Uitgavenbeheer voor betere financiële controle

Alles-in-één software die jouw uitgavenbeheer vastlegt en CFO’s en finance teams helpt om de budgetten en kosten van je bedrijf te optimaliseren.

Volg alle bedrijfsuitgaven

Volg elke zakelijke transactie in real-time. Ontvang waardevolle inzichten via je uitgavenbeheer software die helpen bij planning en prognoses. Deel eenvoudig rapporten met aandeelhouders en hoger management.

Maak iedere betaling traceerbaar

Wijs specifieke betaalkaarten toe aan specifieke medewerkers, zodat je altijd weet wie er geld uitgeeft. Sta individuen ook toe om zo veel te besteden als nodig is in verschillende functies; met zowel persoonlijke als team creditcards.

Creëer budgetten

Stel je budgetbeheer in per kostencentrum en zie in real-time in hoeverre uitgaven en onkosten hieraan voldoen. Krijg waardevolle inzichten over hoe geld in verschillende bedrijfsfuncties wordt uitgegeven en pas je budgetten hier waar nodig op aan.

Betrek je budgetbeheerders

Geef elke budgeteigenaar, of het nu een individuele of teamleider is, real-time inzicht in hun projectbudget bij het ontvangen van geldverzoeken. Help hen bij het beoordelen van werkelijke en geplande uitgaven en het monitoren van het budget.

Mis geen terugkerende betalingen of abonnementskosten

Voer regelmatige betalingen uit via je zakelijke betaalkaart voor betalingen van de huur tot tijdschrift abonnementen. Wanneer je kaart te weinig saldo heeft, sturen wij een herinnering om op tijd geld bij te storten.

Boekhoudkundige gegevens

Stel kostencentra, categorieën en BTW in, in Payhawk. Onze AI geeft automatisch een voorstel voor de juiste data voor je factuur en terugkerende betalingen. Met behulp van Machine Learning worden de suggesties verbeterd.

Slim uitgavenbeheer

Aanpasbare tools voor uitgavenbeheer om uitgaven te monitoren en limiteren, goedkeurings workflows in te stellen en om agile te blijven.

Stel bestedingslimieten in

Definieer limieten voor individuen of teams en pas ze op elk moment aan. De budget eigenaar ontvangt in real-time meldingen om transacties goed te keuren, wat het risico op fraude vermindert en uitgavenbeheer ondersteunt.

Definieer uitgavenbeleid en goedkeuringsflows

Stel een uitgavenbeleid samen met onze geavanceerde workflows en beheer kaarten met instellingen zoals terugkerende limieten, opnames bij geldautomaten en de goedkeuringsflow. Beheer daarnaast ook kaarten in bulk.

Bepaal hoe verzoeken worden goedgekeurd

Creëer specifieke goedkeuringsflows die goed samengaan met jouw complexe uitgavenstrategieën. Voeg bijvoorbeeld meerdere medewerkers toe die verantwoordelijk zijn voor het goedkeuren van een geldverzoek.

Keur goed met één klik op de knop

Je hoeft niet te wachten tot je weer aan je bureau zit, keur verzoeken snel en eenvoudig goed in de Payhawk App op jouw mobiele apparaat.

Heldere en bruikbare rapporten

Gedetailleerde, gepersonaliseerde, gebruiksvriendelijke rapporten die je helpen om bedrijfsuitgaven te beheren en optimaliseren.
Steun je finance team

Toon jouw finance team live gegevens over de liquide middelen en de status van ieder budget binnen je bedrijf, inclusief rapporten over totale bedrijfsuitgaven. Ze krijgen inzicht per kostencentrum en team, met de mogelijkheid om op categorie, leverancier en medewerker te filteren.

Creëer gepersonaliseerde rapporten

Bouw rapporten die werken voor jouw bedrijf door transacties te sorteren op kaarten, categorie, medewerker, leverancier, missende bon, hoeveelheden en meer. Creëer gepersonaliseerde sorteeropdrachten en sla deze op om ze altijd bij de hand te hebben.

Houd jouw abonnementen in de gaten

Volg al je abonnementskosten en krijg inzicht in aankomende bedrijfsuitgaven om medewerkers te helpen hun maandelijkse onkosten in te schatten. Analyseer abonnementskosten en toon veranderingen in betalingen in real-time.

Veelgestelde vragen

Software voor uitgavenbeheer helpt bedrijven bij het beheren van hun uitgaven. In het geval van Payhawk kan onze software voor uitgavenbeheer bedrijven ondersteunen bij de verschillende manieren waarop zij uitgaven doen, en een groot deel van het bijbehorende proces automatiseren. Onze software ondersteunt meerdere behoeften op het gebied van uitgavenbeheer, waaronder zakelijke betaalkaarten, vergoedingen, beheer van personeelsuitgaven, betalingen van leveranciersfacturen, factuurbeheer, integratie met boekhoudsystemen/ERP en abonnementen. Software voor uitgavenbeheer moet bedrijven helpen een goed overzicht te krijgen van hun uitgaven om budgetten en kostenbeheersing te ondersteunen. Daarnaast moet de software helpen de bijbehorende boekhouding eenvoudiger en gestroomlijnder te maken.

Een bedrijf voor uitgavenbeheer biedt bedrijven de verschillende hulpmiddelen die ze nodig hebben om de uitgaven binnen hun organisatie te beheren, inclusief het verstrekken van rapportages en inzicht in het uitgegeven geld. Bij Payhawk helpen we bedrijven niet alleen met het beheren van te vergoeden personeelsuitgaven zoals per diems en kilometervergoedingen, maar ook met het beheren van facturen en abonnementen van leveranciers. Het beheer van de uitgaven moet manieren omvatten om werknemers in staat te stellen uitgaven te doen en tegelijkertijd het bedrijf te helpen de cashflow onder controle te houden met proactieve en reactieve controles (zoals goedkeuringsworkflows) die zijn ingebouwd in bedrijfspassen en ondersteunende software voor uitgavenbeheer.

Uitgavenbeheer en kostenbeheer lijken op elkaar, maar er is een verschil tussen wat beide omvatten. Uitgavenbeheer omvat de overkoepelende strategie, het proces en de tools voor het beheer van facturen/leveranciersfacturen, bedrijfspassen en personeelsuitgaven en -vergoedingen. Het omvat specifieke manieren om uitgaven te beheren en te controleren, waaronder goedkeurings workflows, boekhoudkundige integraties en automatisering, en real-time rapportage. Kostenbeheer heeft echter alleen betrekking op uitgaven. Toch omvat uitgavenbeheer vele vormen, waaronder per diems, kilometervergoeding en meer.

Payhawk helpt je om je uitgavengegevens effectief en efficiënt te gebruiken. Onze oplossing beschikt over aanpasbare 'custom fields' om de gegevens vast te leggen die je nodig hebt om je bedrijf vanuit een commercieel perspectief te ondersteunen. Met de aangepaste velden kun je gegevens over uitgaven vastleggen op een manier die jouw bedrijf het beste helpt om informatie te segmenteren op basis van projecten, locaties, en meer. Door aangepaste velden voor uitgaven te maken, kun je uiteindelijk bepalen waarover je rapporteert om het zo specifiek en waardevol mogelijk te maken voor je bedrijf. Bekijk het verhaal van onze klant Explose om te ontdekken hoe zij aangepaste velden gebruikten om projectuitgaven te beheren in hun digitale agentschap.

Ja. Digitale betalingen kunnen eenvoudig als PDF's naar het portaal worden geüpload, en fysieke bonnetjes hoeven alleen maar met een telefooncamera te worden vastgelegd en naar de app te worden geüpload. De OCR-technologie in het Payhawk portaal uploadt automatisch alle informatie, zodat de werknemer (en de admins in het financiële team) 95% van de gegevens niet handmatig hoeven in te voeren. Werknemers hoeven geen bonnetjes meer te verzamelen gedurende de maand of eindeloze spreadsheets in te vullen. De admins van het financiële team kunnen zien welke bonnetjes en facturen nog ontbreken, en het portaal stuurt automatische herinneringen naar gebruikers om het jagen op bonnetjes te verminderen. Onze klant AIOPSGROUP meldt dat ze dagelijks ongeveer 2 uur en tot 1-2 dagen aan oplostijd hebben bespaard sinds ze Payhawk gebruiken.

Met Payhawk is het uitgavenbeleid van je bedrijf in de software ingebouwd. Je kunt op meerdere niveaus limieten instellen om ervoor te zorgen dat je werknemers vrijheid geeft binnen een kader als het gaat om uitgaven. Tineke Van Maerken, VP Finance bij onze klant Luxair, legt uit: "Als administrator kan ik de kaartlimieten onmiddellijk aanpassen aan de behoeften van het bedrijf. Elke kaarthouder heeft een maandelijkse limiet - maar onverwachte uitgaven kunnen ook boven de limiet uitkomen." Admins kunnen automatische goedkeuringslimieten instellen voor financieringsaanvragen van medewerkers, verschillende goedkeuringsniveaus binnen de workflows, en meerdere medewerkers om aanvragen goed te keuren (wat betekent dat goedkeuringen worden voltooid, zelfs als iemand afwezig is).

Met de Payhawk oplossing kunnen beheerders limieten voor individuele of team uitgaven selecteren. Je beheerders kunnen deze limieten vervolgens op elk gewenst moment met slechts een paar klikken bijwerken, zodat de tool kan inspelen op veranderende bedrijfsbehoeften. Als een medewerker meer geld nodig heeft, kan hij of zij dit doen door een budgetaanvraag te doen, wederom in slechts een paar klikken. De budgethouder kan dan kiezen om het verzoek goed te keuren of af te wijzen, waar hij ook is via de app op zijn telefoon of laptop.

Door Payhawk te gebruiken, kunnen bedrijven de maand tot vijf dagen sneller afsluiten. Bankreconciliaties en het synchroniseren van transacties en facturen behoren tot de meest tijdrovende taken voor financiële en boekhoudkundige teams bij de maandafsluiting. Met Payhawk worden deze lastige taken geautomatiseerd en via een ERP-integratie rechtstreeks naar de boekhoudsoftware gestuurd. Tijd wordt ook bespaard op het najagen van bonnetjes, aangezien de mobiele app de gebruiker vraagt om zijn bonnetje direct na de transactie bij te voegen (en hem gedurende de maand herinneringen stuurt als hij dat nog niet heeft gedaan). Payhawk-klanten krijgen bovendien een uniek IBAN, zodat het bedrijf vergoedingen aan werknemers en facturen via SEPA Instant en Faster Payments kan betalen.