Подобрете процеса си на одобрение на разходите с нашия Workflow Designer

Думи като автоматизация и дигитализация се използват все по-често в бизнеса и дори може да са станали малко досадни за някой. Но когато става въпрос за бизнес разходи, автоматизацията е от изключително значение, особено когато компанията ви се разраства и процесите стават все по-сложни. Ако все още разчитате на ръчно въвеждане на данни, знаете, че това може да доведе до много грешки и загуба на време. Затова създадохме инструмент в платформата ни, който да направи процеса на одобрение на разходите много по-лесен.

Какво имаме предвид под процес на одобрение?

Накратко, това е процесът на одобряване на разходи, фактури и поръчки за покупка, в който обикновено участват служителят, който подава разхода, и лицата в компанията, които решава дали разходът е допустим или не. Например, когато служител представи разход - например касова бележка за вечеря с клиент - на определен одобряващ (да речем мениджър на екип), отговорността на мениджъра на екипа е да одобри или отхвърли разхода, или да поиска повече информация, ако е необходимо.

Многото предизвикателства на ръчните процеси на одобрение

Освен факта, че ръчното управление на одобрението на разходи, фактури и поръчки за покупка не е ефективно или подходящо за разрастващи се компании, какви са другите големи предизвикателства?

• Няма одитна следа. За да управлявате ефективно финансите на компанията, се нуждаете от значителна и точна одитна следа, която да насърчава отчетността и прозрачността. Когато управлявате процеса ръчно, разполагате само с хартиена одитна следа, която невинаги е точна, а актуализирането ѝ може да отнеме много време.
• Бавен процес. Ефективността, особено с увеличаването на мащаба на вашата компания, е от съществено значение за бизнеса. Ръчното управление на разходите може да изглежда невъзможно, тъй като броят на служителите се увеличава и процесите стават по-сложни. Служителите, например, очакват навременни възстановявания на разходите, а финансовият отдел и мениджърите - финансова видимост. Ръчното управление не може да осигури нито едното, нито другото.
• Липса на ефективни процеси на последователно одобрение. Изискването няколко различни лица да одобряват определени, потенциално големи разходи, може да ви осигури по-голям финансов контрол, видимост и отчетност в цялата организация. Но това е нещо, което отнема цяла вечност при ръчното управление на процеса и включва много имейли, недоразумения, а все още и хартия! Дигиталните технологии могат да улеснят персонализираните многостепенни процеси на одобрение.
• Липса на адекватен контрол над бюджетите. Когато управлявате одобренията на разходите ръчно, не можете да задавате индивидуални бюджети, бюджети на екипи или по проекти и да наблюдавате лесно и в реално време моделите на извършването на разходи. Ровенето в папки, екселски таблици и мейли ви оставя с разпокъсана видимост и липса на контрол. А това ограничава и цялостната видимост над разходите в цялата компания и затруднява точното прогнозиране и планиране на бъдещия растеж.

Всички тези и още много други предизвикателства налагат необходимостта от въведждане на автоматизиран процес на одобрение на разходите, фактурите и поръчките за покупка, за да управлявате ефективно, да бъдете гъвкави и да избегнете забавяне на работата на бизнеса ви заради бавни процеси.

Как да автоматизирате процеса на одобрение на разходи

Ако искате да оптимизирате и подобрите управлението на фактури и поръчки за покупка във вашата компания, автоматизирането на одобренията на разходи е от ключово значение.

Нека илюстрираме с един пример.

Мария е най-добрият търговски представител на компания Х. Компанията ѝ има решение за управление на разходите, което включва корпоративни карти, софтуер и мобилно приложение. Мария използва фирмената си карта, за да покрива разходите, свързани с бизнес срещи, събития и всичко друго, което ѝ помага да затваря сделки за компанията. Да си представим, че във важен момент, тя остава с малко пари в картата си. Това не е проблем за нея. Тя просто влиза в мобилното приложение за управление на разходите и избира функцията за добавяне на средства. Ако нейната компания използва автоматизирани процеси, то нейната заявка ще бъде одобрена за секунди - ако сумата е под размер, определен от мениджърите ѝ, одобрението ще е директно, а ако сумата е по-голяма, ще се задействат една или две прости стъпки на одобрение - нейн мениджър просто ще трябва да даде разрешение през своето мобилно приложение, на което ще получи известие.

Това е само един пример, но има много други начини, по които автоматизацията може да подпомогне вашите процеси. Ето какво трябва да имате предвид:

1. Преди да потърсите софтуер за автоматизация на счетоводството, първо избройте какви видове бизнес разходи трябва да обработва вашият бизнес (фактури, заявки за покупка, служебни разходи, възстановяване на разходи), как обработвате одобренията за всяко от тях и накрая, кои са съответните одобряващи лица и условията, които задействат всеки процес на одобрение - например разходи над 1000 лв. трябва да бъдат прегледани от определено лице или от няколко различни лица. В идеалния случай по време на този предварителен анализ ще можете да идентифицирате областите на потенциални проблеми (забавяния, неправомерни разходи и т.н.) и потенциалните възможности за подобрение (допълнителни одобряващи за по-добър контрол или премахване на излишни такива).

2. След това е време да намерите подходящия доставчик на софтуер за управление на разходите, който поддържа автоматизация на работния процес за одобрение, мощни функции за управление на разходите, надеждна клиентска поддръжка и стабилни функции за контрол и финансова сигурност.

Като вече разбирате текущия си процес и как да го подобрите, ще ви бъде по-лесно да изберете правилния софтуер, който съответства на вашите бизнес нужди.

3. След това е време да започнете да автоматизирате процеса на одобрение за всеки вид разход. Софтуерът, който сте избрали, обикновено се предлага с обучение на екипа и техническа поддръжка при първоначалното настройване на работните процеси. Не забравяйте да активирате известията в реално време за всички одобряващи, за да бъдат процесите на одобрение ефективни.

Забележка: За да поддържате всички разходи в съответствие с фирмените правила, трябва да наложите спазването на политиката за разходите чрез автоматизация в компанията. Това включва изискване качване на касовите бележки и фактурите в платформата, определяне на лимити за разходите, за да се контролират бюджетите, както и автоматично блокиране на корпоративни карти на служителите, пропуснали да предоставят документ за разходите.

4. Одитирайте и оптимизирайте процеса си. Със софтуера за автоматизация на разходите е много по-лесно да придобиете ясна представа за финансите на компанията. Така можете да поддържате финансите на компанията гъвкави и прозрачни по всяко време, като същевременно имате възможност бързо да забележите проблеми с начина на харчене или да сигнализирате за проблеми със спазването на фирмените правила.

Как да персонализирате процесите за одобрение на разходите с Payhawk

В следващите няколко реда ще разберете за полезните възможности, които даваме на нашите клиенти, за да настроят процесите си на одобрение.

Използвайте нашия нов Workflow Designer за сложни процеси с множество стъпки

Нашият Workflow Designer позволява на компаниите да създават всякакъв тип процеси на одобрение за различните видове разходи на компанията. Това е изключително полезно за по-големите организации, които имат нужда от персонализация, за да отговарят проесите на техните нужди. Разходите на служителите могат да преминават през по-прости процеси, а одобренията на фактури и поръчки за покупка може да стават през много по-сложен процес, който можете лесно да създадете с Payhawk.

Процесите на одобрение, които ще имате възможност да създавате, може да са от най-простите до най-комплексните. От одобрение, което минава през един мениджър на екип, до процес, който започва с одобрението на заявка за поръчка за покупка и преминава през множество екипи и стъпки. Всеки процес на одобрение се състои от три основни части: старт (това, което ще инициира процеса), условие и действие.

Ето пример:

• Старт: Да кажем, че служител подава заявка за покупка
• Условие: Заявката, независимо от сумата, преминава през мениджъра на екипа за първоначално одобрение. Ако заявката е за повече от 5,000 лв., тя се изпраща и на ръководителя на отдела
• Условие: След като мениджърът на екипа и ръководителят на отдела одобрят заявката, тя се изпраща едновременно до правния отдел и до отдела по сигурността за преглед
• Условие: Веднага след като двата отдела дадат одобрение, заявката се насочва към отдела по снабдяването за финално одобрение
• Действие: След като бъде одобрена, заявката се превръща в поръчка за покупка
• Действие: Поръчката за покупка се изпраща на определения доставчик

Нека сега разгледаме друг сценарий:

• Старт: Фактура от доставчик е качена в Payhawk
• Условие: Ако сумата на фактурата е под 100 лв., не е необходимо одобрение
• Условие: Ако сумата на фактурата е под 1,000 лв., ръководителят на екипа трябва да я одобри
• Условие: Ако сумата на фактурата е между 1,000 и 5,000 лв., финансовият директор трябва да я одобри
• Условие: Ако сумата на фактурата е над 5,000 лв., финансовият директор трябва да я одобри
• Действие: След като фактурата е одобрена, тя се насочва за преглед и плащане

Така че, независимо дали се нуждаете от одобрение от един човек или от множество хора, новият Workflow Designer на Payhawk прави всичко това автоматично.

Без значение колко голяма е вашата организация, колко дружества имате или колко различни процеси за одобрение искате да настроите, можете лесно да управлявате всичко от едно място в портала на Payhawk. Можете лесно да дефинирате комбинация от последователни и непоследователни стъпки на одобрение и да настроите различни категории, за да поддържате няколко нива на одобрение, т.е. мениджър на категория, мениджър на подкатегория и т.н.

Задайте конкретен процес на одобрение въз основа на сумата

С нашия нов Workflow Designer можете да създавате процеси на одобрение по размер на сума, по бюджет (насочен към разходен център или категория) и по отдел. И дори можете да настроите процеси за заявки за поръчки за покупка.

Като използвате горепосочените потоци за одобрение, можете да гарантирате, че всяка ще бъде одобрена от правилните хора и да направите процеса възможно най-плавен и ефективен.

Ето още един пример:

В Payhawk можете да дефинирате комплексни условия за контрол на разходите си със стъпки като размер на сума, вид категория и персонализирани полета.

И така, ако сумата е >10,000 лв., а категорията е SaaS, то одобряването идва от X.

Това ви дава възможност за детайлен контрол върху начина на одобряване на всеки тип разход и процеса, който той следва.

Можете дори да наименувате стъпките за одобрение и да филтрирате разходите въз основа на стъпката за одобрение, която все още не е изпълнена.

Ползите от автоматизирането на процесите на одобрение на разходи, фактури и поръчки за покупка

Автоматизирането на процесите на одобряване на разходи, фактури и поръчки за покупка носи много ползи, като сред тях е подпомагането на бизнеса ви при по-нататъшното му разрастване. Колкото по-голяма става организацията ви, толкова по-сложни стават процесите, толкова повече хора представят разходи, толкова повече дружества трябва да се управляват и т.н.

Какъв е отговорът на комплексните предизвикателства? Прости, автоматизирани процеси - като тези, които можете да създавате с нашия Workflow Designer. Той ви дава:

• Повишена точност и ефективност. Като накарате технологията да маркира проблеми или да извлича данни от касови бележки и фактури автоматично, вие опростявате целия процес от началото до края.
• Намаляване на ръчните грешки и забавянията. С автоматизираните процеси не чакате възстановяване на разходите с дни или седмици. Вместо това одобряващите се уведомяват в реално време за подадената заявка и могат да предприемат незабавни действия от своя мобилен телефон или компютър.
• Спазване на фирмените правила. Чрез вграждане на разходните политики в софтуера става трудно, дори невъзможно, да се одобрят разходи, които не отговарят на правилата и не следват разходните политики на вашата компания.

Искате ли да научите повече за нашия Workflow Designer, как работи и как може да помогне на вашата организация? Поискайте безплатна демонстрация.