Verantwortungsvoller Einsatz Ihrer Betriebsmittel mit Payhawk Budgets

Gibt es etwas Ärgerlicheres bei der Budgetverwaltung, als wenn am Monatsende die geplanten Ausgaben nicht mit den tatsächlichen Ausgaben übereinstimmen? Das kostet nicht nur die Zeit des FP&A-Teams, sondern ist auch wirtschaftlich nicht sinnvoll.

Wenn Sie immer wieder feststellen, dass Ihre Ausgaben weit über den Prognosen liegen oder dass Ihre Teams ihr Budget für Dinge ausgeben, die nicht mit Ihren übergeordneten strategischen Zielen übereinstimmen, benötigen Sie eine bessere Möglichkeit, genaue Prognosen zu erstellen.

Genau aus diesem Grund haben wir eine neue Budgetverfolgungsfunktion eingeführt, um die finanzielle Rechenschaftspflicht, Genauigkeit und Transparenz zu verbessern und eine Kultur der verantwortungsvollen Ausgaben zu fördern.

Vier Herausforderungen bei der Budgetverfolgung

Ihr Finanzteam benötigt genaue Budgetdaten für eine intelligente Finanzplanung - aber es gibt oft einige Hindernisse, die im Weg stehen, darunter...

1. Mangel an Echtzeitdaten

Sowohl die Finanzteams als auch die Budgetverantwortlichen müssen Zugang zu genauen Daten über die Budgetverwendung haben. Ohne diese Informationen können Budgetverantwortliche leicht schlecht informierte Ausgabenentscheidungen treffen, die zu erheblichen strategischen Fehlentscheidungen und überhöhten Ausgaben führen.

Die Budgetverantwortlichen benötigen Budgetdaten in Echtzeit, damit sie fundierte Entscheidungen treffen können.

2. Budgetverantwortliche treffen schlechte Entscheidungen

Einige Dinge entziehen sich der Kontrolle der Finanzteams (einschließlich der Budgetverantwortlichen). Und wenn die Budgetverantwortlichen ihre Ausgabenentscheidungen nicht sorgfältig genug treffen, wird die Diskrepanz zwischen den geplanten und den tatsächlichen Ausgaben erst am Ende des Monats deutlich.

Dies bedeutet, dass die Mitglieder des Finanzteams gezwungen sind, ihre Budgetpläne in letzter Minute anzupassen, anstatt sich auf andere Prioritäten zu konzentrieren, wie z. B. die Unterstützung des CFO bei der strategischen Wachstumsplanung.

3. Fehlende Rechenschaftspflicht

Wenn die Ausgaben nicht mit den strategischen Zielen übereinstimmen, gibt es ein Problem - die Organisation kann ihre Hauptziele nicht erreichen. Da die Finanzplanungs- und Analyseteams keine Autorität gegenüber den Budgetverantwortlichen haben, kann es zu einem erheblichen Mangel an Rechenschaftspflicht kommen. Ausgaben hier, dort und überall bedeuten, dass niemand planen kann und die Organisation nicht vorankommt.

4. Ineffiziente Kommunikation

Eine effektive Kommunikation zwischen den FP&A-Teams und den Budgetverantwortlichen ist notwendig. Wenn zwischen den beiden viel hin und her über die Budgetverwendung gesprochen wird, gibt es viel Raum für Missverständnisse und Fehlkommunikation über den Budgetstatus und -bedarf. Alle müssen auf der gleichen Seite stehen, was bedeutet, dass die Prioritäten und Ziele aufeinander abgestimmt sein müssen und die allgemeine Finanzstrategie anerkannt werden muss.

Damit die strategische Planung im Mittelpunkt aller Abteilungen steht, müssen alle auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Unsere neue Funktion bei Payhawk hilft Unternehmen, ihre Budgets besser zu verstehen, indem sie die Lücke zwischen Herausforderungen und Lösungen schließt.

So lösen Sie die Herausforderungen bei der Budgetverfolgung

Wenn Sie die Budgetverfolgung und -planung in den Griff bekommen, kann dies einen großen Unterschied machen, wenn es darum geht, das Wachstum voranzutreiben, Sie und Ihr Team in die Lage zu versetzen, bessere Entscheidungen zu treffen und die zukünftige finanzielle Leistung zu verbessern.

Mit Payhawk Budgets kann Ihr Finanzteam:

1. Verantwortungsvolle Ausgaben dank Echtzeitdaten zur Budgetnutzung fördern
2. eine Kultur der fundierten Entscheidungsfindung und der strategischen Ressourcenzuweisung fördern, die mit der Finanzplanung im Einklang steht
3. den Monatsabschluss einfacher und vorhersehbarer gestalten und finanzielle Unstimmigkeiten dank verantwortungsvoller Ausgaben vermeiden

Schaffen Sie Zeit für Ihr Team, um sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren, indem Sie die Budgetverwaltung rationalisieren. Verbessern Sie die allgemeine finanzielle Gesundheit, indem Sie sicherstellen, dass die Ausgaben mit den Prioritäten des Unternehmens übereinstimmen. Passen Sie sich mit einem flexiblen Budgetmanagement-Tool, das rasche Anpassungen und Neuzuweisungen ermöglicht, schnell an veränderte Geschäftsbedingungen an.

Gleichzeitig kann Ihr FP&A-Team:

1. Das Unternehmen in die Lage versetzen, fundierte Ausgabenentscheidungen zu treffen, die stets im Einklang mit der Unternehmensstrategie stehen.
2. die nahtlose Zusammenarbeit mit den Budgetverantwortlichen zu erleichtern und sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren, anstatt sich mit administrativen Aufgaben und dem Hin- und Hergeschiebe zu beschäftigen
3. die Datengenauigkeit für die strategische Planung durch den Zugriff auf Echtzeitdaten zur Budgetverwendung zu verbessern

Und die Budgetverantwortlichen können:

1. Intelligente Entscheidungsfindung mit Echtzeitdaten über die Verwendung Ihres Budgets
2. Einblicke in Echtzeit nutzen, um Ihre Budgetzuweisungen mit größerer Sicherheit zu planen
3. den Verwaltungsaufwand verringern und einen effizienteren Budgetverwaltungsprozess nutzen, der manuelle Arbeit und ineffizientes Hin und Her überflüssig macht
4. Halten Sie Ihre Ausgaben im Einklang mit den Unternehmenszielen

Wie Payhawk die Budgetverfolgung verbessert

Bei Payhawk befindet sich unser integriertes Budgetmodul innerhalb der Payhawk-Plattform, was bedeutet, dass alle Daten für jeden zugänglich sind, der sie sehen muss.
Auf diese Weise haben alle Beteiligten Zugriff auf dieselben Informationen, was die Budgetplanung für alle, die mit der Zuweisung, Verwaltung und Ausgabe von Unternehmensgeldern zu tun haben, einfacher und effizienter macht.
Außerdem können Sie Ihre Budgets in Echtzeit in demselben System überwachen, in dem Sie auch Ihre gesamten Geschäftsausgaben verwalten, sodass alles optimiert und verbunden bleibt.

Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Dinge, die Sie tun können:

Budgetvorlagen erstellen

Sie können Prognosemodelle innerhalb der Plattform anpassen, sie in Excel herunterladen und hochladen, um Budgets zu verfolgen und zu planen. Sie können auch unbegrenzt neue Prognosen hochladen, um die Planung zu verbessern.
Unsere Budgetvorlage enthält bereits vordefinierte Spalten für Felder wie Budgeteigentümer und Währung, Spalten für die Budgets pro Monat für 12 Monate nach dem ausgewählten Geschäftsjahresbeginn sowie Spalten für die Istwerte und die aktualisierte Prognose für denselben 12-Monats-Zeitraum.

Außerdem können Sie Ihr Forecast Template mit so vielen Dimensionen anpassen, wie Sie benötigen, um z.B. Ihre Budgetstruktur zu berücksichtigen:

• Kategorien
• Teams (der benutzerdefinierte Name der Teams wird hier angezeigt, z.B. „Abteilungen“)
• Gesellschaften (wenn es sich um eine Gruppe handelt - diese ist ausgewählt und kann nicht abgewählt werden)
• Lieferanten
• Benutzerdefinierte Felder (Projekt, Standort, usw.)
• Mitarbeiter

Historische Budgetdaten anzeigen

Unsere Plattform zeigt historische Budgetdaten in visuellen Diagrammen an, sodass Sie zukünftige Verpflichtungen leicht verstehen und Änderungen vornehmen können, um proaktiv Kosten zu senken. Die Analyse vergangener und aktueller Ausgaben hilft Ihnen zu erkennen, warum die Kosten gestiegen sind, und ermöglicht so proaktive Kostensenkungsmaßnahmen.

Filtern Sie Budgetdaten bis ins kleinste Detail

• Budgetverantwortliche können die Daten filtern nach:
• Mitarbeiter
• Lieferant
• Kategorie
• Benutzerdefiniertes Feld (hier gibt es buchstäblich endlose Möglichkeiten)
• Team

Das folgende Beispiel zeigt Ihnen, wie der Lieferantenfilter aussieht, wenn er angewendet wird. Sie können sehen, wie viel bei den einzelnen Lieferanten ausgegeben wurde, wie viel von Ihrem Budget jedem Lieferanten prozentual zugewiesen ist und wie viele Ausgaben noch offen sind.

Indem Sie die Tools zur Datenvisualisierung und die granularen Filteroptionen nutzen, können Sie sowohl Ihre Finanzteams als auch die Budgetverantwortlichen in die Lage versetzen, datengestützte Entscheidungen zu treffen, die sich an den strategischen und finanziellen Zielen orientieren.

Ihre nächsten Schritte

Haben Sie Probleme mit der Budgetverfolgung und -planung? Wir bei Payhawk wissen, dass die Ausrichtung der Ausgaben an der Strategie Ihres Unternehmens für das Wachstum entscheidend ist.

Unsere Plattform (einschließlich unserer neuen Budgetfunktionen) bietet zahlreiche Möglichkeiten, die finanzielle Verantwortlichkeit und Transparenz zu verbessern, damit Sie fundierte, strategische Entscheidungen treffen können.

Sind Sie bereit, Ihre Budgetverwaltung zu optimieren? Dann buchen Sie sich noch heute eine kostenlose Demo!