Софтуер за автоматизация на задълженията към доставчици

Интелигентно обработване на задължения към доставчици с помощта на AI и плащания към доставчици

Софтуерът за автоматизация на задължения към доставчици (AP) е дигитално решение, предназначено да замени ръчните работни процеси, използващи много хартия, с опростен жизнен цикъл от фактурата до плащането. Благодарение на използването на ИИ, оптично разпознаване на символи (OCR) и машинно обучение тези платформи дигитализират целия процес. Това включва всичко от проактивно извличане на фактури до финалното изпълнение на плащанията, като всичко се управлява от едно централизирано табло.

Когато оценявате софтуер за автоматизация на задълженията към доставчици (AP), трябва да търсите цялостен пакет от функции, които превръщат жизнения цикъл на фактурите в проактивен финансов двигател. Ключовите функции включват:

• Автоматизирано извличане: AI агенти, които проактивно извличат фактури от уебсайтове и имейли на доставчици, което елиминира нуждата от ръчни изтегляния или търсене на липсващи разходни документи.
• Усъвършенствано OCR: технология за оптично разпознаване на символи, която автоматично сканира и извлича данни от фактури, за да намали ръчното въвеждане.
• Тристранно съпоставяне на поръчки за покупка: системи, които автоматично съпоставят фактури с поръчки за покупка и документи за доставка, за да гарантират прецизност и да предотвратяват надплащане.
• Автоматизирани работни процеси за одобрение: дигитално пренасочване, което насочва фактурите към правилните заинтересовани страни въз основа на политиката на компанията, което премахва необходимостта от физически подписи.
• Интеграция с ERP и счетоводни системи: синхронизиране на данните в реално време с вашия съществуващ пакет от финансови системи, като например NetSuite, Xero или QuickBooks, за да поддържате документацията си актуална.
• Извършване на директни плащания: възможността за оторизиране и изпращане на плащания към доставчици директно от платформата за централизирано управление на паричния поток.
• Пълна одитна следа: защитен запис с времево клеймо на всяко действие, предприето по дадена фактура, за да се гарантира нормативно съответствие и да се улеснят периодите на подаване на данъчни декларации и одити.

Ключовите предимства на използването на софтуер за автоматизация на задълженията към доставчици (AP) включват:

• Спестявания на разходи: автоматизацията на ръчни задачи намалява административната тежест, свързана с въвеждане на данни и обработка на хартиени документи.
• Предотвратяване на измами: подпомаганите от AI системи автоматично предупреждават за дублирани фактури, потвърждават банковите данни на доставчиците и поддържат защитена хронология с времево клеймо за всяка транзакция.
• Възползване от отстъпки за ранно плащане: чрез ускоряване на цикъла на одобрение бизнесите могат консистентно да се възползват от отстъпки на доставчици, които често се пропускат при бавни, ръчни работни процеси.
• Подобрени взаимоотношения с доставчиците: по-бързата обработка води до по-предсказуеми, навременни плащания, което намалява запитванията и изгражда по-силно доверие с вашата мрежа от доставчици.
• Подобрена видимост на паричния поток: синхронизиранията на данните в реално време позволяват на финансовите екипи да виждат точно какво се дължи и кога, което дава възможност за по-стратегическо финансово планиране.

Задълженията (AP) и вземанията (AR) са два основни аспекта от финансовата дейност на дадена компания, като всеки от тях представлява отделна страна от нейните финансови транзакции с други страни.

• Задълженията (AP) представляват сумите, които компанията дължи на други лица, и се отчитат като пасив.
• Вземанията (AR) представляват сумите, които други лица дължат на компанията, и се отразяват като актив.

Както задълженията (AP), така и вземанията (AR) са от решаващо значение за управлението на финансовото състояние на компанията. Ефективното управление на тези сметки гарантира, че компанията поддържа ликвидност, плаща сметките си навреме и събира своевременно приходите от клиентите.

Правилното въвеждане на данни е от решаващо значение за избягване на системни грешки в счетоводството, които могат да доведат до глоби, санкции, проблеми при одита и затруднения при изготвянето на управленски отчети.

Въвеждането и обработката на данни от фактури в счетоводството са от решаващо значение за осигуряване на точна финансова отчетност, спазване на политиките и стандартите, ефективно управление на паричните потоци, бюджетиране и планиране, както и поддържане на отношенията с доставчиците. Автоматизирането на този процес намалява грешките, спестява време, ускорява обработката, съкращава разходите, позволява лесно мащабиране, подобрява прозрачността и спомага за ефективното спазване на изискванията.

Да, в Payhawk можете да дефинирате персонализирани многоетапни работни потоци за одобрение. Можете да определите различни одобряващи лица въз основа на организационната ви структура, конкретни лица, роли в платформата или всяко друго персонализирано поле (проект, център на разходи, местоположение и т.н.). Можете да настроите работните потоци така, че да се управляват на ниво група, за да бъдат еднакви за всички юридически лица, или на ниво юридическо лице.

Payhawk си партнира с 60dias – водещи специалисти по възстановяване на ДДС за командировъчни и разходи в цяла Европа. Благодарение на нашата система за автоматизирано извличане на данни ние взимаме цялата свързана информация от разходните документи, а 60dias ги преобразува във фактури с всички необходими изисквания за данъчни облекчения. Интеграцията извършва множество стъпки – от дигиталното сертифициране на разходните документи (от AEAT) до получаването на пълни и валидни фактури. Научете повече в нашата статия в помощния център.

Можете да правите трансфери чрез SEPA Instant, Faster Payments, ACH или Bisera директно от платформата. Можете също така да насрочвате плащания за автоматизирани извършвания на плащания.

Нашите директни интеграции в реално време ви дават възможност да синхронизирате всичките си документи, счетоводни данни и извършени плащания, след като бъдат прегледани от Payhawk, с избраната от вас ERP или счетоводна система. Свържете се с нас и с удоволствие ще ви обясним как можем да интегрираме безпроблемно вашата ERP или счетоводна система. Можете също така да прочетете повече в нашите статии в помощния център, за да разберете нашите директни интеграции с Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite, Quickbooks, Xero, Datev и Exact Online.