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Gestionar los gastos es complicado en cualquier sector, pero en transporte y logística es especialmente difícil. Como CFO, debes controlar costes en varios lugares, conciliar gastos de equipos en ruta y detectar gastos ocultos, como fallos en almacenes o mantenimientos inesperados. El gasto puede dispersarse rápido. Por eso, muchas empresas del sector recurren a la tecnología para tener más control y claridad. Vamos a ver los retos y cómo enfrentarlos con tecnología.
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Digitaliza la gestión de gastos y maximiza la eficiencia en tu flota
La transformación digital está llegando a todos los sectores, y la logística y el transporte no son la excepción. Incorporar la inteligencia artificial, aprovechar la tecnología y usar los datos para tomar decisiones ha cambiado mucho el rol del CFO en los últimos años.
Gestionar gastos en este sector no es fácil. Los costes están fragmentados, las operaciones son complejas y la presión para mejorar los márgenes constante. Vamos a repasar los principales retos que enfrentan los equipos financieros de empresas de transport y logística y cómo puedes superarlos para mejorar la eficiencia en tu empresa:
Muchos CFOs no tienen acceso rápido y claro a los datos de gastos, lo que hace difícil detectar patrones, encontrar oportunidades para ahorrar y mantener un buen control financiero. Sin esta visibilidad, tomar decisiones a tiempo se complica y el riesgo de errores o desviaciones aumenta.
Por suerte, este problema tiene una solución sencilla: usar una plataforma de gestión de gastos. Con ella, los CFOs pueden ver en tiempo real toda la información de gastos, identificar tendencias y recibir alertas cuando algo no encaja. Así, se mejora el control, se evitan problemas y se aprovechan mejor los recursos. A partir de la emisión de tarjetas con límites personalizables, los conductores tienen acceso a fondos mientras que los líderes financieros pueden mantener el control de gastos y asegurar el cumplimiento de políticas.
Tal y como comenta el CFO de Discordia:
Gracias a los los controles avanzados de las tarjetas corporativas de Payhawk, podemos habilitar o bloquear retiradas de efectivo en cajeros automáticos, restringir el uso de las tarjetas por días de la semana u horas e incluso limitar el uso en comercios específicos.
En el sector de transporte y logística, los costes operativos suelen ser muy variables y difíciles de predecir con exactitud. Factores como la fluctuación de los precios del combustible, los gastos de mantenimiento de vehículos y las tarifas asociadas a peajes o reparaciones inesperadas generan una gran incertidumbre en la gestión financiera.
Esta variabilidad hace que elaborar presupuestos fiables sea un reto constante. Los equipos financieros deben enfrentarse a ajustes frecuentes, lo que puede poner en riesgo la rentabilidad y la planificación a medio y largo plazo.
Además, la complejidad aumenta cuando se gestionan múltiples flotas, ubicaciones o incluso países, cada uno con sus propias condiciones y costes específicos.
En transporte y logística, los precios del combustible, mantenimiento y otros gastos suelen cambiar mucho, lo que dificulta hacer presupuestos fiables. Esta incertidumbre afecta a la planificación financiera y puede poner en riesgo la rentabilidad.
El sector del transporte y la logística está sujeto a numerosas normativas que cambian constantemente, desde impuestos hasta regulaciones específicas del transporte. Estar al día con todas estas obligaciones es fundamental para evitar sanciones económicas, retrasos operativos o incluso problemas legales que puedan afectar a la reputación de la empresa. Además, la complejidad de estas normativas puede variar según el país o región donde opere la compañía, lo que añade un nivel extra de dificultad para los equipos financieros y de cumplimiento.
Los conductores y el personal en carretera se enfrentan a situaciones imprevisibles: accidentes, retrasos, averías o cualquier imprevisto que requiera gastos inmediatos. Si no tienen acceso rápido y sencillo a fondos de la empresa, deben cubrir esos gastos de su bolsillo o esperar largos procesos de reembolso, lo que supone un riesgo económico y personal importante.
Además, esta falta de acceso puede afectar su seguridad y bienestar, ya que en casos de emergencia necesitan contar con recursos para actuar sin demora. En un sector donde la movilidad es constante y las incidencias inesperadas, garantizar una solución ágil para el acceso a fondos es clave para proteger a los empleados y mantener la operativa sin interrupciones.
Para superar estos retos, necesitas una solución que se adapte a tu negocio. Una buena opción es contar con una solución de gestión de gastos que se ajuste a los procesos de tu empresa.
Busca una herramienta personalizable que crezca contigo, capaz de manejar flujos complejos y cumplir con tus normas y estructura. Funciones como comentarios internos y campos personalizados no son detalles, son clave para que todo funcione y el equipo esté alineado.
Vamos a ver qué factores puedes mejorar con un sistema de gestión de gastos como Payhawk.
Tener el control de los gastos al momento te permite anticiparte, detectar patrones y evitar sorpresas desagradables. Por ello, empresas como Discordia valoran trabajar con una solución de gastos, ya que les permite mejorar la visibilidad y tomar el control de los gastos en tiempo real.
Peter Dimitrov, Gestor de Proyectos en Discordia, comenta:
Con Payhawk, registramos el gasto el mismo día en que se genera. ¿Antes de Payhawk? Teníamos que esperar a recibir el gasto por correo.
Ya sea para combustible, peajes o reparaciones urgentes, necesitas tarjetas que te permitan dar fondos al instante: virtuales, físicas o de un solo uso.
Por ejemplo, con las tarjetas de Payhawk, la empresa logística Discordia puede emitir tarjetas para sus conductores y contratistas, con controles ajustables para limitar dónde, cuándo y cómo se usan.
Además, si trabajas con equipos internacionales, no pagarás comisiones por cambio de divisa y tendrás una app en más de 10 idiomas.
Emite tarjetas de empresa y mejora el control de gastos de transporte
Para que una herramienta funcione, todos tienen que usarla y por tanto, debe ser intuitiva y sencilla de usar. Sistemas como Payhawk permiten la subida de gastos a a plataforma de forma sencilla. Por ejemplo, en gracias a la tecnología OCR de Payhawk, los transportistas pueden digitalizar el ticket con tan sólo hacerle una foto. De este modo, el equipo financiero recibe la información al momento, y el empleado no debe almacenar los documentos de gasto.
Tal y como comenta la Supervisora de Finanzas en Discordia, Viliana Krasteva:
La tecnología de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) ha ayudado mucho con la optimización. Payhawk reconoce diferentes tipos de documentos e incluso diferentes proveedores. Todo ocurre mucho más rápido.
Cuando todo está centralizado, los procesos son más rápidos y eficientes. Esto se traduce en:
Con Payhawk, por ejemplo, puedes controlar los gastos de toda la empresa, mover fondos entre entidades en segundos y detectar problemas antes de que sean graves. Además, con la sincronización en tiempo real con tu ERP, todo el equipo trabaja con la misma información actualizada.
Una solución “todo en uno” con integraciones eficientes te evita tener que cambiar entre múltiples plataformas. Conecta tu ERP, contabilidad, HRIS, herramientas de viajes y más, para que toda la información esté sincronizada, conciliada y siempre al alcance cuando la necesites.
Antes de empezar con Payhawk, Discordia, una de las mayores empresas de logística de Europa, gestionaba más de 25.000 notas de gasto al mes, con una flota de 1.500 camiones y más de 2.000 conductores, y la situación se estaba volviendo insostenible. Los procesos manuales, los recibos en papel y los reembolsos retrasados ralentizaban el negocio y frustraban al personal sobre el terreno.
El equipo necesitaba una forma más inteligente de manejar los gastos a gran escala, que mejorara el control, la visibilidad y la rapidez. Por ello, al cambiar a Payhawk, Discordia digitalizó todo su proceso de gastos, eliminó la entrada manual de datos en el ERP y dio a cada conductor una solución móvil y multilingüe.
¿El resultado? Cuatro veces más productividad y una experiencia mucho mejor tanto para los equipos financieros como para los conductores.
El CFO de Discordia, comenta:
Hemos aumentado la productividad de los empleados más de cuatro veces y esperamos un impacto aún mayor a medida que nuestra flota crece. La automatización de Payhawk ha reducido significativamente el tiempo de procesamiento y los errores que venían con la gestión manual de gastos.
Gestionar los gastos en transporte y logística no siempre es un camino fácil, pero con la plataforma adecuada puedes pasar de reaccionar ante problemas a tener un control proactivo. Desde datos fragmentados y retos de cumplimiento de políticas hasta falta de visibilidad, los CFOs se enfrentan a una gran complejidad cada día.
Por eso empresas líderes en transporte han optado por una solución de gestión de gastos como Payhawk, que les permite digitalizar y automatizar la gestión de gastos, para que el equipo financiero pueda tener el control sin frenar la operativa diaria de la empresa.
Descubre cómo Payhawk ayuda a empresas de Transporte y Logística como Discordia, Primafrio o Trota, entre otras y comprueba cómo, con el apoyo adecuado, puedes llevar el control financiero de tu empresa a otro nivel.
Raquel ha sido parte importante de Payhawk desde el principio, pasando por varios roles clave: empezó en ventas, creó el equipo de Success desde cero y luego pasó al marketing de contenido y producto. Ahora, está en su mejor momento como Senior Product Marketing Manager e Impact Director. Además, Raquel también lidera los esfuerzos de ESG de la empresa. Fuera del trabajo, a Raquel le encanta estar al aire libre y disfruta nadando, haciendo senderismo y cocinando para sus dos hijos.
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