Software zur Automatisierung der KreditorenbuchhaltungVom Rechnungseingang bis zur Zahlung – Ihr Accounts Payable auf Autopilot
Kreditorenbuchhaltung vollautomatisiert. Lieferanten weltweit bezahlen – in jeder Währung, zu marktführenden Kursen. Ermöglicht durch J.P. Morgan.
Durchgängige Kreditorenbuchhaltung – vollständig integriert
Automatisieren Sie Ihre gesamte Kreditorenbuchhaltung und behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle – von Rechnungsdaten und Freigaben über internationale Zahlungen bis hin zum automatisierten ERP-Export. Alles nahtlos vereint auf einer leistungsstarken Plattform.
Die selbstlernende OCR von Payhawk extrahiert und kategorisiert Informationen aus E-Rechnungen und klassischen Rechnungen automatisch – in über 60 Sprachen. Sobald eine Rechnung eingeht, ist sie bereit zur Verarbeitung: genehmigt, abgeglichen, bezahlt und synchronisiert. Vollständig compliant und ganz ohne manuellen Aufwand.
Bezahlen Sie internationale Lieferanten und erstatten Sie Mitarbeitenden Ausgaben direkt über die Plattform – ganz ohne manuelle Banküberweisungen oder Systemwechsel. Jede Zahlung bleibt mit der ursprünglichen Ausgabe verknüpft. So behalten Finanzteams jederzeit die volle Kontrolle und profitieren von einem lückenlosen Audit-Trail – von der Freigabe bis zur finalen Zahlung.
Bezahlen Sie freigegebene Lieferantenrechnungen direkt über Payhawk-Konten in EUR, GBP, USD, DKK, PLN und CHF – ohne Wechselkursgebühren bei Zahlungen in derselben Währung. Für internationale Zahlungen nutzen Sie die globalen Zahlungsfunktionen von J.P. Morgan. Damit zahlen Sie in 119 Währungen und profitieren bei führenden Währungen von FX-Aufschlägen ab 0,3 %.
Synchronisieren Sie jede Ausgabenzuordnung in Echtzeit mit den nativen ERP-Integrationen von Payhawk. Dank unbegrenzter benutzerdefinierter Felder erhalten Finanzteams detaillierte Einblicke in Projekte, Events und Kostenstellen. Alle Daten fließen direkt und ohne manuellen Aufwand in Ihr Buchhaltungssystem. Durch direkte API-Integrationen mit allen führenden Accounting-Systemen sind Ihre Bücher jederzeit prüfungsbereit.
„Die OCR übernimmt einen Teil meiner Arbeit, indem sie doppelte Rechnungen erkennt und Felder automatisch ausfüllt. Das ist wie das Vier-Augen-Prinzip in der Praxis und spart enorm viel Zeit!“
Lernen Sie die unsichtbaren Taktgeber kennen
Maßgeschneiderte KI-Agenten steuern den gesamten Beschaffungsprozess von Anfang bis Ende. Sie vermeiden unnötige Abstimmungsschleifen und sorgen dafür, dass Finanzteams jederzeit den Überblick und die volle Kontrolle behalten.
Von fehlgeschlagenen Transaktionen bis hin zu Fragen rund um Mitarbeiterausgaben: Der Payments Agent sorgt dafür, dass Ausgaben reibungslos weiterlaufen. Nur Vorgänge, die besondere Aufmerksamkeit erfordern, werden gezielt hervorgehoben.
Dieser Agent ruft Belege und Rechnungen automatisch direkt aus Lieferantenportalen und von Mitarbeitenden ab. Er gleicht sie mit Ausgaben ab, erinnert an Freigaben und eskaliert bei Bedarf.
Der stille Partner, der Ihre Beschaffung mühelos macht. Von der ersten Anfrage bis zur finalen Zahlung begleitet der Procurement Agent Ihre Mitarbeitenden Schritt für Schritt.
Bringen Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung auf das nächste Level
Laden Sie Rechnungen hoch oder senden Sie sie einfach per E-Mail – die KI übernimmt den Rest. OCR extrahiert Daten in über 60 Sprachen, erstellt oder gleicht Ausgaben automatisch ab und erkennt doppelte Einreichungen sofort.
Bestellungen, Rechnungen und Wareneingänge werden automatisch abgeglichen und miteinander verknüpft. So lassen sich Mengen- oder Preisabweichungen sofort erkennen.
Automatisieren Sie Ihre Prozesse, ohne die Kontrolle zu verlieren. Erstellen Sie individuell anpassbare Freigabe-Workflows für Rechnungen und weisen Sie jedem Schritt die richtige freigebende Person zu.
Gleichen Sie Rechnungsausgaben direkt mit Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem ab – dank erstklassiger Live-Integrationen. Reduzieren Sie manuellen Aufwand und minimieren Sie das Risiko menschlicher Fehler.
Standardisieren Sie Kreditorenprozesse und Genehmigungsworkflows über alle Gesellschaften hinweg. So steigern Sie Effizienz und Kontrolle. Erhalten Sie über ein zentrales Gruppen-Dashboard vollständige Transparenz über Rechnungen, Kartenausgaben und Erstattungen.
Easily create purchase requests and route them for approval in just a few clicks, streamlining your procurement process and ensuring the right stakeholders review and approve every request quickly and efficiently.
Erstellen Sie Bestellanforderungen und Bestellungen direkt nach der Freigabe und senden Sie diese unmittelbar an Ihre Lieferanten. Ergänzen Sie jede Bestellung bei Bedarf mit Ihrem Unternehmenslogo für einen individuellen Auftritt.
Bezahlen Sie lokale Rechnungen schnell und kostenlos direkt über Payhawk – mit SEPA Instant, Faster Payments, ACH und BGN. Internationale Lieferanten bezahlen Sie sicher und kosteneffizient per Auslandsüberweisung. 57 % der Zahlungen treffen sofort ein, 93 % innerhalb von 24 Stunden. Mit steigendem Transfervolumen sinken zudem Ihre Kosten.
Passen Sie Lieferantendaten individuell an Ihre Prozesse an und synchronisieren Sie diese nahtlos mit Ihrem ERP-System. Erfassen Sie alle relevanten Informationen direkt von Anfang an und vereinfachen Sie Ihre Buchhaltung nachhaltig.
Payhawk unterstützt alle gängigen europäischen E-Rechnungsformate und erfüllt dabei jederzeit aktuelle regulatorische Anforderungen. Verbinden Sie Ihre Systeme über native Integrationen oder laden Sie Rechnungen einfach wie gewohnt hoch. Die Plattform extrahiert, gleicht ab und verbucht automatisch – für volle Kontrolle vom Rechnungseingang bis zur Zahlung.
Entdecken Sie die Leistungsstärke einer Enterprise-Lösung – ohne die Komplexität klassischer Enterprise-Systeme.
Verwalten Sie Mitarbeiterausgaben gemeinsam mit allen weiteren Unternehmensausgaben auf einer zentralen Plattform. Mit Payhawk steuern Sie Richtlinien, Workflows und Zahlungen effizient und transparent an einem Ort.
Intelligente Karten mit integrierter Kontrolle
Prüfen und erstatten Sie Mitarbeiterausgaben schnell und unkompliziert.
Buchen und verwalten Sie Geschäftsreisen einfach und effizient.
Erfassen, prüfen und exportieren Sie E-Rechnungen effizient und automatisiert.
Genehmigen Sie Ausgaben, bevor sie entstehen.
Volle Transparenz über alle wiederkehrenden Ausgaben und Abonnements.
Steigern Sie die Produktivität Ihres Teams mit automatisierten Kreditorenprozessen auf ein neues Niveau
FAQs
Eine Accounts-Payable-(AP)-Automatisierungssoftware ist eine digitale Lösung, die manuelle und papierbasierte Prozesse durch einen nahtlosen Invoice-to-Pay-Workflow ersetzt. Mithilfe von KI, OCR und Machine Learning digitalisieren diese Plattformen den gesamten Ablauf. Von der automatischen Erfassung eingehender Rechnungen bis zur finalen Zahlungsabwicklung wird alles zentral über ein übersichtliches Dashboard gesteuert.
Bei der Auswahl einer Accounts-Payable-(AP)-Automatisierungssoftware sollten Sie auf einen umfassenden Funktionsumfang achten. Ziel ist es, den gesamten Rechnungsprozess in einen proaktiven und effizienten Finanzworkflow zu verwandeln. Wichtige Funktionen sind:
- Automatisierte Rechnungserfassung: KI-gestützte Agents rufen Rechnungen automatisch aus Lieferantenportalen und E-Mails ab. Manuelle Downloads oder die Suche nach fehlenden Belegen entfallen.
- Fortschrittliche OCR-Technologie: Die automatische Texterkennung liest Rechnungen aus und extrahiert relevante Daten. So wird manueller Erfassungsaufwand deutlich reduziert.
- Drei-Wege-Abgleich von Bestellungen: Rechnungen werden automatisch mit Bestellungen und Lieferscheinen abgeglichen. Das sorgt für maximale Genauigkeit und schützt vor Überzahlungen.
- Automatisierte Freigabeworkflows: Rechnungen werden digital an die richtigen Verantwortlichen weitergeleitet – basierend auf Ihren Unternehmensrichtlinien. Physische Unterschriften sind nicht mehr nötig.
- ERP- und Buchhaltungsintegrationen: Echtzeit-Synchronisation mit Ihren bestehenden Finanzsystemen wie NetSuite, Xero oder QuickBooks hält Ihre Buchhaltung jederzeit aktuell.
- Direkte Zahlungsabwicklung: Zahlungen an Lieferanten können direkt über die Plattform freigegeben und ausgeführt werden. Das ermöglicht eine zentrale Steuerung Ihrer Liquidität.
- Vollständiger Audit-Trail: Jede Aktion wird sicher und mit Zeitstempel dokumentiert. Das vereinfacht Compliance, Steuerprüfungen und Audits erheblich.
Die wichtigsten Vorteile einer Accounts-Payable-(AP)-Automatisierungssoftware sind:
- Kosteneinsparungen: Die Automatisierung manueller Aufgaben reduziert den administrativen Aufwand für Dateneingabe und papierbasierte Prozesse.
- Schutz vor Betrug: KI-gestützte Systeme erkennen doppelte Rechnungen automatisch, prüfen Lieferanten-Bankdaten und dokumentieren jede Transaktion sicher und nachvollziehbar.
- Nutzung von Skonti und Frühzahlerrabatten: Schnellere Freigabeprozesse ermöglichen es Unternehmen, Lieferantenrabatte konsequent zu nutzen. Diese gehen bei langsamen manuellen Abläufen oft verloren.
- Bessere Lieferantenbeziehungen: Schnellere Prozesse sorgen für planbare und pünktliche Zahlungen. Das reduziert Rückfragen und stärkt das Vertrauen Ihrer Lieferanten.
- Mehr Transparenz im Cashflow: Dank Echtzeit-Datensynchronisation sehen Finanzteams jederzeit, welche Zahlungen anstehen. Das schafft die Grundlage für eine strategischere Finanzplanung.
Accounts Payable (AP) und Accounts Receivable (AR) sind zwei zentrale Bestandteile der Finanzprozesse eines Unternehmens. Beide stehen für unterschiedliche Seiten finanzieller Transaktionen mit externen Parteien.
• Accounts Payable (AP) bezeichnet Verbindlichkeiten, also Geldbeträge, die ein Unternehmen anderen schuldet. Diese werden als Verbindlichkeiten bilanziert.
• Accounts Receivable (AR) bezeichnet Forderungen, also Geldbeträge, die Dritte dem Unternehmen schulden. Diese werden als Vermögenswert bilanziert.
Sowohl AP als auch AR sind entscheidend für die finanzielle Stabilität eines Unternehmens. Eine effiziente Verwaltung dieser Bereiche sichert die Liquidität, ermöglicht pünktliche Zahlungen und unterstützt einen schnellen Zahlungseingang von Kunden.
Eine korrekte Datenerfassung ist entscheidend, um systematische Fehler in der Buchhaltung zu vermeiden. Solche Fehler können zu Bußgeldern, Strafzahlungen, Problemen bei Audits und ungenauen Management-Reports führen.
Die Erfassung und Verarbeitung von Rechnungsdaten ist essenziell für eine präzise Finanzberichterstattung, die Einhaltung interner Richtlinien und gesetzlicher Standards sowie für ein effektives Cashflow-Management. Sie unterstützt außerdem Budgetplanung und stabile Lieferantenbeziehungen. Durch die Automatisierung dieses Prozesses reduzieren Unternehmen Fehler, sparen Zeit, beschleunigen Abläufe, senken Kosten und schaffen die Basis für skalierbare und transparente Finanzprozesse mit hoher Compliance-Sicherheit.
Ja, mit Payhawk können Sie individuelle mehrstufige Freigabeworkflows definieren. Genehmiger lassen sich basierend auf Ihrer Organisationsstruktur, einzelnen Verantwortlichen, Rollen innerhalb der Plattform oder benutzerdefinierten Feldern wie Projekt, Kostenstelle oder Standort festlegen. Workflows können entweder gruppenweit zentral verwaltet oder individuell auf Entity-Ebene eingerichtet werden.
Payhawk arbeitet mit 60dias zusammen – einem führenden Experten für VAT Recovery im Bereich Reisen und Spesen in Europa. Dank unseres automatisierten Systems zur Datenerfassung werden alle relevanten Informationen aus Belegen extrahiert. 60dias wandelt diese anschließend in steuerlich konforme Rechnungen um. Die Integration übernimmt zahlreiche Schritte automatisch – von der digitalen Zertifizierung der Belege durch die AEAT bis zur Erstellung vollständiger und gültiger Rechnungen. Weitere Informationen finden Sie in unserem Helpdesk-Artikel.
Sie können Überweisungen per SEPA Instant, Faster Payments, ACH oder Bisera direkt über die Plattform ausführen. Zusätzlich lassen sich Zahlungen für automatisierte Payment Runs im Voraus planen.
Mit unseren direkten Live-Integrationen synchronisieren Sie sämtliche Dokumente, Buchhaltungsdaten und abgestimmte Zahlungen nach der Prüfung automatisch von Payhawk in Ihr ERP- oder Buchhaltungssystem. Gerne zeigen wir Ihnen, wie sich Payhawk nahtlos in Ihre bestehende Systemlandschaft integrieren lässt. Weitere Informationen finden Sie in unseren Helpdesk-Artikeln zu den direkten Integrationen mit Microsoft Dynamics, Oracle NetSuite, QuickBooks, Xero, DATEV und Exact Online.
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