Automatiseer je aankoopprocesSlimme, door AI gestuurde inkoop zonder knelpunten
Beheer alles, van aanvraag tot betaling, met AI-gestuurde functies, aangepaste workflows en realtime inzicht in je budget. Zorg dat je teams op één lijn blijven (ook als aankopen buiten Payhawk om plaatsvinden) en betaal vervolgens leveranciers wereldwijd, allemaal vanaf hetzelfde platform.
Ontdek inkoop op basis van AI
Breng het volledige inkoopproces, van aanvraag tot betaling, samen in één intelligent systeem. AI-gestuurde workflows zorgen dat controles worden nageleefd, budgetten inzichtelijk blijven en teams sneller kunnen werken zonder de controle te verliezen.
Maak het aankoopproces makkelijk voor medewerkers en controleerbaar voor de financiële afdeling. De Mobile First-invoer van Payhawk begeleidt aanvragers bij elke aankoopaanvraag, terwijl de AI Procurement Agent de gegevens vastlegt, het proces volgt en ervoor zorgt dat de financiële afdeling de controle behoudt, zowel op het platform als op mobiele apparaten.
Werk sneller zonder je budget uit het oog te verliezen. Payhawk koppelt elke aanvraag in real time aan de juiste prognose, zodat goedkeurders vóór goedkeuring direct zien wat de impact op het budget is. Geen beslissingen op basis van onduidelijke informatie, geen correcties achteraf en geen verrassingen bij de maandafsluiting.
Behoud volledig inzicht terwijl elke aankoopaanvraag automatisch wordt afgehandeld. De juiste personen krijgen direct bericht zodra hun input nodig is, met alle relevante context erbij. Zo raakt niets verloren in losse gesprekken en blijven er geen aanvragen liggen omdat er nog op een reactie wordt gewacht.
Eén centrale bron van waarheid
Eén plek voor elke aanvraag, goedkeuring, verplichting en betaling. Alles is volledig met elkaar verbonden, altijd actueel en toegankelijk voor iedereen die het nodig heeft.
Breng je volledige inkooporderproces samen op één plek. Importeer bestaande inkooporders uit andere systemen, maak nieuwe rechtstreeks in Payhawk aan en geef Finance en Inkoop volledig inzicht in het hele proces. Alle inkooporders worden centraal beheerd, gevolgd en afgeletterd, zodat gegevens niet langer verspreid staan en je altijd het volledige overzicht hebt.
Of je nu per factuur of met een betaalkaart betaalt, Payhawk brengt alle uitgaven en betalingen samen op één centrale plek. Je hoeft gegevens uit losse systemen dus niet meer op elkaar af te stemmen. Je financiële afdeling krijgt in real time volledig inzicht in de uitgaven, terwijl AI facturen ophaalt, geavanceerde OCR gegevens automatisch verwerkt en ingebouwde ondersteuning voor e-facturatie zorgt dat je in heel Europa aan de regels voldoet.
Betaal goedgekeurde leveranciersfacturen vanuit Payhawk-rekeningen in EUR, GBP, USD, DKK, PLN en CHF, zonder wisselkosten wanneer je in dezelfde valuta betaalt. Voor internationale betalingen kun je via de infrastructuur van J.P. Morgan in 119 valuta betalen, met wisselopslagen vanaf 0,3% voor de belangrijkste valuta.
“Sinds de overstap naar Payhawk heeft het team van Greystone GT cruciaal inzicht en controle gekregen over de wereldwijde inkoopactiviteiten. Uitgaven zijn nu in real time te volgen, waar ze ook zijn. Met Payhawk zien we nu precies wie wat uitgeeft.”
Alles wat je nodig hebt voor slimmere intake-to-pay
Alle tools, workflows en slimme functies die je nodig hebt om intake-to-pay naadloos vanuit één platform te beheren.
Aanvragen in gewone taal
Begin elke aankoopaanvraag gewoon in eenvoudig taalgebruik. Geen formulieren, geen gedoe.
Configureerbare aankooptypes
Stel aankooptypen in met goedkeuringen, velden en betaalmethoden die passen bij het beleid.
Slimme routering
Zorg dat aankoopaanvragen automatisch bij de juiste personen terechtkomen, terwijl onze AI Agent de opvolging doet.
Configureerbare workflows
Pas goedkeuringsroutes aan per uitgavetype, leverancier of budget.
Realtime inzicht in uitgaven
Volg elke aanvraag in real time ten opzichte van het juiste budget.
Automatisch inkooporders aanmaken
Maak inkooporders aan voor leveranciers of voor interne rapportage.
2-way en 3-way matching
Match aanvragen of inkooporders automatisch met pakbonnen en facturen.
Geïntegreerde betalingen
Richt je proces in voor het opwaarderen van betaalkaarten, kaarten voor eenmalig gebruik of centrale facturen.
Automatisering van crediteuren
Categoriseer, signaleer afwijkingen en stem alles vervolgens eenvoudig af.
Naadloze integraties
Versnel je maandafsluiting met een volledig gesynchroniseerd financieel systeem. Koppel Payhawk rechtstreeks aan je ERP-, boekhoud- en HR-systemen, zodat elke transactie automatisch wordt gecodeerd, gematcht en in real time afgeletterd. Zo is je team minder tijd kwijt aan administratie en houdt het meer tijd over voor beslissingen die ertoe doen.
Ontdek hoe soepel intake-to-pay verloopt als het goed is geregeld.
Geen gedoe of giswerk.
Veelgestelde vragen
Intake-to-pay omvat het hele proces: van een medewerker die iets aanvraagt tot een financiële afdeling die de betaling uitvoert. De meeste systemen beheren slechts een deel van dat traject. Payhawk brengt alles samen in één flow: aanvragen, goedkeuringen, budgetten, matching en betalingen. Zo verlies je nooit het overzicht of de controle.
Elke aanvraag wordt al direct aan een budget gekoppeld. Zodra een aanvraag wordt goedgekeurd, wordt het bedrag in real time op het budget gereserveerd. Zo zien goedkeurders vooraf altijd al hoeveel budget er nog beschikbaar is. Controles op regelniveau signaleren afwijkingen direct, zodat je alleen betaalt voor wat daadwerkelijk is besteld.
Bij 2-way matching wordt een inkooporder vergeleken met een factuur. 3-way matching gaat een stap verder en controleert ook ontvangstbewijzen of pakbonnen. Payhawk automatiseert dit tot op regelniveau en signaleert afwijkingen voordat ze in je administratie terechtkomen.
Ja, dat is juist het punt. Medewerkers hoeven niet alle regels te kennen. Ze typen gewoon in eenvoudig taalgebruik wat ze nodig hebben. De AI Agent van Payhawk verzamelt de juiste informatie, past het beleid toe en stuurt de aanvraag door voor goedkeuring. Geen ingewikkelde formulieren. Geen gedoe met naleving.
Heel flexibel. Zodra een aanvraag is goedgekeurd, kan je financiële afdeling facturen van leveranciers verwerken via crediteuren of geld laden op een betaalkaart voor eenmalig gebruik of een betaalkaart van een medewerker. Jij bepaalt de regels, Payhawk zorgt dat het proces altijd foutloos verloopt.
Intake-to-pay omvat het volledige proces, van aankoopaanvraag tot uiteindelijke betaling. Procure-to-pay begint meestal later, nadat een aankoop al is goedgekeurd. Met Payhawk krijg je eerder grip op uitgaven door aanvragen, goedkeuringen, inkooporders, facturen en betalingen in één flow te beheren.
Inkoopsoftware maakt het voor je bedrijf gemakkelijk uitgaven vooraf goed te keuren, de hoeveelheid handmatig werk te verminderen en meer inzicht te krijgen in aankopen. Met Payhawk beheer je aanvragen, leveranciers, inkooporders, facturen en betalingen vanaf één platform.
Kies software die gebruiksvriendelijk is voor medewerkers, de financiële afdeling in real time inzicht geeft in de uitgaven, goedkeuringsworkflows ondersteunt en integreert met je ERP of boekhoudsysteem. Payhawk is ontwikkeld voor groeiende bedrijven die grip willen houden zonder hun teams af te remmen.
Belangrijke functies zijn aankoopaanvragen, goedkeuringsworkflows, inkooporders, leveranciersbeheer, het matchen van facturen, betalingen en rapportage over uitgaven. Payhawk ondersteunt daarnaast aanpasbare workflows, het automatisch aanmaken van inkooporders, 2-way en 3-way matching, automatisering van crediteuren en geïntegreerde betalingen.
Breng eerst je huidige inkoopproces in kaart en stel vervolgens goedkeuringsregels, budgetten, gebruikers, leveranciers en integraties in. Met Payhawk kunnen teams workflows instellen, financiële systemen koppelen, medewerkers onboarden en het volledige inkoopproces van aanvraag tot betaling beheren.
Inkoopsoftware is de digitale tool waarmee je inkooptaken beheert. Een inkoopbeheersysteem is breder en omvat naast de software ook het beleid, de goedkeuringsprocessen en de mensen die bij de inkoop betrokken zijn.
Payhawk integreert met ERP- en boekhoudsystemen zoals NetSuite, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Microsoft Dynamics 365 Finance, Sage Intacct, Xero, QuickBooks Online, Odoo, Exact Online en DATEV. Daarnaast ondersteunt Payhawk Excel-exports en integraties via API’s.
Het proces begint meestal met een aanvraag van een medewerker. Daarna volgen goedkeuring, budgetcontrole, leveranciersselectie, het aanmaken van een inkooporder, het matchen van de factuur en de betaling. Payhawk brengt al deze stappen samen, zodat je grip houdt op de uitgaven voordat het geld de deur uit is.
Payhawk biedt tweezijdige synchronisatie met NetSuite, waardoor beide systemen gedurende het volledige procure-to-pay-proces met elkaar verbonden blijven. Inkooporders kunnen automatisch vanuit Payhawk naar NetSuite worden gestuurd of vanuit NetSuite naar Payhawk worden opgehaald. CSV-exports, dubbele handmatige invoer en losstaande goedkeuringsprocessen zijn daardoor niet meer nodig.
Dankzij deze tweezijdige synchronisatie blijven inkooporders, goederenontvangsten (GRN’s), leveranciersfacturen en betalingen in beide platforms in real time op elkaar afgestemd. Finance- en crediteurenteams hebben volledig inzicht, hoeven minder werk dubbel te doen en kunnen sneller afstemmen, terwijl de inkoop- en boekhoudgegevens continu synchroon blijven.
Meer kennis over inkoop
Ontdek hoe intake-to-pay écht hoort te werken.