AUSGABENMANAGEMENT SOFTWAREKI-gestützte Ausgabenkontrolle – von der Erstellung bis zur Überprüfung
Alle Ausgaben Ihres Teams werden in Echtzeit über einen einzigen KI-gestützten Prozess genehmigt, kategorisiert und abgeglichen. So erhalten Sie volle Transparenz und maximale Kontrolle über sämtliche Karten und Entitäten, beschleunigen Ihren Monatsabschluss und reduzieren Prüfungsrisiken, ganz ohne zusätzlichen Aufwand oder weiteres Personal.
„Das Besondere an Payhawk ist, dass Sie Arbeitsabläufe genau so gestalten und einrichten können, wie sie zu Ihrem Unternehmen passen. Bei Essentia Analytics zentralisieren wir beispielsweise die Kreditorenbuchhaltung und Abonnements und delegieren gleichzeitig die Mitarbeiterausgaben. Mit Payhawk lässt sich all das flexibel und genau nach Ihren Anforderungen abbilden.“
Ausgaben bremsen die Finanzabteilung nicht aus. Das Warten auf Freigaben schon.
Der Financial Controller Agent sorgt direkt an der Quelle für Ordnung bei Ausgaben, indem er Belege automatisch nachverfolgt und Datenlücken schließt, noch bevor sie Ihre Finanzprozesse beeinflussen. So kann Ihr Unternehmen schneller handeln und Sie starten mit präzisen, verlässlichen Zahlen in den Monatsabschluss.
Fünf Anwendungsfälle. Ein zentraler, KI-gestützter Prozess für den Finanzbereich
Sie verwalten nicht einzelne Funktionen, sondern Ihre gesamten Ausgaben: Mit Payhawk laufen alle Prozesse in einem zentralen, von der Finanzabteilung gesteuerten System zusammen. Integrierte KI und Automatisierung reduzieren manuelle Arbeitsschritte und helfen Ihnen dabei, Ausgaben schon im Vorfeld effizient zu steuern.
Erfassen Sie Ausgaben für Firmenkarten und Auslagenerstattungen schneller, mit KI gestützter Kategorisierung und automatischer Belegnachverfolgung durch den Financial Controller Agent, sowohl auf der Plattform als auch in der App. Routinemäßige Ausgaben und Erstattungen werden automatisch verarbeitet, ganz ohne Eingreifen der Finanzabteilung.
Vom Marketing bis zum Vertrieb: Bieten Sie Ihren Teams Flexibilität, ohne dabei die Kontrolle aus den Augen zu verlieren. Genehmigen Sie Ausgaben bereits im Vorfeld mit Anträgen, Budgets und proaktiven Kartenkontrollen. Anschließend werden Freigaben automatisch nach Betrag, Lieferant, Kategorie oder Teamstruktur weitergeleitet. Der Assistent für Sammelprüfungen und Genehmigungen im Abwesenheitsmodus unterstützt zusätzlich dabei, dass nichts übersehen wird.
Erhalten Sie schon während der Projektlaufzeit volle Transparenz über die tatsächlichen Kosten. Ordnen Sie jede Ausgabe in Echtzeit dem richtigen Projekt, der passenden Veranstaltung oder der entsprechenden Kostenstelle zu. Verfolgen Sie Margen in Echtzeit, statt erst Wochen nach Projektabschluss, und beantworten Sie Fragen zur Performance mit verlässlichen Daten statt mit Schätzungen.
Behalten Sie wiederkehrende Ausgaben jederzeit im Blick und schaffen Sie klare Zuständigkeiten. Zentralisieren Sie Abonnements dort, wo Kontrolle entscheidend ist, und delegieren Sie Aufgaben, wo mehr Flexibilität gefragt ist. Verfolgen Sie Verlängerungen, Nutzung und Ausgabentrends in Bereichen wie IT, Dienstleistungen und mehr, ganz ohne böse Überraschungen. So reduzieren Sie unnötige Kosten, vermeiden Doppelbuchungen und beugen schleichenden Kostensteigerungen vor, ohne die Arbeit Ihrer Teams auszubremsen.
Behalten Sie Ausnahmen und Sonderfälle im Blick, ohne Arbeitsabläufe auszubremsen. Definieren Sie klare Ausgabenrichtlinien, auch für Bereiche wie Büroeinkäufe, und lassen Sie den Financial Controller Agent Abweichungen sowie regelwidrige Ausgaben automatisch erkennen und kennzeichnen. So greift Ihr Team nur dann ein, wenn tatsächlich eine Prüfung erforderlich ist.
Verlassen Sie sich nicht nur auf unser Wort
Finanzverantwortliche in über 32 Ländern steuern ihre Einkaufs-, Beschaffungs- und Ausgabenprozesse mit Payhawk.
„Wir haben die Produktivität unserer Mitarbeitenden um mehr als das Vierfache gesteigert und erwarten künftig einen noch größeren Effekt. Dank der Automatisierung durch Payhawk konnten wir die Bearbeitungszeiten deutlich verkürzen und gleichzeitig Fehler bei der manuellen Ausgabenbearbeitung reduzieren.“
Tsvetomir Uzunov,
CFO, Discordia
„Den größten Unterschied machen für uns die Echtzeitdaten. Wir müssen jederzeit alle Kosten eines Events im Blick behalten. Dank der benutzerdefinierten Felder in Payhawk erhält jede Veranstaltung einen eigenen Projektcode. So können wir zum Monatsende präzise Margen- und Eventberichte erstellen.“
Howard Thompson,
Global Financial Controller, GDS
„Früher haben wir viel Zeit damit verbracht, alle Daten von den Mitarbeitenden zusammenzutragen. Heute können wir Ausgaben gezielt analysieren, haben deutlich mehr Transparenz und volle Kontrolle über unsere Kosten, bei gleichzeitig spürbar weniger Papieraufwand.“
Gabriela Leovac,
Buchhalterin, Porsche eBike Performance
Sind Sie bereit, Ihre Ausgabenkontrolle in Echtzeit auf das nächste Level zu bringen? Lassen Sie uns darüber sprechen.
Alles, was Sie brauchen, um Ihr Ausgabenmanagement in ein Kontrollsystem in Echtzeit zu verwandeln
Zugang zu einer intuitiven und benutzerfreundlichen mobilen Anwendung, mit der Sie unterwegs bezahlen und Ihre Belege direkt hochladen können.
Unser hauseigener Algorithmus für maschinelles Lernen liest Belege und füllt die Ausgabenfelder automatisch für Sie aus.
Erfassen Sie automatisch die Mehrwertsteuersätze von jedem Beleg, um zuverlässige und genaue Steuererklärungen für Ihr Unternehmen zu gewährleisten.
Arbeiten Sie so granular, wie Sie es benötigen: Fassen Sie Ausgaben zusammen oder teilen Sie einzelne Ausgaben in mehrere Positionen und Einzelposten auf.
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Sorgen Sie für eine rechtzeitige Belegeinreichung mit Pop-up-Benachrichtigungen und automatisieren Sie die Belegprüfung nach jeder einzelnen Transaktion.
Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter und nutzen Sie Push und E-Mail Benachrichtigen für fehlenden Belegen und nicht eingereichten Ausgaben.
Definieren Sie benutzerdefinierte Genehmigungsprozesse pro Ausgabenart. Erstellen Sie Regeln und Auslöser basierend auf Ihren Teamstrukturen, Beträgen, Kategorien oder beliebigen benutzerdefinierten Feldern.
Vereinfachen Sie die Einreichung von Spesenabrechnungen für reisende Mitarbeiter und überweisen Sie die Kosten direkt auf deren persönliche Bankkonten.
Berechnen Sie Kilometergelder an Ort und Stelle. Definieren Sie unbegrenzte, individuelle Tarife für jeden Anwendungsfall.
Einreichen, Genehmigen, Überprüfen, Bezahlen - auch in großen Mengen. Skalieren Sie Ihr Ausgabenmanagement auf natürliche Weise mit einem System, das schnelle Bearbeitungsvorgänge unterstützt.
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Auswahl von Regeln und Bedingungen für Ausgaben, die Aufmerksamkeit erfordern und Warnungen auslösen, um Prüfungen zu vermeiden.
Beschleunigen Sie Freigaben und Überprüfungen durch eine interne Kommunikation auf der Plattform. Markieren Sie Benutzer und nutzen Sie Benachrichtigungen, um Ihre Mitarbeiter bei Fragen direkt zu erreichen.
Nahtlose Integrationen
Beschleunigen Sie Ihren Monatsabschluss mit einer vollständig vernetzten Finanzsoftware-Suite. Dank direkter Integrationen mit Ihren ERP-, Buchhaltungs- und HR-Systemen wird jede Transaktion in Echtzeit automatisch kontiert, abgeglichen und synchronisiert. So verbringt Ihr Team weniger Zeit mit manuellen Verwaltungsaufgaben und gewinnt mehr Zeit für strategische Entscheidungen.
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Erleben Sie die Leistungsfähigkeit einer Enterprise-Lösung, ohne die typische Komplexität einer Enterprise-Lösung
Verwalten Sie Mitarbeiterausgaben gemeinsam mit allen anderen Unternehmensausgaben auf einer zentralen Plattform. Mit Payhawk behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle über Richtlinien, Workflows und Zahlungen.
FAQs
Ausgabenmanagement-Software ist ein digitales Tool, das den Prozess zur Erfassung, Einreichung und Genehmigung geschäftsbezogener Ausgaben vereinfacht. Es hilft Unternehmen, die Ausgaben ihrer Mitarbeiter – von Reisekosten bis zu Bürobedarf – zu verwalten, indem Aufgaben wie Belegeinreichung, Spesenberichte und Rückerstattungen automatisiert werden.
Wie es funktioniert:
- Einreichung von Ausgaben: Mitarbeiter können Belege hochladen und Spesenanträge über die Software einreichen, oft auch über eine mobile App. Einige Plattformen ermöglichen es sogar, Belege zu scannen und wichtige Details wie Datum, Betrag und Händler automatisch zu extrahieren.
- Genehmigungsworkflow: Nach der Einreichung wird der Spesenantrag an den zuständigen Manager oder die entsprechende Abteilung zur Überprüfung und Genehmigung weitergeleitet, um die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicherzustellen.
- Richtlinienumsetzung: Die Software kann so konfiguriert werden, dass sie Ausgaben markiert, die gegen Unternehmensrichtlinien verstoßen, wie z. B. das Überschreiten von Ausgabenlimits oder das Einreichen nicht autorisierter Käufe.
- Rückerstattung: Nach der Genehmigung erleichtert die Software eine schnelle und genaue Rückerstattung, entweder durch Integration in die Gehaltsabrechnung oder per Banküberweisung.
- Berichte und Analysen: Manager haben Zugriff auf Echtzeit-Daten und Berichte zu Ausgabentrends, was die Budgetierung und Finanzplanung verbessert.
Durch die Automatisierung dieser Prozesse reduziert die Software für das Ausgabenmanagement manuelle Fehler, beschleunigt Rückerstattungen und ermöglicht eine bessere Übersicht über die Geschäftsausgaben.
Die Vorteile lassen sich in einige Kernpunkte zusammenfassen:
- Weniger Fehler: Menschen machen Fehler, aber gut abgestimmte Software ist deutlich weniger fehleranfällig. SmartScan, beispielsweise, eliminiert das Risiko von Eingabefehlern beim Auslesen von Belegen.
- Schnellere Verarbeitung: Optimierte Tools für das Erstellen, Einreichen, Überprüfen und Genehmigen von Berichten sorgen dafür, dass Berichte im Handumdrehen bearbeitet werden.
- Höhere Produktivität: Je weniger Zeit Mitarbeiter damit verbringen, manuell Spesenberichte zu erstellen und zu prüfen, desto mehr Zeit bleibt ihnen für andere Aufgaben.
- Reduzierter Verschwendung: Fehler bei der Spesenabrechnung kosten Geld – sowohl durch unnötige Rückerstattungen als auch durch die dafür aufgewendete Zeit. Wenn die mühsamen Berechnungen jedoch von einer Spesenmanagement-Software übernommen werden, können diese Ressourcen für wichtigere Dinge eingesetzt werden.
Das Ausgabenmanagement umfasst den umfassenderen Prozess der Steuerung und Optimierung der gesamten Unternehmensausgaben. Dazu gehören Einkauf, Lieferantenmanagement, Vertragsmanagement und die Sicherstellung, dass die Ausgaben im Einklang mit dem Budget und den Unternehmensrichtlinien stehen. Ziel ist es, unnötige Ausgaben im Voraus zu verhindern und den gesamten Lebenszyklus der Ausgaben zu steuern.
Das Spesenmanagement hingegen konzentriert sich speziell auf die Nachverfolgung und Bearbeitung von mitarbeiterbezogenen Ausgaben wie Reisen, Mahlzeiten oder Bürobedarf. Es umfasst typischerweise das Einreichen, Genehmigen und Erstatten von Mitarbeiterausgaben und die Sicherstellung der Einhaltung der Unternehmensrichtlinien nach erfolgten Ausgaben.
Kurz gesagt, das Ausgabenmanagement ist ein umfassenderer, proaktiver Ansatz zur Steuerung aller Unternehmensausgaben, während sich das Spesenmanagement speziell mit der Nachverfolgung und Rückerstattung von Mitarbeiterausgaben befasst.
Payhawk vereinfacht die Spesenabrechnungs- und Rückerstattungsprozesse durch die Automatisierung wichtiger Aufgaben. Mitarbeiter können Belege bequem über ihre mobilen Geräte erfassen, während die Software relevante Daten automatisch extrahiert, was den manuellen Aufwand reduziert. Ausgaben werden in Echtzeit kategorisiert und Genehmigungsabläufe optimiert, was zu einer schnelleren Bearbeitung führt. Darüber hinaus integriert sich Payhawk in Buchhaltungssysteme, was die Rückerstattung nahtlos und den Verwaltungsaufwand gering hält. Diese durchgängige Automatisierung verbessert nicht nur die Genauigkeit, sondern spart auch Zeit für Mitarbeiter und Finanzteams.
Mit Payhawk können Sie verschiedene Ausgabenarten überwachen, darunter:
- Mitarbeiterausgaben: Verfolgen Sie individuelle Ausgaben innerhalb Ihres Teams, einschließlich Reisekosten, Verpflegung und Bürobedarf.
- Abonnementzahlungen: Behalten Sie regelmäßige Zahlungen für Software, Mitgliedschaften und andere Dienstleistungen im Blick.
- Transaktionen mit Firmenkarten: Verfolgen Sie alle Käufe, die mit Firmenkarten getätigt werden.
- Lieferantenzahlungen: Verwalten Sie Zahlungen an Lieferanten, Auftragnehmer und andere Drittparteien.
- Rückerstattungen: Erfassen und verarbeiten Sie von Mitarbeitern eingereichte Auslagen.
- Reisekosten: Überwachen Sie Kosten im Zusammenhang mit Geschäftsreisen, wie Flüge, Hotels und Transport.
Payhawk bietet Ihnen eine umfassende Übersicht über die Ausgaben Ihres Unternehmens und hilft Ihnen, Ihre Finanzprozesse zu optimieren.
Payhawk unterstützt die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien durch anpassbare Ausgabenkontrollen, automatisierte Genehmigungsabläufe und Echtzeit-Ausgabenverfolgung. Administratoren können spezifische Limits und Regeln für verschiedene Teams oder Einzelpersonen festlegen, um sicherzustellen, dass alle Ausgaben den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Darüber hinaus integriert sich Payhawk in Buchhaltungssoftware, was die Berichterstattung und Prüfung erleichtert und es ermöglicht, nicht-konforme Transaktionen schnell zu erkennen und zu korrigieren.
Ja, Payhawk lässt sich mit verschiedenen Buchhaltungs- und ERP-Systemen integrieren und optimiert so die Finanzprozesse und steigert die Effizienz. Die vollständige Liste der unterstützten Integrationen finden Sie hier.
