Webinar de otoño de 2026: respuestas a tus preguntas

Los responsables financieros acudieron a Prompt your finance con muchas preguntas que plantear. Se recibieron más de 150 preguntas a través del panel de preguntas y respuestas y el chat, procedentes de los equipos financieros de 68 empresas. Presentada por Laura Gamiz, directora nacional para España y Europa, la sesión abordó el MCP de Payhawk, más de 100 funcionalidades y 30 Protocolos de comandos, el nuevo Agente de Implementación, Viajes, conexiones con sistemas ERP y facturación electrónica. Nikolay Pohlupkov, director general, Dan Osburn, director de pagos, y Martin Reindl, director general y vicepresidente sénior de Éxito del Cliente, respondieron a tantas preguntas como pudieron durante la hora que duró la sesión, aunque aún quedaron muchas sin abordar. Aquí están las respuestas.

Las preguntas están agrupadas por temas y las planteadas por el mayor número de empresas aparecen en primer lugar. Cuando una función aún se está desarrollando, encontrarás orientaciones en lugar de una fecha, ya que las fechas pueden cambiar y esta publicación seguirá disponible después de esas fechas. Si hay algo que actualmente no se admite, se indica claramente, junto con la solución alternativa, si la hay.

El MCP de Payhawk: primeros pasos

Sin duda, el tema más importante del día. La mayoría de vosotros queríais saber si es real, cómo encontrarlo y cuánto cuesta.

1. ¿Ya está operativo el MCP de Payhawk? ¿Podemos conectar nuestro asistente de IA a Payhawk hoy mismo?

Sí. El MCP de Payhawk ya está operativo y disponible para todos los clientes de Payhawk actualmente. Funciona con Claude, ChatGPT y Codex, y desde el webinar también con Microsoft 365 Copilot, Microsoft Copilot Studio, GitHub Copilot en VS Code, Cursor, Notion AI, Dust y Langdock (la lista completa en la siguiente respuesta), utilizando siempre tus propios datos de inicio de sesión y permisos de Payhawk. No hay que esperar a ninguna fecha de lanzamiento. La forma de añadirlo depende de tu asistente: en un espacio de trabajo de Claude Team o Enterprise, el propietario del espacio de trabajo de Claude añade el conector de Payhawk una sola vez y, a continuación, todos los usuarios se conectan a él con sus propias credenciales; en los planes personales de Claude y en los demás asistentes, cada usuario añade el conector por su cuenta utilizando la URL del servidor MCP de Payhawk.

2. No puedo encontrar el conector de Payhawk en Claude. ¿Dónde está?

Payhawk aún no figura en los directorios de conectores de Claude o ChatGPT (su inclusión está pendiente de aprobación por su parte), por lo que no aparecerá en los resultados de búsqueda. En lugar de eso, añádelo como conector personalizado: en Claude, ve a Personalizar > Conectores > Añadir conector personalizado, pega la URL del servidor MCP de Payhawk (https://mcp.payhawk.com/mcp) e inicia sesión con tus credenciales de Payhawk. En un espacio de trabajo de Claude Team o Enterprise solamente un propietario de Claude puede añadir conectores personalizados, por lo que pídele que añada Payhawk una vez; después, cada persona se conecta individualmente. Una vez aprobada su inclusión en el directorio, la instalación se realiza con un solo clic.

3. ¿Qué significa realmente «MCP»?

MCP es el Protocolo de Contexto de Modelo, un estándar abierto que permite que un asistente de IA se conecte a un sistema real como Payhawk. En lugar de copiar datos a mano en un chat, solo tienes que conectar Payhawk una vez y el asistente puede consultar información y realizar acciones en tu nombre, de acuerdo con tus permisos.

4. ¿Qué asistentes de IA trabajan con él? ¿Microsoft Copilot, Gemini, Dust, Notion AI?

El MCP de Payhawk se lanzó para Claude, ChatGPT y Codex y desde el webinar también hemos habilitado Microsoft 365 Copilot, Microsoft Copilot Studio, GitHub Copilot en VS Code, Cursor, Notion AI, Dust y Langdock; cualquiera de ellos se conecta con la misma URL del servidor MCP de Payhawk, aunque nuestras guías de configuración y nuestras pruebas siguen centrándose en Claude y ChatGPT. Gemini no está todavía en la lista; dinos si es tu asistente y le daremos prioridad. Dado que el conector cumple con el estándar abierto MCP, es de esperar que la lista siga creciendo.

5. En tu demo se usaba Opus en el nivel de esfuerzo alto. ¿Qué rendimiento ofrece el MCP con un modelo más barato como Sonnet?

Muy bueno. Las partes más complejas (obtención de información útil, ejecución de protocolos de comandos, aplicación de permisos) se llevan a cabo en el servidor de Payhawk, no en el modelo. El asistente se encarga principalmente de coordinar y presentar los resultados, por lo que se espera que un modelo mucho más económico funcione perfectamente y mantenga bajos los costes de los tokens.

6. ¿Hay un coste adicional por el MCP o los agentes? ¿Necesito una licencia especial?

No hay costes adicionales por parte de Payhawk. El MCP y todos los agentes de oficina de IA (Control Financiero, Compras, Pagos, Implementación) se incluyen en todos los planes de Payhawk. La única excepción es el Agente de Viajes, que forma parte de Viajes de Payhawk. En lo que respecta a la IA, solo necesitas un plan de asistente que admita conectores; hay conectores personalizados en todos los planes de Claude.

7. ¿El MCP está disponible para los responsables de aprobaciones y empleados, o solo para los administradores?

Todos los miembros de la organización pueden utilizarlo. Los administradores activan la conexión; a continuación, cada persona se conecta con sus propios datos de inicio de sesión y ve exactamente lo que permite su perfil en Payhawk. Los protocolos de comandos se ofrecen en función de los permisos que requieren sus pasos, por lo que un responsable de aprobaciones ve la clasificación de aprobaciones y un empleado ve sus propios gastos y solicitudes.

Seguridad, permisos y auditoría

La segunda preocupación más habitual: si un asistente de IA puede actuar en Payhawk, ¿en nombre de quién actúa y quién puede ver qué?

1. ¿Cómo se controla lo que puede hacer el agente de IA? ¿Depende de la persona que le da las instrucciones?

Sí, exactamente. El agente siempre funciona con los permisos y el ámbito de acceso a las entidades de la persona que chatea con él: ni más ni menos, y sin combinar nunca datos de distintas entidades. Cada acción de escritura se muestra primero en una vista previa y espera a que des una confirmación explícita, y pasa por tus flujos de aprobación habituales.

2. ¿Y qué hay del registro de auditoría? ¿Qué usuario aparece si Claude realiza un cambio?

Cada acción queda registrada íntegramente para su auditoría, y quien la realiza es siempre el usuario de Payhawk que ha iniciado sesión, nunca «la IA». En el historial de actividades, los cambios realizados a través de Claude o ChatGPT aparecen etiquetados como «vía Claude» o «vía ChatGPT», para que puedas distinguir qué se ha hecho a través de un asistente y qué se ha hecho en la aplicación web. En el caso de los demás asistentes, la acción sigue registrándose a nombre del usuario; el nombre del cliente aún no aparece.

3. ¿Podemos impedir que los modelos de IA accedan a información confidencial, como los datos bancarios de los empleados?

El agente solo puede acceder a los datos a los que tiene acceso la persona que lo utiliza en Payhawk, y solo accede a los datos cuando tú se lo pides; no rastrea tu cuenta en segundo plano. Así pues, el control práctico es el que ya utilizas: los perfiles y permisos de Payhawk. Si un usuario no debe ver los datos bancarios de los empleados en la aplicación web, el agente que actúe en nombre de ese usuario tampoco podrá verlos. En el caso de las acciones sensibles, la segregación de funciones añade un segundo responsable de aprobación.

4. ¿Puede el MCP intercambiar o actualizar información entre Payhawk y nuestro ERP más allá de lo que sincroniza el conector estándar?

El MCP de Payhawk lee los datos de Payhawk y actúa sobre ellos; la sincronización con el ERP sigue funcionando a través de la integración nativa. Lo que puedes hacer es conectar el MCP de tu propio ERP (si dispone de uno) junto con Payhawk en el mismo asistente y pedirle que trabaje con ambos, por ejemplo, para comparar registros de proveedores o conciliar una exportación rechazada. Payhawk no gestiona esa lógica entre sistemas de forma nativa, por lo que conviene probarlo con tu ERP concreto.

Funcionalidades y protocolos de comandos

Una funcionalidad realiza una tarea. Un protocolo de comandos hace el trabajo. Aquí tienes la información que pediste sobre cómo crearlos y ejecutarlos.

1. ¿Podemos personalizar las funcionalidades o crear las nuestras propias? ¿Solo a través del MCP o también en la oficina de IA?

Las funcionalidades (tareas individuales como «presentar un gasto»" o «recuperar una factura») las proporciona Payhawk y son fijas. Los protocolos de comandos permiten la personalización: puedes combinar funcionalidades en tu propio protocolo de comandos describiendo el trabajo en el chat, y el agente elabora los pasos, la condición para darlo por completado y los recursos a los que puedes acceder. Esto funciona en el chat web y móvil de Payhawk y a través del MCP, y los protocolos de comandos personalizados se almacenan en Payhawk, por lo que todo tu equipo puede utilizarlas (hasta 10 protocolos de comandos personalizados por usuario).

2. ¿Puede un protocolo de comandos garantizar que se asigne una orden de compra a un gasto antes de que se envíe para su aprobación?

Un protocolo de comandos personalizado puede detectar los gastos que no tengan una orden de compra asociada y señalarlos o devolverlos antes de su aprobación. Para una aplicación estricta (bloqueo del envío), la opción más fiable es configurar tu flujo de trabajo y los parámetros de la solicitud, que el Agente de Compras respeta. Nuestra sugerencia: definir las políticas en la configuración y supervisarlas mediante un protocolo de comandos.

3. ¿Puede Payhawk leer el contenido de un archivo adjunto a una factura para decidir cómo codificarla?

Sí. Payhawk extrae los datos de las facturas (proveedor, importes, impuestos, fechas, partidas) mediante OCR y extracción de datos mediante IA, y el Agente de Control Financiero los combina con tu historial de codificación y los valores predeterminados de los proveedores para proponer o corregir la categoría, el tipo impositivo y los campos personalizados. El paso "Detectar y corregir la codificación" del protocolo de comandos de cierre de fin de mes y el protocolo de comandos "Corregir la codificación incoherente" hacen precisamente eso.

4. ¿Podemos configurar protocolos de comandos para automatizar parte de la comprobación de nuestras facturas (deducciones del CIS del Reino Unido, facturación intracomunitaria, IVA local en construcción) y señalar las facturas problemáticas para que todo el mundo las vea?

Puedes crear un protocolo de comandos personalizado que incorpore tus comprobaciones, las aplique a las facturas pendientes y marque o añada comentarios a aquellas que no superen la comprobación. Las normas fiscales específicas de cada país, como las deducciones del CIS, no forman parte actualmente de un conjunto de reglas integrado, por lo que el protocolo de comandos se basa en los criterios que describes. Nos encantaría analizar un ejemplo real contigo; nuestro equipo de producto se pondrá en contacto contigo.

5. ¿Detecta Payhawk las justificaciones que no cumplen con la normativa, basándose en las regulaciones nacionales y las normas sobre el IVA de cada entidad?

Payhawk ya comprueba que todos los documentos cumplan los requisitos básicos: recibos o facturas que falten, campos que falten o sean incoherentes, duplicados, números de IVA e incumplimientos de las normas, y el Agente de Control Financiero señala las anomalías. Actualmente no se dispone de un motor completo de cumplimiento fiscal para varios países («este recibo no es una factura con IVA válida según la normativa francesa»); puedes incorporar las normas específicas de tu país en un protocolo de comandos personalizado. Es una petición que nos llega cada vez con más frecuencia, y ya está en manos del equipo de producto.

6. ¿Se puede ejecutar el protocolo de comandos de cierre de fin de mes en Cowork y compartirlo con el equipo?

Sí. El protocolo de comandos de cierre se guarda en Payhawk, no en Cowork, por lo que cualquier miembro de tu equipo que conecte Payhawk a su propia cuenta de Cowork puede ejecutarlo simplemente diciendo «vamos a hacer el cierre de fin de mes». Dos cosas que debes saber: Payhawk solo ofrece esta función a las personas con acceso de administrador o de finanzas, y cada una de ellas la ejecuta con su propia identidad, por lo que solo puede ver y modificar lo que le permite su perfil. Compartir el propio chat de Cowork es una función de Cowork.

7. Cuando un protocolo de comandos le envía un recordatorio a alguien, ¿cómo se lo envía? ¿Por correo electrónico? ¿Y qué pasa con las personas que no utilizan Claude?

A través de los canales habituales de Payhawk, por lo que nadie necesita un asistente de IA para recibir los recordatorios: correo electrónico y una notificación push en el móvil, además de Slack o Microsoft Teams si los tienes conectados. Es lo mismo que comentar un gasto en el portal y mencionar a la persona con @.

8. ¿Qué aporta Claude al cierre de fin de mes que Payhawk no pudiera hacer ya? ¿Cómo se determina cuándo la IA aporta un valor real y cuándo no es más que otra capa tecnológica?

Nada que no pudieras hacer de otra manera. Tendrás el mismo agente, los mismos protocolos de comandos y los mismos permisos tanto si utilizas el chat de Payhawk en la web o en la aplicación móvil como si utilizas tu propio asistente de IA a través del MCP, y todo lo que hace el agente lo podrías hacer manualmente en la interfaz de usuario. El valor reside en el lugar donde se realiza el trabajo (dentro de la herramienta que tu equipo ya utiliza a diario) y en que el protocolo de comandos se encarga de todo el proceso de principio a fin, en lugar de que tengas que ir pasando por dieciséis pasos uno a uno. Nuestra regla general: el 95 % del trabajo debería realizarse en segundo plano, dejando que las personas intervengan solo en ese 5 % que requiere criterio.

Recuperación mediante agente

Recuperación mediante agente accede a los portales de los proveedores y descarga las facturas por ti. Todas las preguntas trataban sobre los inicios de sesión.

1. ¿Cómo gestiona Recuperación mediante agente los portales que requieren autenticación de dos factores (un código enviado al móvil, un enlace de un solo uso por correo electrónico) o un inicio de sesión único como Okta?

Recuperación mediante agente solo requiere tu invervención la primera vez o cuando caduca una sesión. Te envía un enlace de inicio de sesión seguro; inicias sesión en el portal del proveedor como lo harías normalmente, incluyendo cualquier código, enlace mágico o paso de SSO, y el agente almacena esa sesión de forma segura y, a partir de ese momento, recupera las facturas sin que tú tengas que intervenir. Si un portal exige un código nuevo cada vez que inicias sesión, se te pedirá que lo introduzcas cada vez que caduque la sesión, y lo mismo ocurre si tienes que resolver un CAPTCHA. Si un portal concreto sigue bloqueándote el acceso, envía el nombre del proveedor al servicio de soporte técnico y lo revisaremos.

2. ¿Qué ocurre si tenemos varias cuentas con el mismo proveedor (por ejemplo, muchas cuentas de Cloudflare con datos de acceso diferentes)?

Actualmente, Recuperación mediante agente mantiene una sesión almacenada por proveedor y por usuario, y selecciona el proveedor a partir del que figura en el gasto. Todavía no se gestiona automáticamente la existencia de varias cuentas con el mismo proveedor con distintos datos de acceso; la solución provisional consiste en que los usuarios de Payhawk titulares de cada cuenta autentiquen su propia sesión. La compatibilidad con varias cuentas de un mismo proveedor es una mejora que tenemos en cuenta.

3. ¿Recuperación mediante agente está disponible en todos los países? No lo puedo encontrar en mi cuenta.

Sí, en todas partes. No hay ningún botón específico: dile al Agente de Control Financiero «Recupera mi factura de [nombre del proveedor]» en un gasto. Se te pedirá que inicies sesión una vez y el agente recuperará la factura por ti.

Viajes

1. ¿Puede el Agente de Viajes reservar trenes? ¿Sigue estando prevista la reserva de trenes (especialmente en Alemania) en la hoja de ruta?

Todavía no, y fue la pregunta sobre viajes más frecuente del día. Los trenes ocupan un lugar destacado en la hoja de ruta: empezamos por el Reino Unido y después le seguirán Alemania, Francia y España. Hasta entonces, el Agente de Viajes se encarga de los vuelos y los hoteles, y los billetes de tren comprados en otros sitios se pueden seguir pagando con una tarjeta Payhawk y registrando como gastos.

2. ¿Qué sistema hay detrás del Agente de Viajes?¿Booking.com, una agencia de viajes? ¿Cómo se obtienen los datos de los viajes y qué conectores NDC se utilizan?

Viajes de Payhawk se basa en la API de viajes de Duffel, que proporciona al agente información en tiempo real sobre la disponibilidad de vuelos y hoteles, de forma similar a los agregadores que ya conoces. Es Payhawk, y no una agencia externa, la que se encarga de reservar, pagar con una tarjeta Payhawk y conciliar el viaje. Duffel se conecta a las aerolíneas mediante NDC, así como a través de los canales tradicionales y de bajo coste, y es así como también se pueden reservar vuelos con las aerolíneas de bajo coste estadounidenses. Las tarifas de hotel que has negociado se aplican automáticamente.

3. Utilizamos otra herramienta de reserva (por ejemplo, Roomex). ¿Se puede integrar, o cambiamos a Viajes de Payhawk o lo mantenemos por separado?

No hay integración directa con herramientas de reserva de terceros. Tienes dos buenas opciones: trasladar las reservas a Viajes de Payhawk para que la gestión de políticas, las aprobaciones, los pagos y la conciliación se realicen en un solo lugar, o seguir utilizando tu propia herramienta y dejar que Payhawk registre los gastos mediante los pagos con tarjeta y la recuperación de facturas. Tu equipo de atención al cliente puede ayudarte a comparar ambas opciones en función de tu volumen de reservas.

Integraciones: ERP, RR. HH. y otras

En esta versión se han añadido Pennylane, Rillet, Campfire y Dual Entry, además de una configuración guiada del HRIS. Nos habéis preguntado por los sistemas que no hemos mostrado.

1. ¿Es posible una integración con SAP Business One?

Payhawk cuenta con una integración nativa y en tiempo real con SAP S/4HANA (en sus ediciones en la nube y privada). SAP Business One no cuenta con una integración nativa actualmente; los clientes de Business One utilizan las plantillas de exportación de Payhawk, incluido el generador de plantillas personalizadas o la API de Payhawk. Si utilizas Business One, háznoslo saber: nos ayudará a establecer prioridades.

2. ¿Pueden los agentes trabajar con otros sistemas de contabilidad, como SAP, o solo con Xero, tal y como se muestra en la demostración?

Con cualquier sistema con el que se integre Payhawk. Xero era simplemente el ejemplo de la demostración. El Agente de Implementación te guiará paso a paso para conectar el sistema ERP que utilices (NetSuite, SAP S/4HANA, Business Central, Sage, QuickBooks, Rillet y otros), y el Agente de Control Financiero consulta los rechazos de exportación procedentes de ese sistema.

3. ¿Funcionará el MCP con Odoo?

El MCP de Payhawk funciona con datos de Payhawk independientemente del ERP que utilices, por lo que un cliente de Odoo puede utilizarlo desde hoy mismo para todo lo relacionado con Payhawk. Lo que aún no existe es una conexión basada en IA con el propio Odoo; esta solicitud se ha trasladado al equipo de producto.

4. ¿Esta versión actualiza la integración con HiBob? ¿La integración con Teams incluye HiBob? ¿El MCP funciona con HiBob?

Tres cosas diferentes. En primer lugar, la integración de HiBob con RR. HH. ya existe y esta versión mejora la configuración del sistema de información de recursos humanos (HRIS): una conexión guiada y filtros para que elijas exactamente qué estados de los empleados y tipos de contrato deben incluirse en Payhawk, de modo que las altas, los cambios y las bajas de empleados se gestionan automáticamente. Segundo, la integración con Microsoft Teams consiste en utilizar los agentes de Payhawk dentro de Teams; no tiene nada que ver con el modo en que HiBob realiza la autenticación. En tercer lugar, el MCP de Payhawk no se integra de forma nativa con HiBob, pero puedes conectar el propio MCP de HiBob junto con el de Payhawk en Claude o ChatGPT y pedirle al asistente que utilice ambos.

5. ¿Se integra Payhawk con Access PeopleHR?

Payhawk se conecta a más de 55 sistemas de recursos humanos a través de Merge, incluidos BambooHR, HiBob, Personio, Microsoft Entra ID y Sage HR. Access PeopleHR figura en la lista de aplicaciones compatibles con Merge, por lo que se puede conectar; tu responsable de implementación puede confirmar la asignación de campos para tu configuración.

6. Si el software de mi contable no está integrado con Payhawk, ¿puedo seguir utilizándolo? ¿Cómo funcionaría el flujo de trabajo contable?

Sí. Payhawk te ofrece una variedad de exportaciones estándar en formato Excel y CSV diseñadas para los sistemas de contabilidad más habituales, además de un generador de plantillas personalizadas para que puedas adaptar el archivo exactamente al formato de importación del software de tu contable. Tu contable descarga el archivo exportado o lo recibe según un calendario establecido, y lo importa a su sistema.

7. ¿Puede el Agente de Implementación ayudarnos cuando cambie nuestro plan de cuentas y sea necesario reasignar las cuentas en Payhawk?

Sí. Cuando se modifica tu plan de cuentas, Payhawk extrae las cuentas del libro mayor actualizadas del ERP (Configuración > Biblioteca de campos > Categoría > Actualizar desde [ERP]) y el Agente de Implementación propone una asignación para tus categorías basada en los nombres de las cuentas y en patrones comunes, que tú puedes confirmar o ajustar en el chat.

8. ¿Puede el Agente de Implementación resolver los problemas que surjan durante la primera conexión con ERP, por ejemplo, al sincronizar todos los registros de proveedores?

Los errores de sincronización los gestiona el asistente de conexión y no el Agente de Implementación, y la mayor parte de los problemas que surgen en la primera sincronización se producen entre ambos sistemas, sin que haya nada en lo que tengas que intervenir. Una vez establecida la conexión, la lista de proveedores se obtiene diariamente de tu ERP y los registros se crean, actualizan o eliminan para que coincidan con los del ERP, y cualquier cambio que realices en Payhawk se sincroniza con el ERP en tiempo real. Lo único que vale la pena hacer de antemano es eliminar los duplicados de proveedores que compartan un número de IVA o un nombre; esa es la razón más habitual por la que un registro no se transfiere correctamente.

Cuentas por pagar, pagos y banca

La sección de Banca y Cuentas por pagar cerró el webinar, y el chat se animó. Una petición eclipsó a las demás.

1. ¿Podemos pagar ahora una parte de la factura y el resto más tarde? ¿O pagar una factura, marcarla como pago anticipado y contabilizarla como gasto a lo largo del tiempo?

Esta fue la petición más insistente del webinar, que muchos de vosotros hicisteis al mismo tiempo, y os escuchamos. Actualmente no es posible realizar el pago parcial de una factura; las soluciones provisionales actuales consisten en crear un gasto por cada cuota correspondiente a la misma factura y añadir una nota, o bien dividir el gasto en partidas individuales y marcar el importe ya pagado. Se admiten las facturas proforma y los pagos por adelantado, que se descuentan del importe de la factura fiscal final. Los pagos parciales y a plazos se encuentran ahora en manos del equipo de producto para que se establezca su prioridad, y este se pondrá en contacto con los clientes que lo han planteado.

2. ¿Dónde se puede compensar una factura de un proveedor con una nota de crédito al realizar el pago? Actualmente no es posible.

Ahora ya puedes hacerlo. Las notas de crédito son un tipo de documento dentro de Facturas y siguen el mismo proceso de envío, aprobación y revisión. Cuando pagas una factura de ese proveedor, Payhawk muestra los saldos a favor disponibles y reduce el importe a pagar, y el pago neto cierra tanto la factura como la nota de crédito en tu ERP. Las notas de crédito recibidas después de que se haya pagado una factura permanecen abiertas y pueden aplicarse a futuras facturas.

3. ¿Vais a implantar un proceso de doble aprobación para los cambios en el IBAN de los proveedores?

Ya está disponible en esta versión. La segregación de funciones incorpora ahora una segunda aprobación independiente (doble aprobación) para las acciones de alto riesgo: modificaciones en los datos bancarios de los proveedores, cambios en los flujos de aprobación y transferencias entre cuentas en diferentes divisas, con un registro de cambios para cada una de ellas. Puedes configurar el número de aprobaciones y los responsables de aprobación autorizados por entidad o en todo el grupo.

4. ¿Podemos establecer límites en los pagos, de modo que un compañero pueda pagar facturas de hasta 5000 € y que, por encima de esa cantidad, sea necesario que las apruebe un responsable sénior del departamento de cuentas por pagar?

Sí. Los flujos de trabajo de las facturas admiten condiciones basadas en el importe, por lo que cualquier importe que supere un umbral puede derivarse a un responsable de aprobaciones adicional, y la segregación de funciones en el pago de facturas garantiza que la persona que confirma los datos del pago no sea la misma que autoriza el pago.

5. ¿Puede nuestro director financiero dar su aprobación en función del proveedor? Queremos que todas las facturas de un proveedor concreto las apruebe el departamento de finanzas, pero actualmente las aprueban los jefes de departamento.

Sí, Proveedor es una de las condiciones del flujo de trabajo, junto con el importe, el equipo, el valor del campo personalizado y la categoría, por lo que puedes enviar todas las facturas de un proveedor determinado al departamento de finanzas. Hay algo que comprobar: la condición Proveedor se aplica a nivel de entidad, porque cada entidad mantiene su propia lista de proveedores, por lo que la regla debe hacer referencia al registro del proveedor de la entidad en la que se recibe la factura.

6. Algunas veces queremos contabilizar en una cuenta del balance (anticipos, operaciones entre empresas). ¿Cómo se configura eso?

Las categorías de Payhawk se asignan a las cuentas del libro mayor de tu plan de cuentas, incluidas las cuentas del balance. Crea (o sincroniza desde tu ERP) una categoría asignada a la cuenta de anticipos o a la cuenta de operaciones entre empresas del grupo y selecciónala en el gasto o en la partida. En el caso concreto de los anticipados, el proceso de las facturas proforma realiza un seguimiento del anticipo y lo deduce de la factura final.

7. ¿Hay alguna novedad sobre las cuentas locales en EE. UU. y sobre métodos de pago distintos del ACH?

Sí: lo siguiente serán las cuentas estadounidenses que devengan intereses y unos sistemas de pago más rápidos en EE. UU. Os iremos dando más detalles a medida que estén disponibles.

8. ¿Puede un proveedor enviar una factura directamente a Payhawk sin tener una cuenta en Payhawk?

Sí, de dos maneras. El Buzón de Payhawk proporciona a tu empresa una dirección única (tuempresa@facturas.payhawk.com); si añades la dirección de correo electrónico de un proveedor a la lista blanca, este podrá enviar las facturas directamente a esa dirección, y Payhawk creará la factura, identificará la entidad correspondiente e iniciará el flujo de trabajo. Y cuando se aplique la facturación electrónica, los proveedores envían facturas estructuradas directamente a través de Peppol, SdI (Italia), KSeF (Polonia), Finvoice (Finlandia) o la plataforma francesa.

9. ¿Puede Payhawk conectarse a la plataforma de facturación italiana para recibir facturas electrónicas?

Ya está en marcha. Las entidades registradas en Italia reciben facturas electrónicas estructuradas directamente a través de SdI: ve a Configuración > Integraciones > Facturación electrónica en tu entidad italiana, registra el código de destinatario de Payhawk en la Agenzia delle Entrate, y las facturas de los proveedores llegan a Payhawk automáticamente. Finvoice (Finlandia) también es una novedad, junto con Francia, Polonia y todos los países que utilizan Peppol.

10. ¿Tiene Payhawk previsto ofrecer servicios de gestión de nóminas en el futuro?

No hay planes inmediatos de ofrecer la gestión de nóminas dentro de Payhawk, aunque es algo que estamos barajando para el futuro. Nos conectamos a más de 55 sistemas de recursos humanos para que los datos de los empleados se transfieran automáticamente y los reembolsos se puedan pagar directamente desde Payhawk, pero la gestión de las nóminas en sí misma sigue a cargo de tu plataforma de recursos humanos o de nóminas.

11. Dividir una factura o un cargo en tarjeta entre varios equipos lleva diez minutos cada vez. ¿Podríamos disponer de tablas de asignación guardadas que se puedan seleccionar como un campo adicional?

Hoy hay dos cosas que resultan útiles: puedes desglosar cualquier gasto en partidas e introducir porcentajes (por ejemplo, 50 %) en lugar de importes, y en el portal web puedes describir el desglose con tus propias palabras («70/30 entre Ventas y Marketing») y el Agente de Control Financiero te propone las partidas contables. Las plantillas de asignación reutilizables y con nombre son una buena idea y se han registrado como solicitud.

Localización, notificaciones y todo lo demás

1. ¿Para cuándo estará lista la traducción al francés (correos electrónicos, exportaciones, todo), y cuándo se aceptarán los caracteres acentuados (é, è, à, ç)?

El portal web y la aplicación móvil de Payhawk están disponibles en francés (puedes configurarlo en tu perfil), y las plantillas de exportación te permiten elegir el idioma y los formatos del archivo. Sabemos que algunos correos electrónicos y algunas pantallas siguen apareciendo en inglés, y estamos solucionándolo. El producto admite caracteres acentuados, así que si ves que no se muestran correctamente en algún sitio (una exportación, el nombre de una tarjeta, una notificación), indica al servicio de soporte técnico dónde ocurre, ya que se trata de un error que queremos solucionar.

2. ¿Cuándo tenéis previsto mejorar la configuración de las notificaciones? Estaría bien recibir una notificación en Slack cuando te etiquetan en Payhawk.

Hoy en día, recibes una notificación cuando te mencionan en un gasto por correo electrónico, mediante una notificación push en el móvil y en tu bandeja de entrada de Payhawk, mientras que las aplicaciones de Slack y Teams envían solicitudes de aprobación y recordatorios de los agentes. Incorporar las notificaciones de menciones con @ a Slack y ofrecerte un control más preciso sobre dónde se envían las notificaciones está en nuestra lista de mejoras pendientes, y tu voto cuenta.

3. El nombre del responsable de las aprobaciones no aparece en la Guía para desarrolladores, por lo que no podemos crear recordatorios para las aprobaciones pendientes. ¿Hay alguna mejora al respecto?

Está disponible, pero no en la exportación masiva de gastos. Al llamar a GET /api/v3/accounts/{accountId}/expenses/{expenseId}/workflow para consultar un gasto, la matriz de pasos devuelve cada responsable de aprobaciones (usuario.nombre) con su estado (aprobado o pendiente). Funciona por gasto, así que recorre los que están pendientes. Mostrar el responsable de aprobaciones en el endpoint de listado es una petición razonable y la hemos tenido en cuenta.

4. ¿Se pueden configurar las tarjetas para varias personas a la vez durante la implementación, o hay que hacerlo una por una?

Varias a la vez. La emisión masiva en el portal web permite crear varias tarjetas físicas o virtuales de una sola vez; puedes asignarlas inmediatamente o más adelante y establecer límites de forma individual o mediante políticas de gasto. Si conectas tu sistema de recursos humanos, los nuevos empleados también se añaden automáticamente.

5. He conectado Payhawk a Claude, pero no puedo descargar facturas ni justificantes de pago a través del MCP. ¿Está previsto que se pueda hacer? Para las solicitudes de devolución del IVA las necesito en bloque.

Actualmente no está disponible a través del MCP. En el portal web existe la opción de descarga masiva de documentos (exportación con documentos), y la solicitud de que se puedan descargar documentos y confirmaciones de pago a través del MCP tiene todo el sentido del mundo; el equipo de producto está estudiando su priorización.

Una última pregunta

¿Qué competencias financieras cobrarán mayor valor a medida que se vaya automatizando el ámbito financiero, y en qué ámbitos seguirá siendo fundamental el criterio humano?

Nuestra opinión: las tareas mecánicas (codificación, seguimiento de recibos, conciliación, exportación) son las primeras en pasar a un segundo plano, y las competencias que ganan valor son aquellas relacionadas con el criterio y el diseño: establecer las políticas, los presupuestos y los flujos de trabajo que deben aplicar los agentes, decidir qué se entiende por «inusual» en tu empresa e interpretar la información obtenida para tomar decisiones. Por eso diseñamos los procesos para que el 95 % se ejecute en segundo plano y el 5 % requiera intervención humana: las aprobaciones, las excepciones y todo lo que implique movimientos de dinero siguen dependiendo de ti.

Sigue adelante

Para cualquier cuestión que no se trate aquí, tu responsable de implementación o tu gestor de cuentas son la forma más rápida de obtener una respuesta. Mientras tanto:

• Mira la grabación completa aquí
• El Centro de ayuda de Payhawk tiene guías de configuración paso a paso para todo lo que se trata en esta publicación
• Conecta el MCP de Payhawk a tu asistente de IA
• Lee las notas de la versión de la edición de otoño de 2026
• ¿Aún no eres cliente? Reserva una demostración y haznos las preguntas que no nos dio tiempo a responder