Hoe creëer je een succesvol uitgavenbeleid?

Uitgaven zijn essentieel voor bedrijven. En terwijl in films slechte 'zakelijke uitgaven' er misschien uitzien als jachten en diamanten horloges, weet je uit de eerste hand dat ze in de echte wereld vaak veel kleiner zijn en ontstaan door een gebrek aan structuur in je uitgavenbeleid.

Voor je niet-financiële collega's is de kans groot dat het controleren van het uitgavenbeleid laag op hun lijstje staat. Maar als bedrijf heb je beleid nodig om ervoor te zorgen dat iedereen zich aan de regels houdt en zich aan de zorgvuldig geplande budgetten houdt. Dus hoe creëer je een gemakkelijk te volgen uitgavenbeleid voor je werknemers en teams?

Van het tegengaan van overbesteding tot het stimuleren van compliance, je moet elk uitgavenbeleid zo ontwerpen dat het bedrijf het beste uit zijn middelen haalt. Je kan hiervoor intuïtieve technologie gebruiken om de barrières weg te nemen die het voor je collega's moeilijk maken om de regels na te leven.

De vereisten voor een succesvol uitgavenbeleid

Hoewel elk bedrijf unieke vereisten voor het uitgavenbeleid heeft, zijn er veel zaken die ze met elkaar gemeen hebben wanneer het beleid moet worden opgesteld. Denk aan het bepalen wat voor een uitgaven er zijn, welke voorwaarden er worden gesteld aan de vergoedingen voor werknemers en het instellen van uitgavenlimieten.

Ongeacht de vorm of grootte van je bedrijf, moet je beleid ook een soort goedkeuringsketen bevatten, zodat de teammanagers en je financiële team een goed overzicht hebben over de uitgaven en er niets vreemds tussen kan komen. Maar hoe moet een goedkeuringsketen eruit zien? In de oude wereld, als een van je niet-financiële collega's geld moest uitgeven aan een bepaald artikel of softwareabonnement, zouden ze waarschijnlijk eerst een verzoek indienen om toegang te krijgen tot de middelen of een aanbestedingsprocedure volgen.

Met een oplossing als Payhawk, met betaalkaarten en software voor uitgavenbeheer, kunnen jij en je financiële collega's ervoor zorgen dat elke kaart het juiste bijbehorende budget heeft, en wanneer de kaartgebruiker meer geld moet aanvragen, kan hij of zij dat via de app in een paar klikken doen.

Het aantal goedkeurders dat je kiest in de workflow is aan jou en hangt af van je eigen bedrijfsstructuur. Volgens onze klanten is twee niveaus of meer de meest populaire optie, met 37,84% die ervoor kiest om twee goedkeurders in hun workflow op te nemen. (Deze gegevens afkomstig van klanten die tussen 1 januari en 30 september Payhawk zakelijke Visa-kaarten gebruikten).

Bij Payhawk kun je je uitgavenbeleid inbouwen in onze software met functies als de bovengenoemde workflows, wat betekent dat alleen goedgekeurde uitgaven in je boekhoudsysteem terechtkomen (en je kunt zo streng of flexibel zijn als je wilt).

Naast de workflows zou elk bedrijf moeten overwegen specifieke categorieën of subcategorieën toe te voegen aan uitgaven die uniek zijn voor de sector of functie. Deze categorieën zullen helpen bij de boekhouding, het verzamelen van gegevens en de budgettering.

Uitgebreide beleidsspecificaties

Traditioneel omvatten dit soort beleidsdocumenten lange lijsten met details over wat werknemers wel en niet mogen betalen met hun zakelijke betaalkaarten, wat leidt tot onnodige starheid tussen hen en het management. Het kan zelfs leiden tot ontevredenheid en lage productiviteit bij teamleden die zich verstikt voelen door strenge regels en voorschriften.

Stel bijvoorbeeld dat je een uitgavenbeleid hebt waarin lunch en koffie zijn opgenomen als soort uitgaven. Werknemers moeten vrij zijn om super eenvoudige procedures te doorlopen wanneer ze afspreken voor een lunch met potentiële klanten. Van koffie tot kantoorhuur, wat de uitgave ook is, je hebt tools nodig die je naadloos helpen bij het beheersen van de bedrijfsuitgaven, zoals zakelijke betaalkaarten ondersteund door software met ingebouwd uitgavenbeleid.

Onkostendeclaraties die niet snel genoeg worden goedgekeurd

Onkostendeclaraties kunnen in sommige bedrijven ingewikkeld zijn omdat ze vaak meer informatie vereisen van beide partijen: de werknemer en de manager.

In het algemeen hebben veel bedrijven beleidsregels die te lang en te gedetailleerd zijn, wat problemen veroorzaakt wanneer van werknemers wordt verwacht dat zij deze lezen en begrijpen. De beste manier om te voorkomen dat je beleid stof verzamelt, is door een oplossing voor uitgavenbeheer te gebruiken. De werknemer kan een verzoek om middelen of uitgaven doen via zijn zakelijke betaalkaart, die verbonden is met slimme software voor uitgavenbeheer. De software heeft het uitgavenbeleid al ingebouwd, dus de werknemer hoeft niet te zoeken en te controleren of hij aan de regels voldoet. Bovendien kan je financiële team / of manager de uitgaven onmiddellijk zien en goedkeuren, omdat ze dezelfde oplossing gebruiken en niet wachten tot verschillende tools zijn gesynchroniseerd.

Met onze oplossing krijgen teamleiders en financiële teams automatische herinneringen om aanvragen te controleren en goed te keuren zodra ze zijn ingediend. Ze kunnen ze bovendien binnen enkele seconden goedkeuren via de app, zonder dat ze het zicht op en de controle over de uitgaven verliezen.

Bezorgd dat goedkeuringsprocessen te lang duren? Bij Payhawk keurt 75% van onze klanten verzoeken binnen een uur goed. (Deze gegevens zijn afkomstig van klanten die tussen 1 januari en 30 september Payhawk zakelijke Visa-kaarten gebruikten).

Voordelen van een effectief uitgavenbeleid

Bedrijven moeten regels opstellen rond uitgaven om de uitgaven onder controle te houden. Door een uitgavenbeleid op te stellen kunnen bedrijven hun uitgaven beheren, de naleving ervan waarborgen en gegevens verstrekken om betere zakelijke beslissingen te nemen.

Payhawk biedt een unieke aanpak voor het beheer van bedrijfsuitgaven met een aantal belangrijke functies:

Ingebouwde begeleiding: Je kunt uitgavenbeleid gebruiken om regels op te stellen die uitleggen welk type uitgaven en/of leveranciers zijn toegestaan.

Stel terugkerende uitgavenlimieten in: Stel grenzen aan het bedrag dat een werknemer mag uitgeven aan bepaalde soorten uitgaven als percentage van hun totale budget.

Per diem tarieven instellen: Je kunt aangepaste tarieven voor per diems instellen en medewerkers in een paar klikken vanuit de portal vergoeden.

Beleid voor uitgaven en goedkeuringsstromen: Maak goedkeuringsstromen zodat managers verzoeken om middelen of vergoedingen kunnen goedkeuren of weigeren op basis van het bedrijfsbeleid. Dit geeft managers meer controle over uitgaven op afdelingsniveau, indien nodig, in plaats van dat iemand buiten de afdeling alle goedkeuringen handmatig afhandelt (wat tot fouten kan leiden).

Wanneer je met Payhawk een slim uitgavenbeleid opzet, kun je overal onkostendeclaraties aanmaken, indienen en goedkeuren. Je kunt ook uitgaven volgen terwijl ze worden gedaan, zodat je een volledig en real-time beeld krijgt van de uitgaven.

Tot slot

Met Payhawk kun je een uitgavenbeleid opstellen waarbij je eenvoudig ingebouwde goedkeuringsworkflows en uitgavenlimieten kunt configureren om je werknemers de vrijheid te geven om uitgaven te doen terwijl je toch de controle houdt en de manuele inspanningen vermindert.

Boek een demo om te leren hoe je een probleemloos uitgavenbeleid kunt opzetten met de alles-in-één oplossing voor uitgavenbeheer van Payhawk.