeste aandacht als het op verlengen aankomt.

Maar kleinere aankopen blijven vaak onder de radar, ondanks het feit dat ze soms wel 20% van de totale uitgaven van een bedrijf kunnen beslaan.

Daarom is doelmatig SaaS-kostenbeheer cruciaal.

Wat kun je doen om de uitgaven onder controle te krijgen?

Categoriseer je uitgaven

Inzicht in je SaaS-kosten is de eerste stap om de controle te krijgen. Daarvoor met je een inventarisatie maken van alle softwareapplicaties die je organisatie gebruikt en vervolgens je uitgaven categoriseren. Alle uitgaven en facturen, ongeacht de omvang van de aankoop, moeten zo geordend worden dat financiële teams kunnen zien welke uitgaven hoe sterk stijgen.

Payhawk maakt dat gemakkelijk met het monitoren van abonnementskosten. Door de kosten per leverancier te groeperen, kun je snel zien welke aankopen tot periodieke kosten leiden of welke abonnementen dubbel voorkomen op verschillende afdelingen.

Het is ook belangrijk dat je onderscheid kunt maken tussen eenmalige kosten, abonnementskosten, toeslagen en andere extra kosten. Je moet precies weten welke kosten kunnen variëren om grote uitgaven in de toekomst te kunnen voorkomen.

Analyseer je gebruik

Als je eenmaal hebt vastgesteld hoeveel je aan software uitgeeft, moet je vervolgens bepalen of je die aangeschafte tools op de juiste manier gebruikt. De kans is groot dat je hier en daar ruimte vindt om te besparen.

Uit onderzoek van Vertice blijkt dat gemiddeld een derde van alle softwarelicenties niet optimaal benut wordt. En dat aandeel ligt nog hoger op afdelingen zoals sales, waar maar liefst 52% van de licenties verspild wordt. Hier wordt dus echt veel geld onnodig uitgegeven.

Een technologisch SaaS-inkoopplatform zoals Vertice kan antwoord geven op de vraag of en in welke mate deze tools gebruikt worden, zodat je deze abonnementen daarop kunt afstemmen en mogelijk aanzienlijk op de kosten kunt besparen.

Onderhandel over al je SaaS-contracten

Nu je eenmaal weet welke tools je bedrijf gebruikt en waar de overlap en de overschotten zitten, is het tijd om enkele beslissingen te nemen.
Maak om te beginnen een eind aan de overlap. Als je tot de ontdekking bent gekomen dat twee tools hetzelfde kunnen, dan moet je er een uit je SaaS-toolbox verwijderen. Op dezelfde manier moet je licenties beëindigen voor de tools die je wel wilt behouden maar niet op de juiste manier gebruikt.

Als je precies weet wat je van een abonnement verwacht, heb je een betere uitgangspositie om unieke contractvoorwaarden te onderhandelen.

Er zijn diverse softwareonderhandelingsstrategieën waarmee je de kosten omlaag kunt krijgen, vooral door gebruik te maken van prijsbenchmarks.
SaaS-kosten zijn zelden in steen gebeiteld en bij veel leveranciers bestaat er een enorme variatie aan prijzen die bedrijven van vergelijkbare grootte betalen voor hetzelfde abonnement. Dat betekent dat er mogelijkheden zijn om bij de onderhandelingen over een nieuwe aankoop of een verlening een korting in de wacht te slepen.

Houd verlengingen in de gaten

Aangezien 89% van de SaaS-contracten clausules voor automatische verlenging bevatten, is het van groot belang om die vervaldatums en opzegtermijnen in de gaten te houden. Als je het aanpassen of opzeggen van een contract te lang uitstelt, loop je het risico dat je nog een jaar moet betalen voor een tool die je niet meer wilt of voor licenties die je niet nodig hebt. En dat kost het bedrijf vaak veel geld.

Een ander veelvoorkomend probleem met softwarecontracten zijn automatische prijsverhogingen, waardoor de prijs zonder enige kennisgeving verhoogd kan worden. Let bij je onderhandelingen met leveranciers op zulke voorwaarden. Of laat ze uit het contract verwijderen.

Stel een praktisch inkoopproces op

Nu je je toolbox op orde hebt, moet je ervoor zorgen dat dat zo blijft. Als je nieuwe tools aanschaft, is het belangrijk dat je de contracten documenteert en onderbrengt bij een centraal inkoopteam dat het volledige portfolio actief kan beheren en mogelijkheden voor verdere kostenbesparingen kan aandragen.

Het centraliseren en stroomlijnen van je inkoopproces helpt ook om je gegevensbeveiliging te verbeteren, gevoelige gegevens te beschermen tegen mogelijke risico's en te voldoen aan nalevingseisen.

Door het inkoopproces te standaardiseren en kritisch te kijken naar elke tool die in de organisatie gebruikt wordt, kun je de bestanden, intellectuele eigendommen en andere gevoelige gegevens van je bedrijf beschermen tegen kostbare veiligheidsrisico's.

Tegelijkertijd moet het proces zo gebruiksvriendelijk zijn dat teamleden niet in de verleiding komen om het hele proces te omzeilen. Je kunt de juiste balans tussen snelheid en naleving vinden door het proces zo veel mogelijk te automatiseren.

Zoek een partner die kan helpen

SaaS-tools zijn voortdurend in ontwikkeling om allerlei problemen binnen moderne organisaties op te lossen, en kostenbeheer voor SaaS is wat dat betreft geen uitzondering. Samenwerken met bedrijven zoals Payhawk en Vertice is de gemakkelijkste manier om volledig zicht op je uitgaven aan contracten te krijgen, spend management voor SaaS te stroomlijnen en automatisering te gebruiken om je SaaS-inkoopproces moeiteloos te laten verlopen. Boek een demo en ontdek hoe.

Deze gastblog is van Sarah Monette, Hoofd Partnerships bij Vertice.