UITGAVENBEHEER SOFTWAREAutomatiseer je uitgavenbeheer van A tot Z
Geen verloren bonnetjes meer, geen handmatige invoer. Beheer uitgaven van medewerkers en sluit de boeken realtime af voor al je bedrijfsentiteiten – met ongeëvenaarde automatisering van handmatig werk.
Real-time de boeken sluiten met automatisering bij elke stap
Dien uitgaven in, volg ze, keur ze goed, controleer en betaal – al je bedrijfsuitgaven in één platform.
Ontvang je uitgavenrapporten automatisch op tijd en zonder fouten.
Verminder handmatig werk met automatisering die is ingebouwd in je zakelijke betaalkaarten en onkostenvergoedingen. Laat ons het zware werk doen met onze intuïtieve mobiele app, slimme categorisatieregels, automatische bonnenscan en meer.
Integreer je uitgavenbeleid in elke transactie
Controleer automatisch elke transactie. Stel proactieve kaartcontroles en uitgavenrichtlijnen in om ongeoorloofde uitgaven te voorkomen. Zorg ervoor dat uitgaven altijd de juiste goedkeuringen krijgen met op maat gemaakte workflows.
Automatiseer de beoordeling van uitgaven.
Beheer de verplichte velden die medewerkers moeten invullen. Combineer dat met slimme suggesties en aangepaste automatische categorisatie-regels, zodat het verwerken van uitgaven een fluitje van een cent wordt. Met behulp van onze bulk-review assistent bekijk je alleen de uitgaven die noodzakelijk zijn.
Sluit je boeken elke dag automatisch af
Reconcilieer de uitgaven van je medewerkers in realtime, op elk gewenst moment. Met live ERP-integraties, krachtige API's en flexibele boekhoudexports zorgen we ervoor dat je uitgaven- en betalingsgegevens altijd in sync zijn. Breng je masterdata in Payhawk om een naadloze reconciliatie met de juiste categorisatie te garanderen.
“We hebben de productiviteit van onze medewerkers met meer dan vier keer verhoogd en we verwachten een nog grotere impact naarmate ons wagenpark groeit. De automatisering van Payhawk heeft de verwerkingstijd aanzienlijk verkort en de fouten verminderd die gepaard gingen met het handmatig verwerken van onkosten.”
“Payhawk gaf ons de mogelijkheid om betalingen en uitgaven te automatiseren en centraliseren. Het gebruiksvriendelijke platform en de integratiemogelijkheden met onze bestaande systemen waren belangrijke factoren in onze keuze.”
“Het is ongelooflijk dat we uitgaven in een paar seconden kunnen verwerken. Niemand hoeft te wachten tot de salarisadministratie of het einde van de maand. Het is zo makkelijk en flexibel dat we niet afhankelijk zijn van de bank.”
Efficiënte processen zorgen voor blije medewerkers.
Vergoed medewerkers rechtstreeks op hun bankrekeningen vanuit het platform:
- Keur onkostenvergoedingen op elk moment goed
- Voer gratis lokale betalingen uit in EUR, GBP and USD
- Bespaar tijd door vergoedingen in bulk uit te voeren
- Reconcilieer betalingen automatisch in je ERP-systemen
Breng al je uitgaven samen op één plek
Beheer de uitgaven van medewerkers samen met alle andere bedrijfsuitgaven. Met Payhawk krijg je volledige controle over je beleid, workflows en betalingen op één platform.
Ons uitgavenbeheerproces in één oogopslag
Geautomatiseerd bonnetjes achterhalen begint met het swipen van je Payhawk-kaart. Voor vergoedingen kan het ook verplicht worden gesteld om een bonnetje aan je aanvraag toe te voegen.
Uitgaven worden automatisch naar de juiste persoon gestuurd voor goedkeuring, dankzij unieke goedkeuringsworkflows per type uitgave. Geen vertragingen meer tijdens feestdagen - aanvragen worden automatisch doorgestuurd naar iemand die wél aanwezig is.
Vergoedingen worden vanuit het platform rechtstreeks op de bankrekeningen van je medewerkers gestort. Dit zorgt voor een soepele ervaring en eenvoudige reconciliatie.
De reconciliatie vindt in real-time plaats, omdat al je uitgaven, bonnetjes en betalingen op één platform zijn samengebracht. Uitgaven worden automatisch gesynchroniseerd na beoordeling, en succesvolle betalingen worden direct reconciliëerd.
Geautomatiseerd bonnetjes achterhalen begint met het swipen van je Payhawk-kaart. Voor vergoedingen kan het ook verplicht worden gesteld om een bonnetje aan je aanvraag toe te voegen.
Uitgaven worden automatisch naar de juiste persoon gestuurd voor goedkeuring, dankzij unieke goedkeuringsworkflows per type uitgave. Geen vertragingen meer tijdens feestdagen - aanvragen worden automatisch doorgestuurd naar iemand die wél aanwezig is.
Vergoedingen worden vanuit het platform rechtstreeks op de bankrekeningen van je medewerkers gestort. Dit zorgt voor een soepele ervaring en eenvoudige reconciliatie.
De reconciliatie vindt in real-time plaats, omdat al je uitgaven, bonnetjes en betalingen op één platform zijn samengebracht. Uitgaven worden automatisch gesynchroniseerd na beoordeling, en succesvolle betalingen worden direct reconciliëerd.
Alle essentiële functies voor het optimaliseren van je uitgavenbeheer
Bied medewerkers een intuïtieve en eenvoudig te gebruiken mobiele app, waarmee ze onderweg eenvoudig uitgaven kunnen indienen.
Laat onze in-house machine learning-algoritme bonnetjes scannen en de uitgavenvelden invullen in meer dan 60 verschillende talen.
Zorg ervoor dat btw-tarieven automatisch worden vastgelegd van elk bonnetje, voor betrouwbare en accurate belastingclaims over alle entiteiten.
Gebruik de functionaliteit om uitgaven samen te voegen of eenvoudig op te splitsen in meerdere uitgaven of lijnitems, afhankelijk van je behoefte aan detail.
 2.svg){kind=small}
Zorg ervoor dat bonnetjes op tijd worden ingediend met pop-up meldingen die het verzamelen van bonnetjes automatiseren na elke transactie.
Zorg ervoor dat alle documenten worden ingediend met herhaalde herinneringen naar medewerkers die nog bonnetjes of uitgaven moeten indienen.
Definieer aangepaste goedkeuringsflows per type uitgave. Stel regels en triggers in op basis van teamstructuur, bedragen, categorieën of andere aangepaste velden.
Vereenvoudig het indienen van dagvergoedingen (per diems) voor medewerkers op reis en stort de vergoeding direct op hun bankrekening.
Bereken kilometervergoedingen direct en stel onbeperkte aangepaste tarieven in voor elke situatie.
Indienen, goedkeuren, controleren en betalen – en dat allemaal in bulk. Schaal je uitgavenbeheer eenvoudig op met een systeem dat snelle verwerkingsacties ondersteunt.
 1.svg){kind=small}
Kies specifieke regels voor uitgaven die extra aandacht nodig hebben, en activeer waarschuwingen om deze buiten de bulkverwerking te houden.
Versnel goedkeuring en controle met communicatie in het platform. Tag gebruikers om hun aandacht te trekken en ontvang meldingen bij nieuwe activiteit.
FAQs
Uitgavenbeheersoftware is een digitale tool die ontworpen is om het proces van het bijhouden, indienen en goedkeuren van zakelijke uitgaven te vereenvoudigen. Het helpt organisaties om uitgaven van werknemers te beheren, van reiskosten tot kantoorbenodigdheden, door taken zoals het indienen van bonnen, uitgavenrapportage en terugbetalingen te automatiseren.
Hoe het werkt:
- Invoeren van uitgaven: Werknemers kunnen via de software bonnen uploaden en uitgavenclaims indienen, vaak via een mobiele app. Sommige platforms bieden zelfs de mogelijkheid om bonnen te scannen en automatisch belangrijke gegevens zoals datum, bedrag en leverancier te extraheren.
- Goedkeuringsworkflow: Nadat de uitgavenclaim is ingediend, wordt deze doorgestuurd naar de juiste manager of afdeling voor beoordeling en goedkeuring, zodat er aan het bedrijfsbeleid wordt voldaan.
- Beleidshandhaving: De software kan zo worden ingesteld dat uitgaven worden gemarkeerd die het bedrijfsbeleid overtreden, zoals overschrijding van bestedingslimieten of claims voor ongeautoriseerde aankopen.
- Terugbetaling: Na goedkeuring faciliteert de software een snelle en nauwkeurige terugbetaling, ofwel via integratie met de loonadministratie of via directe bankoverschrijvingen.
- Rapportage en analyse: Managers hebben toegang tot real-time gegevens en rapporten over uitgaventrends, wat helpt bij het verbeteren van budgettering en financiële planning.
Door deze processen te automatiseren, vermindert uitgavenbeheersoftware handmatige fouten, versnelt het terugbetalingen en biedt het betere zichtbaarheid in de uitgaven van het bedrijf.
Het komt neer op enkele kernvoordelen:
- Minder fouten: Mensen maken fouten, maar nauwkeurige software doet dit veel minder. Zo elimineert SmartScan de kans op menselijke fouten bij het invoeren van gegevens van bonnen.
- Snellere verwerking: Geoptimaliseerde tools voor het maken, indienen, beoordelen en goedkeuren van rapporten zorgen ervoor dat deze rapporten in een handomdraai worden afgehandeld.
- Verhoogde productiviteit: Hoe minder tijd werknemers besteden aan het handmatig opstellen en controleren van uitgavenrapporten, hoe meer tijd ze kunnen besteden aan andere waardevolle taken.
- Minder verspilling: Fouten in uitgavenrapportage kosten geld, zowel in onnodige vergoedingen als in werktijd. Door het saaie rekenwerk over te laten aan uitgavenbeheersoftware, bespaar je geld dat je kunt inzetten voor belangrijkere zaken.
Uitgavenbeheer verwijst naar het bredere proces van het beheersen en optimaliseren van alle uitgaven van een bedrijf. Dit omvat onder andere inkoop, leveranciersbeheer, contractbeheer en het waarborgen dat uitgaven binnen de budgetten en beleidsregels van het bedrijf vallen. De focus ligt hier op het voorkomen van onnodige uitgaven voordat ze plaatsvinden en het beheren van de gehele levenscyclus van uitgaven.
Onkostenbeheer daarentegen is specifiek gericht op het bijhouden en verwerken van door werknemers geïnitieerde uitgaven, zoals reis-, maaltijd- of kantooruitgaven. Dit proces omvat meestal het indienen, goedkeuren en vergoeden van werknemersuitgaven, en het naleven van bedrijfsbeleid nadat de uitgaven zijn gedaan.
Kortom, uitgavenbeheer biedt een meer uitgebreide en proactieve aanpak voor het beheren van alle bedrijfsuitgaven, terwijl onkostenbeheer specifiek gericht is op het bijhouden en vergoeden van werknemersuitgaven.
Payhawk vereenvoudigt het proces van onkostenrapportage en vergoedingen door belangrijke taken te automatiseren. Werknemers kunnen eenvoudig bonnetjes vastleggen met hun mobiele apparaten, terwijl de software automatisch relevante gegevens uitleest, waardoor handmatige invoer wordt verminderd. Uitgaven worden in real-time gecategoriseerd, en goedkeuringsworkflows zijn gestroomlijnd, wat zorgt voor een snellere verwerking. Bovendien integreert Payhawk met boekhoudsystemen, wat vergoedingen soepel laat verlopen en de administratieve last vermindert. Deze end-to-end automatisering verbetert niet alleen de nauwkeurigheid, maar bespaart ook tijd voor zowel medewerkers als financiële teams.
Met Payhawk kun je verschillende soorten uitgaven bijhouden, waaronder:
- Uitgaven van werknemers: Houd individuele uitgaven van je team in de gaten, inclusief reizen, maaltijden en kantoorbenodigdheden.
- Abonnementsbetalingen: Houd terugkerende betalingen voor software, lidmaatschappen en andere diensten bij.
- Transacties met zakelijke betaalkaarten: Volg alle aankopen die zijn gedaan met zakelijke betaalkaarten.
- Leveranciersbetalingen: Beheer betalingen aan leveranciers, contractanten en andere derde partijen.
- Vergoedingen: Registreer en verwerk onkosten die door medewerkers zijn ingediend.
- Reiskosten: Houd kosten bij die verband houden met zakenreizen, zoals vluchten, hotels en vervoer.
Payhawk biedt een uitgebreid overzicht van de uitgaven van je bedrijf, waardoor je je financiële operaties kunt beheren en optimaliseren.
Payhawk helpt ervoor te zorgen dat de uitgaven voldoen aan de bedrijfsrichtlijnen door het aanbieden van aanpasbare uitgavencontroles, geautomatiseerde goedkeuringsworkflows en realtime uitgavenbeheer. Beheerders kunnen specifieke limieten en regels instellen voor verschillende teams of individuen, zodat alle uitgaven in overeenstemming zijn met het beleid van het bedrijf. Bovendien integreert Payhawk met boekhoudsoftware om rapportage en auditprocessen te stroomlijnen, waardoor het gemakkelijker wordt om niet-conforme transacties te identificeren en aan te pakken.
Ja, Payhawk integreert met verschillende boekhoud- en ERP-systemen, waardoor financiële workflows worden gestroomlijnd en de efficiëntie verbetert. Je kunt de volledige lijst van integraties die we ondersteunen hier bekijken.
Verhoog de productiviteit van je team met geautomatiseerd uitgavenbeheer
