Как да се предпазите от рискови разходи? С помощта на ефективен контрол

Контролът на разходите е важна част от финансовото управление на всяка компания. Той помага да анализирате разходите си и да ги намалите, ако е необходимо. Една надеждна система за контрол на разходите може да помогне на бизнеса да спести пари, да увеличи печалбите си и да подобри финансовото си състояние. За да постигнат надежден контрол, компаниите трябва да създадат ефективна система за наблюдение на бизнес плащанията и разходите си. Много инструменти, включително различни видове софтуер, могат да ви помогнат да управлявате по-добре финансите на вашата компания.

Какво точно представлява управление на разходите

Терминът „управление на разходите“ понякога се използва взаимнозаменяемо с „контрол на разходите“. Въпреки това той се отнася конкретно до дейностите, извършвани от финансовите отдели, с които наблюдават, анализират и контролират бизнес разходите. Компаниите използват различни инструменти и техники за управление на разходите, за да гарантират, че плащат само за основни разходи и че парите не се харчат за ненужни покупки или услуги.

Тези инструменти включват:

• Системи за снабдяване: Този тип софтуер проследява къде и колко компанията ви харчи за конкретни категории като офис консумативи, пътни разходи и др. Програмите ви позволяват да идентифицирате проблемните области, в които разходите са твърде високи, и да ги намалите при необходимост.
• ERP системи: Софтуерът за планиране на ресурсите на предприятието (ERP) помага да се автоматизират много бизнес функции, включително счетоводни транзакции и процеси на управление на наличностите.

Управлението на разходите позволява на организациите да измерват своята ефективност при контролирането на разноските, като същевременно увеличават своята покупателна способност чрез минимизиране на ненужните харчове.

Защо е важен контролът на разходите

Харченето на пари е лесната част. Много компании обаче изразходват повече, отколкото трябва, защото не разполагат със система за управление на разходите. С правилния контрол ще повишите ефективността, като определите какво може да се харчи и за какви дейности, кой може да го одобрява и т.н.

Разбирането на бизнес разходите е важно за процеса на бюджетиране и прогнозиране на организацията. Без да знаете колко харчите за определени категории стоки и услуги, е невъзможно да предвидите какви ще бъдат разходите ви за бъдещи периоди. Тази липса на видимост на разходите затруднява планирането на капиталови разходи и други инвестиции, които изискват предвиждане. Ако не знаете колко харчите сега, как можете да предвидите какви ще са нуждите ви в бъдеще?

Въздействието на неконтролираните разходи

Неконтролираните и неуправлявани разходи могат да имат тежки последици и дори да доведе до срив. Ето пет от основните проблеми, причинени от липсата на управление на бизнес разходите:

Излишни и времеемки административни задачи
Основен проблем при управлението на разходите в множество несвързани помежду си платформи и екселски таблици е времето, което е необходимо за коригиране. Възможно е да сте прекарали часове в актуализиране на една таблица или създаване на нови фактури, но след това да сте забравили да ги добавите в системата си. Или пък сте отделили значително време за пренаписването на шаблон на фактура, но след това не помните къде сте го запазили.

Освен това, когато плащанията не минават през софтуер за управление на разходите, няма да разполагате с видимост над всички тях в реално време. Ако не знаете какво се случва зад завесите, ще ви бъде трудно да откриете областите, в които бизнесът ви може да спести пари или да подобри ефективността си.

Неадекватно финансово планиране
Ако не контролирате разходите си, може да се стигне до неправилно бюджетиране и финансови загуби. Без адекватна видимост на разходите вероятно ще бъдат похарчени много пари, а това ще затрудни оценката на разходите и печалбите. Когато надхвърлите бюджета, ще трябва да намалите разходите си. Това може да доведе до по-ниско качество на услугите или продуктите. И тъй като липсват достатъчно средства за инвестиции, това ще се отрази на цялостното представяне на бизнеса.

Скъпоструващи грешки
Грешки в контрола на разходите може да доведе до скъпоструващи грешки. Например дадено предприятие може да плати за услуга, която никога не е била предоставена. Това може да се случи, когато фактурата на доставчика е платена, но няма данни за извършена услуга.

Липса на доверие от страна на инвеститорите и акционерите
Вие искате инвеститорите ви да вярват, че парите им се използват разумно, а това може да стане само със строг контрол върху разходите. Ако това не се случи, акционерите ще загубят доверие в компанията и ще спрат да вярват в способността ви да управлявате печеливш бизнес. Освен това липсата на доверие от страна на инвеститорите и акционерите вероятно ще доведе до невъзможност за набиране на капитал, което пък ще доведе до загуба на бизнес възможности, пазарен дял и печалби.

По-висок риск от измами
Ако по невнимание създадете система, която улеснява извършването на финансови престъпления, то това вероятно ще се случи. Липсата на прозрачност може да доведе до проблеми с доверието и да се отрази негативно на репутацията на организациите и отделните лица. В някои случаи, при наличието на толкова много лична информация онлайн и при нарастващия брой киберпрестъпления, престъпниците могат да откраднат самоличността ви и да я използват за извършване на измами или други престъпления, без дори да влизат в контакт с вас и без да оставят следи след себе си.

Основни стратегии за контрол на бизнес разходите

Ако управлявате компания, ще се сблъскате с много предизвикателства. Едно от най-важните е контролирането на размера на ежедневните разходи. Има някои прости стъпки, които можете да предприемете, за да сте сигурни, че компанията ви харчи парите си разумно:

Създаване на добре разработен процес за разходване на средства
Добре управляваният процес е от решаващо значение за контролирането на бизнес разходите. Той ще ви помогне да управлявате рисковете и да гарантирате, че спазвате разпоредбите.

Идентифициране на областите с високи разходи
Идентифицирането на областите, в които бизнесът ви харчи пари, е от решаващо значение за постигане на икономии. Важно е да определите кои области от работата на компанията ви струват най-много, за да можете да насочите усилията си първо към тях.

Разходи през корпоративни карти
Ако все още не използвате корпоративни карти за разходите и покупките на вашата компания, ето няколко причини да започнете. Картите позволяват на служителите ви да правят покупки, без да се притесняват за пари в брой или за забавено възстановяване на лични похарчени средства. Картите също така осигуряват незабавна видимост на разходите за това колко пари са похарчени и къде точно. Освен това картите улесняват счетоводното равняване на транзакциите.

Извличане и анализиране на данни
Това може да стане чрез различни методи, включително софтуер за управление на разходите, който проследява покупките, счетоводен софтуер, който проследява потоците от приходи, и отчети за прогнозирането на бъдещи разходи. Ключът е в извличането и анализирането на данни от различни източници на едно място, където можете да вземате по-информирани решения за това как да харчите средства.

Автоматизиране на контрола на разходите
Автоматизацията помага да се премахнат ръчните задачи и да се намалят грешките при управлението на отчетите за разходите на служителите. Освен това позволява да управлявате по-ефективно разходите си с течение на времето.

Пълен контрол: Всички ваши бизнес разходи на едно място

От управлението на разходите за пътувания до следенето на маркетинговите бюджети - компаниите се нуждаят от по-голяма видимост, за да бъдат в течение със своите бизнес разходи.

Ако използвате решение за управление на разходите като Payhawk, ще получите фирмени карти и софтуер за управление на разходите на едно място. Можете да проследявате всичките си разходи на едно място и да наблюдавате тенденциите, за да видите къде най-често се харчат парите.

Картодържателите ще отговарят за качването на своите касови бележки и фактури в платформата, а нашето мобилно приложение ще им напомня, когато забравят. Освен това нашите първокласни интеграции ще гарантират, че данните за разходите ви се синхронизират перфектно с вашия счетоводен софтуер или избрана ERP система, без ръчно въвеждане или грешки.

Запишете се за демо днес, за да научите повече относно това как да вземате най-добрите решения за вашата компания с правилния контрол на разходите.