Uitgavenbeheer voor betere financiële controle

Software voor uitgavenbeheer helpt bedrijven bij het beheren van hun bedrijfsuitgaven. In het geval van Payhawk kan onze software voor uitgavenbeheer bedrijven ondersteunen bij de verschillende manieren waarop zij uitgaven doen, en een groot deel van het bijbehorende proces automatiseren. Onze software ondersteunt meerdere behoeften op het gebied van uitgavenbeheer, waaronder zakelijke betaalkaarten, vergoedingen, beheer van personeelsuitgaven, betalingen van leveranciersfacturen, factuurbeheer, integratie met boekhoudsystemen/ERP en abonnementen. Software voor uitgavenbeheer moet bedrijven helpen een goed overzicht te krijgen van hun bedrijfsuitgaven om budgetten en kostenbeheersing te ondersteunen. Daarnaast moet de software helpen de bijbehorende boekhouding eenvoudiger en gestroomlijnder te maken.

Een bedrijf voor uitgavenbeheer biedt bedrijven de verschillende hulpmiddelen die ze nodig hebben om de bedrijfsuitgaven binnen hun organisatie te beheren, inclusief het verstrekken van rapportages en inzicht in het uitgegeven geld. Bij Payhawk helpen we bedrijven niet alleen met het beheren van te vergoeden personeelsuitgaven zoals per diems en kilometervergoedingen, maar ook met het beheren van facturen en abonnementen van leveranciers. Het beheer van de bedrijfsuitgaven moet manieren omvatten om werknemers in staat te stellen uitgaven te doen en tegelijkertijd het bedrijf te helpen de cashflow onder controle te houden met proactieve en reactieve controles (zoals goedkeuringsworkflows) die zijn ingebouwd in bedrijfspassen en ondersteunende software voor uitgavenbeheer.

Uitgavenbeheer en kostenbeheer lijken op elkaar, maar er is een verschil tussen wat beide omvatten. Uitgavenbeheer omvat de overkoepelende strategie, het proces en de tools voor het beheer van facturen/leveranciersfacturen, bedrijfspassen en personeelsuitgaven en -vergoedingen. Het omvat specifieke manieren om bedrijfsuitgaven te beheren en te controleren, waaronder goedkeuringsworkflows, boekhoudkundige integraties en automatisering, en real-time rapportage. Kostenbeheer heeft echter alleen betrekking op bedrijfsuitgaven. Toch omvat uitgavenbeheer vele vormen, waaronder per diems, kilometervergoeding en meer.

Payhawk helpt je om je uitgavengegevens effectief en efficiënt te gebruiken. Onze oplossing beschikt over aanpasbare 'custom fields' om de gegevens vast te leggen die je nodig hebt om je bedrijf vanuit een commercieel perspectief te ondersteunen. Met de aangepaste velden kun je gegevens over bedrijfsuitgaven vastleggen op een manier die jouw bedrijf het beste helpt om informatie te segmenteren op basis van projecten, locaties, en meer. Door aangepaste velden voor bedrijfsuitgaven te maken, kun je uiteindelijk bepalen waarover je rapporteert om het zo specifiek en waardevol mogelijk te maken voor je bedrijf. Bekijk het verhaal van onze klant Explose om te ontdekken hoe zij aangepaste velden gebruikten om projectuitgaven te beheren in hun digitale agentschap.

Ja. Digitale betalingen kunnen eenvoudig als PDF's naar het portaal worden geüpload, en fysieke bonnetjes hoeven alleen maar met een telefooncamera te worden vastgelegd en naar de app te worden geüpload. De OCR-technologie in het Payhawk portaal uploadt automatisch alle informatie, zodat de werknemer (en de admins in het financiële team) 95% van de gegevens niet handmatig hoeven in te voeren. Werknemers hoeven geen bonnetjes meer te verzamelen gedurende de maand of eindeloze spreadsheets in te vullen. De admins van het financiële team kunnen zien welke bonnetjes en facturen nog ontbreken, en het portaal stuurt automatische herinneringen naar gebruikers om het jagen op bonnetjes te verminderen. Onze klant AIOPSGROUP meldt dat ze dagelijks ongeveer 2 uur en tot 1-2 dagen aan tijd hebben bespaard sinds ze Payhawk gebruiken.

Met Payhawk is het uitgavenbeleid van je bedrijf in de software ingebouwd. Je kunt op meerdere niveaus limieten instellen om ervoor te zorgen dat je werknemers vrijheid geeft binnen een kader als het gaat om bedrijfsuitgaven. Tineke Van Maerken, VP Finance bij onze klant Luxair, legt uit: "Als administrator kan ik de kaartlimieten onmiddellijk aanpassen aan de behoeften van het bedrijf. Elke kaarthouder heeft een maandelijkse limiet - maar onverwachte bedrijfsuitgaven kunnen ook boven de limiet uitkomen." Admins kunnen automatische goedkeuringslimieten instellen voor financieringsaanvragen van medewerkers, verschillende goedkeuringsniveaus binnen de workflows, en meerdere medewerkers om aanvragen goed te keuren (wat betekent dat goedkeuringen worden voltooid, zelfs als iemand afwezig is).

Met de Payhawk oplossing kunnen beheerders limieten voor individuele of team uitgaven selecteren. Je beheerders kunnen deze limieten vervolgens op elk gewenst moment met slechts een paar klikken bijwerken, zodat de tool kan inspelen op veranderende bedrijfsbehoeften. Als een medewerker meer geld nodig heeft, kan hij of zij dit doen door een budgetaanvraag te doen, wederom in slechts een paar klikken. De budgethouder kan dan kiezen om het verzoek goed te keuren of af te wijzen, waar hij ook is via de app op zijn telefoon of laptop.

Door Payhawk te gebruiken, kunnen bedrijven de maand tot vijf dagen sneller afsluiten. Bankreconciliaties en het synchroniseren van transacties en facturen behoren tot de meest tijdrovende taken voor financiële en boekhoudkundige teams bij de maandafsluiting. Met Payhawk worden deze lastige taken geautomatiseerd en via een ERP-integratie rechtstreeks naar de boekhoudsoftware gestuurd. Tijd wordt ook bespaard op het najagen van bonnetjes, aangezien de mobiele app de gebruiker vraagt om zijn bonnetje direct na de transactie bij te voegen (en hem gedurende de maand herinneringen stuurt als hij dat nog niet heeft gedaan). Payhawk-klanten krijgen bovendien een uniek IBAN, zodat het bedrijf vergoedingen aan werknemers en facturen via SEPA Instant en Faster Payments kan betalen.