18 jul 2023
3 minutes

Ahorra tiempo y toma mejores decisiones gracias a la Gestión de Proveedores

Funciones de gestión de proveedores para beneficiar a tu equipo financiero
Resumen

Este artículo se ha actualizado en diciembre de 2023 para incluir los datos más recientes.

Llevar un registro de los proveedores puede ser un proceso complicado. Dedica menos tiempo a las tareas administrativas, mejora la automatización de la contabilidad, reduce los errores y permite a tu equipo financiero acceder a todos los datos. Descubre nuestra funcionalidad de gestión de proveedores.

Índice

    No es fácil desarrollar una función financiera capaz de respaldar la configuración y el crecimiento de tu empresa. Sin embargo, es posible si dispones de las herramientas y los sistemas adecuados.

    Nuestra funcionalidad de gestión de proveedores te permite simplificar los procesos de información relacionados con los proveedores y proporciona a tu equipo financiero los recursos necesarios para trabajar con mayor eficacia y eliminar procesos repetitivos.

    Esta potente funcionalidad te ofrece todo lo que precisas para gestionar eficazmente los datos de los proveedores, desde la gestión de facturas hasta las aprobaciones que se ajustan a tu modelo de negocio.

    Ventajas de la gestión de proveedores

    Mejora la visibilidad de los gastos

    Nuestra funcionalidad de gestión de proveedores permite a empresas como la tuya obtener una visión completa de todos sus gastos. Puedes llevar fácilmente un seguimiento de la cantidad de dinero gastada en cada proveedor, identificar qué productos compras y analizar los precios que pagas.

    Este amplio nivel de visibilidad permite a las empresas tomar decisiones fundamentadas con respecto al control del gasto y los presupuestos, así como descubrir nuevas oportunidades de ahorro. Además, al disponer de una mayor visibilidad de la información y los gastos de los proveedores, las empresas pueden optimizar sus presupuestos y mejorar su rendimiento financiero global.

    Paga a proveedores nacionales o internacionales en un clic

    Seguimiento de todos los proveedores desde un mismo lugar

    Los datos de los proveedores son imprescindibles para los datos maestros de cualquier sistema ERP o software de contabilidad, ya que son una fuente de información fiable y completa para todas las operaciones de la empresa. Con nuestra funcionalidad de gestión de proveedores, los datos de la aplicación se sincronizan automáticamente con tu ERP. Cualquier cambio realizado en los proveedores en Payhawk o en tu ERP se actualizará automáticamente, garantizando que siempre dispongas de la información más actualizada. Es decir, el flujo de datos es bidireccional.

    Procesos de entrada de datos sencillos para agilizar los pagos

    Procesar los pagos a proveedores habituales puede ser complicado, ya que a menudo hay que volver a introducir los datos de contacto y de pago. El resultado es una entrada de datos manual y repetitiva que da lugar a retrasos y errores.

    Por ejemplo, si recibes facturas mensuales de un proveedor y la factura carece de detalles como la información de contacto y de pago, tendrás que introducir la misma información cada vez que realices un pago. Estos procesos repetitivos consumen tiempo y provocan errores en la entrada de datos. La app de proveedores te permite almacenar información importante sobre cualquier proveedor y te permite reutilizar esta información al revisar y abonar los gastos.

    Un nivel adicional de seguridad

    La naturaleza simplificada de nuestra herramienta, incluidas las funcionalidades de gestión de proveedores, te permite cotejar los datos bancarios de las facturas con la información guardada del proveedor. Esto facilita la detección precoz de discrepancias y garantiza el pago a los proveedores correctos.

    Las empresas pueden utilizar esta funcionalidad para implementar medidas eficaces que protejan sus recursos financieros, minimicen los riesgos y mantengan la integridad de las operaciones de pago. El nivel adicional de seguridad que proporciona el carácter centralizado de nuestra funcionalidad de gestión de proveedores ofrece tranquilidad y fomenta la confianza entre las empresas y sus proveedores.

    Cómo se integran nuestras funcionalidades de gestión de proveedores con los sistemas informáticos

    Con ERPs

    La gestión de proveedores en un ERP permite a las empresas organizar y agrupar eficazmente a sus proveedores en función de criterios o categorías. Esta funcionalidad proporciona un enfoque estructurado de la gestión de los datos de los proveedores, ya que las empresas pueden conocer mejor sus gastos y ejercer un mayor control sobre ellos.

    Con un sistema de gestión de gastos

    Aunque no todas las soluciones de gestión de gastos ofrecen esta opción, Payhawk destaca por facilitar la sincronización automática de los datos de los proveedores con el sistema ERP existente. Con nuestra plataforma puedes editar, crear y eliminar proveedores sin ningún esfuerzo, y cualquier modificación que hagas en nuestro software o en tu sistema ERP se sincronizará automáticamente.

    Desarrollar una función financiera adaptada a tu negocio

    A medida que vayas desarrollando tu función financiera, nuestra funcionalidad de gestión de proveedores te permitirá agilizar los procesos en los siguientes ámbitos:

    Creación de proveedores

    En la creación de proveedores, ahorrarás tiempo con las importaciones automáticas desde tu sistema ERP o software de contabilidad, con la carga manual mediante una plantilla xlsx o durante las revisiones de gastos.

    Función de gestión de gastos de Payhawk: creación de proveedoresFunción de gestión de gastos de Payhawk: creación de proveedores

    Opción n.º 1: integración conectada a un sistema ERP o software de contabilidad

    Con esta opción puedes conectarte automáticamente tu sistema ERP existente. Esto incluye datos generales, como el código de IVA y la categoría, así como campos personalizados adicionales requeridos por tu ERP.

    Al conectarte al ERP de tu empresa, permitirás a Payhawk extraer diariamente tu lista de proveedores del ERP. Además, nuestra plataforma sincroniza tu ERP con todos los cambios relacionados con los proveedores realizados a través de la app de proveedores en tiempo real.

    Payhawk Integración perfecta en la función de gestión de proveedoresPayhawk Integración perfecta en la función de gestión de proveedores

    Opción n.º 2: carga manual de un archivo xlsx

    Al utilizar esta opción, puedes importar los datos de tus proveedores a la app de proveedores mediante una plantilla xlsx. Tan solo tienes que incluir una lista de todos tus proveedores y sus datos en la plantilla, y todos los datos estarán disponibles al instante en la plataforma tras cargar el archivo xlsx.

    Opción n.º 3: revisiones de gastos

    Los administradores y contables también pueden crear proveedores mientras revisan los gastos de los empleados. Si los empleados asignan el gasto a un nuevo proveedor, solo tienen que introducir el nombre del proveedor y marcarlo como «proveedor nuevo».;a Esta acción activa una solicitud para que un administrador o contable cree el proveedor nuevo y proporcione detalles adicionales, todo ello mientras revisa el gasto. Entonces aparecerá una pantalla que le guiará paso a paso al administrador o contable para añadir la información del nuevo proveedor sin complicaciones.

    Edición de los datos del proveedor

    Nuestro sistema ofrece un proceso simplificado de edición y actualización de los datos de los proveedores. Como los datos del ERP se sincronizan con Payhawk cada noche, se ahorra tiempo al prescindir de la entrada manual en nuestro sistema. Además, un registro de auditoría lleva un control de todos los cambios realizados en los datos de los proveedores y exige una nota explicativa. Esto contribuye a garantizar la conformidad normativa y reduce el riesgo de fraude. Puedes acceder al registro de auditoría de cada proveedor fácilmente en la «vista detallada» de la app de proveedores.

    Categorización de los gastos de proveedores

    Además de rellenar automáticamente los datos del proveedor, la app de gestión de proveedores permite predefinir los valores del «campo de gastos» de cada proveedor.

    Elegir un valor por defecto para los campos de gastos por proveedor significa que estos campos se rellenarán automáticamente cada vez que nuestro OCR detecte al proveedor correspondiente en una factura o cada vez que el usuario seleccione al proveedor correspondiente en la opción desplegable.

    Acaba con la “contaminación” de datos maestros de una vez por todas

    ¿Por qué son importantes los datos maestros?

    Los datos maestros sirven como única fuente fiable y garantizan que los datos críticos sean coherentes y precisos en toda la empresa. Cuando los datos maestros no se gestionan correctamente, puede producirse una contaminación de los mismos. La contaminación de datos se produce cuando una empresa permite que haya datos inexactos, incoherentes o contradictorios en los sistemas, procesos e informes de la organización.

    Reduce la entrada manual de datos para mejorar su calidad

    La conclusión es que la entrada manual de datos contribuye significativamente a la contaminación de datos, lo que repercute negativamente en los resultados empresariales. Gracias al carácter automatizado de nuestra app de proveedores, podrás olvidarte de tener que depurar manualmente los datos maestros en el sistema ERP o software de contabilidad externo para evitar duplicados y errores que, con el tiempo, acabarían contaminando los datos.

    Elaboración de presupuestos e informes

    Ahora puedes elegir de qué proveedores hacer un seguimiento y de cuáles no. Por ejemplo, imagina que decides agrupar a tus proveedores en la app y hay un proveedor llamado «Taxi» que siempre seleccionas.

    Independientemente de la empresa de taxis de la que proceda el recibo de ese proveedor, no acabarás con 20 empresas de taxi duplicadas como proveedores en tu ERP. Para mejorar la gestión de facturas y la contabilidad, los gastos se vinculan al «proveedor» o «grupo de proveedores» correcto desde el principio.

    Gestión de proveedores Payhawk: función de presupuestación e informesGestión de proveedores Payhawk: función de presupuestación e informes

    Mejora de las exportaciones y las API

    Los proveedores tendrán ahora un identificador externo con una coincidencia del 100 % en el sistema externo. Esta mejora simplifica el intercambio de datos, elimina el riesgo de discrepancia de datos y garantiza la integridad y precisión de los datos durante el proceso de exportación. El objetivo es simplificar las integraciones con nuestra plataforma para ofrecer una experiencia más fácil sin poner en riesgo la calidad de los datos o la seguridad.

    Una solución de gestión de proveedores fácil de usar y capaz de marcar la diferencia

    Nuestra funcionalidad de gestión de proveedores es una solución excelente para las empresas que quieren agilizar los procesos de gestión de datos de los proveedores. Facilitar el acceso a la información de los proveedores reduce enormemente el tiempo dedicado a tareas administrativas y mejora la automatización de la contabilidad. Además, al eliminar los errores, las empresas pueden ahorrar tiempo, dinero y recursos.

    Mejora todos tus procesos de gestión de cuentas a pagar y gastos con una potente funcionalidad diseñada para facilitar la gestión de los datos de los proveedores, aumentar la eficacia y eliminar los procesos que consumen mucho tiempo. Programa una demo hoy mismo para descubrir cómo funciona.

    Trish Toovey - Directora de Contenidos de Payhawk - El sistema financiero del mañana
    Trish Toovey
    Senior Content Manager
    LinkedIn

    Trish Toovey trabaja en los mercados del Reino Unido y Estados Unidos creando contenido para Payhawk. Cubriendo desde anuncios hasta guiones de vídeo, Trish se apoya en una amplia experiencia en creación de textos persuasivos para las industrias financieras, de moda y viajes.

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