UITGAVENBEHEER SOFTWARE Automatiseer je uitgavenbeheer van A tot Z

Uitgavenbeheersoftware is een digitale tool die ontworpen is om het proces van het bijhouden, indienen en goedkeuren van zakelijke uitgaven te vereenvoudigen. Het helpt organisaties om uitgaven van werknemers te beheren, van reiskosten tot kantoorbenodigdheden, door taken zoals het indienen van bonnen, uitgavenrapportage en terugbetalingen te automatiseren.

Hoe het werkt:

• Invoeren van uitgaven: Werknemers kunnen via de software bonnen uploaden en uitgavenclaims indienen, vaak via een mobiele app. Sommige platforms bieden zelfs de mogelijkheid om bonnen te scannen en automatisch belangrijke gegevens zoals datum, bedrag en leverancier te extraheren.
• Goedkeuringsworkflow: Nadat de uitgavenclaim is ingediend, wordt deze doorgestuurd naar de juiste manager of afdeling voor beoordeling en goedkeuring, zodat er aan het bedrijfsbeleid wordt voldaan.
• Beleidshandhaving: De software kan zo worden ingesteld dat uitgaven worden gemarkeerd die het bedrijfsbeleid overtreden, zoals overschrijding van bestedingslimieten of claims voor ongeautoriseerde aankopen.
• Terugbetaling: Na goedkeuring faciliteert de software een snelle en nauwkeurige terugbetaling, ofwel via integratie met de loonadministratie of via directe bankoverschrijvingen.
• Rapportage en analyse: Managers hebben toegang tot real-time gegevens en rapporten over uitgaventrends, wat helpt bij het verbeteren van budgettering en financiële planning.

Door deze processen te automatiseren, vermindert uitgavenbeheersoftware handmatige fouten, versnelt het terugbetalingen en biedt het betere zichtbaarheid in de uitgaven van het bedrijf.

Het komt neer op enkele kernvoordelen:

• Minder fouten: Mensen maken fouten, maar nauwkeurige software doet dit veel minder. Zo elimineert SmartScan de kans op menselijke fouten bij het invoeren van gegevens van bonnen.
• Snellere verwerking: Geoptimaliseerde tools voor het maken, indienen, beoordelen en goedkeuren van rapporten zorgen ervoor dat deze rapporten in een handomdraai worden afgehandeld.
• Verhoogde productiviteit: Hoe minder tijd werknemers besteden aan het handmatig opstellen en controleren van uitgavenrapporten, hoe meer tijd ze kunnen besteden aan andere waardevolle taken.
• Minder verspilling: Fouten in uitgavenrapportage kosten geld, zowel in onnodige vergoedingen als in werktijd. Door het saaie rekenwerk over te laten aan uitgavenbeheersoftware, bespaar je geld dat je kunt inzetten voor belangrijkere zaken.

Uitgavenbeheer verwijst naar het bredere proces van het beheersen en optimaliseren van alle uitgaven van een bedrijf. Dit omvat onder andere inkoop, leveranciersbeheer, contractbeheer en het waarborgen dat uitgaven binnen de budgetten en beleidsregels van het bedrijf vallen. De focus ligt hier op het voorkomen van onnodige uitgaven voordat ze plaatsvinden en het beheren van de gehele levenscyclus van uitgaven.

Onkostenbeheer daarentegen is specifiek gericht op het bijhouden en verwerken van door werknemers geïnitieerde uitgaven, zoals reis-, maaltijd- of kantooruitgaven. Dit proces omvat meestal het indienen, goedkeuren en vergoeden van werknemersuitgaven, en het naleven van bedrijfsbeleid nadat de uitgaven zijn gedaan.

Kortom, uitgavenbeheer biedt een meer uitgebreide en proactieve aanpak voor het beheren van alle bedrijfsuitgaven, terwijl onkostenbeheer specifiek gericht is op het bijhouden en vergoeden van werknemersuitgaven.

Payhawk vereenvoudigt het proces van onkostenrapportage en vergoedingen door belangrijke taken te automatiseren. Werknemers kunnen eenvoudig bonnetjes vastleggen met hun mobiele apparaten, terwijl de software automatisch relevante gegevens uitleest, waardoor handmatige invoer wordt verminderd. Uitgaven worden in real-time gecategoriseerd, en goedkeuringsworkflows zijn gestroomlijnd, wat zorgt voor een snellere verwerking. Bovendien integreert Payhawk met boekhoudsystemen, wat vergoedingen soepel laat verlopen en de administratieve last vermindert. Deze end-to-end automatisering verbetert niet alleen de nauwkeurigheid, maar bespaart ook tijd voor zowel medewerkers als financiële teams.

Met Payhawk kun je verschillende soorten uitgaven bijhouden, waaronder:

• Uitgaven van werknemers: Houd individuele uitgaven van je team in de gaten, inclusief reizen, maaltijden en kantoorbenodigdheden.
• Abonnementsbetalingen: Houd terugkerende betalingen voor software, lidmaatschappen en andere diensten bij.
• Transacties met zakelijke betaalkaarten: Volg alle aankopen die zijn gedaan met zakelijke betaalkaarten.
• Leveranciersbetalingen: Beheer betalingen aan leveranciers, contractanten en andere derde partijen.
• Vergoedingen: Registreer en verwerk onkosten die door medewerkers zijn ingediend.
• Reiskosten: Houd kosten bij die verband houden met zakenreizen, zoals vluchten, hotels en vervoer.

Payhawk biedt een uitgebreid overzicht van de uitgaven van je bedrijf, waardoor je je financiële operaties kunt beheren en optimaliseren.

Payhawk helpt ervoor te zorgen dat de uitgaven voldoen aan de bedrijfsrichtlijnen door het aanbieden van aanpasbare uitgavencontroles, geautomatiseerde goedkeuringsworkflows en realtime uitgavenbeheer. Beheerders kunnen specifieke limieten en regels instellen voor verschillende teams of individuen, zodat alle uitgaven in overeenstemming zijn met het beleid van het bedrijf. Bovendien integreert Payhawk met boekhoudsoftware om rapportage en auditprocessen te stroomlijnen, waardoor het gemakkelijker wordt om niet-conforme transacties te identificeren en aan te pakken.

Ja, Payhawk integreert met verschillende boekhoud- en ERP-systemen, waardoor financiële workflows worden gestroomlijnd en de efficiëntie verbetert. Je kunt de volledige lijst van integraties die we ondersteunen hier bekijken.