Controleer je bedrijfsuitgaven met expense management software

Het is een gegeven dat het je bedrijf geld kost als een werknemer uitgaven doet voor zijn werk. Maar heb je ook rekening gehouden met alle verborgen kosten die gepaard gaan met een niet-geautomatiseerd, gebrekkig onkostenbeheer?

De verborgen kosten van niet gekoppelde expense management software

Stel, de eventmanager van je bedrijf neemt een aantal teamleden mee naar het buitenland om producten tentoon te stellen op een evenement. Wanneer je bedrijf nog steeds toestaat dat mensen geld uitgeven met hun eigen betaalkaart om dit vervolgens later terug te betalen, zou het scenario er als volgt uit kunnen zien. Robbie, de eventmanager, betaalt voor wat extra merch voor de stand op het evenement en trakteert een aantal prospects op een etentje na afloop van het evenement. In de veronderstelling dat hij met zijn persoonlijke kaart heeft betaald, heeft Robbie nu ook een extra toeslag betaald voor het gebruik van zijn kaart in het buitenland. Hoe dan ook, het diner is voorbij, dus hij gooit het bonnetje in zijn werktas, samen met zo'n 30 andere bonnetjes die hij tot nu toe op zijn reis heeft verzameld.

Robbie is terug op kantoor en het is bijna de laatste dag van de maand. Marge, één van je financiële managers heeft hem al eens achterna gezeten om zijn onkosten in te dienen, en nu gaat hij eindelijk zitten om zijn bonnetjes door te nemen en ze te koppelen aan zijn onkosten. Helaas kan hij er een paar niet vinden, dus is hij gedwongen in te dienen wat hij heeft en er het beste van te hopen.

En nu is het de beurt aan Marge, die iedereen wanhopig vraagt om hun bonnetjes voor het einde van de maand in te dienen en zich op geen enkele andere taak kan concentreren tot ze ze allemaal in het systeem heeft. Op dit punt is Marge al haar tijd aan verdoen om achter bonnetjes aan te zitten en dat is niet alleen tijdrovend, maar het veroorzaakt ook wrijving tussen haar en haar niet-financiële collega's.

Bedenk je eens hoeveel tijd en geld je kunt besparen met behulp van slimme software voor uitgavenbeheer.

Natuurlijk komt het bovenstaande worstcasescenario in de meeste bedrijven tegenwoordig niet meer zo vaak voor. Maar er zijn nog steeds problemen met handmatige taken en tijdrovende administratie. Laten we aannemen dat Robbie zijn onkosten correct en op tijd heeft ingediend (voor deze ene keer), de arme Marge voert het merendeel van de details van de onkosten nog steeds handmatig in, omdat de uitgavenbeheersoftware die haar bedrijf gebruikt niet wordt ondersteund door OCR-technologie (Optical Character Recognition) om het te automatiseren.

Wat zijn nu de grootste verborgen kosten van slechte of niet-ondersteunende expense management software?

1. De kosten voor de persoonlijke kaart van de werknemer
2. De tijd en het salaris van je financiële team die verloren gaan aan administratieve taken
3. Gebrek aan zichtbare financiële gegevens die nodig zijn om beslissingen te nemen

Hoe kan je expense management automatiseren?

Als Robbie's bedrijf een expense management software met zakelijke betaalkaarten zou gebruiken om bedrijfsuitgaven te bekostigen, had Robbie op zijn werkreis kunnen gaan, met zijn betaalpas van het werk kunnen betalen, een foto van het bonnetje kunnen maken, en de klus zou geklaard zijn.

Bovendien worden Robbie's uitgaven direct gematcht met het aankoopbewijs, zodat Marge en haar financiële team hem nooit meer hoeven te stalken.

Aan het eind van de reis hoeft Robbie geen declaraties meer in te vullen, omdat alle uitgaven automatisch op het platform worden geregistreerd. Voor Marge en haar team om de maand af te sluiten, hoeven ze alleen maar de maandelijkse uitgavenrapportage te downloaden in slechts een paar klikken. Aangezien zakelijke uitgaven een klein deel van de bedrijfsuitgaven uitmaken, zijn integraties met boekhoud- en ERP-systemen van essentieel belang.

Marge en Robbie zijn blij met de nieuwe automatisering en zijn het erover eens dat dit de beste manier is om uitgaven voortaan te beheren. De CFO besluit te investeren in een expense management software (uitgavenbeheer software) met zakelijke betaalkaarten en Robbie kan nu meer evenementen organiseren en Marge kan zich concentreren op het optimaliseren van budgetten.

Stel nu dat Robbie en Marge voor jou werken. In dit scenario heb je besloten om Payhawk te gebruiken en het beheer van bedrijfsuitgaven te automatiseren, zodat je financiële team meer tijd heeft voor strategische taken. Wat is de volgende stap?

Met Payhawk kan het financiële team live gegevens van de bedrijfsuitgaven en cashflow van het bedrijf zien - en budgetten in real-time bewaken. Bovendien kunnen ze rapporten downloaden met alle informatie over uitgaven en filteren op kostenplaats, team, categorie, werknemer en zelfs leverancier.

Boek een demo om meer te weten te komen.

Dankzij onze AI en machine learning kunnen we de juiste gegevens voor een factuur voorstellen en de aanbevelingen verbeteren op basis van het uitgavengedrag van je bedrijf.

Controle over bedrijfsuitgaven

Dankzij de mogelijkheid om elke uitgave te volgen, weet je financiële afdeling nu hoe de bedrijfsuitgaven in het totale budget passen. Ze kunnen samenwerken met teamleiders om aanvaardbare uitgavenlimieten en herzieningen van de uitgavenrichtlijnen voor te stellen, en deze wijzigingen vervolgens rechtstreeks in het platform aanbrengen.

Gebruikers van je zakelijke betaalkaarten zullen gemakkelijk in staat zijn om de naleving van de regels te handhaven, aangezien ze hun uitgavenlimieten kunnen controleren. En als ze extra geld willen uitgeven, kunnen ze met een paar muisklikken extra geld aanvragen, waarna de aangewezen goedkeuringsketen voor het bedrijf beslist of het verzoek wordt goedgekeurd of niet.

Elke betaling is traceerbaar, waardoor je financiële team volledig inzicht heeft en de mogelijkheid om te escaleren of oplossingen aan te bevelen voor individuen of teams om geld te besparen.De tool bevat zelfs ingebouwde software voor abonnementenbeheer, zodat je kunt bijhouden hoeveel je uitgeeft aan terugkerende betalingen en dubbele of gemiste betalingen kunt voorkomen.

Drie voordelen van bedrijfsuitgaven beheren met Payhawk

1. Elimineer het gebruik van persoonlijke betaalkaarten voor bedrijfsuitgaven. Dankzij Payhawk team cards krijgt elk teamlid een zakelijke betaalkaart die gekoppeld is aan een bepaald teambudget. Als team mag iedereen zoveel uitgeven als nodig is, en het is allemaal gebonden aan één kaartlimiet.
2. Verminder te hoge bedrijfsuitgaven. Je financiële team kan elk teambudget (zoals hierboven beschreven) per kostenplaats monitoren om te bepalen hoeveel er wordt uitgegeven aan verschillende bedrijfsfuncties en om gebieden te identificeren waar kosten kunnen worden verlaagd of budgetaanpassingen kunnen worden voorgesteld.
3. Verbeteren en wijzigen van budgetten. Teamleiders en budgeteigenaren kunnen de teamuitgaven in real-time bekijken en indien nodig aanpassingen doorvoeren om binnen het toegewezen budget te blijven. Bovendien kunnen ze inzichten ontdekken die de toekomstige budgetplanning beïnvloeden.

Zodra jouw teams Payhawk gaan gebruiken, zul je merken dat alles beter gaat. Stakeholders kunnen zich concentreren op hun kerntaken zonder te worden gehinderd door de last van onkostenadministratie, en financiële teams kunnen zich concentreren op het optimaliseren van budgetten en het beheersen van bedrijfsuitgaven.

Het resultaat is een betere en effectievere manier van zakendoen - en dan hebben we het nog niet eens over het aantal dagen dat je werknemers moeten wachten om betaald te worden. Boek een demo om te leren hoe je de zichtbaarheid en de winst van je bedrijf kunt verhogen.