Vergroot financiële verantwoordelijkheid en creëer een sterke uitgavencultuur met Payhawk Budgetten

Is er iets frustrerender dan wanneer het einde van de maand nadert en de voorspelde uitgaven niet overeenkomen met de werkelijke uitgaven? Dit is niet alleen stressvol voor FP&A-teams, maar ook niet logisch vanuit zakelijk oogpunt.

Als je merkt dat de werkelijke uitgaven voortdurend hoger uitvallen dan verwacht, of dat teams hun budget besteden aan zaken die niet aansluiten bij je strategische doelen, is het tijd voor een betere aanpak om uitgaven nauwkeurig te voorspellen.

Daarom hebben we een nieuwe functie voor budgetbeheer gelanceerd: om de financiële verantwoording, nauwkeurigheid en transparantie te verbeteren, en zo een cultuur van verantwoord uitgeven te stimuleren.

Vier uitdagingen bij het bijhouden van budgetten

Je financiële team heeft nauwkeurige budgetgegevens nodig voor slimme financiële planning, maar er zijn vaak een paar obstakels, zoals...

1. Gebrek aan realtime gegevens

Nauwkeurige gegevens over budgetgebruik moeten toegankelijk zijn voor zowel financiële teams als budgethouders. Zonder deze informatie kunnen budgethouders gemakkelijk slecht geïnformeerde bestedingsbeslissingen nemen, wat leidt tot grote strategische afwijkingen en overbesteding.

Budgethouders moeten realtime budgetgegevens binnen handbereik hebben om impactvolle beslissingen te kunnen nemen.

2. Budgetbeheerders nemen slechte beslissingen

Sommige dingen hebben de financiële teams (inclusief budgetbeheerders) niet in de hand. En als budgetbeheerders onzorgvuldig uitgavenbeslissingen nemen, komt de kloof tussen wat gepland was en wat er daadwerkelijk is uitgegeven pas aan het einde van de maand aan het licht.

Het bovenstaande betekent dat het financiële team onvermijdelijk op het laatste moment hun budgetplannen moet aanpassen in plaats van zich te concentreren op andere prioriteiten, zoals de CFO helpen bij het strategisch plannen van groei.

3. Gebrek aan verantwoording

Als de uitgaven niet in lijn zijn met de strategische doelen, heb je een probleem - de organisatie kan geen vooruitgang boeken in de richting van haar belangrijkste doelstellingen. Aangezien financiële plannings- en analyseteams geen gezag hebben over budgetbeheerders, kan het gebrek aan verantwoording aanzienlijk zijn. Hier, daar en overal geld uitgeven betekent dat niemand kan plannen en dat de organisatie geen vooruitgang boekt.

4. Inefficiënte communicatie

Je hebt effectieve communicatie nodig tussen FP&A teams en budgetbeheerders. Als er op dit moment veel heen en weer wordt gepraat tussen de twee over het gebruik van het budget, is er veel kans op misverstanden en miscommunicatie over de status van het budget en de vereisten. Iedereen moet op één lijn zitten, dat betekent prioriteiten en doelstellingen op elkaar afstemmen en de bredere financiële strategie waarderen.

Om strategische planning de belangrijkste focus te laten zijn voor alle afdelingen, moet iedereen samenwerken aan een gemeenschappelijk doel. Bij Payhawk geeft onze nieuwe functie organisaties een beter inzicht in hun budget door de kloof tussen uitdagingen en oplossingen te overbruggen.

The importance of solving these problems

Het effectief bijhouden en plannen van budgetten kan een enorm verschil maken in het stimuleren van groei. Het stelt jou en je team in staat om betere beslissingen te nemen en de toekomstige financiële prestaties te verbeteren.

Met Payhawk Budgets kan je financiële team:

1. Verantwoorde uitgaven bevorderen door real-time inzicht in budgetgebruik.
2. Een cultuur van weloverwogen besluitvorming en strategische toewijzing van middelen creëren die aansluit bij de financiële planning.
3. Einde van de maand voorspelbaarder maken en financiële discrepanties verminderen door verantwoorde uitgaven te waarborgen.
4. Tijd vrijmaken voor je team om zich te concentreren op strategische initiatieven door het budgetbeheer te stroomlijnen.
5. De algehele financiële gezondheid verbeteren door uitgaven te aligneren met de prioriteiten van de organisatie.
6. Snel reageren op veranderende bedrijfsomstandigheden met een flexibele tool voor budgetbeheer die snelle aanpassingen en herschikkingen mogelijk maakt.

Ondertussen kan je FP&A team:

1. De organisatie in staat stellen weloverwogen beslissingen over uitgaven te nemen die altijd in lijn zijn met de bedrijfsstrategie
2. Naadloos samenwerken met budgeteigenaren en zich richten op strategische initiatieven in plaats van administratieve taken en heen-en-weergeloop
3. De nauwkeurigheid van gegevens in strategische planning verbeteren met toegang tot realtime gegevens over budgetgebruik

En budgetbeheerders kunnen:

1. Slimme besluitvorming mogelijk maken met realtime gegevens over hoe het budget wordt gebruikt
2. Inzichten in realtime gebruiken om de toewijzing van het budget met meer vertrouwen te plannen
3. Administratieve lasten wegnemen en genieten van een efficiënter budgetbeheerproces dat handmatig werk en inefficiënt heen-en-weergeloop overbodig maakt
4. Uitgaven in lijn houden met bedrijfsdoelen

Hoe Payhawk het bijhouden van en inzicht in budgetten verbetert

Bij Payhawk is onze ingebouwde Budget-module geïntegreerd in het Payhawk-platform, wat betekent dat alle gegevens toegankelijk zijn voor iedereen die ze moet zien.

Deze aanpak zorgt ervoor dat iedereen dezelfde informatie gebruikt, waardoor budgetplanning eenvoudiger en efficiënter wordt voor iedereen die betrokken is bij het toewijzen, beheren en uitgeven van bedrijfsgelden.

Bovendien kun je je budgetten in real-time monitoren in hetzelfde systeem waarin je al je zakelijke uitgaven beheert, waardoor alles gestroomlijnd en verbonden blijft.

Hier zijn enkele van de belangrijkste dingen die je kunt doen:

Budget templates maken

Binnen het platform kun je prognosetemplates aanpassen, deze downloaden in Excel, en vervolgens weer uploaden om budgetten nauwkeurig bij te houden en te plannen. Payhawk-gebruikers hebben ook de mogelijkheid om onbeperkt nieuwe prognoses te uploaden, wat zorgt voor een betere planning.

Onze budgettemplate bevat specifieke kolommen voor velden zoals budgeteigenaar en valuta, evenals kolommen voor de maandelijkse budgetten over een periode van 12 maanden, te beginnen vanaf de geselecteerde start van het boekjaar. Daarnaast zijn er kolommen voor actuele cijfers en de bijgewerkte prognose voor dezelfde 12-maandenperiode.

Bovendien kun je je prognosetemplate aanpassen met zoveel dimensies als nodig is om aan te sluiten bij de structuur van je budget:

• Categorieën
• Teams (de aangepaste naam van teams wordt hier weergegeven “bijv. Afdelingen”)
• Entiteiten (indien op een groep - dit is geselecteerd en kan niet worden uitgeschakeld)
• Leveranciers
• Aangepaste velden (project, locatie, enz.)
• Medewerkers

Historische budgetgegevens bekijken

Ons platform geeft historische budgetgegevens weer met behulp van visuele grafieken, zodat je eenvoudig inzicht krijgt in toekomstige verplichtingen en veranderingen kunt doorvoeren om proactief kosten te besparen.

Door de uitgaven uit het verleden en het heden te analyseren, kun je vaststellen waarom de kosten zijn gestegen en kun je proactief kosten besparen.

Budgetgegevens tot in detail filteren

Budgetbeheerders kunnen de gegevens filteren per:

• Medewerker
• Leverancier
• Categorie
• Aangepast veld (dit kan letterlijk eindeloze mogelijkheden hebben)
• Team

In het bovenstaande voorbeeld zie je hoe het leveranciersfilter eruit zal zien als het wordt toegepast. Je kunt zien hoeveel er bij elke leverancier is uitgegeven, hoeveel procent van je budget aan elke leverancier is toegewezen en hoeveel uitgaven er nog openstaan.

Doordat je snel kunt schakelen tussen wie wat heeft uitgegeven, krijg je inzicht in hoe je wijzigingen kunt aanbrengen in de toewijzing van je budget. Misschien denk je dat je te veel uitgeeft aan een bepaalde leverancier of realiseer je je dat een bepaalde medewerker meer heeft uitgegeven dan anderen.

Door gebruik te maken van de tools voor datavisualisatie en granulaire filteropties, kun je zowel je financiële teams als budgetbeheerders in staat stellen om datagestuurde beslissingen te nemen die in lijn zijn met strategische doelstellingen en financiële doelen.

Je volgende stappen

Worstel je met het bijhouden en plannen van budgetten? Dan is het tijd voor verandering.

Bij Payhawk begrijpen we dat het afstemmen van uitgaven op de strategie van je bedrijf cruciaal is voor groei.

Ons platform (inclusief onze nieuwe budgetmogelijkheden) biedt meerdere manieren om de financiële verantwoording en zichtbaarheid te verbeteren, zodat je weloverwogen, strategische beslissingen kunt nemen.
Klaar om je budgetbeheer te stroomlijnen en het werk van je team makkelijker te maken? Vraag nu een persoonlijke demo aan om te zien hoe we je kunnen helpen om budgetten onder controle te krijgen, verantwoording aan te moedigen en uitgaven beter te beheren.