Software voor leveranciersbeheerBeheer alle leveranciersgegevens en uitgaven aan leveranciers op één plek
Bekijk op elk moment de actuele gegevens van alle leveranciers van al je entiteiten. Je hoeft bij de maandafsluiting geen gegevens meer te corrigeren of in verschillende systemen achter goedkeuringen aan te gaan.
- Voorkom dubbele leveranciers en versnipperde gegevens
- Automatiseer de registratie en goedkeuring van leveranciers
- Betaal leveranciers wereldwijd in meer dan 115 valuta
Automatiseer je leveranciersbeheer, van gegevensregistratie tot uitgavencontrole
Je team stelt één keer het beleid in. Daarna verloopt alles automatisch: leveranciers registreren, goedkeuringen afhandelen, betalingen uitvoeren en afletteren. Tussendoor hoeft je team niets meer te doen.
Voor financiële teams die het overzicht moeten bewaren over meerdere entiteiten en steeds meer leveranciers.
Beheer de gegevens van je leveranciers op één plek en synchroniseer ze automatisch met je ERP of boekhoudsysteem.
Zorg dat leveranciers overal in je organisatie op dezelfde manier worden geregistreerd, gecontroleerd en goedgekeurd. Dat scheelt handmatig administratief werk. Bovendien weet je zo altijd zeker dat elke leverancier aan je interne beleid voldoet voordat je ermee in zee gaat.
Voorkom dubbele leveranciers en tegenstrijdige gegevens door de invoer aan vaste regels te binden en gegevens automatisch te controleren. Zo worden je rapportages nauwkeuriger en verklein je de kans op kostbare fouten bij betalingen.
Je hebt volledig zicht op alles rond je leveranciers en houdt zelf de controle. Daarvoor beschik je over ingebouwde auditlogs, aangepaste velden en uitgavenregistratie. Volg elke wijziging, handhaaf je beleid en beperk financiële risico's gedurende de hele samenwerking met je leveranciers.
Geef je financiële team meer tijd voor wat echt telt
Bespaar je crediteurenteam het handmatige invoerwerk
Alle facturen komen op één plek binnen en worden automatisch aan de juiste leverancier gekoppeld. Je team hoeft geen gegevens meer in te voeren en controleert alleen nog of alles juist is verwerkt.
Sluit de maand in een paar dagen af, in plaats van weken
Als je alle facturen, goedkeuringen en betalingen in één systeem verwerkt, hoef je bij de maandafsluiting alleen nog te controleren en niets meer bij elkaar te zoeken. Met Payhawk ronden financiële teams de maandafsluiting drie keer zo snel af.
Betaal leveranciers rechtstreeks vanuit één platform
Betaal leveranciers in binnen- en buitenland tegen een van de scherpste tarieven op de markt. Je regelt alles op hetzelfde platform: van uitgavenbeheer tot betaling. Inloggen bij je bank is niet meer nodig.
Maak kennis met de stille regisseurs achter de schermen
Speciaal hiervoor ontwikkelde AI-agents verzorgen het hele inkoopproces en voorkomen onnodig overleg. Zo kan je financiële team doorwerken en de controle over het proces behouden
Met de Payments Agent zie je direct welke transacties zijn mislukt en welke betaalproblemen of uitzonderingen aandacht nodig hebben. Zo voorkom je dat betalingen aan leveranciers en medewerkers blijven liggen.
Facturen en bonnen worden automatisch verzameld via leveranciersportalen, e-mail en medewerkers. Vervolgens krijg je hulp om ze aan de juiste uitgave, leverancier of goedkeuringsworkflow te koppelen.
Medewerkers krijgen begeleiding bij het indienen en laten goedkeuren van hun inkoopaanvraag. Zo komt elke aanvraag binnen met de juiste goedkeuringen en leveranciersgegevens.
Je hoeft ons niet op ons woord te geloven
Financiële leidinggevenden uit meer dan 32 landen beheren hun uitgaven via Payhawk.
"Doordat we ook facturen kunnen betalen, besparen we op kosten, heeft de boekhouding minder werk en kan ik de inkopen beter beheren. Facturen worden niet meer dubbel betaald en blijven ook niet meer onbetaald liggen. Dat is belangrijk, want sommige leveranciers accepteren geen kaartbetalingen."
Ivan Slavchev
Systeembeheerder
"Als een leverancier naar een betaling vraagt, hoeven we niet meer te gissen. We kijken in Payhawk en zien meteen of en wanneer de factuur is betaald, of zien dat we die nooit hebben ontvangen."
Arina Joly
Teamleider boekhouding
"We zijn behoorlijk streng geworden voor leveranciers. Zonder geldige inkooporder sturen we de factuur gewoon terug met het verzoek hem opnieuw in te dienen."
Ryan Franklin
Financial Controller
Ontdek de kracht van enterprise zonder gehinderd te worden door complexiteit
Beheer de uitgaven van je medewerkers met alle andere bedrijfsuitgaven. Met Payhawk krijg je de volledige controle over je beleidsbepalingen, workflows en betalingen. Alles op één platform.
Veelgestelde vragen
Met software voor leveranciersbeheer werken financiële teams in alle entiteiten en systemen met dezelfde leveranciersgegevens, goedkeuringsprocedures en workflows.
Payhawk wisselt leveranciersgegevens in beide richtingen uit met je ERP. Voeg je in Payhawk een leverancier toe of wijzig je de gegevens, dan wordt dit automatisch in je ERP verwerkt. Andersom gebeurt hetzelfde. Zo werken teams altijd met dezelfde leverancierslijst, ongeacht welk systeem ze gebruiken.
Bedrijven met meerdere entiteiten voorkomen zo dubbele registraties en zorgen dat lokale werkwijzen op elkaar aansluiten. Tegelijk houden ze centraal overzicht over alles wat er rond leveranciers gebeurt.
Met Payhawk kunnen teams vaste workflows volgen om leveranciers toe te voegen en goed te keuren.
Je kunt alle benodigde leveranciersgegevens vastleggen, aangepaste velden gebruiken en de gegevens controleren. Zo zorg je dat ze compleet zijn voordat je een leverancier in je financiële processen gebruikt.
Hiermee kun je:
- Onvolledige of dubbele leveranciersgegevens voorkomen
- Betalingsbeleid handhaven door betalingen vooraf te laten goedkeuren
- Je leveranciersbestand op orde en betrouwbaar houden
Via een leveranciersportaal kunnen leveranciers zelf hun gegevens aanleveren en beheren. Dat scheelt je financiële team handmatig werk: je hoeft gegevens niet meer via e-mail of spreadsheets te verzamelen. Leveranciers voeren ze op een vaste manier in en kunnen die zelf bijwerken.
In Payhawk beheer je leveranciersgegevens nu al centraal en bepaal je via goedkeuringsworkflows welke leveranciers worden toegevoegd. We breiden ook de mogelijkheden voor leveranciers uit om hun zaken zelf via het portaal te regelen.
Door leveranciersbetalingen te automatiseren, kunnen financiële teams facturen tijdig vastleggen, laten goedkeuren en de betaling inplannen.
In Payhawk kun je facturen verzamelen via e-mail, leveranciersportalen en koppelingen voor e-facturatie, zoals Peppol, KSeF en PPF. Zodra de facturen in het systeem staan, kunnen teams ze ter goedkeuring doorsturen en betalingen inplannen op basis van de vervaldatum.
Hiermee kun je:
- Boetes voor te late betalingen voorkomen
- Minder tijd besteden aan het bijhouden van vervaldatums
- Facturen via verschillende kanalen verzamelen
- Je werkkapitaal beter beheren
Je kunt leveranciers in verschillende valuta betalen, zowel in binnen- als buitenland.
Zo regel je deze betalingen in verschillende landen helemaal automatisch en zonder extra tools te hoeven gebruiken.
Dankzij de ingebouwde betaalfuncties kun je:
- Betalingen in dezelfde valuta verwerken (bijvoorbeeld van EUR naar EUR via SEPA)
- Internationale betalingen in verschillende valuta uitvoeren
- Alle leveranciersbetalingen vanuit één platform beheren
Je kunt ook betalingen in verschillende valuta combineren in één betaalopdracht. Zo betaal je binnen één workflow meerdere leveranciers voor verschillende entiteiten en landen.
Ja, je kunt binnen één workflow betaalopdrachten uitvoeren voor meerdere entiteiten en in verschillende valuta.
Je kunt de volgende posten opnemen:
- Leveranciersfacturen
- Pro-formafacturen
- Creditnota's
- Onkostenvergoedingen voor medewerkers
In elke betaalopdracht kun je:
- SEPA-betalingen verwerken voor transacties in dezelfde valuta
- Internationale betalingen uitvoeren tussen verschillende valuta
- Verschillende betalingstypen combineren in één workflow
Zo houden financiële afdelingen ook bij grote aantallen betalingen grip op de verwerking en kunnen ze voor alle entiteiten even nauwkeurig en volgens dezelfde werkwijze werken.
Met de controlemaatregelen, audit trails en goedkeuringsworkflows binnen leveranciersbeheer kun je financiële risico's beperken. Je kunt elke wijziging in leveranciersgegevens en elke betaling volgen en controleren.
Zo kun je:
- Bepalen wie leveranciers mag toevoegen of hun gegevens mag wijzigen
- Een duidelijke audit trail bijhouden om aan te tonen dat uitgaven conform beleid gedaan worden
- Zorgen dat betalingen gekoppeld zijn aan goedgekeurde transacties
Leveranciersbeheer is inbegrepen in je Payhawk-abonnement. Je kunt dus zonder extra kosten leveranciersgegevens beheren, goedkeuringen regelen en gegevens synchroniseren.