Управление на разходите за SaaS: Как да поемете контрола над увеличаващите се разходи за софтуер

Въпросът е откъде да започнете?

Данни от платформата за закупуване на софтуер като услуга, Vertice, сочат, че наборът от инструменти, които фирмите използват, се увеличава с 18% всяка година, предимно с цел подпомагане на растежа. Проблемът обаче е в това, че при бизнеси като този, който управлявате и вие, големият брой инструменти затруднява контрола над SaaS решенията и установяването на потенциалните области с възможност за спестяване, и в крайна сметка възпрепятства договарянето на по-добри цени за инструментите, на които вашата компания разчита.

Все пак бизнесите, които не успеят да управляват ефективно софтуерните си портфолиа, ще похарчат значително повече, отколкото е нужно за SaaS решения.

А какви са добрите новини? Има начини да си върнете контрола над разходите за SaaS.

Къде отиват всички пари?

Ако попитате един изпълнителен директор за какво се разходват средствата, предвидени за SaaS решения, най-вероятно ще ви каже, че са насочени към няколко големи договора за доставка на такъв тип услуга. И наистина, няколко ключови инструмента биха стрували най-много (и е много вероятно да плащате за тях с поне 20-30% повече от нужното), а същите са и с приоритет, стане ли дума за подновяване на абонамента.

От друга страна, по-малките покупки обичайно се случват незабележимо, въпреки това, те могат да съставляват цели 20% от общите разходи на един бизнес.

И тук е мястото, където ефективното управление на разходите за софтуер е от изключителна важност.

Какво да направите, за да си върнете контрола над разходите?

Категоризирайте разходите си

Разбирането на SaaS разходите ви е първата стъпка към поемане на контрола над тях.

За да го постигнете, трябва да набележите и да включите в списък всяко софтуерно приложение, което организацията ви ползва, след което да категоризирате разходите си за него. Независимо от покупната цена, всички разходи и фактури следва да са подредени, за да има счетоводството ви поглед над това, което кара разходите ви да се увеличават и с колко.

Payhawk улеснява този процес чрез проследяване на разходите за абонаменти.
Групирайки разходите си по доставчици, лесно можете да видите кои покупки ще доведат до повтарящи се разходи, които може да се препокриват в различните отдели.

Важно е и да сте запознати с разликата между еднократни, абонаментни и допълнителни такси. Необходимо е да сте наясно с това, за да избегнете акумулирането на големи разходи в бъдеще.

Анализирайте потреблението си

Щом разберете колко харчите за софтуер, ще оцените дали правилно ползвате закупените от вас инструменти. Много е вероятно да има възможности за намаляване на разходите.

Проучване на Vertice установява, че средностатистически, една трета от софтуерните лицензи не се използват достатъчно. Това важи дори в по-голяма степен за отдели като тези по продажбите, където цели 52% от тези лицензи са активни, но не се използват, а това означава големи суми, похарчени на вятъра.

Платформа като Vertice, която е специализирана в областта на технологиите и софтуера като услуга, може да ви даде яснота дали тези инструменти се ползват и колко често, като така ще ви помогне да разберете доколко можете да оптимизирате тези абонаменти, за да се възползвате от едно потенциално значително съкращаване на разходите.

Предоговорете всички договори със SaaS компании

Щом вече разполагате с информацията за инструментите, използвани от вашата компания, за това къде се припокриват и къде са излишни, тогава настъпва моментът за вземането на решения. Започнете с елиминирането на дублиранията. Ако сте установили, че два инструмента могат да изпълняват една и съща функция, просто спрете използването на единия. Аналогично, премахнете и тези инструменти, които не използвате в пълен капацитет.

Разберете ли какво точно ви е нужно от даден софтуер, тогава ще сте по-добре подготвени да преговаряте за по-добри условия с вашия доставчик.

Всъщност, няколко стратегии за преговаряне) могат ефективно да намалят разходите, като най-важната е да спечелите преимущество под формата на фиксирани цени.

Разходите, свързани със SaaS, рядко са точно определени и често пъти има голяма разлика в цените, които фирми, близки по своите мащаби, плащат за един и същи абонаментен план. Това означава, че съществуват възможности да се възползвате от отстъпка, когато договаряте цената за нов абонамент или подновявате стария.

Винаги бъдете информирани за подновяването на абонаменти

Цели 89% от договорите за SaaS решения включват клаузи за автоматично подновяване. Ето защо трябва да знаете кога точната дата на подновяване и какви са периодите за отказ от услугата. Оставяйки за последния момент промяната или отказа от даден договор, рискувате да плащате за нежелан инструмент или излишни лицензи още една година. Това често пъти представлява голям разход за един бизнес.

Автоматичното подновяване на абонамента на по-висока цена е друго често срещано предизвикателство, понеже много софтуерни компании повишават цените си, без да са длъжни да предупредят за това. Запознайте се с тези и подобни условия, когато преговаряте с ваш доставчик и използвайте възможността да поискате тяхната отмяна.

Създайте устойчив процес на снабдяване

Подредите ли веднъж вашия набор от софтуер, ще искате той да си остане подреден. Затова при закупуването на нови инструменти e важно да документирате договорите, като управлението им ще се осъществява от централен екип, отговорен за покупките. Той активно ще следи цялото портфолио и ще ви дава информация за това как можете да се предпазите от излишни разходи.

Централизирането и канализирането на снабдяването може да се окаже положително за подобряване сигурността на информацията, защитата на чувствителни данни от възможни рискове и успешното съответствие с вътрешнофирмените ви правила и други процеси.

Стандартизирайки процесите по закупуване и адекватно проверявайки всеки инструмент, ползван в организацията ви, ще можете по-добре да защитавате фирмените файлове, интелектуалната собственост и други чувствителни данни от скъпоструващи рискове, свързани със сигурността.

Същевременно, процесът трябва да бъде достатъчно добре ориентиран към потребителя, за да сте сигурни, че членовете на екипа ви ще се придържат към него. Ако намерите начини максимално да автоматизирате процеса, той ще балансира нуждата от скорост спрямо съблюдаването на фирмените правила.

Открийте правилния партньор

SaaS инструментите се развиват непрестанно, помагайки в разрешаването на всякакви проблеми в модерната организация. Партньорството с компании като Payhawk и Vertice е най-лесният начин да разполагате с пълна видимост над фирмените разходи спрямо договорните си отношения, да рационализирате управлението на разходите, използвайки автоматизация с цел превръщането на управлението на разходите чрез SaaS в безпроблемен процес. Запазете си час за демо и научете как да го постигнете.

Автор: Сара Монет, Директор на отдел „Партньорства“ във Vertice