Schluss mit der Zettelwirtschaft: Ambassadors löst das Belegproblem
Ambassadors ist ein internationales Kreativproduktionsunternehmen, das Design, Animation, VFX und KI-gestützte Inhalte für Marken- und Werbeprojekte miteinander verbindet. Von ihrem Sitz in Amsterdam aus arbeiten Künstler, Designer, Programmierer und Komponisten eng zusammen, um technische Grenzen zu erweitern und Geschichten visuell eindrucksvoll zum Leben zu bringen.
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Das Leben vor Payhawk
Bei Ambassadors drehte sich die Ausgabenverwaltung vor allem ums Suchen. Belege gingen verloren, Transaktionen waren unklar, und das Finanzteam arbeitete mit einer ständig zirkulierenden Excel-Tabelle.
Jeden Monat ging viel Zeit verloren, um fehlende Belege zu finden und unvollständige Übersichten zu prüfen. Mitarbeiter mussten Geld vorstrecken oder gemeinsame Kreditkarten nutzen – ein ständiger Quell von Frust und Verzögerungen. Virgil Pichel, Head of Finance bei Ambassadors, erklärt:
„Wir hatten keine richtige Lösung. Es gab nur eine Excel-Tabelle und eine Karte, die geteilt werden musste. Viel Zeit ging drauf, um fehlende Dokumente zu suchen.“
Die Lösung: Ausgaben im Griff und Verantwortung pro Mitarbeiter
Ambassadors entschied sich für Payhawk, um endlich Ordnung ins Chaos zu bringen. Mit eigenen Business-Karten für die Mitarbeiter, automatischen Erinnerungen zum Einreichen von Belegen und Echtzeit-Einblick über die App änderte sich die Arbeitsweise grundlegend. Faye, PR- & Communications-Managerin bei Ambassadors, berichtet:
„Früher bekam ich ständig Slack-Nachrichten von Finance: ‚Warst du das?‘ oder ‚Hast du diese Ausgabe getätigt?‘ Jetzt ist alles direkt in der App ersichtlich. Man lädt sofort den Beleg hoch – das erleichtert die Arbeit enorm.“
„Wir sparen definitiv zwei Stunden pro Woche, die wir früher mit der Suche nach Belegen verbracht haben. Heute müssen wir uns damit überhaupt nicht mehr beschäftigen.“
Sie fügt hinzu: „Was ich besonders schätze, ist, dass ich jetzt meine eigene Karte habe. Früher musste ich immer jemanden um die Kreditkarte bitten. Jetzt trage ich mehr Verantwortung und kann eigenständig handeln.“
Jeder Mitarbeiter erhielt eine persönliche Karte mit individuell einstellbaren Limits und automatischen Sperren, falls Belege nicht rechtzeitig eingereicht werden. Virgil erklärt: „Wir haben festgelegt, dass Karten automatisch gesperrt werden, wenn Belege nicht rechtzeitig hochgeladen werden.“
Das Ergebnis: weniger Aufwand, mehr Verantwortung
Seit dem Wechsel zu Payhawk arbeitet Ambassadors deutlich effizienter. Die Finanzverwaltung ist übersichtlich, Ausgaben werden automatisch zugeordnet, und Mitarbeiter verlieren keine Zeit mehr mit der Suche nach Belegen. Wo das Finanzteam früher wöchentlich Stunden mit unübersichtlichen Excel-Tabellen und fehlenden Dokumenten verbrachte, läuft heute alles automatisch über eine zentrale Plattform. Virgil meint dazu:
„Wir sparen mindestens zwei Stunden pro Woche, die früher für die Belegsuche draufgingen. Jetzt haben wir Zeit für Aufgaben, die echten Wert für das Unternehmen schaffen.“
Auch für die Mitarbeiter ist der Unterschied spürbar. Jeder verfügt über eine eigene Bezahlkarte und kann Ausgaben direkt über die App hochladen – ganz ohne endlose E-Mails oder Slack-Nachrichten. Faye äußert sich wie folgt zu Payhawk:
„Für mich als Nutzerin ist es jetzt viel einfacher. Keine einzelnen Nachrichten mehr, keine verlorenen Belege.“
„Früher erhielt ich häufig Slack-Nachrichten von der Finanzabteilung mit Fragen wie ‚Warst du das?‘ oder ‚Hast du diese Ausgabe getätigt?‘ Heute ist alles direkt in der App nachvollziehbar. Belege müssen sofort hochgeladen werden, was den Ablauf erheblich erleichtert.“
Die Implementierung verlief bemerkenswert schnell: Schon drei Wochen nach Vertragsunterzeichnung war Payhawk vollständig einsatzbereit. Virgil berichtet:
„Anfangs war ich ziemlich skeptisch. Als Payhawk mir erklärte, wie einfach alles funktionieren würde, war ich noch unsicher und dachte: ‚Mal sehen.‘ Doch die klare Erklärung und das Vertrauen, das sie mir entgegenbrachten, überzeugten mich, es auszuprobieren. Heute bin ich sehr froh darüber – denn alles funktioniert genau so, wie versprochen.“
Heute verfügt Ambassadors nicht nur über mehr Zeit, sondern auch über größere Kontrolle und mehr Vertrauen im Team.
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