Софтуер за фирмено снабдяванеОт заявка до плащане - контролирайте разходите преди да са се случили
От офис консумативи до абонаменти за софтуер, всяка покупка започва с една проста заявка. По-бързо и по-лесно за всички служители – от заявката до плащането.
Оркестрирайте всяка поръчка от самото ѝ начало
Създавайте, насочвайте и одобрявайте заявки за покупки преди да бъдат направени разходите. Сложете край на объркванияте и изненадите.
Сложете в ред заявки за покупки на служителите ви и ги превърнете в стегнат процес, който отговаря на фирмените правила. Служителите започват с просто съобщение - включително и гласово - или просто със скрийншот на продукт.
Всеки тип разход се управлява по отделна фирмена политика. Интелигентното насочване гарантира, че всяка заявка за покупка достига до правилните служители, които одобряват, проверяват и отговарят за бюджета. Въз основа на вашите правила, роли и процеси, заявките следват точно зададения от вас път. Нашият AI агент се занимава с проследяването и нищо не остава пропуснато.
Одобрения, информация за доставчици, бюджети, вътрешна комуникация – всичко е на едно място. Това означава, че вече няма купища имейли, двойна работа и съмнения относно това какво е одобрено, от кого и защо. Служителите автоматично получават актуална информация за следващите стъпки, а финансовият отдел разполага с цялата необходима информация, за да действа с увереност.
Всяка заявка за покупка е свързана с правилния бюджет, за да взимате точни решения в реално време. Планирайте разходите, преди те да се отразят в счетоводните книги, вместо да чакате до края на месеца. Ще разполагате с пряк поглед върху сумите, които са налични, разпределени и очакващи изплащане.
„Като отбор за моторни спортове, разходите ни обхващат всичко – от скъпи гуми и гориво до командировъчни и персонал за събитията... Payhawk ни помага да управляваме тези разходи ефективно и да избягваме преразходите.“
Бъдете уверени в плащанията - преди и евро да напусне сметката ви
Наблюдавайте какво е одобрено, сравнете всеки артикул и проследявайте разходите в реално време. Така никога вече няма да платите повече по грешка.
Проверката по артикули веднага маркира потенциалните несъответствия. В случай, че има такива, това ще задейства нужда от допълнителни одобрения. Вече ще плащате само за това, което действително сте поръчали.
Двупосочното и трипосочното засичане на артикули гарантират, че всяка фактура, приемо-предавателен протокол и поръчка за покупка отговарят едни на други – без пропуски и изненади.
Настройте метода на плащане в самия процес. Изберете да плащате фактурите от доставчици чрез финансовия отедл или просто заредете средства директно в картите на служителите, които да платят сами.
Невидимата оркестрация зад всичко това
Представете си нашия AI агент за снабдяване като тих колега, който работи, за да направи всичко по-лесно: от първата заявка до окончателното плащане.
Просто кажете какво ви трябва. Агентът записва заявката, попълва празните места и я изпраща. Няма нужда служителите ви да учат нещо ново.
Той познава вашата логика за одобрение, бюджетните ограничения и работните процеси. С това знание, той следи изпълнението на заявките и информира всички заинтересовани страни.
От одобрението до плащането, агентът насочва следващите стъпки. Това може да е издаване на карти, препращане на фактури или споделяне на допълнителна информация с финансовия отдел.
Създаден за финансовия отдел. Харесван от всички колеги.
Обединете финансовия екип, отдела по снабдяване и останалите служителите в един интелигентен работен процес – без обичайните спънки.
С помощта на проактивно одобрение на разходите екипите най-накрая имат истинска видимост в реално време. Това означава повече контрол без повече работа.
Веднъж щом правилата започнат да се прилагат автоматично, екипът по снабдяването ще може да се съсредоточи върху стратегическа работа и предоговаряне на цените от доставчиците, а не с рутинни заявки и преследване на колеги за информация.
Процесът за създаване на заявки за покупки е интуитивен, а правилата няма нужда да се помнят - те са вградени. За служителите това значи по-бързи одобрения и по-лесни поръчки.
С помощта на проактивно одобрение на разходите екипите най-накрая имат истинска видимост в реално време. Това означава повече контрол без повече работа.
Веднъж щом правилата започнат да се прилагат автоматично, екипът по снабдяването ще може да се съсредоточи върху стратегическа работа и предоговаряне на цените от доставчиците, а не с рутинни заявки и преследване на колеги за информация.
Процесът за създаване на заявки за покупки е интуитивен, а правилата няма нужда да се помнят - те са вградени. За служителите това значи по-бързи одобрения и по-лесни поръчки.
Всичко, от което се нуждаете за по-интелигентни фирмени поръчки
Започнете всяка заявка за покупка с естествен разговор. Без формуляри, без усложнения.
Настройте видовете покупки с персонализирани одобрения, полета и методи на плащане, които съответстват на вашите правила.
Заявките за покупка се изпращат автоматично до правилните хора, а нашият AI агент поема връзката със заинтересованите страни.
Персонализирайте пътеките за одобрение според типа разход, доставчик или бюджет.
Проследявайте незабавно всяка заявка спрямо бюджетите.
Създавайте поръчки за покупка, които да изпратите на доставчиците или да използвате за вътрешно отчитане.
Засичайте автоматично заявки или поръчки за покупки с фактури и приемо-предавателни протоколи.
Създайте процеса така, че да задейства презареждане на карти, създаване на карти за еднократна употреба или на централизирани фактури.
Категоризиране, маркиране на несъответствията и лесно равняване на разходи и плащания.
Често задавани въпроси
Процесът от подаване на заявка до плащане обхваща целия процес от момента, в който служител подава заявка, до момента, в който финансовият отдел извършва плащането. Повечето системи управляват само части от този процес. Payhawk обединява всичко в едно – заявки, одобрения, бюджети, съпоставяне и плащания – така че никога не губите видимост или контрол.
Всяка заявка е свързана с бюджет от самото начало. Одобренията ангажират средства в реално време, така че одобряващите винаги виждат какво остава, преди да кажат „да“. Проверките по артикули маркират несъответствията незабавно, което означава, че плащате само за това, което действително е поръчано.
Двупосочното засичане сравнява поръчката за покупка с фактурата. Трипосочното засичане проверява и фактурите, и приемо-предавателни протокол / доставните бележки. Payhawk автоматизира този процес на ниво артикул, като открива несъответствия, преди те да достигнат до главната книга.
Да, точно това е целта. Служителите могат просто да въведат това, от което се нуждаят, на обикновен език. AI агентът за снабдяване на Payhawk ще събере нужната информация спрямо вашите правила и ще я препрати за одобрение. Без объркващи формуляри. Без главоболия, свързани с изискванията за съответствие.
Много. След като заявката бъде одобрена, финансовият отдел може да обработи фактурите на доставчиците чрез функцията за управление на задълженията към доставчиците или средствата могат да бъдат преведени на карта за еднократна употреба или на съществуваща карта на служител. Вие определяте правилата - Payhawk се грижи за спазването им.
Още за фирмените разходи и поръчки
Разберете как да подобрите вашия процес по снабдяване