Uitgavenbeheer voor betere financiële controle

Alles-in-één software voor je uitgavenbeheer die CFO’s en finance teams helpt om de budgetten en kosten van je bedrijf te optimaliseren.

Uitgavenbeheer beheer van bedrijfsuitgavenUitgavenbeheer beheer van bedrijfsuitgaven
Volg alle bedrijfsuitgaven

Volg elke zakelijke transactie in realtime. Doe belangrijke inzichten op voor je planning en prognoses met de software voor uitgavenbeheer. Deel eenvoudig rapporten met aandeelhouders en hoger management.

Maak iedere betaling traceerbaar

Wijs specifieke betaalkaarten toe aan specifieke medewerkers, zodat je precies weet wie er geld uitgeeft. Stel een budget in per functie of team, zodat kaarthouders zelfstandig traceerbare uitgaven kunnen doen.

Creëer budgetten

Stel je budgetten in per kostencentrum en houd in realtime overzicht over de uitgaven die worden gedaan. Houd het bestedingsgedrag per bedrijfsfunctie in de gaten en pas je budgetten waar nodig aan.

Betrek budgethouders

Geef budgethouders realtime inzage in hun projectbudget. Laat leidinggevenden met een eigen budget of teambudget zelfstandig uitgaven plannen binnen hun bestedingslimiet. En help hen het bestedingsgedrag te monitoren.

Mis nooit een periodieke betaling

Betaal je periodieke kosten met je zakelijke betaalkaart. Van de huur tot het abonnement op de krant. Wij sturen je een notificatie als het tijd is om je bestedingslimiet te verhogen.

Boekhoudkundige gegevens

Creëer kostencentra, categorieën en BTW-tarieven in Payhawk. Onze AI reikt je automatisch de juiste gegevens aan voor facturen en periodieke betalingen. Dankzij de zelflerende software worden de suggesties continu verbeterd.

Slim uitgavenbeheer

Naar wens aan te passen tools voor je uitgavenbeheer. Monitor en beperk je uitgaven waar nodig, stel goedkeuringflows in en blijf agile.

Stel bestedingslimieten in

Definieer limieten voor individuen of teams en pas ze aan wanneer je wil. De budgeteigenaar ontvangt meldingen in realtime om transacties goed te keuren. Breng het risico op fraude omlaag en krijg meer controle over je uitgaven.

Definieer je uitgavenbeleid en goedkeuringsflows

Beheer betaalkaarten in bulk en bepaal je uitgavenbeleid met onze geavanceerde workflows. Stel beperkingen in voor betaalkaarten, zoals terugkerende limieten, geldopnames en de goedkeuringsflow.

beheer bedrijfsuitgaven met Payhawk

Bepaal hoe verzoeken worden goedgekeurd

Stel naar wens goedkeuringsflows in op basis van je eigen uitgavenbeleid. En bepaal welke medewerkers betalingen mogen goedkeuren.

Geef akkoord vanuit de app

Je hoeft niet achter je bureau te zitten om aanvragen goed te keuren. Goedkeuren doe je eenvoudig met de Payhawk App op je mobiele apparaat.

Uitgavenbeheer om zakelijke uitgaven te beheren

Heldere en bruikbare rapporten

Creëer gemakkelijk gedetailleerde, gepersonaliseerde en gebruiksvriendelijke rapporten om je bedrijfsuitgaven te monitoren en optimaliseren.
Steun je finance team

Geef je finance team live inzage in de status van liquide middelen en bedrijfsbudgetten. Creëer rapporten van het gehele bedrijf of per kostencentrum en filter op categorie, leverancier en medewerker.

Creëer gepersonaliseerde rapporten

Stel rapporten op die het beste werken voor je bedrijf. Sorteer transacties op betaalkaart, categorie, werknemer, leverancier, missende bon, bedrag en meer. Bewaar je ingestelde filters, zodat je ze altijd bij de hand hebt.

Houd jouw abonnementen in de gaten

Monitor al je abonnementen en weet welke uitgaven er aankomen, zodat medewerkers hun maandelijkse uitgaven kunnen inschatten. Analyseer gemakkelijk uitgaven en zie kostenwijzigingen in realtime.

Veelgestelde vragen

Software voor uitgavenbeheer helpt bedrijven bij het beheren van hun bedrijfsuitgaven. In het geval van Payhawk kan onze software voor uitgavenbeheer bedrijven ondersteunen bij de verschillende manieren waarop zij uitgaven doen, en een groot deel van het bijbehorende proces automatiseren. Onze software ondersteunt meerdere behoeften op het gebied van uitgavenbeheer, waaronder zakelijke betaalkaarten, vergoedingen, beheer van personeelsuitgaven, betalingen van leveranciersfacturen, factuurbeheer, integratie met boekhoudsystemen/ERP en abonnementen. Software voor uitgavenbeheer moet bedrijven helpen een goed overzicht te krijgen van hun bedrijfsuitgaven om budgetten en kostenbeheersing te ondersteunen. Daarnaast moet de software helpen de bijbehorende boekhouding eenvoudiger en gestroomlijnder te maken.

Een bedrijf voor uitgavenbeheer biedt bedrijven de verschillende hulpmiddelen die ze nodig hebben om de bedrijfsuitgaven binnen hun organisatie te beheren, inclusief het verstrekken van rapportages en inzicht in het uitgegeven geld. Bij Payhawk helpen we bedrijven niet alleen met het beheren van te vergoeden personeelsuitgaven zoals per diems en kilometervergoedingen, maar ook met het beheren van facturen en abonnementen van leveranciers. Het beheer van de bedrijfsuitgaven moet manieren omvatten om werknemers in staat te stellen uitgaven te doen en tegelijkertijd het bedrijf te helpen de cashflow onder controle te houden met proactieve en reactieve controles (zoals goedkeuringsworkflows) die zijn ingebouwd in bedrijfspassen en ondersteunende software voor uitgavenbeheer.

Uitgavenbeheer en kostenbeheer lijken op elkaar, maar er is een verschil tussen wat beide omvatten. Uitgavenbeheer omvat de overkoepelende strategie, het proces en de tools voor het beheer van facturen/leveranciersfacturen, bedrijfspassen en personeelsuitgaven en -vergoedingen. Het omvat specifieke manieren om bedrijfsuitgaven te beheren en te controleren, waaronder goedkeuringsworkflows, boekhoudkundige integraties en automatisering, en real-time rapportage. Kostenbeheer heeft echter alleen betrekking op bedrijfsuitgaven. Toch omvat uitgavenbeheer vele vormen, waaronder per diems, kilometervergoeding en meer.

Payhawk helpt je om je uitgavengegevens effectief en efficiënt te gebruiken. Onze oplossing beschikt over aanpasbare 'custom fields' om de gegevens vast te leggen die je nodig hebt om je bedrijf vanuit een commercieel perspectief te ondersteunen. Met de aangepaste velden kun je gegevens over bedrijfsuitgaven vastleggen op een manier die jouw bedrijf het beste helpt om informatie te segmenteren op basis van projecten, locaties, en meer. Door aangepaste velden voor bedrijfsuitgaven te maken, kun je uiteindelijk bepalen waarover je rapporteert om het zo specifiek en waardevol mogelijk te maken voor je bedrijf. Bekijk het verhaal van onze klant Explose om te ontdekken hoe zij aangepaste velden gebruikten om projectuitgaven te beheren in hun digitale agentschap.

Ja. Digitale betalingen kunnen eenvoudig als PDF's naar het portaal worden geüpload, en fysieke bonnetjes hoeven alleen maar met een telefooncamera te worden vastgelegd en naar de app te worden geüpload. De OCR-technologie in het Payhawk portaal uploadt automatisch alle informatie, zodat de werknemer (en de admins in het financiële team) 95% van de gegevens niet handmatig hoeven in te voeren. Werknemers hoeven geen bonnetjes meer te verzamelen gedurende de maand of eindeloze spreadsheets in te vullen. De admins van het financiële team kunnen zien welke bonnetjes en facturen nog ontbreken, en het portaal stuurt automatische herinneringen naar gebruikers om het jagen op bonnetjes te verminderen. Onze klant AIOPSGROUP meldt dat ze dagelijks ongeveer 2 uur en tot 1-2 dagen aan tijd hebben bespaard sinds ze Payhawk gebruiken.

Met Payhawk is het uitgavenbeleid van je bedrijf in de software ingebouwd. Je kunt op meerdere niveaus limieten instellen om ervoor te zorgen dat je werknemers vrijheid geeft binnen een kader als het gaat om bedrijfsuitgaven. Tineke Van Maerken, VP Finance bij onze klant Luxair, legt uit: "Als administrator kan ik de kaartlimieten onmiddellijk aanpassen aan de behoeften van het bedrijf. Elke kaarthouder heeft een maandelijkse limiet - maar onverwachte bedrijfsuitgaven kunnen ook boven de limiet uitkomen." Admins kunnen automatische goedkeuringslimieten instellen voor financieringsaanvragen van medewerkers, verschillende goedkeuringsniveaus binnen de workflows, en meerdere medewerkers om aanvragen goed te keuren (wat betekent dat goedkeuringen worden voltooid, zelfs als iemand afwezig is).

Met de Payhawk oplossing kunnen beheerders limieten voor individuele of team uitgaven selecteren. Je beheerders kunnen deze limieten vervolgens op elk gewenst moment met slechts een paar klikken bijwerken, zodat de tool kan inspelen op veranderende bedrijfsbehoeften. Als een medewerker meer geld nodig heeft, kan hij of zij dit doen door een budgetaanvraag te doen, wederom in slechts een paar klikken. De budgethouder kan dan kiezen om het verzoek goed te keuren of af te wijzen, waar hij ook is via de app op zijn telefoon of laptop.

Door Payhawk te gebruiken, kunnen bedrijven de maand tot vijf dagen sneller afsluiten. Bankreconciliaties en het synchroniseren van transacties en facturen behoren tot de meest tijdrovende taken voor financiële en boekhoudkundige teams bij de maandafsluiting. Met Payhawk worden deze lastige taken geautomatiseerd en via een ERP-integratie rechtstreeks naar de boekhoudsoftware gestuurd. Tijd wordt ook bespaard op het najagen van bonnetjes, aangezien de mobiele app de gebruiker vraagt om zijn bonnetje direct na de transactie bij te voegen (en hem gedurende de maand herinneringen stuurt als hij dat nog niet heeft gedaan). Payhawk-klanten krijgen bovendien een uniek IBAN, zodat het bedrijf vergoedingen aan werknemers en facturen via SEPA Instant en Faster Payments kan betalen.