Как финансовите директори от логистиката могат да улеснят служебните разходи

Дигиталната трансформация засяга всички отрасли, включително логистиката и транспорта. Преходът към цифровизацията – възприемане на изкуствен интелект, използване на технологии и данни за вземане на решения – доведе до значителни промени в ролята на финансовия директор през последните няколко години.

Променящата се роля на финансовия директор в транспорта и логистиката

Всеки финансов директор ще ви каже, че за да се поддържа гладкото функциониране на веригата за доставки, е необходимо нещо повече от остър инстинкт. Необходими са адаптивност и стратегическо мислене, особено при управлението на финансовия риск и инвестициите.

Но това е и проблемът: 42% от финансовите директори в логистиката казват, че комплексността им пречи да имплементират подходящите решения. Именно затова нараства необходимостта от имплементиране на прости, интегрирани платформи, които намаляват проблемите и повишават оперативната ефективност.

За да планират предварително и да правят прогнози с увереност, днешните финансови директори трябва да поемат водещата роля в дигиталната иновация. Това означава да приемат промените и да избират инструменти, които им помагат да бъдат една крачка напред, независимо колко бързо се променя обстановката.

Най-големите предизвикателства в управлението на разходите в транспорта и логистиката

Управлението на разходите в транспорта и логистиката не е лека задача. За финансовите директори фрагментираните разходи, сложните операции и постоянният натиск за подобряване на маржовете правят трудно поддържането на контрол.

От финансовото планиране до ежедневните операции, ето най-големите препятствия, пред които са изправени финансовите екипи, и защо те са важни.

1. Липса на прозрачност във финансовите данни

43% от финансовите директори се борят с липсата на прозрачност над разходите в реално време, което затруднява проследяването на моделите на разходи, идентифицирането на възможности за спестяване на разходи и осигуряването на съответствие с финансовите правила.

2. Дълги и неефективни процеси на одобрение

Одобряването на разходите често включва множество заинтересовани страни от различни места, което води до затруднения, които забавят плащанията и оказват влияние върху паричния поток.

3. Колебания в разходите и предизвикателства при бюджетирането

Нестабилните цени на горивото, непредвидимите разходи за поддръжка и колебанията в разходите по веригата на доставки затрудняват поддържането на точни бюджети.

4. Спазване на променящите се регулации

От данъчните регулации до специфичните за транспорта изисквания за съответствие, финансовите директори трябва постоянно да следят промените, за да избегнат финансови санкции и неефективност.

5. Рискове за киберсигурността

49% от финансовите директори посочват киберсигурността като нарастващо предизвикателство, тъй като цифровите решения за управление на разходите изискват надеждни мерки за сигурност, за да защитят финансовите данни и да предотвратят измами.

6. Задължение за грижа за служителите на път

Шофьорите, които изминават дълги разстояния, неизбежно се сблъскват с непредвидими ситуации на пътя, като заболявания, инциденти или закъснения. Без достъп до средствата на компанията, те са принудени да покриват разходите сами или да чакат подкрепа. Това не е само финансов риск, а и човешки.

Как подходящата технология може да помогне

Изберете платформа, която се адаптира към вашия бизнес. Универсалният подход няма да ви свърши работа. Вашето решение за управление на разходите трябва да прави повече от това да отговаря на основните изисквания за сигурност или повърхностни анализи; то трябва да се адаптира към начина, по който работи вашият логистичен бизнес.

Потърсете платформа за управление на разходите, която може да се персонализира, да се разраства заедно с вас, да поддържа сложни работни процеси и да се съобразява с вашите уникални процедури за одобрение, изисквания за съответствие и организационна структура. Функции като коментари в платформата и персонализирани полета не са просто приятно допълнение – те поддържат вашия екип в синхрон.

По-оптимизирано управление

Когато управлявате всички разходи от едно място, всичко тече гладко. Получавате по-бързи одобрения, по-гладки процеси и единен източник на информация, което е особено полезно при управлението на множество druvestwa.

В Payhawk, например, можете да използвате таблото за управление на група от дружества, за да следите разходите в цялата организация, да прехвърляте средства между вашите фирми за секунди и да забелязвате тенденции, преди да се превърнат в проблеми. А с ERP синхронизацията в реално време всеки екип работи с едни и същи точни данни – без обърквания, дублиране и забавяния.

Опростен набор от софтуер

42% от финансовите директори определят комплексността на софтуера като голямо затруднение, затова трябва да имплементирате цялостно решение с мощни интеграции, което ще намали превключването между екрани и несъвместими програми.

Интегрирайте платформата с ERP, счетоводната и HR системите, инструментите за бизнес пътувания и др., за да синхронизирате всички данни за разходите, да съгласувате транзакциите незабавно и да получите максимална (и в реално време) видимост върху разходите на компанията.

Удобен за ползване интерфейс

Осигуряването на висока степен на приемане от страна на потребителите е от жизненоважно значение при въвеждането на всеки нов инструмент за служителите, особено когато става въпрос за ефективно управление на разходите в цялата организация. Всички нива на служителите трябва да го използват, така че приоритетът на удобния за ползване дизайн е задължителен.

Функционалността за записване на разходите трябва да е ясна, независимо от инструмента, който изберете. Например, използвайте решение с мобилно приложение, с което служителите могат бързо да снимат касовата си бележка, а технологията поема оттам, извличайки всички важни данни за разходите (включително дата, сума, стоки и др.).

Проследяване и анализи с изкуствен интелект

Потърсете решение за управление на разходите, което използва изкуствен интелект, за да автоматизира важните, но ръчни задачи и да спестява часове от работата на вашите финансови екипи всяка седмица.

Нашите AI агенти, например, проактивно проследяват липсващи разписки, следят за просрочени одобрения и сигнализират за потенциални проблеми – всичко това без ръчна намеса. Това означава по-малко напомняния, по-чисти данни и повече време за вашия екип да се фокусира върху стратегическа, съвместна работа.

Корпоративни карти, които покриват вашите нужди

От гориво до пътни такси и спешни ремонти, вие се нуждаете от корпоративни карти, които ви позволяват да издавате средства незабавно, като виртуални, физически или за еднократна употреба.

С корпоративните карти Payhawk, например, голямата европейска логистична компания Discordia предварително поръчва карти за шофьори и издава еднократни карти на подизпълнители. Те също така контролират как, къде и кога се използва всяка карта с регулируеми функции за контрол като забрана за теглене на банкомат, лимити, замразяване на карти и др.

Discordia има международен екип, но с Payhawk не плаща такси за обмяна на валута и разполага с приложение за управление на разходите, поддържащо карти, на повече от 10 езика.

Персонализирано решение

За да постигнат максимална ефективност, финансовите директори в транспорта и логистиката се нуждаят от платформа за управление на разходите, която се адаптира към техните специфични бизнес нужди. Една наистина ефективна система трябва да включва:

• Персонализирани работни процеси за одобрения
• Автоматизация, задвижвана от изкуствен интелект, за извличане и категоризиране на данни
• ERP интеграция за безпроблемна консолидация на финансовите данни
• Контрол на достъпа въз основа на роли за подобрена сигурност
• Мобилни инструменти за незабавно отчитане на разходите

Пречки пред имплементацията (и как да ги преодолеем)

Въпреки че времето (48%), културната съпротива (44%) и разходите (39%) създават пречки пред имплементацията на изкуствен интелект за финансовите директори, 55% от тях посочват, че основната пречка, която ги спира да внедрят тези решения, е недостатъчното обучение.

Въпреки това, с очакваното увеличение на инвестициите в технологични решения с 13% през следващата година , е ясно, че приемането на нови решения е сред приоритетите на много логистични и транспортни компании.

Но как да преодолеете пречките и да се справите с комплексните системи и процесите, които се съпротивляват на промените?

Добрата новина: съвременните финансови инструменти, особено тези, базирани на AI, са създадени, за да ви помогнат. От OCR, който извлича данни от разписки и фактури, до автоматизирани работни процеси за одобрение и откриване на грешки в реално време, днешните AI функции са проектирани да облекчават работата без стръмни криви на обучение.

Ключът е да изберете платформа, която ви подкрепя на всеки етап. Търсете решения с отлична поддръжка на клиенти, ясни ръководства за помощ и интуитивни функции, които улесняват живота от първия ден.

Защо Discordia избра Payhawk

Преди да премине към Payhawk, Discordia, една от най-големите логистични компании в Европа, се занимавала с над 25 000 разходни бележки всеки месец – за флот от 1500 камиона и над 2000 шофьори. Ръчните процеси, хартиените разписки и забавените възстановявания пречели на бизнеса и разочаровали персонал.

Екипът се нуждаел от по-интелигентен начин за обработка на разходите в голям мащаб, който да подобри контрола, прозрачността и скоростта. С преминаването към нас Discordia дигитализира целия си процес по обработка на разходите, елиминира ръчното въвеждане на данни в ERP и предостави на всеки шофьор многоезично решение, което работи от мобилния телефон.

Резултатът? Четири пъти по-висока производителност и много по-добро преживяване както за финансовите екипи, така и за шофьорите.

Цветомир Узунов, финансов директор в Discordia, споделя:

“Повишихме производителността на служителите си над 4 пъти и считаме, че с ръст на флотата ни, ефектът ще се повиши още. Автоматизацията значително намалява времето за обработка и неточностите, неминуеми при ръчна работа с подобни обеми.”

Пътят напред

Управлението на разходите в транспорта и логистиката може да бъде всичко друго, но не и гладко, a с подходящата платформа можете да преминете от реактивно справяне с проблеми към проактивен контрол.

От фрагментирани данни и предизвикателства, свързани с нормативното съответствие, до пречки пред прозрачността, финансовите директори се сблъскват със сериозна сложност всеки ден. Ето защо компании като Discordia избраха нас, за да ускорим финансовите им операции.

Научете повече за това как помагаме на компании от транспорта и логистиката и вижте как с подходящата подкрепа можете да управлявате по-умно и по-бързо финансовия контрол в цялата си компания.