FraudepreventieStop betalingsfraude bij de bron
Payhawk controleert zakelijke betalingen, bedrijfskaarten, uitgaven en facturen, zodat fraude en kostbare fouten worden voorkomen voordat ze je geld kosten.
Preventie geïntegreerd in elke betaling
Fraude ziet er zelden uit als fraude. Een leverancier wijzigt bankgegevens, er komt een fictieve factuur binnen, een onkostendeclaratie is nooit gedaan of een kaart wordt gebruikt waar dat niet mag. Vorig jaar kreeg 76% van de organisaties te maken met betalingsfraude. Payhawk is ontwikkeld om elk geval te signaleren voordat geld wordt overgemaakt.
Jij bepaalt waar elke kaart kan worden gebruikt: per verkoper, categorie, land, tijd en limiet. Kaartbetalingen worden automatisch geweigerd op basis van je uitgavenbeheer.
Dubbele facturen en onkostendeclaraties worden automatisch gesignaleerd op basis van bedrag, leverancier, datum en documentnummer. Als er een inkooporder bestaat, bevestigt vergelijking van 3 documenten dat de goederen zijn ontvangen voordat de factuur wordt betaald.
Elke begunstigde wordt gecontroleerd bij overboekingen in EUR en GBP, of je nu een leverancier betaalt of een werknemer terugbetaalt. Een naam die niet overeenkomt met de rekening wordt gesignaleerd voordat je betaalt.
We monitoren kaarttransacties en bankbetalingen, zodat verdachte activiteiten snel worden gesignaleerd en aangepakt voordat ze een probleem worden.
Meer controle over gevoelige wijzigingen
Beperk risico's met striktere toegang, dubbele goedkeuring en een duidelijke registratie van elke wijziging.
Vereis een tweede goedkeurder voor wijzigingen in leveranciersgegevens, interne overboekingen en workflowupdates. Gevoelige wijzigingen worden pas doorgevoerd nadat een tweede persoon ze heeft goedgekeurd.
Laat betalingsbevestiging en autorisatie door verschillende personen uitvoeren. Bepaal precies wie de bankgegevens van leveranciers mag bewerken.
Ontvang e-mailmeldingen voor nieuwe begunstigden en wijzigingen in machtigingen. De goedkeuringlogs volgens het vierogenprincipe tonen de waarden vóór en na elke aanvraag.
De complete toolkit voor preventie van betalingsfraude
Verificatie van begunstigden
Namen bij nieuwe of gewijzigde bankgegevens worden bij betalingen in EUR en GBP gecontroleerd tegenover de doelrekening. Afwijkingen worden gesignaleerd voordat de overboeking wordt gestuurd.
Duplicaatdetectie en matching
Dubbele facturen en declaraties worden gesignaleerd op basis van bedrag, leverancier, datum en documentnummer. Als er een inkooporder is, bevestigt een matchingsproces tussen drie documenten dat de goederen zijn geleverd voordat er wordt betaald.
Gedetailleerd beheer van bedrijfskaarten
Stel per kaart beperkingen in op basis van verkoper, categorie, land, tijd en limiet. Kaarthouders kunnen hun eigen limieten niet verhogen.
3D Secure-authenticatie
Bij online kaartbetalingen boven een drempel moet de kaarthouder de betaling bevestigen in de app. Alleen een gestolen kaartnummer is dus niet genoeg.
Realtime monitoring
Voor bankbetalingen wordt een controle van de begunstigdenaam en een sanctiescreening uitgevoerd, met monitoring op ongebruikelijke activiteit. Kaartactiviteit wordt ook gemonitord: een verdachte transactie kan worden geweigerd of de kaart kan worden geblokkeerd.
Goedkeuringsworkflows
Leid betalingen, facturen en uitgaven door configureerbare goedkeuringsworkflows en beperk wie bankgegevens van leveranciers mag wijzigen tot een beperkt aantal aangewezen personen, zodat voor gevoelige wijzigingen meerdere personen nodig zijn.
Scheiding van taken
Scheid wie betalingsgegevens bevestigt van wie betalingen autoriseert en schakel dubbele autorisatie in voor het bijwerken van leveranciersgegevens of het overboeken van interne tegoeden. Gevoelige wijzigingen worden pas doorgevoerd nadat een tweede persoon ze heeft goedgekeurd.
Volledig auditspoor
Elke actie wordt vastgelegd, met meldingen bij nieuwe begunstigden en wijzigingen in rechten, en met waarden voor en na elke aanvraag. Zo zie je precies wat er is gebeurd en het onderbouwen voor auditors.
Tweeledige verificatie
Een extra identiteitscontrole bij het inloggen voorkomt dat iemand met alleen een gestolen wachtwoord toegang krijgt tot het geld van je bedrijf.
Echte financiële teams. Echte resultaten
“De OCR signaleert dubbele facturen en vult de velden in. Het is dus als het vierogenprincipe in actie.”
Nadia Vanuytrecht
"Dit is een handig, papierloos en volledig beveiligd proces. Je kunt de kaart indien nodig binnen een minuut blokkeren. Financiële managers kunnen limieten en toegang tot alle uitgaven in real-time beheren."
Polina Kasaboneva, CFO
"Met de tool die we hiervoor gebruikten, hadden we het gevoel dat we bepaalde informatie niet konden zien. Ik wist niet waar ik aanpassingen kon doen en kon dingen niet snel genoeg achterhalen. Nu kunnen we met Payhawk inzicht in en controle over uitgaven houden, ook wanneer het aantal bonnetjes en facturen toeneemt. Dankzij de herleidbaarheid van Payhawk kunnen we ons geld investeren waar het de meeste winst oplevert."
Adrià Vázquez, CFO
Ontdek enterprisekracht zonder enterprisecomplexiteit
Beheer de uitgaven van je werknemers samen met al je andere bedrijfsuitgaven. Met Payhawk heb je op één platform volledige controle over je beleid, workflows en betalingen.
Slimme betaalkaarten met ingebouwde controle
Controleer en vergoed uitgaven van werknemers
Geautomatiseerde factuurverwerking
Volledig digitaal inzicht in uitgaven van werknemers, declaraties met goedkeuring op maat en onkostenvergoedingen rechtstreeks op de bankrekening van werknemers. link
Laat je team meer werk verzetten met een reeks AI-agents. Ze voeren financiële taken nauwkeurig uit, zodat je team minder tijd kwijt is aan routinewerk.
Geef je team een productiviteitsboost met geautomatiseerde crediteurenadministratie
Veelgestelde vragen
Payhawk integreert preventie in elke betaling, kaart, uitgave en factuur. Payhawk verifieert begunstigden vóór een overboeking, detecteert dubbele en fictieve facturen, signaleert frauduleuze onkostendeclaraties, past gedetailleerde controles toe op elke kaart en monitort kaart- en bankbetalingen. Zo kan fraude worden gestopt voordat geld het bedrijf verlaat.
Dit is de klassieke fraude waarbij iemand zich voordoet als leverancier en bankgegevens laat wijzigen. Payhawk controleert de naam van de begunstigde aan de hand van de doelrekening en signaleert afwijkingen voordat een betaling wordt gestuurd. Bij nieuwe leveranciers krijg je bovendien een waarschuwing. Je bepaalt wie de bankgegevens van leveranciers mag bewerken en voor gevoelige wijzigingen is een tweede goedkeurder nodig. Zo kan één persoon niet zelfstandig geld wegsluizen.
Duplicaatdetectie signaleert overeenkomsten in bedrag, leverancier, datum en documentnummer. vergelijking van 3 documenten voorkomt dat een fictieve factuur zonder inkooporder of levering wordt verwerkt, en een waarschuwing voor een nieuwe leverancier voegt een extra controle toe voordat een nieuwe leverancier wordt betaald.
Payhawk combineert controles van kaartnetwerken, betalingsverwerkers en 3-D Secure met monitoring die een verdachte transactie kan markeren voor beoordeling, weigeren of de kaart blokkeren.
Dubbele onkostendeclaraties worden gesignaleerd op basis van bedrag, leverancier, datum en documentnummer. De beoordelaar krijgt een melding als een gemarkeerd veld na indiening wordt bewerkt. Bonnen worden aan elke declaratie gekoppeld, goedkeuringscontroles signaleren alles wat niet aan het beleid voldoet en kaarten kunnen automatisch worden geblokkeerd als declaraties herhaaldelijk te laat worden ingediend.
Je tegoeden worden veilig aangehouden bij J.P. Morgan en andere gereguleerde instellingen. Payhawk is een gereguleerde instelling voor elektronisch geld in het VK en de EER en beschikt over PCI DSS niveau 1-, SOC 1-, SOC 2 Type 2- en ISO 27001-certificeringen. Kaartbetalingen verlopen via het Visa Principal Member-netwerk en gebruiken 3-D Secure-authenticatie.
Uitgavenbeheer zorgt ervoor dat legitieme uitgaven aan het beleid voldoen. Fraudepreventie voorkomt dat onrechtmatige uitgaven het bedrijf verlaten. Payhawk doet beide, maar ze lossen verschillende problemen op: naleving van beleid versus geverifieerde, beschermde betalingen.
Fraude met zakelijke kaarten veroorzaakt directe financiële schade, plus de administratieve last van het achteraf betwisten van transacties bij de bank. Gedetailleerde controles, limieten die goedkeuring vereisen en realtime monitoring beperken zowel schade als herstel.
Payhawk synchroniseert met de ERP- en boekhoudsoftware die je al gebruikt, zodat fraudepreventie een extra laag vormt boven op je bestaande systemen in plaats van deze te vervangen. Je geld blijft beschermd bij J.P. Morgan, dus als je uitgaven via Payhawk beheert, behoud je die bescherming.