По-добър контрол на служебните разходи с фирмени карти, функции за одобрение и стриктни правила

Компаниите не трябва да се притесняват от използването на корпоративни карти, стига да изберат правилните. Едно добро решение за управление на служебните разходи трябва да предлага както корпоративни карти с вградени функции за контрол, така и функции за управление на разходите, за да разполагат компаниите с гъвкавост, без да губят контрол.

Какво представляват функциите за контрол на корпоративните карти?

Функциите за контрол на корпоративните карти са различни механизми за сигурност и ограничения, които компаниите въвеждат, за да регулират използването на корпоративни кредитни и дебитни карти. Тези функции могат да помогнат на вашата компания в проследяването и управлението на разходите на служителите, да сведе до минимум риска от измами и злоупотреби, и да гарантира спазването на фирмените политики и процедури.

Някои примери за функции за контрол на корпоративни карти включват:

1. Лимити на разходите: Компаниите имат възможност да задават лимити на сумите, които служители могат да харчат с корпоративните си карти, а това може да предотврати преразходите и да държи служебните разходи в рамките на бюджета.
2. Oграничения на категориите продавачи/търговци: Компаниите могат да ограничат типовете търговци или категориите покупки, които служителите имат право да извършват с корпоративните си карти. Могат, например, да ограничат плащанията в барове или нощни клубове.
3. Одобрение на транзакциите: Компаниите могат да изискват предварително одобрение за определени покупки, като например пътни или големи разходи, за да се уверят, че те са в съответствие с фирмените политики и бюджети.
4. Проследяване в реално време: Някои решения за корпоративни карти предлагат функция за проследяване в реално време, която позволява на компаниите да следят разходите в момента на извършването им и бързо да идентифицират всяка необичайна или подозрителна дейност.
5. Персонализиране на картите: Някои решения за корпоративни карти включват персонализирани функции за контрол на картите, които могат да се настроят за конкретни служители, екипи или на групово ниво. Тези функции могат да включват персонализирани лимити, ограничения и други.

В обобщение, фирмите трябва да използват управлението на корпоративни карти (включително функциите за контрол), за да управляват служебните си разходи, да намалят риска от измами и да гарантират, че служителите използват средствата на компанията по подходящ начин.

Защо фирмите имат нужда от функции за контрол на корпоративните карти?

Корпоративните карти, свързани с решение за управление на разходите, водят до ползи, които спестяват изключително много време. Пример за това е българската IT компания AiOps Group, която спестява два часа на ден от ръчна администрация и осчетоводяване на финансова информация, благодарение на Payhawk.

Избирайки решение за управление на служебните разходи с корпоративни карти, вградени функции за контрол и софтуер за управление на разходите, фирмите могат да получат цялата сигурност, от която се нуждаят (без традиционната ръчна работа).

Ето и най-важните причини, поради които компаниите се нуждаят от функции за контрол на плащанията с карти:

1. Предотвратяване на измами: Управлението на корпоративни карти помага за предотвратяване на измами и неоторизирани плащания. Чрез задаването на лимити на служебните разходи бизнесите могат да гарантират, че техните служители не надвишават разрешената сума, а това може да помогне за предотвратяване на злоупотребата с фирмени средства.
2. Управление на служебните разходи: Функциите за контрол на корпоративните карти позволяват на фирмите да следят и управляват разходите на служителите, което помага да се предотвратят преразходите и да се гарантира, че всички служебни разходи са правилно категоризирани и отчетени.
3. Спазване на фирмените политики: Функциите за контрол на корпоративните карти могат да помогнат на компаниите да гарантират, че техните служители спазват фирмените политики и процедури. Примери за такива функции са лимитите на служебните разходи и ограниченията за категориите разходи.
4. Намаляване на разходите: Чрез контрол на служебните разходи и прилагане на политики, фирмите могат да намалят ненужните разходи, подобрявайки печалбата.
5. Одитни пътеки: Функциите за контрол на фирмените карти също така предоставят одитни пътеки на всички транзакции, което улеснява фирмите в проследяването на разходи и равняването на отчети.

В заключение, функциите за контрол на корпоративните карти са от съществено значение, за да могат фирмите да управляват служебните разходи, да намаляват измамите и да гарантират спазването на фирмените политики и процедури.

Какви грешки допускат компаниите по отношение на функциите за контрол на корпоративните карти?

Функциите за контрол на корпоративните карти носят множество ползи. С решение за управление на служебните разходи като Payhawk фирмите могат да използват корпоративните карти, за да избегнат администрирането и грешките при получаването/събирането на данни, да получат видимост за разходите в реално време, да ги равняват бързо със счетоводния софтуер, да създават вградени политики, да правят актуализации на групово ниво и други. Ползите са огромни и лесни за прилагане от страна на дружествата.

Те обаче може да се сблъскат с проблеми при създаването и прилагането на функции за контрол на плащанията с карти, ако не разполагат с решение за управление на служебните разходи (или с доставчик на такова решение на достатъчно добро ниво). Ето някои от основните капани:

Липса на ясни политики и процедури: Често срещана грешка, която фирмите допускат, е липсата на ясни политики и процедури за управление на използването на корпоративни карти. Без точни указания служителите може и да не са наясно как да използват правилно картите си или какво се счита за приемливо използване.

Прекалено строг контрол: Въпреки че е важно да има някакво ниво на контрол при използването на корпоративни карти, прекалено ограничаващите функции за контрол могат да създадат ненужни пречки за служителите и да забавят процеса на плащане. Свръхстрогите функции за контрол могат да доведат до недоволство и дори да накарат служителите да спрат да използват картите си.

Недостатъчна комуникация: Друга грешка, която фирмите допускат, е липсата на комуникация със служителите си за новия инструмент за управление на корпоративни карти. Това може да доведе до объркване относно политиките и процедурите и до дори злоупотреба с фирмените карти.

Неуспешно следене на използването: Дори ако са въвели ясни правила и процедури, компаниите може да не успеят да извлекат ползи от функциите за контрол на корпоративните карти, ако не следят използването им. Редовното проследяване може да помогне за идентифициране и предотвратяване на неразрешено използване или измами.

Липса на обучение: И не на последно място, една грешка, която фирмите правят по отношение на функциите за контрол на корпоративните карти, е да не осигуряват достатъчно обучение на служителите за това как да използват правилно картите си. Това може да доведе до неволна злоупотреба с картите или грешки при проследяването на служебните разходи.

С Payhawk имплементацията е цялостна благодарение на това, че картите и приложението са изключително интуитивни и лесни за използване. Както споделя Цветомир Узунов, финансов директор в Discordia: "Много важно е да отбележа, че Payhawk ни предложи решение, адаптирано към нашите специфични нужди. Решение, което има високо качество на преживяването за потребителите и което предлага клиентска поддръжка и интерфейс на български език - нещо много специфично, но изключително важно за нас."

С цялостната имплементация идва и пълното спазване на правилата, тъй като с Payhawk вашите функции за контрол на плащанията с карти и процесите на одобрение на служебните разходи/средства са вградени директно в инструмента.

Как фирмите традиционно контролираха корпоративните карти чрез банките?

Традиционно фирмите контролираха корпоративните карти чрез банки, създавайки корпоративна сметка в банката и кандидатствайки за кредитна карта от името на компанията. Определени служители можеха да използват тази кредитна карта за разрешени бизнес разходи, като например пътувания, развлечения и офис консумативи.

Компанията можеше да задава лимити на служебните разходи по картата и да следи транзакциите онлайн, за да контролира разходите. Също така, банката можеше да предложи допълнителни функции за контрол, като например възможност за ограничаване на определени видове транзакции, генериране на кодове с категории за търговци, както и задаване на лимит на сумата на транзакция или на ден.

В такъв случай компанията обикновено носи отговорност за плащането на задължението по кредитната карта в пълен размер месечно, или чрез настройване на автоматични плащания, или чрез ръчни плащания онлайн или с чек.

Като цяло, банката осигурява инфраструктурата и инструментите за управление на фирмените кредитни карти, а компанията отговаря за създаването на политики и насоки за използване на картите, за следенето на транзакциите и за навременното плащане на сметките. Съвременният бизнес обаче се нуждае от нещо повече. Той има нужда от видимост и гъвкавост на разходите и не може да си позволи да чака банките да извършват дългите си процедури.

Както споделя Елена Дречева, управляващ директор на Коника Минолта за България и Гърция, които оставят традиционните банкови карти, за да преминат на карти от Payhawk: "За всички използването на Payhawk e лесно и приятно. Можем да разчитаме, че решението предоставя сигурност при използването на кредитните карти."

В днешно време фирмите прилагат решения за управление на служебните разходи като Payhawk – за използване на фирмени карти, ефективно управление на паричните потоци и контрол на служебните разходи.

Какви са различните видове функции за контрол на плащанията с карти?

Функциите за контрол на плащанията с карти са механизми, предоставяни от издателите на картите, които помагат на фирмите и картодържателите да управляват и следят своите фирмени кредитни и дебитни карти. Ето някои често срещани видове функции за контрол на корпоративните карти:

1. Лимити на транзакциите: Можете да зададете лимит на сумата, която служителите могат да плащат на отделна транзакция, на дневна или месечна база.
2. Географски ограничения: Можете да ограничите използването на картата до определени региони или държави, за да предотвратите транзакциите с цел измама.
3. Ограничения според категорията на даден продавач/търговец: Можете да блокирате обработването на транзакции по картите си от определени видове търговци, като например барове, казина или онлайн магазини за стоки на дребно.
4. Замразяване/размразяване на картите: Можете временно да деактивирате или „замразите“ картите, за да предотвратите неразрешено използване, а след това да ги „размразите“, когато е необходимо.
5. Известия за служебните разходи: Можете да получавате известия в реално време за всички транзакции, направени с картите на служителите ви, което помага да следите сметките за подозрителна дейност.
6. Тегления от банкомат: Можете да блокирате тегленията на пари в брой от банкомати (и да ги отблокирате, когато е необходимо).
7. Онлайн плащания: Можете да изберете да блокирате онлайн плащанията, ако например служителите ви използват картите си само за плащане на гориво и други дребни покупки.

Това са само няколко примера за възможните видове функции за контрол на плащанията с карти. Конкретните налични функции за контрол могат да варират в зависимост от издателя и типа на картата.

Какви са основните ползи от въвеждането на функции за контрол на корпоративните карти?

Въвеждането на функции за контрол на плащанията с карти е необходима стъпка при използването на фирмени карти. И докато тази стъпка може да е пречка за някои фирми, които се колебаят дали да оставят парите на компанията в ръцете на колегите си, в крайна сметка тя предоставя по-добър контрол върху служебните разходи, намалява риска и подобрява паричните потоци (а също така повишава мотивацията на служителите, които вече не трябва да чакат седмици за възстановяване на служебните си разходи).

Подобрената сигурност е сред главните ползи от управлението на корпоративни карти с вградени функции за контрол. Фирмите могат да задават лимити на служебните разходи и да ограничават транзакциите до определени доставчици или категории, за да предотвратят измами и неразрешени разходи.

По-доброто проследяване на разходите е друга важна полза. Функциите за контрол на фирмените карти позволяват на дружествата да проследяват служебните разходи в реално време, което може да им помогне за по-ефективното управление на разходите и бюджетите.

Благодарение на по-доброто спазване на съответствието фирмите могат да гарантират, че служителите се придържат към фирмените политики и разпоредби, което помага да се избегнат големите глоби и скъпоструващите правни конфликти. А с решение като Payhawk, при което функциите за контрол на картите са вградени в картите и приложението, е почти невъзможно да се нарушат правилата.

И не на последно място, значителна полза представлява опростеното управление на служебните разходи. Функциите за контрол на фирмените карти могат да консолидират разходите в една-единствена карта или платформа, опростявайки управлението на разходите за служителите и финансовите екипи.

В заключение, прилагането на функции за контрол на корпоративните карти може да помогне на фирмата да подобри финансовото си управление, да намали риска и да увеличи ефективността.

Какво външно въздействие върху компанията ви могат да имат сигурните функции за контрол на картите?

Сигурните функции за контрол на картите могат да имат няколко външни въздействия върху фирмата ви, сред които са нашите топ четири по-долу:

1. Повече доверие от страна на инвеститорите: Чрез контролиране на разходите и паричните потоци и подобряване на видимостта на разходите в реално време, компаниите могат да демонстрират своя контрол върху средствата, които излизат и влизат във фирмата.
2. По-малко измами: Въвеждането на сигурни функции за контрол на картите може да помогне за намаляване на риска от измами, което води до по-ниски такси за префактуриране и по-малко финансови загуби, за да може бизнесът ви да расте по-бързо.
3. Спестяване на разходи: Чрез намаляване на риска от измами и свързаните с тях финансови загуби, въвеждането на сигурни функции за контрол на картите може да доведе до спестяване на разходи за фирмата, което дава възможност за по-ефективно разпределение на ресурсите в други звена на организацията.
4. Набиране и задържане на служители: Може би това предложение звучи странно, но ако една компания изгради солидна репутация, че дава автономност на служителите си и че насърчава гъвкавостта, тя може да привлече повече талантливи кадри. Никой не иска да работи за фирма, която не му позволява да взема решения.

Като цяло, въвеждането на сигурни функции за контрол на картите може да окаже положително външно въздействие за фирмата, като помогне за изграждането на работодателската марка и на доверието на инвеститорите, за намаляването на измамите, спазването на разпоредбите, придобиването на конкурентно предимство и спестяването на разходи.

Какво представляват процесите на одобрение?

Функциите за контрол на плащанията с карти не са единственият начин за управление на служебните разходи. Много компании избират да въведат и процеси на одобрение, когато става дума за разрешаване на заявки за допълнителни средства или „запълване“ на картите.

Процесите на одобрение са стъпки за получаване на одобрение или разрешение за конкретна задача, проект или процес. Те обикновено се използват в бизнес средите, за да се ангажират всички заинтересовани страни и да се получи подходящото разрешение, преди да се пристъпи към действие.

Процесите на одобрение могат да приемат различни форми, в зависимост от сложността на задачата или естеството на проекта. Те могат да включват няколко нива на одобрение или едно лице, отговорно за процеса на вземане на решения. Процесът на одобрение може да включва различни видове прегледи, като например правни или финансови.

В много организации софтуерните системи помагат за автоматизиране на процесите на одобрение. Например, ако служител подаде заявка за нова софтуерна инсталация, фирмата може да настрои автоматични одобрения в зависимост от сумата. Софтуерната система следи напредъка на заявката, а служителят получава известия, докато заявката минава през етапите на процеса на одобрение.

Процесите на одобрение са от съществено значение за осигуряване на правилния надзор и оторизация в точното време, за да се сведат до минимум грешките, да се увеличи ефективността и да се намали рискът.

Защо компаниите избират различни нива на одобрение за заявките за средства?

Компаниите могат да изберат различни нива на одобрение за заявките за средства въз основа на различни фактори, включително размера на заявката, нивото на риска, свързан със служебните разходи, както и вътрешните политики и процедури на организацията.
Ето няколко причини, поради които компаниите могат да изберат различни нива на одобрение за заявките за средства:

1. Бюджетни ограничения: Ако дадена компания има ограничени средства, тя може да приложи по-строги процеси на одобрение, за да гарантира, че средствата се влагат в най-ключовите проекти или разходи.
2. Управление на риска: Компаниите могат да зададат по-високо ниво на одобрение за служебните разходи, които са с по-висок риск, като инвестиции или мащабни проекти. Такъв тип процес на одобрение гарантира, че няколко различни заинтересовани страни могат да прегледат и оценят потенциалните рискове, преди да отпуснат средствата.
3. Отчетност: Компаниите могат да изискват няколко нива на одобрение, за да гарантират отчетността на разходите и да помогнат за предотвратяване на измами или злоупотреба с фирмени средства.
4. Съответствие: Много компании разполагат с политики и процедури, които гарантират спазването на регулаторните изисквания, като например правни, данъчни или счетоводни правила. Чрез процесите на одобрение може да се гарантира, че всички разходи са надлежно документирани и отговарят на тези изисквания.
5. Йерархична структура: Някои компании базират процесите си на одобрение на йерархични структури, като дават на по-високите нива на управление правомощия да одобряват по-големите разходи и по-значимите проекти.

В обобщение, компаниите могат да избират различни нива на одобрение за заявките за средства въз основа на фактори като бюджетни ограничения, управление на риска, отчетност, съответствие и йерархична структура. Същевременно, нивото на одобрение, необходимо за всеки разход, зависи от конкретните политики и процедури на компанията.

Как фирмите определят процесите си на одобрение?

В идеалния случай вашата фирма се нуждае от единно решение за управление на разходите като Payhawk, което включва както корпоративни карти, така и софтуер за управление на разходите. Този стабилен контрол върху служебните разходи ще ви позволи да се възползвате от предимствата на функциите за контрол на картите и процесите на одобрение, и да внедрите вашата политика за разходите директно в инструмента, който картодържателите ще използват.

Разбира се, вашата фирма може да избере броя на одобряващите според собствената ви структура и нужди. Две или повече нива е най-популярният вариант сред нашите клиенти.

37,84% от клиентите на Payhawk включват двама одобряващи в процесите си на одобрение (данните са събрани от клиенти, използвали корпоративни карти Payhawk Visa между 1 януари и 30 септември).

Леон Стийнбринк, финансов директор на Mercell Холандия, казва: „Харесва ми, че мога да задам различни отговорности и нива на одобрение на различните хора. Преди Payhawk имахме само едно ниво, което не беше достатъчно, за да контролираме бизнес разходите“.

В зависимост от вашата компания и целите ви можете да изберете един, двама или повече одобряващи. Можете дори да настроите автоматични одобрения на заявки за определена сума или до определен лимит, така че одобряващите да не трябва да проверяват всяко незначително одобрение (особено ако това е в рамките на политиката ви).

Как се настройват процесите на одобрение за корпоративните карти с Payhawk?

С Payhawk е лесно да зададете ваши собствени персонализирани процеси на одобрение. Първо, изберете за какъв тип плащане или заявка е процесът на одобрение, като възможностите включват:

• Плащания с кредитни или дебитни карти
• Заявки за средства
• Банкови преводи, включително дължими или платени
• Възстановяване на разходи на служителите, включително такива за служебни пътувания
• Пари в брой (платени с фирмени средства)
• Заявка за карта

След това можете да зададете структурата на вашите процеси на одобрение и да изберете съответните одобряващи, като например мениджъри на екипи, ръководители на проекти, счетоводители, администратори и други.

Можете също така да решите дали вашата верига за одобрение трябва да съдържа една или няколко стъпки (и да включите автоматични одобрения, ако желаете).

Научете повече от статията ни в помощния център за това как да зададете персонализирани процеси на одобрение.

Какво представлява политиката за bразходите?

Политиката за разходите е набор от насоки и правила, които организацията следва, за да управлява разходите си. Тя очертава одобрените методи и лимити за изразходване на парични средства и критериите за възстановяване на средства или плащания.
Политиката за разходите обикновено покрива различни видове разходи, включително пътувания и развлечения, офис консумативи и оборудване, професионално развитие и други разходи, свързани с бизнеса. Политиката може да включва и насоки за това как и кога служителите трябва да подадат информация за разходите си за възстановяване, колко могат да изразходват за конкретни дейности и видовете документация, която трябва да придружава тези разходи.

За компаниите политиката за разходите може да помогне да се гарантира, че служителите използват фирмените средства отговорно и ефективно, като същевременно предотвратява измами или злоупотреби със средства. Освен това една добре структурирана политика за разходите може да помогне на фирмите да контролират разходите, да подобрят бюджетирането и да гарантират спазването на вътрешните и външните разпоредби.

Какво представлява политиката за служебните разходи?

Политиката за служебните разходи съдържа насоките и правилата за управление и контрол на разходите на една организация. Тя очертава одобрените методи и лимити за извършване на разходи и критериите за възстановяване или плащане.

Компаниите въвеждат политики за служебните разходи, за да гарантират, че разходите са разумни, необходими и в съответствие с целите на компанията. Политиката може да покрива широк спектър от разходи, включително пътувания и развлечения, офис консумативи и оборудване, професионално развитие и други бизнес или лични разходи.

Политиката може да посочва видовете разрешени разходи, максималните суми, които служителите могат да изразходват за всяка категория, както и процедурата на заявка за одобрение на разходи, които не са обхванати от политиката. Тя може също така да очертава процедурата за подаване на отчети и касови бележки за направени разходи и сроковете за възстановяване или плащане.

При бизнесите една добре структурирана политика за служебните разходи може да помогне да се гарантира, че служителите използват фирмените средства отговорно и ефективно, като същевременно предотвратява измами и злоупотреби със средства. Освен това ясната политика за служебните разходи може да помогне на фирмите да контролират разходите, да подобрят бюджетирането и да гарантират спазването на вътрешните и външните разпоредби.

Как могат функциите за контрол на корпоративните карти и процесите на одобрение да допринесат за вашите политики за разходите?

Функциите за контрол на фирмените карти и процесите на одобрение могат да играят решаваща роля за подпомагането на политиките за разходите по няколко начина:

• Задаване на лимити на разходите: Функциите за контрол на корпоративните карти позволяват на компаниите да задават лимити за разходите на служителите, като гарантират, че те не харчат прекалено много или не правят покупки, които надхвърлят бюджетите на компанията, проекта или екипа. В зависимост от нуждите на компанията, фирмите могат да зададат тези лимити за конкретен служител или карта на екип
• Налагане на одобрения при покупки: Фирмите могат да въведат функции за контрол на процеса на одобрение, за да гарантират, че подходящо лице одобрява всички покупки и/или заявки за средства, преди те да бъдат направени/предоставени
• Мониторинг на разходите: Функциите за контрол на корпоративните карти дават възможност за следене на разходите на служителите в реално време, което позволява на мениджърите да идентифицират всякакви необичайни или подозрителни покупки. Тази видимост може да помогне за предотвратяване на измами и да гарантира, че служителите се придържат към политиките за разходите на компанията
• Проследяване на разходите: С помощта на функциите за контрол на корпоративните карти и процесите на одобрение, компаниите могат лесно да проследяват разходите на служителите и да идентифицират области за намаляването им. Това проследяване в реално време може да помогне на компаниите да вземат по-информирани финансови решения и да разполагат с актуални данни
• Опростяване на управлението на служебните разходи: Оптимизирайки процеса на управление на разходите, функциите за контрол на корпоративните карти и процесите на одобрение могат да намалят административната тежест върху служителите и мениджърите, като им дадат възможност да се съсредоточат върху други важни задачи

В обобщение, функциите за контрол на корпоративните карти и процесите на одобрение могат да допълнят политиките за разходите, като помогнат на компаниите да задават лимити на разходите, да налагат одобрения за покупките, да наблюдават разходите, да проследяват служебните разходи и да опростяват управлението на разходите. Чрез прилагането на тези функции за контрол компаниите могат да гарантират, че служителите изразходват паричните средства в съответствие с фирмената политика и се придържат към бюджета.

Защо ви е необходима политика за служебните разходи

Политиката за служебните разходи е необходима, за да могат бизнес разходите ви да следват вашите финансови планове. Тя трябва да бъде ясна и лесна за следване, така че вашите служители да са наясно с процедурите за извършване на плащания за свързани с работата дейности. Според „The Economist“ щастливите служители са по-продуктивни, а очакванията относно разходите, платени „от собствения джоб“ и тромавите процедури за възстановяването им или времето за изчакване, оказват голямо влияние върху мотивацията на екипа.

По-долу са изброени седемте големи крайъгълни камъка на политиките за разходи и защо имате нужда от тях:

Яснота: Политиката за служебните разходи изяснява какво е позволено и какво не, когато става въпрос за разходи на служителите. Тази яснота помага да се избегнат обърквания и недоразумения относно разходите, които компанията покрива.
Последователност: Политиката за служебните разходи гарантира, че всички служители се придържат към едни и същи стандарти и насоки, което може да помогне да се предотвратят несъответствия в начина, по който екипите се справят с разходите в организацията.

Контрол: Политиката за служебните разходи дава на компанията контрол върху това как хората изразходват парични средства, като гарантира, че те се използват за подходящи бизнес цели.

Съответствие: Политиката за служебните разходи може да помогне да се гарантира, че компанията спазва законовите и регулаторни изисквания, като данъчни закони и счетоводни стандарти.

Спестяване на разходи: Политиката за служебните разходи може да помогне да се предотвратят ненужните разходи и да се спестят средства. Като определят ясни насоки за това какви разходи са разрешени, компаниите могат да избегнат преразходите и да предотвратят разхищаването на средства.

Ясна отчетност: Политиката за служебните разходи може да помогне за насърчаване на прозрачността и отчетността в организацията, тъй като служителите трябва да предоставят касови бележки и друга документация, придружаваща техните заявки за разходи.

Репутация на компанията: Политиката за служебните разходи може допринесе за репутацията на компанията, като гарантира, че служителите харчат фирмените пари отговорно и етично.

В обобщение, политиката за служебните разходи е важна, защото осигурява яснота, последователност, контрол, съответствие, спестяване на разходи, прозрачност и добра репутация на дружеството. Чрез прилагането на ефективна политика за служебните разходите, компаниите могат да гарантират, че техните служители използват фирмените парични средства отговорно и етично, като същевременно постигат своите бизнес цели.

Какво представлява добрата политика за служебните разходи

Една добра политика за служебните разходи е почти невъзможно да бъде нарушена.
С помощта на Payhawk можете да въведете политиките за служебните разходи директно в инструмента и да ги актуализирате само с няколко кликвания, когато е необходимо. Можете също така да задавате ограничения и функции за контрол на групово ниво, за да си спестите много часове работа и да си осигурите последователност.

Ето кратък списък с възможностите, които предоставя инструментът:

• Персонализиране на правилата за разходите относно единични транзакции, дневни лимити, йерархии и видове разходи
• Дефиниране и въвеждане на сигурни процеси на одобрение
• Създаване на одобрения от няколко стъпки (включително според вида разход)
• Задаване на лимити на картите за физически лица, екипи и на групово ниво
• Издаване на безрискови карти с нулево салдо (и задаване на процеси на одобрение на заявки за средства)
• Блокиране на карти
• Замразяване на карти
• Изтриване на карти
• Ограничаване на офлайн разходите
• Изключване на тегленията от банкомат и други

Всички горепосочени функции са интегрирани директно в картите и приложението, което картодържателите използват. Фактът, че правилата са вградени, прави неспазването им почти невъзможно, а това може само да радва финансовият екип и бизнес лидерите. Нещо повече, картодържателите също ще останат доволни. Вече не се налага да се ровят в информация, за да проверят какво включва или не включва политиката, тъй като всичко това е в ръцете им.

Истински добрите политики за служебните разходи трябва да бъдат прости и лесни за спазване. Що се отнася до комуникацията, Payhawk прави нещата наистина лесни. Споделяме всички актуализации с избраните администратори и счетоводители в рамките на финансовите екипи на клиентите ни, за да могат лесно да ги разпространяват сред картодържателите. Същевременно, нашият екип за клиентска поддръжка съдейства за внедряването от първия ден, за да се увери, че администраторите знаят точно как да извлекат максималните ползи от нашето решение.

Какво може да направите оттук нататък

Корпоративните карти предлагат чудесно решение за контрол на служебните разходи. Свържете се с нас за среща, за да научите как фирмата ви може да спести време, да повиши ефективността си и да поеме контрол върху служебните разходи с Payhawk.