Los administradores de Payhawk pueden pagar las facturas pendientes de la empresa y reembolsar a los empleados directamente desde el portal web de Payhawk. Así, tu organización puede gestionar en un solo proceso los pagos con tarjeta, las compras en efectivo y las transferencias bancarias.
Las personas con derecho para confirmar detalles en tu empresa pueden definir si la transferencia bancaria se ejecuta de inmediato tras su autorización o si se programa automáticamente para una fecha específica o en la fecha de vencimiento del gasto.
Para poder pagar un gasto a través de Payhawk, la moneda de la cuenta bancaria del proveedor debe coincidir con la moneda indicada en la factura.
Notas sobre el pago de gastos individuales
Para las cuentas del EEE y del Reino Unido, Payhawk realiza reembolsos y transferencias bancarias desde la cuenta en divisa de Payhawk (monedero).
Si tu pago en euros por SEPA Instant falla, puedes optar por hacerlo usando SEPA Standard. Los pagos SEPA Standard pueden tardar hasta 1 día hábil.
Si tu pago en euros por SEPA Instant ya falló antes, el sistema te sugerirá por defecto la opción SEPA Standard la próxima vez que intentes pagar.
Para cuentas en EE. UU., Payhawk realiza reembolsos y transferencias bancarias mediante una domiciliación ACH (ACH Pull) desde las cuentas bancarias vinculadas.
Si se ha activado la opción Segregación de funciones para el flujo de autorización de pagos de gastos, los empleados que confirmen los datos de pago de un gasto no podrán autorizar su pago, aunque tengan los permisos necesarios. Esta restricción apoya el principio de las cuatro miradas y ayuda a prevenir posibles fraudes.
Confirmación de los datos de pago para gastos individuales
Antes de que un gasto pueda programarse para una fecha futura o procesarse para un pago inmediato, los empleados con los permisos o roles adecuados deben revisar los datos del pago y asegurarse de que toda la información necesaria esté completa.
Si Payhawk ha extraído un descuento por pronto pago (Skonto) de la factura, el importe a pagar se reduce en el importe del descuento mientras la factura está dentro del período de descuento. Cuando termina el período de descuento, el importe a pagar vuelve a ser el total de la factura.
Al hacer pagos internacionales con Payhawk, pueden requerirse datos adicionales según la moneda y las regulaciones locales del banco de destino, por ejemplo, un código de propósito para India.
La siguiente imagen muestra los datos necesarios para hacer un pago FX desde Payhawk en Dirhams de los Emiratos Árabes Unidos (AED).
Si no se cumplen los requisitos de transferencia del banco de destino, Payhawk mostrará una advertencia o un mensaje de error para que revises y confirmes los datos del pago antes de continuar.
Si el problema está relacionado con la Verification of Payee (VoP, EEE) o la Confirmation of Payee (CoP, Reino Unido), Payhawk te permite ignorar la advertencia y confirmar la transferencia. Sin embargo, si confirmas los datos del pago con información faltante o incorrecta, el banco receptor puede rechazar o devolver el pago por no cumplir con los requisitos normativos locales.
La siguiente imagen muestra la opción que te permite confirmar los datos del pago a pesar de una discrepancia. Para más información, consulta los artículos sobre VoP o CoP.
Para confirmar los datos de pago de un gasto:
En el portal web de Payhawk, abre el selector de aplicaciones en la esquina superior izquierda y ve a la pestaña Gastos > Todo el gasto > Pagar > Confirmar detalles.
Selecciona el gasto, revisa la información del pago y haz clic en Confirmar detalles.
Pagar facturas QR suizas
Puedes pagar facturas QR suizas desde tu cuenta de divisas de Payhawk en CHF. Payhawk extrae la referencia QR de la factura y la rellena automáticamente en los datos de pago, así que solo tienes que comprobarla. Para pagar una factura QR:
Abre el selector de aplicaciones en la esquina superior izquierda y ve a la pestaña Gastos > Todo el gasto > Pagar > Confirmar detalles y selecciona el gasto de la factura QR.
Comprueba que el IBAN del proveedor coincide con el QR-IBAN de la factura QR.
En el campo Referencia, comprueba que la referencia QR coincide con la de la factura QR. Si el campo está vacío o muestra otro número, introduce la referencia QR de la factura QR.
Haz clic en Confirmar detalles y, después, autoriza el pago como harías con cualquier otra factura.
No se necesita ninguna configuración adicional. No se requiere el BIC al crear un proveedor suizo.
Pago inmediato de facturas o gastos reembolsables
Para autorizar y ejecutar el pago de una factura o reembolsar a tus empleados desde Payhawk:
Abre el selector de aplicaciones en la esquina superior izquierda y ve a la pestaña Gastos > Todo el gasto > Pagar > Autorizar.
Selecciona el gasto que quieres pagar haciendo clic sobre él.
Si el método de ejecución del pago está configurado en Pagar ahora, haz clic en Autorizar. Como resultado, recibirás una notificación automática de la aplicación móvil de Payhawk para autorizar el pago.
Confirma el pago en tu teléfono para ejecutarlo.
Pago de facturas o gastos reembolsables programados
Si un gasto ha sido autorizado para un pago programado, el sistema lo ejecutará automáticamente en la fecha prevista si los fondos en la cuenta de la moneda correspondiente son suficientes.
Los pagos programados se ejecutarán a las 11:00 horas (CET) en la fecha establecida.
Si el sistema no ha podido ejecutar un pago programado por falta de fondos, Payhawk devolverá el gasto en la pestaña Pagar > Autorizar y mostrará un mensaje de error.
Si aún necesitas realizar una transferencia bancaria inmediata para un pago programado o reprogramarlo, consulta el artículo sobre gestión de pagos programados.
Pago parcial de gastos mediante transferencias bancarias
Actualmente, no es posible pagar una factura parcialmente y luego abonar el importe restante.
Una posible solución es crear un gasto bancario y ajustar el importe total para reflejar el pago parcial que quieres hacer. A continuación, puedes procesar el pago dejando una nota en el campo Nota, por ejemplo, Pago parcial 1. Cuando quieras pagar el importe restante, puedes crear otro gasto bancario, adjuntar la misma factura, ajustar el importe para reflejar el saldo restante y, de nuevo, dejar una nota, por ejemplo, Pago parte 2.
Otra solución es dividir el gasto en varias partidas y marcar el importe ya pagado con un signo menos.
Recursos útiles