Mantén los presupuestos alineados con la cultura empresarial

Gestionar presupuestos puede ser especialmente frustrante cuando, al final del mes, descubres que el gasto real no coincide con lo previsto. Esta discrepancia no solo consume un valioso tiempo del equipo de FP&A, sino que también resulta poco eficiente desde el punto de vista empresarial.

Si frecuentemente el gasto supera tus previsiones o tu equipo utiliza el presupuesto en áreas que no coinciden con los objetivos estratégicos de la empresa, es crucial adoptar una nueva metodología más precisa para la previsión.

Como parte de la cultura empresarial, la empresa debe contar con una filosofía de gastos y pagos para que los empleados utilicen los fondos de los presupuestos correctamente.
Por eso, en Payhawk, hemos desarrollado una nueva funcionalidad que facilita el control presupuestario. Esta herramienta está diseñada para mejorar la responsabilidad financiera, incrementar la precisión y la transparencia, y promover una cultura de gasto responsable.

Cuatro desafíos en el seguimiento del presupuesto

Tu equipo financiero necesita datos precisos sobre el presupuesto para una planificación financiera eficaz, pero a menudo hay obstáculos en el camino, incluyendo…

1. Falta de datos en tiempo real

Los datos actualizados sobre la utilización del presupuesto deben estar disponibles tanto para los equipos financieros como para los responsables del presupuesto. Sin esta información, los responsables pueden tomar decisiones de gasto mal informadas, lo que lleva a una desalineación estratégica y al exceso de gasto. Una vez más, la cultura empresarial y, en concreto, la filosofía de gastos y pagos de la empresa tiene mucho que ver en esto.

Los responsables del presupuesto necesitan datos en tiempo real para tomar decisiones estratégicas y alineadas tanto con los objetivos como con los valores de la empresa.

2. Decisiones poco acertadas de los responsables de presupuestos

Algunos aspectos están fuera del control de los equipos financieros, incluyendo a los propios responsables del presupuesto. Si estos toman decisiones de gasto a la ligera, la diferencia entre lo planificado y lo realmente gastado se revelará al final del mes.

Esto significa que los miembros del equipo financiero inevitablemente tendrán que hacer ajustes de última hora en sus planes presupuestarios en lugar de centrarse en otras prioridades, como ayudar al CFO a planificar estratégicamente el crecimiento.

3. Falta de responsabilidad

Si el gasto no está alineado con los objetivos estratégicos y la cultura empresarial, tienes un problema: la organización no puede avanzar hacia sus objetivos principales. Dado que los equipos de planificación y análisis financieros no tienen autoridad sobre los responsables del presupuesto, la falta de responsabilidad puede ser significativa. Un gasto descontrolado impide la planificación y retrasa el avance de la organización.

4. Comunicación ineficiente

Necesitas una comunicación efectiva entre el equipo de FP&A y los responsables de presupuestos. Si actualmente hay mucho vaivén entre ambos sobre la utilización del presupuesto, las posibilidades de que se produzcan malentendidos y errores de comunicación sobre el estado de los presupuestos aumentan. Todos deben estar coordinados, lo que implica alinear prioridades y objetivos y comprender la estrategia financiera general y los valores de la cultura empresarial en lo que respecta a la utilización de fondos corporativos.

Para que la planificación estratégica sea el enfoque principal de todos los departamentos, es necesario que todos trabajen juntos hacia un objetivo común. En Payhawk, nuestra nueva funcionalidad permite que tanto el equipo de FP&A y los responsables de los diversos presupuestos obtengan una mejor visibilidad del presupuesto en tiempo real.

La importancia de resolver estos problemas

Gestionar correctamente el seguimiento y la planificación del presupuesto puede marcar una gran diferencia en el crecimiento empresarial, permitiéndote a ti y a tu equipo tomar mejores decisiones y mejorar el rendimiento financiero.

Con los Presupuestos de Payhawk, tu equipo financiero puede:

• Fomentar un gasto responsable gracias a datos en tiempo real sobre la utilización del presupuesto.
• Promover una cultura de toma de decisiones informadas y asignación estratégica de recursos alineada con la planificación financiera y la cultura empresarial.
• Facilitar el cierre del mes gracias a una metodología más predecible y evitando discrepancias financieras gracias a un gasto responsable.
• Devolver un tiempo muy valioso para que tu equipo se enfoque en iniciativas estratégicas al optimizar la gestión del presupuesto.
• Mejorar la salud financiera general asegurando que el gasto esté alineado con los valores corporativos y la cultura empresarial.
• Adaptarse rápidamente a las condiciones cambiantes del negocio con una herramienta de gestión de presupuestos flexible que permite ajustes y reubicaciones rápidas.

Mientras tanto, tu equipo de FP&A puede:

• Permitir que la organización tome decisiones de gasto informadas que siempre estén alineadas con la estrategia de la empresa.
• Facilitar una colaboración y la comunicación con los responsables del presupuesto y centrarse en iniciativas estratégicas en lugar de en tareas administrativas y trámites.
• Mejorar la precisión de los datos en la planificación estratégica con acceso a datos en tiempo real sobre la utilización del presupuesto. E incluso el presupuesto comprometido y el disponible. Todo desde Payhawk y su intuitiva interfaz.

Y los responsables del presupuesto pueden:

• Potenciar la toma de decisiones inteligentes con datos en tiempo real sobre cómo se está utilizando el presupuesto. Serán capaces de ver el impacto que tendrá cada gasto en el presupuesto antes de aprobarlo o rechazarlo. Todo de forma autónoma.
• Aprovechar los datos en tiempo real para planificar las asignaciones del presupuesto con mayor confianza y seguridad.
• Eliminar la carga administrativa y disfrutar de un proceso de gestión del presupuesto más eficiente que elimina el trabajo manual y los trámites ineficientes.
• Mantener el gasto alineado con los objetivos de la empresa y la cultura empresarial.

En definitiva, el equipo financiero se encarga de crear una filosofía de gastos y pagos coherente con la cultura empresarial y, la tecnología financiera de Payhawk, en especial los Presupuestos, se encargan de implementarla y hacer que los demás departamentos la respeten.

En definitiva, el equipo financiero se encarga de crear una filosofía de gastos y pagos coherente con la cultura empresarial y, la tecnología financiera de Payhawk, en especial los Presupuestos, se encargan de implementarla y hacer que los demás departamentos la respeten.

Cómo Payhawk mejora el seguimiento y la visibilidad del presupuesto

La funcionalidad de Presupuestos está en la propia plataforma de Payhawk, lo que significa que todos los datos están accesibles para quienes los necesiten.

De esta manera te aseguras de que todos accedan a la misma información. La planificación del presupuesto se vuelve más sencilla ya que todos los involucrados en la asignación, gestión y revisión de los presupuestos pueden acceder al estado actualizado del mismo en todo momento y desde cualquier lugar.

Además, puedes monitorear tus presupuestos en tiempo real en el mismo sistema donde gestionas todo tu gasto empresarial, manteniendo todo organizado, centralizado y conectado.

Las claves principales a la hora de crear y gestionar Presupuestos con Payhawk:

Crear plantillas de presupuesto

Puedes personalizar plantillas de previsión dentro de la plataforma, descargarlas en Excel y cargarlas para hacer el seguimiento. Los usuarios también pueden cargar previsiones ilimitadas para evaluar diferentes escenarios.

Nuestra plantilla de presupuesto viene prediseñada con columnas dedicadas a campos como: el responsable del presupuesto, la divisa, el inicio del año fiscal y mucho más.

Además, puedes personalizar tu plantilla de previsión con tantas variables como necesites. Por ejemplo:

• Categorías
• Equipos (el nombre personalizado de los equipos se mostrará aquí, “por ejemplo, Departamentos”)
• Entidades (para Grupos)
• Proveedores
• Campos personalizados (proyecto, ubicación, etc.)
• Empleados

Ver datos históricos del presupuesto

Nuestra plataforma muestra datos históricos del presupuesto usando gráficos visuales, lo que facilita la comprensión. Así podrás hacer cambios y reducir costes de manera proactiva.

Analizar el gasto pasado y presente te ayuda a identificar nuevas posibilidades de ahorro.

Filtrar datos del presupuesto

Los responsables del presupuesto podrán filtrar los datos por:

• Empleado
• Proveedor
• Categoría
• Campo personalizado (este puede tener posibilidades infinitas)
• Equipo

El siguiente ejemplo muestra cómo es el filtro de los proveedores. Puedes ver cuánto se ha gastado en cada proveedor, qué porcentaje de tu presupuesto está asignado a cada uno de ellos y cuántos gastos están pendientes.

Además, poder alternar rápidamente entre quién ha gastado qué te da una visión clara para hacer cambios en la asignación del presupuesto. Tal vez pienses que estás gastando demasiado con un proveedor determinado o te des cuenta de que un empleado ha estado gastando más que otros.

Al aprovechar las herramientas de visualización de datos y las opciones de filtrado, puedes empoderar tanto a tus equipos financieros como a los responsables del presupuesto para tomar mejores decisiones.

Próximos pasos

¿Tienes problemas con el seguimiento y la planificación del presupuesto? Traemos una solución innovadora y sofisticada.

En Payhawk, entendemos que alinear el gasto con la estrategia de tu empresa es crucial para el crecimiento. Nuestra plataforma (incluidas las nuevas capacidades de Presupuestos) ofrece múltiples formas de mejorar la gestión de los recursos financieros con el objetivo de mejorar la rentabilidad empresarial.

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