Cómo crear una política de gastos eficaz

Los gastos son esenciales para las empresas. Y aunque en las películas los gastos empresariales “malos” suelen ser exagerados, como yates o relojes de diamantes, sabemos que en el mundo real suelen ser mucho más pequeños. Y generalmente se deben a fallas en la estructuración de políticas y directrices.

Estar atento a las políticas de gastos no es una prioridad para la mayoría de nuestros compañeros de trabajo ajenos al departamento de Finanzas. No obstante, toda empresa necesita una política de gastos para garantizar que todo el mundo siga las reglas y se ciña a los presupuestos que tan minuciosamente se han planificado. Entonces, ¿cómo crear políticas de gastos eficaces que los empleados y equipos puedan seguir?

Desde reducir los gastos excesivos, hasta fomentar el cumplimiento de políticas y presupuestos, es importante diseñar una política de gastos que ayude a la empresa a sacar el máximo partido de sus recursos. También es clave utilizar una tecnología intuitiva que elimine las barreras que dificultan el cumplimiento por parte de los empleados.

Requisitos para establecer una política de gastos exitosa

Aunque cada empresa tendrá sus propios requisitos para una política de gastos, existen muchos aspectos comunes a incluir, como la definición de los tipos de gasto, qué reembolsos son admisibles y los límites de gasto permitidos.

Independientemente de la forma o el tamaño de la empresa, las políticas también deben incluir algún tipo de cadena de aprobación, para que los jefes de departamentos y el equipo financiero puedan tener una buena panorámica general de los gastos, y nada extraño pase desapercibido. Pero, ¿cómo debe ser esta cadena de aprobación? Anteriormente, si uno de los empleados necesitaba gastar dinero, por ejemplo, pagar una suscripción a un software, primero tenía que presentar una solicitud para acceder a los fondos o debía seguir el proceso de Compras.

Ahora, con una solución como Payhawk, que incluye tarjetas de empresa integradas a un software de gestión de gastos, los equipos financieros pueden asegurarse de que cada tarjeta tenga el presupuesto correcto asociado, con límites de gastos ajustables. Y cuando el usuario de una tarjeta necesita más fondos, puede solicitarlos fácilmente a través de la aplicación en un par de clics.

El flujo de aprobación se define según la estructura empresarial, incluyendo tantos aprobadores como se requiera. Dos o más niveles de aprobación es la opción más popular entre nuestros clientes: 37,84% de las empresas incluye dos personas en sus flujos de aprobación. (Datos extraídos de clientes que utilizaron las tarjetas Visa corporativas de Payhawk entre el 1 de enero y el 30 de septiembre).

En Payhawk se pueden establecer las políticas de gastos en el propio software de gestión, a través de funcionalidades como los flujos de aprobación mencionados. Esto implica que solo los gastos aprobados llegan al sistema de contabilidad. Y se puede ser tan estricto o flexible como se desee.

Además de los flujos de aprobación, todas las empresas deberían considerar la posibilidad de añadir categorías o subcategorías específicas a los gastos que sean exclusivas de su sector o función. Estas categorías ayudarán a la contabilidad, a la recopilación de datos y a la elaboración de presupuestos.

Problemas comunes en las políticas de gastos

Documentos y archivos de políticas exhaustivas

Tradicionalmente muchas políticas de gastos incluyen largas listas detalladas de lo que los empleados pueden o no pueden pagar con sus tarjetas de empresa, lo que crea una rigidez innecesaria y una posible fricción entre ellos y la dirección. De hecho, tal rigidez puede generar insatisfacción y baja productividad entre los miembros del equipo, al sentirse asfixiados por normas y reglamentos estrictos.

Supongamos que en la política de gastos se incluyen, por ejemplo, los almuerzos y los cafés. Los empleados deberían tener la libertad y pasar por procedimientos súper sencillos cuando se reúnen a almorzar con clientes potenciales. Sea cual sea el tipo de gasto, desde los almuerzos de negocio, hasta el alquiler de la oficina, las empresas necesitan herramientas que les ayuden a controlar los gastos de empresa, tales como tarjetas de crédito y débito, soportadas por un software de gestión con políticas de gasto integradas.

Informes de gastos que no se aprueban con suficiente rapidez

En algunas empresas los informes de gastos y su gestión pueden complicarse, al requerir más información tanto del empleado, como del gerente.

En general, muchas empresas tienen políticas demasiado largas y detalladas, lo que causa problemas cuando se espera que los empleados las lean y entiendan. La mejor manera de evitar que nuestra política de gastos acumule polvo es contar con una solución de gestión de gastos.

Cuando un empleado necesita realizar un gasto, puede hacer una solicitud de fondos o pagar con su tarjeta de empresa, conectada a un software inteligente de gestión de gastos. El software ya tiene incorporada la política de gastos de la empresa, por lo que el empleado no tiene que buscarla y asegurarse de que la está cumpliendo. Lo mejor es que el equipo de Finanzas y el CFO pueden ver y aprobar el gasto al instante, ya que están utilizando la misma solución y no hay necesidad de esperar a que se sincronicen diferentes herramientas.

Con nuestra solución, los jefes de equipo y los departamentos financieros reciben notificaciones automáticas para comprobar y aprobar las solicitudes en cuanto se realizan. Y pueden aprobarlas en segundos a través de la aplicación, sin perder la visibilidad y manteniendo el control de los gastos.

¿Te preocupa que los procesos de aprobación sean demasiado largos? En Payhawk, el 75% de nuestros clientes aprueban las solicitudes de gastos en tan sólo una hora. (Datos tomados de clientes que utilizan tarjetas corporativas Payhawk entre el 1 de enero y el 30 de septiembre).

Beneficios de una política de gastos eficaz

Las empresas deben establecer reglas claras en torno a los gastos para poder controlar el gasto empresarial. Mediante el establecimiento de una política de gastos, las empresas pueden gestionar sus gastos, garantizar el cumplimiento y obtener datos reales para tomar mejores decisiones empresariales.

En Payhawk, ofrecemos un enfoque único para la gestión de los gastos de empresa, que incluye varias funcionalidades clave:

Directrices y guías incorporadas: Se pueden utilizar las políticas de gastos para crear reglas que expliquen qué tipo de gastos y/o proveedores están permitidos.

Establecimiento de límites de gastos recurrentes: Se pueden establecer límites personalizados, indicando la cantidad que un empleado puede gastar en ciertos tipos de gastos como un porcentaje de su presupuesto total.

Establecimiento de dietas y viáticos: Se pueden establecer dietas personalizadas y reembolsar a los empleados en un par de clics desde el portal.

Políticas de gastos y flujos de aprobación: Se pueden configurar los flujos de aprobación que mejor se adecuen a la empresa, para que los gerentes y responsables puedan aprobar o denegar solicitudes de fondos o reembolsos, según la política de gastos de la empresa. Esto permite dar a los gerentes más control sobre los gastos a nivel de departamento, en lugar de que alguien fuera del equipo tenga que encargarse de todas las aprobaciones manualmente lo que, además, puede generar errores.

Al crear una política de gastos con el soporte de Payhawk, los equipos financieros pueden crear, enviar y aprobar informes de gastos desde cualquier lugar. También pueden hacer un seguimiento de los gastos a medida que se producen, para obtener una visión completa y en tiempo real del gasto empresarial.

En conclusión

Con Payhawk puedes crear una política de gastos efectiva, configurando fácilmente los flujos de aprobación y los límites de gasto que se requieran, incorporándolos a las propias tarjetas. De esta manera, se da a los empleados la libertad para gastar lo que necesitan en sus labores, manteniendo el control de los gastos y reduciendo el esfuerzo manual.

Reserva una demostración para saber cómo configurar fácilmente las políticas de gastos de la empresa, utilizando la solución de gestión de gastos todo en uno de Payhawk.