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Trish Toovey
La gestion des notes de frais peut devenir un véritable casse-tête dans tous les secteurs d’activité, et le secteur du transport et de la logistique ne fait pas exception à la règle. Les DAF se retrouvent souvent à devoir traiter les multiples notes de frais de plusieurs sites, à courir après les conducteurs routiers pour récupérer des justificatifs froissés et à passer des heures sur les rapprochements. Mais ce n’est pas une fatalité ! Explications.
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Qu’il s’agisse d’adopter l'IA, de tirer le meilleur parti de la technologie ou de s’appuyer sur des données pour favoriser une prise de décisions éclairées, le passage au numérique a profondément transformé le rôle du directeur financier au cours de ces dernières années, y compris dans le secteur du Transport et de la Logistique.
Tout DAF vous le dira : pour garantir le bon fonctionnement de la chaîne d'approvisionnement, il ne suffit pas d'avoir de l’instinct. Il faut également être stratégique et faire preuve d'adaptabilité, en particulier lorsqu'il s'agit de gérer les risques financiers et les investissements.
Cependant, il y a un hic : selon une étude récente, 42 % des DAF du secteur de la logistique affirment que la complexité relative à la technologie les empêche de mettre en œuvre les bonnes solutions. C'est pourquoi il est de plus en plus urgent d'adopter des plateformes simples et faciles à intégrer, capables de réduire les frictions et d’améliorer l'efficacité opérationnelle.
Afin d’effectuer une planification en amont et d’établir des prévisions fiables, les directeurs financiers doivent être à la pointe de l'innovation numérique. Cela signifie qu'ils doivent choisir des outils modernes qui leur permettent de garder une longueur d'avance, quelle que soit la rapidité avec laquelle le paysage numérique évolue.
Contrôlez toutes les dépenses de vos transporteurs
La gestion des notes de frais dans le secteur du transport et de la logistique n'est pas une mince affaire. Pour les DAF, la fragmentation des coûts, la complexité des opérations et la pression constante pour améliorer les marges les empêchent de garder efficacement le contrôle sur les opérations.
Une étude menée par Payhawk révèle que 43 % des directeurs financiers affirment avoir du mal à obtenir une visibilité en temps réel sur les dépenses engagées, ce qui les empêche d’effectuer un suivi efficace des habitudes de dépenses, d’identifier des opportunités de réduction des coûts et de garantir le respect de la conformité aux contrôles financiers.
Les processus d’approbation des dépenses impliquent souvent plusieurs parties prenantes réparties sur différents sites. Une telle fragmentation peut entraîner des goulots d'étranglement qui retardent les paiements et ont un impact direct sur la trésorerie de l’entreprise.
La volatilité des prix du carburant, l'imprévisibilité des coûts de maintenance et la fluctuation des dépenses liées à la chaîne d'approvisionnement rendent difficile le maintien de budgets fixes.
Des réglementations fiscales aux exigences de conformité spécifiques au secteur du transport, les DAF doivent constamment être au fait des évolutions afin d'éviter de subir des pénalités financières et d’essuyer des pertes d’efficacité.
Selon une étude conduite par le cabinet d’audit et de conseil Deloitte, 49 % des directeurs financiers citent la cybersécurité comme étant une préoccupation croissante, car les meilleures solutions de gestion des notes de frais nécessitent des mesures de sécurité robustes pour protéger les données financières et prévenir la fraude.
Les conducteurs routiers qui parcourent de longues distances sont inévitablement confrontés à des situations imprévisibles : ils peuvent tomber malades, avoir un accident sur la route ou être en retard. S’ils ne disposent pas d’un accès aux fonds de l'entreprise lors de leurs trajets, ils peuvent être contraints d’utiliser leurs fonds personnels pour couvrir leurs dépenses ou d'attendre que les montants transitent sur leur compte, alors qu’ils en auraient besoin dans l’immédiat pour effectuer une dépense imprévue. Il ne s'agit pas seulement d'un risque financier, mais aussi d'un risque humain.
Ce n’est un secret pour personne : chaque société est différente et a des exigences et des besoins bien spécifiques. C’est pourquoi il est impératif de choisir une plateforme qui s'adapte parfaitement à votre entreprise. La solution de gestion des notes de frais sélectionnée doit faire plus que « cocher des cases » : elle doit s'adapter au fonctionnement de vos activités logistiques.
Chez Payhawk, nous vous conseillons de porter votre choix sur une plateforme de gestion des dépenses personnalisable, capable d’évoluer avec votre entreprise, de prendre en charge des workflows complexes et de s’aligner sur vos processus de validation, sur vos besoins en matière de conformité et sur votre structure organisationnelle. Par ailleurs, le fait de disposer de fonctionnalités telles que les commentaires intégrés à la plateforme et les champs personnalisés vous permettra de simplifier vos processus complexes.
Le fait de gérer toutes les dépenses au même endroit est un véritable gain de temps : les approbations sont plus rapides, les processus sont plus fluides et vous bénéficiez d'une source unique d'informations, particulièrement utile lorsque vous devez gérer plusieurs entités.
Avec Payhawk, par exemple, vous pouvez utiliser le tableau de bord du groupe pour contrôler les dépenses engagées dans l'ensemble de votre entreprise, transférer des fonds entre vos différentes entités en seulement quelques secondes et repérer les habitudes de dépenses. En outre, grâce à la synchronisation ERP en temps réel, toutes les équipes travaillent à partir des mêmes données précises : fini les confusions, les doublons ou les retards !
Selon une étude récente, 42 % des DAF trouvent que les complexités informatiques sont trop lourdes et donc trop difficiles à comprendre. L’implémentation d'une « solution tout-en-un » avec des intégrations natives peut donc vous éviter d’utiliser des outils déconnectés.
Grâce à une solution complète, il vous sera possible d’intégrer votre ERP, votre logiciel comptable, votre SIRH ou encore vos outils de gestion des déplacements professionnels en toute transparence, afin de synchroniser toutes les données, de rapprocher instantanément les transactions effectuées et de bénéficier d'une visibilité optimale et en temps réel sur les dépenses de l'entreprise.
Lorsqu’un nouvel outil doit être implémenté au sein de l’entreprise, il est fondamental de faire en sorte que chaque salarié puisse y avoir facilement accès et l’utiliser en toute simplicité. Opter pour une interface simple et intuitive est LA solution idéale.
Quel que soit l'outil sélectionné par l’entreprise, la fonctionnalité de saisie des dépenses doit être simple à comprendre. Vous pouvez, par exemple, utiliser une solution dotée d’une application mobile qui permet aux salariés de prendre rapidement une photo de leur reçu et où l’OCR se charge d'extraire toutes les données importantes relatives à la dépense (telles que la date, le montant, ou encore le type de bien acquis).
Afin de gagner en efficacité, nous vous conseillons de vous tourner vers une solution de gestion des notes de frais qui s’appuie sur l'IA pour automatiser toutes les tâches manuelles importantes et faire gagner du temps à vos équipes Finance.
Chez Payhawk, nos agents d’IA se consacrent à la recherche proactive des reçus manquants, assurent le suivi des approbations en retard et signalent les problèmes potentiels, le tout sans nécessiter d’intervention manuelle. Vous obtenez ainsi des données plus claires et précises, et vous permettez à votre équipe de consacrer davantage de temps à des tâches plus stratégiques et collaboratives.
Du carburant aux péages, en passant par les réparations urgentes, vous avez besoin de cartes d'entreprise (virtuelles, physiques ou à usage unique) qui vous permettent d'émettre des fonds instantanément.
Grâce aux cartes d'entreprise Payhawk, Discordia, la plus grande entreprise européenne de Transport et de Logistique, peut précommander des cartes pour ses chauffeurs et les attribuer aux chauffeurs au besoin. Son équipe Finance est également capable de connaître les montants des dépenses engagées, leur provenance et la date associée grâce à des fonctionnalités de contrôle, qui lui permettent d’autoriser ou de bloquer les retraits DAB, de restreindre l’utilisation de la carte selon le jour de la semaine et de limiter l’utilisation des cartes à certaines catégories de marchands.
Par ailleurs, même si Discordia emploie des chauffeurs internationaux, elle ne paie aucun frais de change et bénéficie d'une plateforme et d’une application mobile multilingue.
Pour optimiser leur efficacité, les DAF du secteur du transport et de la logistique doivent pouvoir s’appuyer sur une plateforme de gestion des notes de frais qui s'adapte aux besoins spécifiques de leur entreprise.
Une solution vraiment efficace doit inclure :
Si le temps (48 %), la résistance culturelle (44 %) et les coûts associés (39 %) constituent autant d'obstacles à l’adoption de l'IA pour les DAF, 55 % d'entre eux ont déclaré que le manque de formation était le principal obstacle à la mise en œuvre de ces solutions.
Cependant, l’augmentation de 13 % prévue par les entreprises en matière d’investissements dans de telles technologies dès l'année prochaine montre clairement que l'adoption de nouvelles solutions figure en tête des priorités de nombreuses sociétés de logistique et de transport.
Malgré tout, une question demeure : comment surmonter ces obstacles et suivre le rythme des systèmes complexes et des processus résistants au changement ?
Pas de panique : les outils financiers modernes, en particulier ceux alimentés par l'IA, sont conçus pour vous aider ! De la technologie OCR, qui extrait toutes les données pertinentes des reçus et des factures, aux workflows d'approbation automatisés, en passant par la détection des erreurs en temps réel, les fonctionnalités d’IA actuelles sont conçues pour alléger la charge de travail des équipes, sans pour autant se lancer dans une formation fastidieuse.
La clé est de choisir une plateforme complète capable de vous accompagner à chaque étape. C’est pourquoi nous vous conseillons d’opter pour des solutions qui proposent un excellent service client et des fonctionnalités intuitives qui vous faciliteront la tâche dès le début.
Avant Payhawk, Discordia devait traiter manuellement et saisir plus de 25 000 notes de frais chaque mois, pour une flotte de 1 500 camions et plus de 2 000 chauffeurs. Bien évidemment, la situation est rapidement devenue intenable : les processus manuels chronophages, les reçus papier parfois rendus en mauvais état et les remboursements tardifs ralentissaient l'activité et frustraient le personnel sur le terrain.
L'équipe avait donc besoin d'une solution plus intelligente pour gérer ses dépenses dans toute l’entreprise et qui lui permette de gagner en contrôle, en visibilité et en rapidité. En faisant le choix de Payhawk, Discordia a dématérialisé l'ensemble de son processus de gestion des notes de frais, éliminé la saisie manuelle des données ERP et permis à chaque chauffeur d’accéder à une solution multilingue et adaptée aux appareils mobiles.
Grâce à Payhawk, Discordia a quadruplé sa productivité et a considérablement amélioré l’expérience de son équipe Finance et de ses conducteurs.
Tsvetomir Uzunov, DAF de Discordia, explique :
Nous avons quadruplé la productivité de nos employés et nous nous attendons à un impact positif croissant à mesure que notre flotte s'agrandit. L'automatisation, rendue possible par Payhawk, nous a permis de réduire le temps de traitement de nos dépenses mais aussi le risque d'erreur lié aux tâches manuelles.
En utilisant la plateforme la plus adaptée à votre entreprise, vous serez en mesure de passer d'une gestion réactive à un contrôle proactif de vos dépenses.
Des données fragmentées aux défis relatifs à la conformité, en passant par le manque de visibilité, les DAF dans le Transport doivent faire face à une grande complexité au quotidien. C'est pourquoi des entreprises comme Discordia nous ont choisis pour accélérer leurs opérations financières et ainsi éviter les sorties de route.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur notre page dédiée au transport et à la logistique et découvrez comment une technologie adaptée et un service client à l’écoute de vos besoins peut vous permettre de mettre en place d’améliorer votre gestion des dépenses.
Trish Toovey est Principal Content Manager chez Payhawk. Couvrant tous les domaines, de la rédaction publicitaire à l'écriture de scripts vidéo, Trish s'appuie sur une expérience très variée dans la rédaction et la création de contenu pour les secteurs de la finance, de la mode et du voyage.
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