So bucht Paradox Reisen 93 % schneller – ohne Stress am Monatsende

Die Herausforderung: Schnell wachsende Teams werden durch manuelle Finanzarbeit ausgebremst

Paradox arbeitet schnell und denkt groß – doch zu viel manuelle Verwaltung und getrennte Systeme bremsten das Finanzteam aus. Da das Team mehrere Firmenkreditkarten in unterschiedlichen Währungen verwaltete, eine große Anzahl an Abonnements bearbeitete und Rechnungen manuell abwickelte, entstanden Reibungen: Währungsunterschiede verlangsamten die Kartenabrechnung, Abonnements waren schwer nachzuverfolgen und Rechnungen erforderten ständigen Austausch zwischen den Teams. Zusammen führten diese Hindernisse zu Verzögerungen, die das Wachstum des Unternehmens ausbremsten.

Auch Reisebuchungen waren ein Stolperstein. Selbst einfache Buchungen entwickelten sich schnell zu kleinen Projekten. Wie Farah Rouassi, VP Finance & Strategic Partnerships, erklärt:

„Ich war es gewohnt, ein Mini-Projekt zu haben, nur um einen Flug und ein Hotel zu buchen. Das dauerte über eine Stunde und erforderte viel Hin und Her mit anderen Beteiligten.“

Noch zeitaufwendiger war das Nachverfolgen von Belegen. Farah verbrachte jeden Monat mehrere Tage damit, Mitarbeitende zu erinnern. „Manchmal waren es zwei Tage wiederholtes Slacken, um Leute daran zu erinnern, ihre Belege zu schicken.“

Farah wusste, dass es einen effizienteren Weg geben musste. Paradox brauchte eine Lösung, die Multiwährungs-Karten, Rechnungen und Abonnements an einem Ort bündelt, die Ausgaben für Mitarbeitende sicher und unkompliziert macht und das Finanzteam von manueller Verwaltungsarbeit entlastet.

Die Lösung: Eine Plattform, native AI Agents und echte Finanzkontrolle

Paradox entschied sich für Payhawk, um Firmenkarten, Rechnungen, Abonnements und Zahlungen zusammenzuführen. Durch die Bündelung aller Finanzprozesse auf einer Plattform erhält das Team endlich einen klaren Überblick über Ausgaben in allen Währungen, Teams und Tools. Gleichzeitig ermöglicht das Abonnementmanagement von Payhawk die Kontrolle wiederkehrender Kosten, während die Rechnungsautomatisierung sämtliche manuellen Schritte überflüssig macht, die bisher die Buchhaltung verlangsamten.

Eine noch größere Veränderung brachte der Einsatz der nativen AI Agents. Der AI Travel Agent hat den Buchungsprozess innerhalb der Richtlinien revolutioniert: Aus über einer Stunde Hin und Her wird nun ein kurzes, effizientes Gespräch. Der Agent sammelt die nötigen Details, prüft die Richtlinien und erledigt die Buchungen vollständig, ohne dass das Paradox-Team zwischen verschiedenen Tools wechseln muss.

„Ich habe gestern etwas mit dem AI Travel Agent gebucht, und es hat nur vier Minuten gedauert. Das ist wirklich enorm!“

Parallel dazu übernimmt der AI Financial Controller Agent die Belegverwaltung für das gesamte Unternehmen. Er versendet automatisch Erinnerungen und eskaliert nur, wenn es wirklich nötig ist.

„Mein Financial Controller Agent schickt den ganzen Monat über alle Erinnerungen… am Monatsende muss ich keine Nachrichten mehr versenden. Kein Stress, keine Geduld nötig!“

Und noch entscheidender: Die native Agentic AI arbeitet vollständig innerhalb der regulierten Umgebung von Payhawk. Jede Kartentransaktion, jedes Abonnement, jede Rechnung und jede Genehmigung folgt den Regeln des Paradox-Finanzteams. So wird die Verwaltung von Multiwährungs-Karten einfach, Abonnements bleiben jederzeit nachvollziehbar, und Rechnungen fließen reibungslos – für maximale Transparenz und fundierte Entscheidungen.

Wir haben Farah auf einer exklusiven Finanzveranstaltung in Paris getroffen, um zu erfahren, wie diese Agents ihren Arbeitsalltag erleichtern. Sie zeigte uns persönlich die Wirkung und erklärte, wie sowohl der AI Travel Agent als auch der AI Financial Controller Agent das Tempo ihres Teams verändert haben – innerhalb und außerhalb der Finanzabteilung. Sehen Sie sich ihre kurzen Videos oben und unten an, um ihre Erfahrungen aus erster Hand zu erleben.

Die Ergebnisse: Schnellere Abläufe, einfachere Buchhaltung und mehr Zeit für Ihr Finanzteam

Mit Payhawk reduziert Paradox nicht nur Stunden manueller Arbeit, sondern macht es auch Kollegen außerhalb der Finanzabteilung deutlich leichter, Ausgaben-, Reise- und Beschaffungsaufgaben zu erledigen – schnell, intuitiv und zuverlässig.

Die größten Verbesserungen zeigen sich in konkreten Bereichen:

• Multiwährungs-Firmenkarten lassen sich jetzt zentral steuern und problemlos abgleichen.
• Rechnungen werden über automatisierte Workflows verarbeitet, wodurch zeitaufwändige manuelle Übergaben entfallen.
• Das strukturierte Abonnementmanagement ermöglicht es dem Team, wiederkehrende Ausgaben im Blick zu behalten und unerwartete Kosten zu vermeiden.
• Reisebuchungen sind dank automatisierter Prozesse 93 % schneller und dauern nur noch vier Minuten statt über einer Stunde.
• Belege werden automatisch nachverfolgt, wodurch zwei Tage manueller Erinnerungen entfallen.
• Mitarbeitende können selbstbewusst ausgeben, unterstützt von Echtzeitkontrollen, die Sicherheit und Transparenz gewährleisten.
• Die Buchhaltung wird einfacher und fehlerfreier, da Daten über Währungen und Teams hinweg sauberer zusammengeführt werden.
• Das Finanzteam gewinnt wertvolle Zeit zurück, die es für strategische Aufgaben statt administrative Routine nutzen kann.

Paradox verfolgt das Ziel, ehrgeizige Menschen zu unterstützen, den Status quo zu hinterfragen. Mit Payhawk wird die Finanzabteilung endlich zu einem echten Enabler: Sie ermöglicht schnelleres Arbeiten, sichert die Kontrolle und erleichtert den Teams den Arbeitsalltag.

Erleben Sie selbst, wie Payhawk auch Ihr Team unterstützt. Buchen Sie eine Demo und entdecken Sie, wie native KI-Agenten, einheitliche Ausgabenkontrollen und automatisierte Workflows Ihr Unternehmen effizienter machen, ohne die Finanzübersicht zu verlieren.