Business Travel AI AgentGeschäftsreisen werden der Finanzkontrolle unterstellt
Der Business Travel AI Agent, der jede Reise – von der Anfrage bis zur Abrechnung – in einem kontrollierten Ablauf abwickelt, sodass die Finanzabteilung die Ausgaben genehmigen kann, bevor sie anfallen.
Reisen werden gebucht, bevor die Finanzabteilung davon erfährt
Reisekosten sind die einzige Ausgabenkategorie, über die man erst dann die Kontrolle hat, wenn das Geld bereits ausgegeben ist. Flüge, Hotels und Tagegelder werden über verschiedene Tools gebucht, wobei dazwischen ein Hin und Her mit der Agentur stattfindet, sodass die Finanzabteilung die Kosten erst dann sieht, wenn die Rechnungen eintreffen – sofern sie überhaupt eintreffen.
Die Richtlinien werden einmal festgelegt und anschließend bei jeder Anfrage angewendet, sodass nicht richtlinienkonforme Flüge und Hotels bereits bei der Buchung erkannt werden – und nicht erst am Monatsende. Die Reisekosten werden über kontrollierte Payhawk-Karten abgewickelt, die auf Ihre Budgets abgestimmt sind, sodass die Ausgaben stets im vorgegebenen Rahmen bleiben.
Jede Buchung ist mit einer Kreditkarte, einer Reise und einer Rechnung verknüpft, und 100 % der Flüge werden automatisch in Rechnung gestellt, sodass keine Nachverfolgung erforderlich ist. Die Reisekosten werden bereits kontiert und gruppiert mit Ihrem ERP-System synchronisiert, sodass sich die Reisekostenabrechnung von selbst erledigt und nicht zum chaotischsten Posten im Monatsabschluss wird.
Reisende beschreiben ihre Reise in natürlicher Sprache und buchen innerhalb von etwa 60 Sekunden eine passende, richtlinienkonforme Option aus mehr als 300 Fluggesellschaften und Millionen von Hotels – ganz ohne verpflichtende Vorgaben zur Nutzung. Da der Agent nativ in Payhawk integriert ist, behält die Finanzabteilung die Kontrolle, ohne ein separates Transformationsprojekt durchführen zu müssen.
„Früher war die Buchung eines Fluges und eines Hotels ein kleines Projekt. Es dauerte über eine Stunde und erforderte viel Hin und Her mit anderen Beteiligten. Gestern habe ich etwas über den AI Travel Agent gebucht, und das hat nur 4 Minuten gedauert. Der Unterschied ist also riesig!“
Farah Rouassi, Vizepräsidentin für Finanzen und strategische Partnerschaften, Paradox
So wird jede Reise kontrolliert
Der Agent kümmert sich um den gesamten Vorgang, von der ersten Anfrage bis hin zu einem abgeglichenen Posten in Ihrem ERP-System.
Sie legen Ihre Reiserichtlinien und Genehmigungsabläufe einmalig fest, und der Agent wendet diese automatisch auf jede Anfrage an. Optionen, die nicht den Richtlinien entsprechen, werden sofort gemeldet, sodass Sie die Kosten bereits zum Zeitpunkt der Entscheidung kontrollieren können und nicht erst nach der Ausgabe.
Genehmigte Reisen werden mit der Genehmigung über eine Payhawk-Karte bezahlt – entweder über ein vorhandenes Guthaben, eine automatische Aufladung oder eine Karte für den einmaligen Gebrauch. Zahlung, Budget und Buchung sind von Anfang an aufeinander abgestimmt, sodass später keine Auslagen erstattet werden müssen.
100 % der Flugbuchungen werden automatisch abgerechnet und sind prüfungsfähig. Anschließend werden die Daten in Echtzeit direkt an Ihr ERP-System übermittelt und dort den entsprechenden Kostenstellen und Steuerkennzeichen zugeordnet. Die Abstimmung setzt damit die bereits genehmigten Finanzentscheidungen fort, anstatt am Ende des Prozesses zum größten manuellen Aufwand zu werden.
Reisende können Änderungen und Stornierungen über denselben Dialogablauf abwickeln und erhalten Unterstützung, wenn sich ihre Pläne während der Reise ändern. Die Finanzabteilung führt eine lückenlose, nachprüfbare Aufzeichnung aller Änderungen, sodass alles vom System erfasst wird.
Richtwerte auf der Grundlage typischer Arbeitsabläufe vor der Einführung von Payhawk. Die tatsächlichen Ergebnisse variieren je nach Unternehmensgröße und bestehenden Prozessen.
Die Finanzabteilung übernimmt wieder die Kontrolle über die Reisekosten
Kein kompletter Umbau und kein separates Reiseprojekt. Sehen Sie in einer Live-Demo anhand Ihrer eigenen Zahlen, wie jede Reise von der Anfrage bis zum ERP-System abgewickelt wird.
Die Leistungsfähigkeit von Unternehmenslösungen – ohne deren Komplexität
Für die Verwaltung der Mitarbeiterausgaben sowie aller anderen Unternehmensausgaben erhalten Sie mit Payhawk auf einer einzigen Plattform die vollständige Kontrolle über Ihre Richtlinien, Arbeitsabläufe und Zahlungen.
Häufig gestellte Fragen
Ein KI-Agent für Geschäftsreisen ist eine Software, die den gesamten Reiseprozess – von der Beantragung über Genehmigung, Buchung und Bezahlung bis hin zur Reisekostenabrechnung – über eine einzige dialogbasierte Benutzeroberfläche abwickelt. Der Travel AI Agent von Payhawk berücksichtigt dabei die Richtlinien Ihres Unternehmens, etwa zu Flugklassen, Hotelpreisen und Tagegeldern, und hilft so, Zeit zu sparen und Kosten zu kontrollieren.
Ein Reisender beschreibt die Reise in einfacher Sprache, und der Agent sucht nach Flügen und Hotels, die den Richtlinien entsprechen. Nach der Genehmigung wird die Reise über eine Payhawk-Karte bezahlt, automatisch in Rechnung gestellt und mit Ihrem ERP-System synchronisiert, sodass die Finanzabteilung die Ausgaben in jeder Phase einsehen und kontrollieren kann.
Ihre Reiserichtlinien und Genehmigungsabläufe werden automatisch auf jeden Antrag angewendet. Flüge und Hotels, die nicht den Richtlinien entsprechen, werden bereits bei der Buchung gemeldet, und die Reisen werden über kontrollierte Kreditkarten abgerechnet, sodass Überschreitungen des Budgets bereits im Vorfeld verhindert werden, anstatt erst am Monatsende aufzufallen.
Jede Buchung ist mit einer Karte, einer Reise und einer Rechnung verknüpft. 100 % der Flugbuchungen werden automatisch abgerechnet und sind prüffähig. Die Reisekosten werden mit Ihrem ERP-System synchronisiert und den richtigen Kostenstellen zugeordnet. So werden sie automatisch abgeglichen, und Ihre Buchhaltung bleibt auch zum Bilanzstichtag auf dem aktuellen Stand.
Reisende können ihre Reise über denselben Kanal ändern oder stornieren und erhalten bei Planänderungen Unterstützung. Jede Änderung wird zentral erfasst, sodass die Finanzabteilung über einen lückenlosen und prüfbaren Nachweis verfügt.
Ja. Der Agent nutzt die nativen ERP-Integrationen von Payhawk, um Reisekosten in Echtzeit zu synchronisieren, wobei diese bereits für den Abgleich kodiert sind.
Nein. Der Travel AI Agent arbeitet ausschließlich innerhalb von Payhawk. Er greift zu keinem Zeitpunkt auf persönliche E-Mail-Postfächer zu und liest keine externe Korrespondenz. Er nutzt ausschließlich die in Ihrem Unternehmen konfigurierten Reiserichtlinien und die gespeicherten Präferenzen der einzelnen Reisenden (wie bevorzugte Flugzeiten oder Hoteltypen), um relevante Optionen anzuzeigen.
Ja. Administratoren und alle Mitarbeitenden mit der entsprechenden „Trips“-Berechtigung können Flüge und Hotels für einen Kollegen direkt über den Chat des Travel AI Agent buchen. Der Agent berücksichtigt die Reiserichtlinie des Mitarbeiters, wendet den entsprechenden Genehmigungsworkflow an und ordnet die Reise für Reporting- und Kostenstellenauswertungen dem jeweiligen Mitarbeiter zu.