Uitgavenbeheer softwareAI-ondersteunde uitgavenbeheersing, van aanmaken tot beoordelen
Alle uitgaven van je team worden in realtime goedgekeurd, gecategoriseerd en afgestemd. Eén systeem, alle kaarten, alle entiteiten. Volledig inzicht, totale controle en een snellere afsluiting met minder auditrisico.
"The flexibility at Payhawk is great — you can set up workflows in a way that works for your business. At Essentia, we centralise AP and subscriptions, but we delegate employee expenses to the employee. And Payhawk lets us set that up in a way that best works for us."
Uitgaven remmen de financiering niet af. Het wachten erop wel.
De Financial Controller Agent zorgt ervoor dat uitgaven direct bij de bron worden opgeschoond, door bonnen op te sporen en hiaten in de gegevens op te vullen voordat ze in je rapportagecyclus terechtkomen. Zo kan je bedrijf sneller handelen. En begin je de maandafsluiting met nauwkeurige, betrouwbare cijfers.
Vijf gebruiksscenario’s. Eén door AI aangestuurde, door de financiële afdeling beheerde workflow
Je beheert geen functies. Je beheert je uitgaven. Met Payhawk houdt één systeem, dat onder de financiële afdeling valt, alles met elkaar verbonden en maakt het handmatig werk overbodig dankzij ingebouwde AI-controles en automatisering, zodat je je uitgaven kunt beheren nog voordat ze plaatsvinden.
Verwerk uitgaven en werknemersvergoedingen sneller dankzij AI-gestuurde categorisering en automatische opvolging van bonnen via de Finance Controller Agent, zowel op het platform als in de app. Verwerk je dagelijkse uitgaven en vergoedingen via Payhawk zonder tussenkomst van de financiële afdeling.
Van marketing tot verkoop: geef je teams flexibiliteit zonder dat dit ten koste gaat van de controle. Goedkeur uitgaven voordat ze worden gedaan, met behulp van aanvragen, budgetten en proactieve kaartcontroles. Leid goedkeuringen vervolgens door op basis van bedrag, leverancier, categorie of teamstructuur, met ondersteuning van de assistent voor bulkbeoordeling en goedkeuringen buiten kantoor, zodat er niets door de mazen van het net glipt.
Krijg inzicht in wat een project echt kost terwijl het nog loopt. Koppel elke uitgave in realtime aan het juiste project, evenement of kostenplaats. Volg uitgaven terwijl ze plaatsvinden, niet pas weken nadat het werk is gedaan. Beantwoord vragen over de prestaties met zekerheid (en niet met schattingen).
Houd terugkerende uitgaven in beeld en houd de verantwoordelijkheid in eigen hand. Centraliseer abonnementen waar controle belangrijk is en delegeer wat dat niet is. Houd vernieuwingen, gebruik en trends bij op het gebied van IT, diensten en meer, zonder voor verrassingen te komen staan. Beperk verspilling, voorkom dubbel werk en ga kostenstijgingen tegen zonder teams te vertragen.
Beheers uitzonderlijke gevallen zonder extra rompslomp. Stel je uitgavenbeleid vast (inclusief duidelijke regels voor zaken als inkooporders) en laat de Financial Controller Agent automatisch afwijkingen en uitgaven die buiten het beleid vallen signaleren. Zo hoef je alleen in te grijpen als er echt iets beoordeeld moet worden.
Je hoeft ons niet op ons woord te geloven
Financiële leidinggevenden uit meer dan 32 landen voeren het uitgavenbeheer uit via Payhawk.
"We hebben de productiviteit van onze medewerkers met meer dan vier keer verhoogd en we verwachten een nog grotere impact naarmate ons wagenpark groeit. De automatisering van Payhawk heeft de verwerkingstijd aanzienlijk verkort en de fouten verminderd die gepaard gingen met het handmatig verwerken van onkosten."
Tsvetomir Uzunov
CFO, Discordia
"Het grootste pluspunt voor ons is de live realtime informatie die we in het bedrijf krijgen. We gebruiken de aangepaste velden bij het maken en toevoegen van uitgaven in de Payhawk oplossing zodat elk evenement een projectcode heeft. Nu we al onze uitgaven hebben gecodeerd naar projectcodes, kunnen we aan het eind van elke maand rapporteren over onze marges per evenement enzovoort."
Howard Thompson
Global Financial Controller
“We hebben nu meer tijd om de uitgaven te analyseren. Voor Payhawk ging die tijd op aan het verzamelen van alle data bij medewerkers. Nu hebben we meer transparantie, strakkere controle over alle uitgaven en minder papierwerk.”
Gabriela Leovac
Accountant
Klaar om te zien hoe realtime controle over uitgaven in de praktijk werkt? Laten we eens praten.
Alle essentiële functies voor het optimaliseren van je uitgavenbeheer
Bied medewerkers een intuïtieve en eenvoudig te gebruiken mobiele app, waarmee ze onderweg eenvoudig uitgaven kunnen indienen.
Laat onze in-house machine learning-algoritme bonnetjes scannen en de uitgavenvelden invullen in meer dan 60 verschillende talen.
Zorg ervoor dat btw-tarieven automatisch worden vastgelegd van elk bonnetje, voor betrouwbare en accurate belastingclaims over alle entiteiten.
Gebruik de functionaliteit om uitgaven samen te voegen of eenvoudig op te splitsen in meerdere uitgaven of lijnitems, afhankelijk van je behoefte aan detail.
 2.svg){kind=small}
Zorg ervoor dat bonnetjes op tijd worden ingediend met pop-up meldingen die het verzamelen van bonnetjes automatiseren na elke transactie.
Zorg ervoor dat alle documenten worden ingediend met herhaalde herinneringen naar medewerkers die nog bonnetjes of uitgaven moeten indienen.
Definieer aangepaste goedkeuringsflows per type uitgave. Stel regels en triggers in op basis van teamstructuur, bedragen, categorieën of andere aangepaste velden.
Vereenvoudig het indienen van dagvergoedingen (per diems) voor medewerkers op reis en stort de vergoeding direct op hun bankrekening.
Bereken kilometervergoedingen direct en stel onbeperkte aangepaste tarieven in voor elke situatie.
Indienen, goedkeuren, controleren en betalen – en dat allemaal in bulk. Schaal je uitgavenbeheer eenvoudig op met een systeem dat snelle verwerkingsacties ondersteunt.
 1.svg){kind=small}
Kies specifieke regels voor uitgaven die extra aandacht nodig hebben, en activeer waarschuwingen om deze buiten de bulkverwerking te houden.
Versnel goedkeuring en controle met communicatie in het platform. Tag gebruikers om hun aandacht te trekken en ontvang meldingen bij nieuwe activiteit.
Vlekkeloze integraties
Versnel je maandafsluiting met een volledig gesynchroniseerd financieel systeem. Dankzij directe koppelingen met je ERP-, boekhoud- en HR-systemen wordt elke transactie automatisch gecodeerd, gekoppeld en in realtime afgestemd, zodat je team minder tijd kwijt is aan administratie en meer tijd heeft voor belangrijke beslissingen.
.svg)
Ontdek de kracht van een bedrijfsoplossing, zonder de complexiteit ervan
Beheer de personeelskosten samen met alle andere bedrijfsuitgaven. Met Payhawk heb je volledige controle over je beleid, workflows en betalingen op één enkel platform.
FAQs
Uitgavenbeheersoftware is een digitale tool die ontworpen is om het proces van het bijhouden, indienen en goedkeuren van zakelijke uitgaven te vereenvoudigen. Het helpt organisaties om uitgaven van werknemers te beheren, van reiskosten tot kantoorbenodigdheden, door taken zoals het indienen van bonnen, uitgavenrapportage en terugbetalingen te automatiseren.
Hoe het werkt:
- Invoeren van uitgaven: Werknemers kunnen via de software bonnen uploaden en uitgavenclaims indienen, vaak via een mobiele app. Sommige platforms bieden zelfs de mogelijkheid om bonnen te scannen en automatisch belangrijke gegevens zoals datum, bedrag en leverancier te extraheren.
- Goedkeuringsworkflow: Nadat de uitgavenclaim is ingediend, wordt deze doorgestuurd naar de juiste manager of afdeling voor beoordeling en goedkeuring, zodat er aan het bedrijfsbeleid wordt voldaan.
- Beleidshandhaving: De software kan zo worden ingesteld dat uitgaven worden gemarkeerd die het bedrijfsbeleid overtreden, zoals overschrijding van bestedingslimieten of claims voor ongeautoriseerde aankopen.
- Terugbetaling: Na goedkeuring faciliteert de software een snelle en nauwkeurige terugbetaling, ofwel via integratie met de loonadministratie of via directe bankoverschrijvingen.
- Rapportage en analyse: Managers hebben toegang tot real-time gegevens en rapporten over uitgaventrends, wat helpt bij het verbeteren van budgettering en financiële planning.
Door deze processen te automatiseren, vermindert uitgavenbeheersoftware handmatige fouten, versnelt het terugbetalingen en biedt het betere zichtbaarheid in de uitgaven van het bedrijf.
Het komt neer op enkele kernvoordelen:
- Minder fouten: Mensen maken fouten, maar nauwkeurige software doet dit veel minder. Zo elimineert SmartScan de kans op menselijke fouten bij het invoeren van gegevens van bonnen.
- Snellere verwerking: Geoptimaliseerde tools voor het maken, indienen, beoordelen en goedkeuren van rapporten zorgen ervoor dat deze rapporten in een handomdraai worden afgehandeld.
- Verhoogde productiviteit: Hoe minder tijd werknemers besteden aan het handmatig opstellen en controleren van uitgavenrapporten, hoe meer tijd ze kunnen besteden aan andere waardevolle taken.
- Minder verspilling: Fouten in uitgavenrapportage kosten geld, zowel in onnodige vergoedingen als in werktijd. Door het saaie rekenwerk over te laten aan uitgavenbeheersoftware, bespaar je geld dat je kunt inzetten voor belangrijkere zaken.
Uitgavenbeheer verwijst naar het bredere proces van het beheersen en optimaliseren van alle uitgaven van een bedrijf. Dit omvat onder andere inkoop, leveranciersbeheer, contractbeheer en het waarborgen dat uitgaven binnen de budgetten en beleidsregels van het bedrijf vallen. De focus ligt hier op het voorkomen van onnodige uitgaven voordat ze plaatsvinden en het beheren van de gehele levenscyclus van uitgaven.
Onkostenbeheer daarentegen is specifiek gericht op het bijhouden en verwerken van door werknemers geïnitieerde uitgaven, zoals reis-, maaltijd- of kantooruitgaven. Dit proces omvat meestal het indienen, goedkeuren en vergoeden van werknemersuitgaven, en het naleven van bedrijfsbeleid nadat de uitgaven zijn gedaan.
Kortom, uitgavenbeheer biedt een meer uitgebreide en proactieve aanpak voor het beheren van alle bedrijfsuitgaven, terwijl onkostenbeheer specifiek gericht is op het bijhouden en vergoeden van werknemersuitgaven.
Payhawk vereenvoudigt het proces van onkostenrapportage en vergoedingen door belangrijke taken te automatiseren. Werknemers kunnen eenvoudig bonnetjes vastleggen met hun mobiele apparaten, terwijl de software automatisch relevante gegevens uitleest, waardoor handmatige invoer wordt verminderd. Uitgaven worden in real-time gecategoriseerd, en goedkeuringsworkflows zijn gestroomlijnd, wat zorgt voor een snellere verwerking. Bovendien integreert Payhawk met boekhoudsystemen, wat vergoedingen soepel laat verlopen en de administratieve last vermindert. Deze end-to-end automatisering verbetert niet alleen de nauwkeurigheid, maar bespaart ook tijd voor zowel medewerkers als financiële teams.
Met Payhawk kun je verschillende soorten uitgaven bijhouden, waaronder:
- Uitgaven van werknemers: Houd individuele uitgaven van je team in de gaten, inclusief reizen, maaltijden en kantoorbenodigdheden.
- Abonnementsbetalingen: Houd terugkerende betalingen voor software, lidmaatschappen en andere diensten bij.
- Transacties met zakelijke betaalkaarten: Volg alle aankopen die zijn gedaan met zakelijke betaalkaarten.
- Leveranciersbetalingen: Beheer betalingen aan leveranciers, contractanten en andere derde partijen.
- Vergoedingen: Registreer en verwerk onkosten die door medewerkers zijn ingediend.
- Reiskosten: Houd kosten bij die verband houden met zakenreizen, zoals vluchten, hotels en vervoer.
Payhawk biedt een uitgebreid overzicht van de uitgaven van je bedrijf, waardoor je je financiële operaties kunt beheren en optimaliseren.
Payhawk helpt ervoor te zorgen dat de uitgaven voldoen aan de bedrijfsrichtlijnen door het aanbieden van aanpasbare uitgavencontroles, geautomatiseerde goedkeuringsworkflows en realtime uitgavenbeheer. Beheerders kunnen specifieke limieten en regels instellen voor verschillende teams of individuen, zodat alle uitgaven in overeenstemming zijn met het beleid van het bedrijf. Bovendien integreert Payhawk met boekhoudsoftware om rapportage en auditprocessen te stroomlijnen, waardoor het gemakkelijker wordt om niet-conforme transacties te identificeren en aan te pakken.
Ja, Payhawk integreert met verschillende boekhoud- en ERP-systemen, waardoor financiële workflows worden gestroomlijnd en de efficiëntie verbetert. Je kunt de volledige lijst van integraties die we ondersteunen hier bekijken.
