Усъвършенствайте възстановяването на пътни разходи

Процесът по отчитане и възстановяване на пътни разходи се оказва предизвикателство за редица работодатели, които не използват системи за автоматизиране на процесите. Пътните и командировъчните разходи обаче не трябва да се превръщат в спънка за бизнеса ви. Особено когато вече съществуват удобни решения, с които да управлявате успешно финансите на компанията си.

Какво представляват пътните разходи и какво е значението им за вашия бизнес?

В началото е важно да изясним какво точно представляват пътните разходи. Това са транспортните разноски на даден служител по време на служебно пътуване. За заплащането им има два варианта. В първия случай служителят разполага със служебна карта или служебни средства. Във втория – той заплаща с лични финанси, които след това компанията му възстановява. И при двете опции обаче е важно правилното изчисляване и отчитане за коректно изплащане на командировъчните.

Правилното изчисляване на пътни разходи зависи от различни фактори като:

• Изминато разстояние за служебни цели (тук се има предвид само разстоянието, изминато от служителя в работно време със служебна цел, например за среща с клиент)
• Използван транспорт (личен, служебен, обществен)
• Разходи за гориво (изчислява се на база пробег, разход на превозното средство и цена на използваното гориво)
• Разходи за нощувки (ако е приложимо)
• Командировъчни пари
• Различни такси по време на пътуването (паркинг, такси по магистрали/пътища и др.)

Какво е значението на пътните разходи за бизнеса?

Пътуването със служебни цели обикновено се асоциира с достигането до нови потенциални клиенти чрез връзка на живо, но далеч не се ограничава дотук. Това позволява растеж на бизнеса и развитие на служителите. Управлението на пътните разходи е от съществено значение за финансовото планиране на компанията.

Често направените разходи по време на служебно пътуване се заплащат от служителя, а след това му се възстановяват. В тези случаи за компаниите е важно не само да са коректни като работодатели, но и да имат контрол над тези направени разходи. Коректното им управление е необходимо и от законова и данъчна гледна точка, тъй като на служителя се дължат командировъчни.

Точното проследяване на пробега е от значение поради няколко причини. Първата е свързана със законовите изисквания и коректната данъчна отчетност на пътните разходи. Освен това е важно прецизното изчисляване на разходите, които трябва да се възстановят. Така например, при максимално точно проследяване се избягва риск от надплащане, което от своя страна може да ощети финансово компанията. Няма да се случи и обратното - на служителя да се възстановят по-малко пари, отколкото той е изразходвал и в резултат на това да се създаде разочарование и конфликт в организацията. Не на последно място, това позволява повече отчетност и прозрачност при извършване на служебни плащания. Анализът на такъв тип данни води до по-успешно управление на разходите и по-прецизно планиране на бюджета.

Често срещани проблеми при служителите, които подават документи за пътни разходи

Българското законодателство е предвидило конкретни наредби, в които са уредени изискванията, ставката за полагаемите дневни пари, както и изчисляването на изминатото разстояние. Въпреки това обаче редица служители срещат затруднения, когато подават своите документи за възстановяване на пътни разходи.

Изгубени и нечетими документи за разходи

Една командировка може да включва множество и най-различни разходи - за бензин и сандвич на бензиностанцията, за вечеря с клиент, за паркинг, хотел и за кафе преди прибиране. Това означава събиране и пренасяне на касови бележки и фактури, които често се губят, мачкат, късат и стават нечетими. А всички те са от съществено значение при изчисляване на пътните разходи от счетоводителите на компанията.

Тромавост на ръчните процеси

Събирането на касовите бележки и фактурите не е единственото затруднение за служителите. Самото въвеждане на данните за изминатото разстояние, както и организацията на изискуемите документи, се извършва ръчно. Така процесът става тромав и времеемък. За служителите, които пътуват по-често, това означава загуба на ценни часове и спад в ефективността и производителността им.

Забавяне при възстановяване на пътни разходи

Не на последно място стои и въпросът за времето за възстановяване на пътни разходи, когато те са заплатени с лични средства. Бавният процес може да постави служителя в некомфортна финансова ситуация и да му подейства демотивиращо. Именно затова е важно компанията да предоставя бърз и коректен начин, чрез който да се гарантира навременното изплащане на командировъчни.

Какви са често срещаните проблеми при одобряване и отчитане на пътни разходи?

Не само служителите обаче срещат проблеми при предаването на информацията за направени пътни разходи. От гледна точка на компанията също има редица предизвикателства пред финансово-счетоводните екипи, които отчитат и потвърждават възстановяването.

Предизвикателства при проверката

Една от основните трудности пред финансовите екипи при възстановяване на пътни разходи е свързана с прегледа на получените документи. Като за начало трябва да се направи проверка дали отчетените километри са максимално точни. Служителите може да са задали по-голямо или по-малко изминато разстояние, което съответно ще повлияе и на размера на компенсация за пътни разходи. В допълнение, проверката е необходима и с цел избягване на недобросъвестно подадени данни от служители.

Следващата важна стъпка е предоставянето на всички необходими документи за изплащане на командировъчни. Всеки направен разход от компанията се отчита, като това включва и пътните разходи, които се възстановяват. Незначителна на пръв поглед за служителя фактура например, е важен документ за счетоводството, без който дори частичното или пълното възстановяване на разходите може да бъде отказано. Разбира се, това е ситуация, в която никоя компания не би искала да се постави. Такъв развой не само би повлиял негативно на имиджа ѝ, но също би разрушил доверието у служителите ѝ. Това поставя и въпроса за необходимостта компаниите да интегрират удобни, лесни и бързи процеси за всяка от страните.

Времеемък процес на одобрение

Често служителите не разбират защо възстановяването на средствата им може да се забави. Това обаче е неминуемо, ако компанията не използва софтуер, чрез който да анализира и отчита документи, свързани с изчисляване на пътни разходи. Все още на много места разписките и отчетите от командировки и служебни пътувания се събират и съхраняват на хартия. Налага се преглеждането им да се извършва на ръка, което е бавно и крие рискове за допускане на грешки. Процесът се забавя допълнително, ако е налице по-голям обем отчети за обработка.

Как Payhawk подобрява процеса по възстановяване на пътни разходи?

Всички изброени трудности, свързани с възстановяване на пътни разходи, са лесно преодолими с иновативното решение на Payhawk. С него можете да следите в реално време всички направени разходи, да задавате персонализирани лимити за по-добър контрол и да управлявате по-успешно пътните и командировъчните.

Опростен процес на подаване на документи и одобрение на разходи

Решението на Payhawk за управление на бизнес разходите е създадено с мисъл за финансовия екип, но също и с грижа за всеки служител, който извършва фирмени разходи. Разбира се това включва удобни и прецизни възможности за изчисляване на пътните, командировъчните и за тяхното възстановяване.

Интерфейсът на Payhawk е изключително интуитивен и за служителите е лесно да заявят средствата за възстановяване на пътни разходи. Както споделя Любина Илкова, консултант Бизнес процеси в транспортно-логистичната компания Baton: “Интерфейсът е много лесен за използване. Когато платиш нещо, веднага получаваш разхода отчетен в приложението и можеш да качиш много лесно фактурата или касовата бележка. Елементарният за използване интерфейс на мобилното приложение е важен включително и за нашите служители.”

Проследяването на изминато разстояние е елементарно и става с висока степен на прецизност. Служителят просто трябва да посочи началната и крайната точка на пътуването си директно в мобилното приложението на Payhawk, да качи снимка на касовата бележка и готово - софтуерът веднага ще изчисли разстоянието и ще обработи информацията от разходния документ. Няма нужда да се попълват досадни отчети за пътуването, а финансовият отдел да обработва ръчно касовите бележки и фактурите. А финансовият екип има въпроси, засягащи определен разход, те могат да ги зададат директно в платформата на Payhawk, като коментар към конкретната фактура или бележка.

Payhawk предлага и други полезни опции, с които рискът от непрецизно докладване да се сведе до минимум. Ако служителят използва фирмена карта от Payhawk, финансовият екип може да наложи в нея различни функции за контрол като лимити и ограничения за пазаруване само в определени дни и часове, в определени търговски категории и дори само в конкретни търговски обекти (например бензиностанции) и още много други.

Тук е моментът да споменем и още една интеграция на софтуера, която предоставя допълнителни удобства – тази с TravelPerk. Тя елиминира качването поотделно на фактури от хотел, самолетни билети, наем на кола и т.н., стига резервациите да са направени през TravelPerk и да са заплатени със служебна Payhawk карта. Разходите по картата ще бъдат съпоставени с данните от фактурите и ще бъдат автоматично прехвърлени. Всичко това позволява да оптимизирате извършените пътни разходи и да ги съобразите със заложения бюджет на компанията. Беноа Менардо, съосновател на Payflow, споделя: "Често работим с TravelPerk, когато имаме нужда от самолетен билет или хотел. И тъй като е интегриран с Payhawk, спестяваме много време, защото служителите дори не трябва да качват разходен документ. Всичко е интегрирано!"

Софтуерът на Payhawk е също толкова удобен и за счетоводно-финансовите екипи, които след това проверяват отчетите и одобряват съответната компенсация за пътни разходи. Един от големите плюсове е именно по-бързото възстановяване на пътни разходи. То се осъществява чрез незабавни разплащания (SEPA) към банковата сметка на служителя, която той предварително е посочил. При използването на фирмена карта от Payhawk пък можете например да заложите автоматично одобрение на разходи, когато не надвишават предварително зададена сума.

Друго удобство представляват процесите за одобрение на разходи, при които мениджърът на служителят в командировка може да разреши използването на допълнителни средства с едно натискане на бутона в мобилното приложение. Всичко това води до бързина и удобство за всички хора в компанията, които правят разходи. Хавиер Горена, финансов директор на Rentals United, споделя какво неговата компания харесва най-много в тези функции за контрол: "Когато служител има карта за служебно пътуване, веднага щом то приключи, можем да замразим картата до следващото пътуване. Това е най-хубавото на Payhawk. Всичко остава под контрол и можем да вземаме решения само с един клик – както за заявяване на средства, така и за бързото замразяване на карти."