Travel AI Agent voor je bedrijfBreng zakenreizen onder financiële controle
De Travel AI Agent die elke reis afhandelt in één gestructureerd proces, van aanvraag tot afstemming, zodat de financiële afdeling uitgaven goedkeurt voordat ze worden gedaan.
Reizen worden geboekt voordat de financiële het ziet
Reizen is een uitgavencategorie waarover je geen controle hebt totdat het geld weg is. Vluchten, hotels en dagvergoedingen worden via verschillende systemen geboekt, waarbij er tussendoor heen en weer wordt gecommuniceerd met het reisbureau, zodat de financiële afdeling de kosten pas te zien krijgt wanneer de facturen binnenkomen – als die al binnenkomen.
Stel het beleid eenmalig in, waarna het bij elke aanvraag wordt toegepast, zodat vluchten en hotels die niet aan de regels voldoen direct bij het boeken worden gesignaleerd, niet pas aan het einde van de maand. Reiskosten worden verwerkt via gecontroleerde Payhawk-kaarten die zijn afgestemd op je budgetten, zodat uitgaven binnen de gestelde grenzen blijven.
Elke boeking is gekoppeld aan een kaart, een reis en een factuur en 100% van de vluchten wordt automatisch gefactureerd, zodat je nergens achteraan hoeft te jagen. Reiskosten worden al geclassificeerd en gegroepeerd gesynchroniseerd met je ERP-systeem, zodat reiskosten automatisch worden afgestemd in plaats van dat het bij de afsluiting een grote puinhoop is.
Reizigers beschrijven hun reis in normale taal en boeken binnen ongeveer 60 seconden een geschikte optie uit een aanbod van meer dan 300 luchtvaartmaatschappijen en miljoenen hotels. Dit zorgt ervoor dat de adoptie toeneemt zonder dat er een verplichting nodig is. Omdat de agent een integraal onderdeel is van Payhawk, krijgt de financiële afdeling controle zonder een apart transformatieproject op te zetten.
“Vroeger was het een heel gedoe om een vlucht en een hotel te boeken. Dat kostte meer dan een uur en er moest veel heen en weer worden gecommuniceerd met andere betrokkenen. Gisteren heb ik iets geboekt met de AI Travel Agent en dat kostte me minder dan 5 minuten. Het verschil is dus enorm!”
Farah Rouassi, VP Finance and Strategic Partnerships, Paradox
Zie hoe controle wordt behouden bij elke reis
De agent handelt de hele reis af, van de eerste aanvraag tot de afgestemde post in je ERP-systeem.
Je hoeft je beleidsbepalingen en goedkeuringsprocedures voor reizen slechts eenmaal op te stellen en de agent past ze automatisch toe op elke aanvraag. Opties die buiten het beleid vallen worden direct gemarkeerd. Zo hebt u zicht op de kosten op het moment dat ze worden
aangevraagd, niet achteraf.
Goedgekeurde reizen worden op het moment van goedkeuring betaald via een Payhawk-kaart, vanaf een bestaand saldo, via automatische opwaardering of met een kaart voor eenmalig gebruik. Betaling, budget en boeking zijn vanaf het begin afgestemd, zodat er geen declaraties zijn die later moeten worden vergoed.
100% van de vluchtboekingen wordt automatisch gefactureerd en kan direct worden gecontroleerd. Daarna worden ze in real time rechtstreeks naar je ERP gestuurd, met juiste kostenplaats- en belastingcode. De aflettering zorgt ervoor dat reeds goedgekeurde financiële beslissingen worden doorgevoerd, in plaats van dat het bij de afsluiting een grote puinhoop is.
Reizigers passen een wijziging of annulering van een reis toe via dezelfde conversationele flow, waarbij ondersteuning beschikbaar is wanneer plannen veranderen. Je financiële afdeling beschikt over een volledig, controleerbaar overzicht van elke wijziging en niets valt buiten het systeem
Schattingen op basis van typische workflows van vóór de invoering van Payhawk. De daadwerkelijke resultaten variëren afhankelijk van de bedrijfsgrootte en bestaande processen.
Geef de financiële afdeling weer de controle over reizen
Geen ingrijpende vervanging en geen apart reisproject. Ontdek in een live demo hoe elke reis verloopt, van aanvraag tot ERP, aan de hand van je eigen cijfers.
Ontdek de kracht van enterprise zonder gehinderd te worden door complexiteit
Beheer de uitgaven van je medewerkers met alle andere bedrijfsuitgaven. Met Payhawk krijg je de volledige controle over je beleidsbepalingen, workflows en betalingen. Alles op één platform.
Veelgestelde vragen
Een zakelijke AI-reisagent is software die het volledige reisproces – van het aanvragen, goedkeuren, boeken en betalen tot het afrekenen van een reis – afhandelt via één conversationele ervaring. De Travel AI Agent van Payhawk werkt binnen de regels van je bedrijf, zoals de reisklasse, hoteltarieven en dagvergoedingen, om tijd te besparen en kosten te beheersen.
Een medewerker die voor de zaak op reis moet, beschrijft zijn of haar reis in eenvoudig taalgebruik en de agent toont de vluchten en hotelkamers die binnen het geldende reisbeleid vallen. Zodra de reis is goedgekeurd, wordt deze betaald via een Payhawk-kaart, automatisch gefactureerd en gesynchroniseerd met je ERP. Zo houdt je financiële afdeling zicht op de uitgaven in elk onderdeel van de reis.
Je reisbeleid en goedkeuringsprocedures worden automatisch op elke aanvraag toegepast. Vluchten en hotelkamers die niet aan het beleid voldoen, worden bij het boeken gemarkeerd en reizen worden betaald met gecontroleerde kaarten, zodat te hoge uitgaven worden voorkomen voordat ze plaatsvinden, in plaats van dat ze pas aan het einde van de maand worden opgemerkt.
Elke boeking is gekoppeld aan een kaart, een reis en een factuur. 100% van de vluchtboekingen wordt automatisch gefactureerd en is klaar voor controle en reiskosten worden gesynchroniseerd met je ERP-systeem en op de juiste kostenplaatsen geboekt. Hierdoor worden reiskosten automatisch afgestemd en is je boekhouding in orde bij de afsluiting.
Reizigers kunnen via dezelfde conversationele flow een reis wijzigen of annuleren, waarbij ondersteuning beschikbaar is wanneer plannen veranderen. Elke wijziging wordt op één plek vastgelegd, zodat de financiële afdeling over een volledig, controleerbaar overzicht beschikt.
Ja. De agent maakt gebruik van de ingebouwde ERP-integraties van Payhawk om reisuitgaven in real time te synchroniseren, waarbij deze al zijn geclassificeerd voor aflettering.
Nee. De Travel AI Agent werkt volledig binnen Payhawk. De agent maakt nooit verbinding met persoonlijke mailboxen en leest geen externe berichten. De agent maakt uitsluitend gebruik van het door je bedrijf bepaalde reisbeleid en de opgeslagen voorkeuren van elke reiziger (zoals gewenste vluchttijden of hotelcategorieën) om relevante opties te tonen.
Ja. Beheerders en medewerkers die de benodigde machtigingen hebben wat betreft het boeken van reizen kunnen direct vanuit de Travel AI Agent vluchten en hotelkamers boeken voor een collega. De agent past het reisbeleid toe, volgt de goedkeuringsworkflow en wijst de reis toe aan de medewerker, zodat deze eventuele bijbehorende kosten kan declareren.