Bespaar tijd en verbeter besluitvorming met gestroomlijnd leveranciersmanagement

Het is niet eenvoudig om een financiële afdeling op te bouwen die de activiteiten en de groei van je bedrijf ondersteunt. Maar met de juiste tools en systemen is het mogelijk.

Met onze leveranciersbeheerfunctie kun je de processen voor leveranciersgegevens vereenvoudigen en krijgt je financiële team de middelen die ze nodig hebben om de efficiëntie te verhogen en overbodige processen te elimineren.

Van factuurbeheer tot goedkeuringen die bij je bedrijfsmodel passen: deze krachtige functie biedt alles wat je nodig hebt voor het effectief beheren van leveranciersgegevens.

Voordelen van leveranciersmanagement

Beter inzicht in uitgaven
Met onze leveranciersbeheerfunctie kunnen bedrijven zoals het jouwe een compleet beeld van al hun uitgaven krijgen. Je kunt gemakkelijk bijhouden hoeveel geld er per leverancier wordt besteed, vaststellen welke producten je koopt en de prijzen analyseren die je betaalt.

Dit diepgaande inzicht stelt bedrijven in staat om weloverwogen beslissingen over uitgavencontroles en budgetten te nemen en mogelijkheden te ontdekken om kosten te besparen. Als je bedrijf beter inzicht in je leveranciersgegevens en uitgaven heeft, kun je bovendien je budgetten optimaliseren en je algehele financiële prestaties verbeteren.

Al je leveranciers op een enkele plek bijhouden
Leveranciersgegevens zijn cruciaal voor de masterdata van elk ERP- of boekhoudsysteem en dienen als betrouwbare, uitgebreide bron van waarheid voor alle bedrijfsactiviteiten. Met onze leveranciersbeheerfunctie worden de gegevens van de app automatisch gesynchroniseerd met je ERP. Als je je leveranciers in Payhawk of je ERP wijzigt, worden ze automatisch geüpdatet zodat je altijd over de meest actuele gegevens beschikt.

Gemakkelijke gegevensinvoer om betalingen te versnellen
De verwerking van betalingen aan vaste leveranciers kan een heel gedoe zijn omdat we hun contact- en betalingsgegevens vaak opnieuw nodig hebben. Dat resulteert in het herhaaldelijk handmatig invoeren van gegevens met vertragingen en fouten in het proces tot gevolg.

Als je bijvoorbeeld elke maand een factuur van een leverancier ontvangt waarop bepaalde contact- of betalingsgegevens ontbreken, moet je die gegevens bij elke betaling opnieuw invullen. Dat herhaaldelijke proces leidt tot tijdverspilling en fouten in de ingevoerde gegevens. Met de leveranciersapp kun je belangrijke gegevens over elke leverancier opslaan en telkens opnieuw gebruiken bij het controleren en betalen van je uitgaven.

Een extra beveiligingslaag
Doordat onze tool en de leveranciersbeheerfunctie zo gestroomlijnd zijn, kun je de bankgegevens op facturen vergelijken met de opgeslagen leveranciersgegevens. Zo kun je afwijkingen ontdekken en weet je zeker dat je de juiste leveranciers betaalt.

Bedrijven kunnen de functie gebruiken om effectieve maatregelen te implementeren om hun financiële middelen te beschermen, de risico's te minimaliseren en de integriteit van hun betalingstransacties te waarborgen. De extra beveiligingslaag die de gecentraliseerde leveranciersbeheerfunctie biedt, leidt tot meer gemoedsrust en vertrouwen tussen bedrijven en hun leveranciers.

De integratie van onze leveranciersbeheerfunctie met softwaresystemen

Binnen een ERP-systeem

Met leveranciersmanagement binnen een ERP-systeem kunnen bedrijven hun leveranciers efficiënt organiseren en groeperen op basis van specifieke criteria of categorieën. Deze functie maakt een gestructureerd beheer van leveranciersgegevens mogelijk doordat bedrijven beter inzicht in hun uitgaven krijgen en er meer controle over kunnen uitoefenen.

Binnen een uitgavenbeheersysteem

Niet alle uitgavenbeheeroplossingen beschikken over deze mogelijkheid, maar Payhawk onderscheidt zich door automatische synchronisatie van leveranciersgegevens met je bestaande ERP-systeem te bieden. Met behulp van ons platform kun je moeiteloos leveranciers aanmaken, bewerken en verwijderen. En alle wijzigingen die je binnen onze software of je ERP-systeem aanbrengt, worden automatisch gesynchroniseerd.

Een professionele financiële afdeling opbouwen die functioneert

Bij het opzetten van je financiële afdeling biedt onze leveranciersbeheerfunctie je de mogelijkheid om de volgende soorten processen te stroomlijnen:

Leveranciers aanmaken

Bij het aanmaken van leveranciers kun je tijd besparen door automatisch vanuit je ERP- of boekhoudsysteem te importeren, handmatig te uploaden via een xlsx-sjabloon of tijdens een uitgavencontrole.

Optie 1: met een gekoppelde ERP- of boekhoudintegratie
Met deze optie kun je automatisch verbinding maken met je bestaande ERP-systeem. Dit betreft niet alleen algemene gegevens zoals btw-code en categorie, maar ook aanvullende, aangepaste velden die voor je ERP vereist zijn.

Als je je ERP-systeem koppelt, kan Payhawk elke dag je leveranciersgegevens ophalen uit je ERP. Bovendien synchroniseert ons platform alle leveranciersgerelateerde wijzigingen die je in de leveranciersapp aanbrengt automatisch in real time met je ERP.

Optie 2: met een handmatige upload
Als je deze optie gebruikt, kun je je leveranciersgegevens in de leveranciersapp importeren via een xlsx-sjabloon met twee werkbladen. Je hoeft alleen al je leveranciers en hun gegevens op te nemen in de sjabloon. Na het uploaden van het xlsx-bestand zijn alle gegevens direct beschikbaar binnen het platform.

Optie 3: tijdens een uitgavencontrole
Boekhouders en accountants kunnen ook leveranciers aanmaken terwijl ze uitgaven van medewerkers controleren. Als medewerkers een uitgave toewijzen aan een nieuwe leverancier, dan voeren ze de naam van de leverancier in en markeren ze die als 'nieuwe leverancier'. Daardoor wordt de boekhouder of accountant gevraagd de nieuwe leverancier aan te maken en aanvullende gegevens te verstrekken terwijl ze de uitgave controleren. Er verschijnt een handig pop-upvenster waarin de boekhouder of accountant de gegevens van de nieuwe leverancier moeiteloos kan invullen.

Leveranciersgegevens bewerken

Ons systeem beschikt over een gestroomlijnd proces om leveranciersgegevens te bewerken en te actualiseren. Doordat de gegevens elke avond vanuit de ERP gesynchroniseerd worden met Payhawk, hoeven er geen gegevens handmatig in ons systeem ingevoerd te worden - en dat bespaart tijd. Er wordt bovendien een auditlogboek bijgehouden van elke wijziging in de leveranciersgegevens, waarvoor een aantekening met uitleg vereist is. Zo wordt de naleving gewaarborgd en het risico op fraude verminderd. Je kunt het auditlogboek van elke leverancier gemakkelijk openen in de 'gedetailleerde weergave' van de leveranciersapp.

Uitgaven aan leveranciers categoriseren

De leveranciersbeheerapp vult niet alleen automatisch leveranciersgegevens in, maar biedt klanten ook de mogelijkheid om per leverancier waarden voor 'uitgavenvelden' te definiëren.

Als je per leverancier een standaardwaarde voor uitgavenvelden kiest, worden die velden altijd automatisch ingevuld als onze OCR de betreffende leverancier op een factuur detecteert of als de gebruiker de betreffende leverancier selecteert in het vervolgkeuzemenu.

Definitief afrekenen met vervuilde masterdata

Waarom zijn masterdata belangrijk?

Masterdata fungeren als een enkele bron van waarheid en zorgen ervoor dat belangrijke gegevens consistent en accuraat zijn binnen het hele bedrijf. Als de masterdata niet effectief beheerd worden, kan dat leiden tot vervuilde gegevens. Vervuilde gegevens ontstaan als bedrijven onnauwkeurige, inconsistente of conflicterende gegevens in de systemen, processen en rapporten van hun organisatie toestaan.

Handmatige gegevensinvoer verminderen om kwaliteit van gegevens te verhogen

Hoe je het ook wendt of keert: de handmatige invoer van gegevens draagt in belangrijke mate bij aan vervuilde gegevens en heeft een negatief effect op de bedrijfsresultaten. Dankzij de automatisering van onze leveranciersapp hoef je niet langer je masterdata in het externe boekhoud- of ERP-systeem handmatig op te schonen om dubbelen en fouten te voorkomen die uiteindelijk tot vervuilde gegevens leiden.

Budgetteren en rapporteren

Je kunt nu kiezen welke leveranciers je wilt bijhouden en welke niet. Stel dat je besluit om je leveranciers in de app te groeperen en je hebt een van de leveranciers 'Taxi' genoemd die je altijd selecteert.

Het maakt dan niet uit van welk Taxi-bedrijf een bonnetje afkomstig is en je krijgt geen twintig dubbele Taxi-bedrijven als leveranciers in je ERP. Om je boekhouding te verbeteren, worden uitgaven direct vanaf het begin gekoppeld aan de juiste leverancier of leveranciersgroep.

Exports en Developer API zijn nu verbeterd

Leveranciers hebben nu een externe ID zodat ze 100% matchen in het externe systeem. Deze aanvulling vereenvoudigt de uitwisseling van gegevens, elimineert het risico op verkeerd gematchte gegevens en waarborgt de integriteit en nauwkeurigheid tijdens het exportproces. Het doel is om de integraties met ons platform te vereenvoudigen voor een gestroomlijndere ervaring.

Gebruiksvriendelijke oplossing voor leveranciersmanagement die het verschil maakt

Onze leveranciersbeheerfunctie is een uitstekende oplossing voor bedrijven die het beheer van hun leveranciersgegevens willen stroomlijnen. Door gemakkelijk toegang tot leveranciersgegevens te bieden, is er minder tijd nodig voor administratieve taken en wordt de automatisering van de boekhouding verbeterd. En doordat er minder fouten gemaakt worden, besparen bedrijven tijd, geld en middelen.

Verbeter je volledige crediteuren- en uitgavenbeheerprocessen met een krachtige functie voor efficiënter beheer van leveranciersgegevens, zodat je de efficiëntie kunt verhogen en tijdrovende processen kunt elimineren. Boek vandaag nog een demo en ontdek het zelf.