So vereinfachte MAN Truck & Bus sein Ausgabenmanagement – und sparte 85 % Kosten ein

Die Herausforderung: Ein langsamer, schwerfälliger Ausgabenprozess, der Teams ausbremste

Vor Payhawk basierten die Ausgaben mit Firmenkreditkarten bei MAN Truck & Bus UK auf einem System, das umständlich und kostenintensiv war. Das Einreichen von Ausgaben dauerte lange, Erstattungen waren langsam und aufwendig. Besonders Auszubildende, die neu im Berufsalltag waren, litten unter dem Prozess.

Mark Cowley, Head of Procurement, wusste, dass es effizienter gehen musste.

Das bestehende Ausgabensystem war ziemlich schwerfällig, und es hat viel Zeit gekostet, bis Mitarbeitende ihre Ausgaben tatsächlich erstattet bekommen haben.

Auch in den Werkstätten war die Unzufriedenheit spürbar. Mark Gowler, Niederlassungsleiter in Bristol, dessen Team regelmäßig zwischen Standorten unterwegs ist, empfand den alten Prozess als langsam und wenig nutzerfreundlich. Jede Abrechnung sorgte für Reibung. Jede Verzögerung bei der Erstattung bedeutete, dass Auszubildende vorübergehend selbst in Vorleistung gehen mussten.

Doch es ging um mehr als Unterstützung für Auszubildende und bessere Transparenz bei Ausgaben in Echtzeit. Der Ausgabenprozess musste sich nahtlos in das übergeordnete Finanzmodell einfügen. Er sollte Kontrolle schaffen, Risiken reduzieren und über Standorte und Teams hinweg zuverlässig skalieren.

Die Lösung: Eine zentrale Plattform, mobil gedacht und fairer für Mitarbeitende

Das Team von MAN Truck & Bus UK stieß im Rahmen eines formellen Ausschreibungsverfahrens auf Payhawk. Für Mark Cowley war dabei nicht allein der Preis ausschlaggebend, sondern der Gesamtwert der Lösung: „Ich schaue nicht nur auf den besten Preis. Ich schaue auf die besten Gesamtkosten, die beste Qualität und den besten Service.“

Die Wirkung ließ nicht lange auf sich warten und war klar messbar.

Mit dem Wechsel zu Payhawk habe ich tatsächlich 85 % meiner bisherigen Kosten eingespart. Und vor allem habe ich den Arbeitsalltag für alle deutlich einfacher gemacht.

Mit Payhawk wurde das Einreichen von Ausgaben unkompliziert. Mitarbeitende fotografieren Belege über die Mobile App, reichen ihre Ausgaben sofort ein und erhalten ihre Erstattung schnell. Papierbelege und das Nachverfolgen von Freigaben gehören der Vergangenheit an.

Der Effekt ging jedoch über mehr Komfort hinaus. Zuvor mussten Auszubildende Reise- oder Übernachtungskosten häufig selbst vorstrecken und anschließend auf die Erstattung warten. Das wollte das Finanzteam gezielt ändern. Finanzdirektor Richard von Braunschweig erklärt: „Vor Payhawk mussten unsere Auszubildenden teilweise Tickets, Reisen oder Hotels selbst bezahlen.“

Für die Finanzverantwortlichen beseitigte der Umstieg auf Payhawk zudem ein verborgenes Risiko. Junge Mitarbeitende fungierten nicht länger als kurzfristige Kreditgeber für das Unternehmen. Heute nutzen Führungskräfte virtuelle Karten von Payhawk, um Reise- und Übernachtungskosten direkt im Voraus zu begleichen. So können sich Auszubildende voll auf ihre Ausbildung konzentrieren, ohne sich Sorgen um Ausgaben zu machen. Mark Gowler beschreibt es so: „Alle Auszubildenden, die Payhawk aktuell nutzen, empfinden das System als sehr einfach und sind dankbar, dass sie ihre Erstattungen schnell erhalten.“

Die Ergebnisse: Geringere Kosten, schnellere Erstattungen und weniger Aufwand

Durch die Standardisierung der Ausgabenprozesse erzielte MAN Truck & Bus UK deutliche Einsparungen, reduzierte den administrativen Aufwand und schuf ein konsistentes Erlebnis für Mitarbeitende und Führungskräfte.

Seit dem Wechsel zu Payhawk zeigen sich klare Verbesserungen:

• Ausgaben werden für Mitarbeitende und Führungskräfte schneller und einfacher bearbeitet
• Erstattungen erfolgen zügig und ohne unnötige Rückfragen
• Auszubildende müssen nicht mehr in Vorleistung gehen
• Niederlassungsleiter verbringen deutlich weniger Zeit mit Administration
• Der Einkauf senkte die Kosten um 85 %
• Das Finanzteam profitiert von einem einfachen und verlässlichen Prozess

Für MAN Truck & Bus UK hat Payhawk nicht einfach ein Ausgaben-Tool ersetzt. Die Plattform reduzierte Reibung, senkte Kosten und schuf eine fairere, klarere Lösung für das gesamte Unternehmen. Gerade für dezentral organisierte Unternehmen ist das Ausgabenmanagement einer der schnellsten Hebel, um Abläufe zu vereinfachen und gleichzeitig die finanzielle Kontrolle zu stärken.

Wie Mark Cowley es zusammenfasst:

Die Funktionalität ist extrem einfach, und die Zeitersparnis spricht für sich. Es ist einfach eine smartere Art zu arbeiten.

Erfahren Sie mehr über ganzheitliche Finanzorchestrierung mit Payhawk. Karten, Erstattungen, globale Zahlungen und Einkauf greifen in einem vernetzten System ineinander – für vollständige Transparenz und maximale Kontrolle.