SaaS : gérer l’augmentation de vos dépenses logicielles

Alors, par où commencer ?

Les données de la plateforme d'achat SaaS Vertice indiquent que les entreprises utilisent chaque année 18 % d'outils supplémentaires, notamment pour soutenir leur croissance. Cependant, cette myriade d’outils complique la tâche d’entreprises comme la vôtre qui ont de plus en plus de mal à gérer leur pile SaaS, à identifier là où des économies sont possibles et à négocier de meilleurs prix pour les outils réellement utiles.

Si vous ne parvenez pas à gérer de façon efficace votre portefeuille de logiciels, vous risquez de dépenser plus que nécessaire en SaaS.

La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez contrôler vos coûts SaaS.

Où va tout cet argent ?

Si vous demandez aux cadres de votre entreprise quelles sont vos principales dépenses en matière de SaaS, ils vous indiqueront certainement quelques gros contrats. En effet, les quelques outils clés qui vous coûtent le plus cher (et que vous surpayez certainement de 20 à 30 %) sont également ceux auxquels vous portez le plus d’attention lors de leur renouvellement.

En revanche, les logiciels moins importants ont tendance à passer inaperçus, même s’ils peuvent représenter jusqu’à 20 % des dépenses totales de votre entreprise.

C’est pourquoi vous devez mettre en place une gestion efficace des dépenses SaaS.

Comment maîtriser vos dépenses?

Catégorisez vos dépenses

Pour maîtriser vos coûts SaaS, vous devez d’abord les comprendre. À cette fin, explorez et faites la liste de l’ensemble des applications logicielles de votre entreprise, puis catégorisez vos dépenses. Organisez vos frais et vos factures pour que vos équipes financières puissent visualiser les dépenses en hausse.

Payhawk vous facilite la tâche avec le contrôle des coûts d'abonnement. En regroupant les coûts en fonction des fournisseurs, vous pouvez rapidement mettre en avant les achats qui engagent des frais récurrents ou les abonnements similaires utilisés par plusieurs services.

Assurez-vous de faire la différence entre les frais uniques, les frais d'abonnement, les suppléments et autres options. Avec cette visibilité complète sur les coûts, vous pouvez vérifier ceux qui sont susceptibles de varier et éviter des dépenses importantes à l'avenir.

Analysez votre utilisation

Une fois que vous avez évalué vos dépenses logicielles, intéressez-vous à votre utilisation de ces outils. Il se pourrait bien que vous puissiez réaliser des économies supplémentaires.

D’après une étude menée par Vertice, en moyenne un tiers des licences logicielles sont sous-utilisées. Dans certains services, comme celui des ventes, cette sous-utilisation concerne jusqu’à 52 % des licences. Soyons réalistes : cet argent pourrait vous servir à autre chose.

Une plateforme d'achat technologique SaaS comme Vertice peut vous permettre de savoir dans quelle mesure ces outils sont utilisés pour adapter vos abonnements en conséquence et peut-être réaliser des économies considérables.

Négociez tous vos contrats SaaS

Une fois que vous disposez des informations nécessaires concernant les outils utilisés par votre entreprise (doublons, dépassement du nombre de licences, etc.), il est temps de faire des choix.

Commencez par supprimer les doublons : si deux outils peuvent accomplir la même chose, retirez-en un de votre pile SaaS. De la même façon, résiliez les licences des outils que vous n'utilisez que partiellement.

Si vous savez précisément ce que vous attendez d'un abonnement, vous pouvez négocier des conditions contractuelles spécifiques.

Vous pouvez utiliser plusieurs stratégies de négociation de contrats logiciels pour réduire les coûts, notamment en utilisant des références de prix.

Les coûts SaaS évoluent sans cesse et, dans le cas de nombreux fournisseurs, des entreprises de taille similaire paient des montants considérablement différents pour le même abonnement. En négociant un nouvel achat ou un renouvellement d’abonnement, vous pourriez donc bénéficier d’une réduction.

Gardez un œil sur les renouvellements

89 % des contrats SaaS contiennent des clauses de renouvellement automatique. Veillez donc à consulter régulièrement les dates de renouvellement et les délais d’annulation. Si vous vous y prenez trop tard pour modifier ou résilier un contrat, vous risquez de payer une année supplémentaire pour des licences superflues ou un outil qui ne vous est plus utile.

En outre, certains contrats de logiciels contiennent des conditions d’augmentation de prix automatique pour hausser le prix sans préavis. Portez donc une attention toute particulière à ces conditions lors de vos négociations et, si possible, demandez à vos fournisseurs de les supprimer.

Créez un processus d’approvisionnement durable

Une fois que votre pile est en ordre, assurez-vous qu'elle le reste. Lorsque vous achetez de nouveaux outils, conservez les contrats et confiez-les à une équipe centrale d'achat en charge de la gestion du portefeuille qui peut vous renseigner sur les économies réalisées.

La centralisation et la rationalisation de votre processus d'approvisionnement contribuent également à l’amélioration de la sécurité de vos données et leur protection contre les risques, tout en répondant aux exigences de conformité.

De même, en normalisant le processus d'achat et en examinant attentivement chaque outil utilisé, vous pouvez mieux protéger vos fichiers, vos droits de propriété intellectuelle et les autres données sensibles de votre entreprise contre les risques de sécurité coûteux.

Assurez-vous de rendre le processus aussi intuitif que possible pour encourager vos équipes à le suivre, étape par étape. Vous pouvez également l’automatiser pour répondre à vos besoins de rapidité et de conformité.

Trouvez un partenaire pour vous aider

Les outils SaaS évoluent constamment pour résoudre toutes sortes de problèmes au sein des entreprises modernes, et la gestion des coûts SaaS ne fait pas exception. En vous associant à des entreprises comme Payhawk et Vertice, vous pouvez visualiser les frais liés à vos contrats, rationaliser la gestion des dépenses SaaS et tirer parti de l'automatisation pour simplifier votre processus d'approvisionnement SaaS. Programmez une démo pour en savoir plus.