9 Funciones que un software de gestión de gastos automatiza

Lo que los mejores software de gestión de gastos pueden hacer por tu empresa y por qué

La implementación de un software de gestión de gastos es una inversión a la par que una estrategia inteligente. De hecho, lo es para cualquier empresa que quiera optimizar sus recursos financieros. Y es que los beneficios son tangibles, significativos y multifacéticos.

En primer lugar, porque al automatizar tareas repetitivas, liberas tiempo que los empleados dedican a otras actividades. Segundo, porque cometes menos errores operativos y, por ende, reduces costes asociados. Y tercero, porque minimizas los riesgos de fraude e identificas oportunidades de negocio. Algo que se traduce en una mejora de la rentabilidad y una mayor capacidad para aprovechar tus recursos financieros.

También hay que señalar que con un software de gestión de calidad, obtienes informes detallados y visualizas de una forma mucho más clara tu situación financiera en todo momento. Por lo tanto, puedes detectar áreas de mejora. Y todo ello, como te decíamos, se logra con la automatización.

En la automatización de procesos está la clave

O sea, que los software de gestión de gastos te ofrecen una combinación única de ahorro de tiempo, dinero y mejora en la toma de decisiones. Todo esto se consigue con la automatización de procesos. A nuestro modo de ver, es el motor que impulsa la eficacia y la eficiencia en la gestión de gastos empresariales.

Al eliminar el factor humano en tareas rutinarias y propensas a confusión, los software de gestión de gastos brindan una operativa más ágil y precisa, lo cual se traduce principalmente en:

• Reducción de errores. La automatización minimiza la posibilidad de fallos humanos al introducir los datos y en los cálculos. De esta manera, garantizan la exactitud de la información financiera.
• Ahorro de tiempo. Las tareas manuales que antes consumían horas de trabajo ahora se completan en cuestión de minutos. Así, te permiten invertir ese tiempo en actividades más estratégicas y de mayor valor añadido para tu negocio. La digitalización de procesos empresariales ha supuesto un gran avance en este sentido.
• Mayor conformidad. Al automatizar los procesos de conformidad y cumplimiento, las empresas pueden garantizar que todas las políticas y regulaciones se sigan rigurosamente. Es decir, reduces el riesgo de sufrir sanciones y multas.
• Visibilidad en tiempo real. La automatización proporciona una visión en tiempo real de los gastos y las transacciones financieras O sea, que los directivos adoptan decisiones en base a datos y de manera más rápida y precisa.

En resumen, la automatización consigue desbloquear el potencial completo de un software de gestión de gastos. Simplificar y agilizar tus operaciones financieras te ayuda a optimizar tus recursos y a que tu negocio crezca y sea más rentable.

9 Funciones que un buen programa de gestión de gastos automatiza

Si bien hay numerosas funciones que puedes automatizar con un software de gestión de gastos, aquí te destacaremos las nueve más relevantes y que más convienen a tu negocio. Funciones que abarcan múltiples secciones y que cubren todas las áreas clave de la gestión de gastos empresariales.

1. Digitalización de facturas

La digitalización de facturas es una de las funciones fundamentales de un software de gestión de gastos. En concreto, permite capturar y procesar automáticamente facturas físicas, escaneadas o simples facturas electrónicas. Con tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) se extraen los datos relevantes como el importe, la fecha y el proveedor y se introducen en el sistema de forma automatizada.

• Ejemplo: un empleado de ventas compra suministros de oficina y recibe una factura en papel. Con un software de gestión de gastos, puede sacar una foto de la misma con su teléfono móvil. Luego, el software procesa esta imagen, extrae la información y la registra automáticamente, eliminando así la entrada manual de datos.

2. Realización de pagos

La realización de pagos es otra función esencial que un buen programa de gestión de gastos automatiza con eficiencia. En lugar de depender de procesos manuales y tediosos para generar y autorizar pagos, estas soluciones configuran pagos automáticos con reglas predefinidas y límites de gasto. Así el proceso de pago es más ágil y se reducen los errores y retrasos.

• Ejemplo: necesitas pagar las facturas a proveedores. Con un software de gestión de gastos, automatizas el proceso fácilmente estableciendo reglas y autorizando pagos según tus políticas de empresa. Esto significa que pagarás automáticamente en las fechas de vencimiento, por lo que tu flujo de caja será más predecible, tu relación con tus proveedores más sólida y la carga administrativa será menor.

3. Reembolsos a trabajadores

La función de reembolsos a trabajadores es una característica importante para simplificar y agilizar el pago de gastos comerciales a los empleados, ya que son ellos quienes adelantan el dinero en muchas ocasiones. Así mismo, en vez de que tengan que presentar informes de gastos y esperar la aprobación y el reembolso, el software de gastos de gestión automatiza este proceso.

• Ejemplo: un trabajador ha incurrido en gastos de viaje en nombre de la empresa. Utilizando un software de gestión de gastos, puede simplemente cargar sus recibos relacionados con el viaje en la plataforma. El software luego verifica si los desembolsos cumplen con las políticas de gastos y, si es así, procesa el reembolso al empleado rápida y eficientemente. ¿Conclusión? Mejor gestión de pagos y una plantilla mucho más contenta y satisfecha.

4. Emisión de tarjetas

La emisión de tarjetas, como funcionalidad de un software de gestión de gastos, simplifica y controla los gastos comerciales de los empleados. Con esta función, tu negocio puede emitir tarjetas de crédito o débito corporativas a los trabajadores y, sobre todo, con límites de gasto predefinidos y restricciones adaptables a las políticas internas.

• Ejemplo: necesitas proporcionar a tu equipo de ventas tarjetas de la empresa para gastos de viaje. Mediante un software de gestión de gastos, emites fácilmente tarjetas a los miembros del equipo con límites de gasto específicos para cada tipo de desembolso y restricciones en cuanto a los establecimientos donde se pueden utilizar, por ejemplo. La gestión y el seguimiento de los gastos comerciales es sencilla y hay más control para evitar abusos o gastos no autorizados.

5. Aprobación de gastos

La función de aprobación de gastos garantiza que todos los desembolsos realizados por los empleados cumplen con las políticas y procedimientos antes de ser abonados. Esta función te permite revisar y aprobar asegurando el cumplimiento y la transparencia en todo momento.

• Ejemplo: tu compañía necesita asegurarse de que todos los gastos de viaje cumplen con las políticas internas antes de ser reembolsados. En el software de gestión de gastos se añaden los informes de gastos presentados por los empleados y se envían automáticamente a los supervisores. Estos verifican los detalles de cada gasto y los aprueban o rechazan, según corresponda.

6. Conciliación de pagos

La conciliación de pagos es esencial y si la automatizas con un programa de gestión de gastos, aseguras la precisión y la integridad de los registros financieros. A su vez, esta función te ayuda a conciliar automáticamente los pagos con las facturas que corresponda, evitando discrepancias o errores en los registros contables.

• Ejemplo: tu empresa hace múltiples pagos a diferentes proveedores cada mes. Con un software de gestión de gastos, esos pagos ya abonados se comparan automáticamente con las facturas y con otros registros financieros almacenados en el sistema. Ahí, cualquier discrepancia o error se identifica de inmediato, lo que te da la posibilidad de corregir rápidamente y disponer de unos registros contables precisos.

7. Control del presupuesto

El control del presupuesto ayuda a las empresas a administrar las finanzas de manera más efectiva. Esta función, automatizable con un software de gastos de empresa, permite establecer y monitorear presupuestos para diferentes categorías, departamentos o proyectos y, al mismo tiempo, recibir notificaciones en tiempo real cuando se exceden los límites.

• Ejemplo: tienes que controlar los gastos de marketing. Con un software de gestión de gastos, se configura fácilmente un presupuesto para esta categoría y se establecen límites de gasto para cada departamento o persona. Conforme se realizan gastos de marketing el software realiza un seguimiento automático de ese presupuesto y de los gastos y os envía alertas al alcanzar los umbrales predefinidos.

8. Elaboración de informes

La elaboración de informes es otra funcionalidad esencial que un software de gestión de gastos automatiza para proporcionar a directivos, responsables y otros stakeholders información precisa. Estos informes de gastos pueden incluir datos sobre el gasto total, tendencias, cumplimiento de políticas, análisis de proveedores y más, ayudándote a tomar decisiones informadas y estratégicas.

• Ejemplo: necesitas evaluar el rendimiento financiero de la empresa durante el último trimestre y con los informes detallados del software puedes conocer los gastos totales. Además, estos gastos vienen desglosados por categoría, departamento o cualquier otro criterio. Por lo tanto, dichos informes te dan una visión completa de la situación financiera de la empresa de cara a identificar áreas de mejora, decidir con datos y comunicar el rendimiento a otras partes interesadas.

9. Traspaso de información a otros programas

Por último, la función de traspasar información a otros programas también es clave en un software de gestión de gastos. Esta es posible gracias a sus integraciones con otros sistemas de contabilidad, recursos humanos, facturación, etcétera. Así mismo, permite una comunicación fluida de datos, sin entradas manuales y con coherencia y precisión.

• Ejemplo: tu empresa utiliza un software de gestión de gastos integrado con un sistema de contabilidad. Cuando se generan informes de gastos o se realizan pagos en el software de gestión de gastos, la información se transfiere automáticamente al sistema de contabilidad sin que haya intervención manual. Así, los datos financieros están siempre actualizados y sincronizados entre las diferentes plataformas.

Payhawk a la cabeza de los software de gestión de gastos

En este punto y teniendo como referencia que estas 9 son las funcionalidades esenciales, Payhawk se posiciona como marca líder en el panorama de los software de gestión de gastos. Te ofrecemos una amplia gama de funciones del software de gastos de gestión con las que automatizar y simplificar todos los aspectos de tu proceso financiero:

• Funcionalidades avanzadas de Payhawk. Te ofrecemos una suite completa de herramientas que abarcan desde la digitalización de facturas hasta la elaboración de informes detallados. Automatizamos tareas para que tu empresa sea más eficiente en la gestión de gastos.
• Experiencia del usuario incomparable. La interfaz intuitiva y fácil de usar de Payhawk hace que sea sencillo tanto el presentar gastos para los empleados como para los directivos y responsables a la hora de supervisar y gestionar los gastos.
• Integración sin problemas. Payhawk se integra perfectamente con los demás sistemas empresariales que tengas. Es decir, que te garantiza una sincronización perfecta de datos, facilitando la colaboración entre departamentos y proporcionando una visión unificada de las finanzas.
• Soporte experto. Nuestros expertos te ofrecen el mejor servicio. Ya sea que necesites ayuda con la configuración inicial o asistencia técnica continua, el equipo de soporte de Payhawk está siempre disponible para ayudarte.

Aparte, por si las opiniones te sirven de argumento, clientes como The Power Business School coinciden en ensalzar estas ventajas que nosotros te hemos comentado. Como muestra de ello, las palabras de Sonia Gómez, Accounting Manager: “Elegimos Payhawk porque abarca muchas más funcionalidades que otras soluciones de gestión y eso es genial, sobre todo cuando quieres conseguir mejoras y que tu empresa crezca”.

En definitiva, Payhawk ofrece una solución completa y eficiente para la gestión de gastos empresariales, ayudando a empresas como la tuya a optimizar sus procesos financieros y a tomar decisiones más informadas. No pierdas más tiempo y dinero en procesos obsoletos. Haz clic en habla con un experto y descubre cómo nuestra plataforma puede transformar la manera en que tu negocio gestiona sus finanzas.