Im Fokus: Digitales Lieferantenmanagement

Die Integration eines Finanzsystems, das den Aufbau und das Wachstum Ihres Unternehmens optimal unterstützt, ist keine leichte Aufgabe. Aber mit den richtigen Tools und Systemen ist dies durchaus möglich.

Mit unserem Lieferantenmanagement vereinfachen Sie die Abläufe rund um die Lieferantendaten und stellen Ihrem Finanzteam die Ressourcen zur Verfügung, die es für mehr Effizienz und den Abbau aufwändiger Prozesse benötigt.

Von der Rechnungsverwaltung bis zu den für Ihr Unternehmensmodell passenden Freigaben – diese leistungsstarke Funktion bietet Ihnen alles, was Sie für eine effektive Verwaltung Ihrer Lieferantendaten benötigen.

Vorteile des Lieferantenmanagements

Besserer Einblick in Ihre Geschäftsausgaben
Mit dem Lieferantenmanagement erhalten Unternehmen einen vollständigen Überblick über alle ihre Geschäftsausgaben. Sie können ganz einfach nachvollziehen, wie viel Sie für die einzelnen Lieferanten ausgeben, welche Produkte Sie kaufen und wie hoch die von Ihnen gezahlten Preise sind.

Dieser detaillierte Einblick ermöglicht es Unternehmen, fundierte Entscheidungen hinsichtlich der Ausgabenkontrolle und Budgetierung zu treffen und Möglichkeiten für Kosteneinsparungen zu ermitteln. Zudem können Unternehmen dank der erhöhten Transparenz Ihrer Lieferanteninformationen und Ausgaben ihre Budgets optimieren und so ihre Gesamtbilanz verbessern.

Einfache Dateneingaben für schnellere Zahlungen

Die Abwicklung von Zahlungen an Stammlieferanten und -händler kann mühsam sein, da deren Kontakt- und Zahlungsinformationen häufig mehrfach aufgerufen werden müssen. Dadurch müssen Daten immer wieder manuell eingegeben werden, was wiederum Verzögerungen und Fehler zur Folge hat.

Erhalten Sie z. B. monatliche Rechnungen von einem Lieferanten und fehlen auf der Rechnung Angaben wie Kontakt- und Zahlungsinformationen, müssen diese Informationen bei jeder Zahlung erneut eingeben werden. Diese Wiederholungen kosten Zeit und können zu fehlerhaften Dateneingaben führen. Mit der Lieferanten-App können wichtige Informationen zu den einzelnen Lieferanten gespeichert und bei der Prüfung und Begleichung Ihrer Ausgaben wiederverwendet werden.

Eine zusätzliche Sicherheitsebene

Mit unserem übersichtlichen Tool können Sie die auf den Rechnungen angegebenen Bankdaten mit den gespeicherten Lieferanteninformationen abgleichen. So können Unstimmigkeiten frühzeitig erkannt werden und es wird sichergestellt, dass die Zahlung an den richtigen Lieferanten erfolgt.

Dank dieser Funktion können Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um ihre Finanzen zu schützen, Risiken zu minimieren und die Integrität des Zahlungsverkehrs wahren zu können. Die durch das zentrale Lieferantenmanagement gebotene zusätzliche Absicherung bietet Unternehmen Sicherheit und stärkt das Vertrauen zwischen den Unternehmen und ihren Lieferanten.

Integration unseres Lieferantenmanagements in andere Softwaresysteme

In einem ERP-System

Mit dem Lieferantenmanagement in einem ERP-System können Unternehmen ihre Lieferanten anhand spezifischer Kriterien oder Kategorien effizient organisieren und gruppieren. Dies ermöglicht einen systematischen Ansatz zur Verwaltung von Lieferantendaten, da Unternehmen einen besseren Überblick über ihre Ausgaben erhalten und diese besser kontrollieren können.

In einem Ausgabenverwaltungssystem

Nicht alle Ausgabenverwaltungslösungen bieten eine solche Funktion. Payhawk hingegen besticht durch die automatische Synchronisierung von Lieferantendaten mit Ihrem bestehenden ERP-System. Sie können auf unserer Plattform Lieferanten ganz einfach bearbeiten, erstellen und löschen. Alle Änderungen, die Sie in unserer Software oder Ihrem ERP-System vornehmen, werden automatisch synchronisiert.

Professionelle digitale Finanzprozesse? Wir haben die Lösung.

Beim Aufbau Ihrer Finance Abteilung können Sie mit unserem Lieferantenmanagement die Abläufe in folgenden Bereichen effizienter gestalten:

Lieferanten anlegen

Sparen Sie Zeit beim Anlegen von Lieferanten durch den automatischen Import von Daten aus Ihrem ERP- oder Buchhaltungssystem, den manuellen Upload mittels Excel-Vorlage oder im Rahmen einer Ausgabenprüfung.

Option 1: Mit einer angebundenen ERP- oder Buchhaltungsintegration

Mit dieser Option stellen Sie automatisch eine Verbindung zu Ihrem bestehenden ERP-System her. Dazu gehören allgemeine Angaben wie die Umsatzsteuersätze und -kategorien sowie zusätzliche benutzerdefinierte Felder, die Ihr ERP-System verlangt.

Durch die Anbindung an Ihr ERP-System kann Payhawk die Lieferantenliste tagesaktuell aus dem ERP-System übernehmen. Darüber hinaus synchronisiert unsere Plattform Ihr ERP-System mit sämtlichen lieferantenbezogenen Änderungen, die über die Lieferanten-App vorgenommen werden, in Echtzeit.

Option 2: Mit einem manuellen Upload

Bei der Verwendung dieser Option können Sie Ihre Lieferantendaten über eine Excel-Vorlage mit zwei Tabellenblättern in die Lieferanten-App importieren. Sie geben einfach alle Ihre Lieferanten und deren Daten in der Vorlage an, und alle diese Daten sind unmittelbar nach dem Hochladen der Excel-Datei auf der Plattform verfügbar.

Option 3: Während der Ausgabenprüfung

Verwaltungs- und Buchhaltungsmitarbeiter können Lieferanten außerdem während der Überprüfung von Mitarbeiterausgaben anlegen. Ordnen Mitarbeiter eine Ausgabe einem neuen Lieferanten zu, geben sie einfach den Namen des Lieferanten ein und markieren ihn als „neuen Lieferanten“. Dieser Vorgang löst bei einem Verwaltungs- oder Buchhaltungsmitarbeiter eine entsprechende Meldung aus, dass während der Ausgabenprüfung ein neuer Lieferant angelegt werden soll und zusätzliche Angaben zu erfassen sind. Es öffnet sich ein übersichtliches Fenster, in dem die Daten des neuen Lieferanten vom Sachbearbeiter oder von der Buchhaltung direkt eingegeben werden können.

Lieferantendaten bearbeiten

Mit unserem System können Sie Ihre Lieferantendaten schnell und einfach bearbeiten und aktualisieren. Die abendliche Synchronisierung der ERP-Daten mit Payhawk spart Zeit, da keine manuellen Eingaben in unser System mehr nötig sind. Zudem werden alle Änderungen der Lieferantendaten in einem Auditprotokoll erfasst, wobei eine entsprechende Begründung angegeben werden muss. Dies fördert die Compliance und verringert das Missbrauchsrisiko. Die Auditprotokolle der einzelnen Lieferanten können in der Detailansicht der Lieferantenanwendung eingesehen werden.

Kostenkategorien für Lieferanten

Neben dem automatischen Eintragen der Lieferantendaten können Kunden in der Lieferantenmanagement-App für jeden Lieferanten Werte für die „Ausgabenfelder“ vorab festlegen.

Durch die Auswahl eines Standardwerts für die Ausgabenfelder der einzelnen Lieferanten werden diese Felder jedes Mal automatisch vorab ausgefüllt, wenn unsere OCR den entsprechenden Lieferanten auf einer Rechnung erkennt oder der Benutzer den betreffenden Lieferanten aus der Drop-Down-Liste auswählt.

Schluss mit fehlerhaften Stammdaten

Weshalb sind Stammdaten wichtig?

Stammdaten fungieren als zentrale Informationsquelle und stellen sicher, dass alle wichtigen Daten im ganzen Unternehmen einheitlich und korrekt verwendet werden. Eine ineffiziente Verwaltung der Stammdaten kann zu einer Verschlechterung der Qualität dieser Daten führen. Derartige Verschlechterungen der Datenqualität treten auf, wenn Unternehmen ungenaue, uneinheitliche oder widersprüchliche Daten in ihren Systemen, Prozessen und Berichten zu lassen.

Reduzierung der manuellen Dateneingabe für eine bessere Datenqualität

Die manuelle Dateneingabe ist ein wesentlicher Faktor für die Verschlechterung der Datenqualität und wirkt sich dadurch negativ auf die Geschäftsergebnisse aus. Dank der Automatisierung unserer Lieferanten-App entfällt die manuelle Bereinigung Ihrer Stammdaten in externen Buchhaltungs- oder ERP-Systemen. Doppelte Anlagen und Fehler, die über die zu einer Verschlechterung der Qualität der Daten führen können, werden so vermieden.

Finanzplanung und Berichterstattung

Nun können Sie wählen, welche Lieferanten Sie erfassen möchten und welche nicht. Angenommen, Sie gruppieren Ihre Dienstleister in der App und haben einen der Dienstleister mit der Bezeichnung „Taxi“, den Sie immer auswählen.

Ganz gleich, von welchem Taxiunternehmen eine Rechnung ausgestellt wurde, werden Sie in Ihrem ERP keine 20 unterschiedlichen „Taxi“-Unternehmen als Dienstleister haben. Zur Verbesserung von Buchhaltung und Rechnungswesen sind die Ausgaben von Anfang an dem richtigen „Lieferanten“ oder der „Lieferantengruppe“ zugeordnet.

Verbesserte Funktionen für Exporte und Developer-APIs

Lieferanten besitzen nun eine externe ID, die eine 100%ige Übereinstimmung mit dem externen System ermöglicht. Diese Verbesserung vereinfacht den Datenaustausch, verhindert das Risiko von Unstimmigkeiten und gewährleistet die Integrität und Genauigkeit der Daten während des Exports. Dadurch wird die Integration in unsere Plattform vereinfacht und die Benutzerfreundlichkeit erhöht.

Ein benutzerfreundliches Lieferantenmanagement

Unser Lieferantenmanagement eignet sich hervorragend für Unternehmen, die ihre Prozesse für die Verwaltung von Lieferantendaten optimieren möchten. Der einfache Zugang zu Lieferanteninformationen verkürzt den Zeitaufwand für Verwaltungsaufgaben deutlich und verbessert die Automatisierung der Buchhaltung. Außerdem sparen Unternehmen durch die Vermeidung von Fehlern Zeit, Geld und Ressourcen.

Optimieren Sie Ihre gesamte Accounts Payable und Spesenverwaltung mit einer leistungsstarken Funktion, die die Verwaltung von Lieferantendaten vereinfacht, die Effizienz steigert und zeitaufwändige Prozesse eliminiert. Buchen Sie noch heute eine Demo und erfahren Sie mehr.