Nov 29, 2024
Leestijd: 3 minuten

Vijf tips voor beter budgetbeheer en meer transparantie in je bedrijf

Collega's praten over budgetten terwijl ze software voor het bijhouden van budgetten gebruiken
Samenvatting

Vraagje: Wie wil het bijhouden van bedrijfsbudgetten niet verbeteren? Verbetering betekent betere, nauwkeurigere besluitvorming, meer mogelijkheden om kosten te besparen en betere fraudebestrijding. Volgende vraag: Wie wil zakelijke budgetten beter bijhouden? Hier is het volledige overzicht.

Inhoudsopgave

    Laten we eerlijk zijn: zonder real-time zichtbaarheid van uitgaven kom je niet ver. Het is de sleutel tot het plannen van toekomstige groei en zonder dat zul je beslissingen moeten nemen zonder de juiste, meest actuele informatie. Maar hoe is het zover gekomen? Laten we aannemen dat je meerdere systemen gebruikt en dat je gegevens moet verzamelen, ordenen en doorkammen - zelfs dan analyseer je waarschijnlijk een momentopname uit het verleden, inclusief vertragingen en onnauwkeurigheden, wat leidt tot je beste schattingen voor zelfs de belangrijkste beslissingen.

    Als je van plan bent om op te schalen of een beter inzicht wilt in je bedrijfsuitgaven om plannen te maken voor de toekomst, dan kunnen wij je helpen. Lees verder voor meer informatie over het verbeteren van het bijhouden van bedrijfsbudgetten en de zichtbaarheid van uitgaven.

    BUDGETTEN

    Krijg volledige controle en zichtbaarheid over je budgetten

    Vijf stappen om budgetgegevens beter bij te houden en inzichtelijk te maken

    Soms heb je gewoon een beetje inspiratie nodig. Hier zijn vijf strategieën om het bijhouden en de zichtbaarheid van budgetgegevens te verbeteren.

    1. Consolideer alle bedrijfsuitgaven in één platform

    De koude, harde waarheid is dat je de beste systemen ter wereld kunt hebben, maar als je er te veel gebruikt voor te veel verschillende dingen, d.w.z. verschillende tools om uitgaven, facturen en PO's bij te houden, zul je nooit real-time zichtbaarheid hebben. Losgekoppelde tools betekenen ook veel handmatig werk en verspilde uren door te schakelen tussen tools zonder echte inzichten te krijgen. Dit kan gemakkelijk leiden tot veel fouten, dubbele uitgaven en een hoger frauderisico.

    2. Implementeer een allesomvattend budget-tracking software

    Wat bedoelen we met 'allesomvattend'? Om te beginnen heb je een oplossing nodig waarmee je alle uitgaven van al je verschillende entiteiten kunt volgen en analyseren vanuit hetzelfde dashboard. Je hebt een oplossing zoals Payhawk nodig met veel handige functies voor het bijhouden van budgetten, waaronder onze nieuwe 'ingebouwde budget' tool, real-time zichtbaarheid van gegevens, meldingen voor te weinig geld en nog veel meer.

    3. Integreer je financiële systemen voor gecentraliseerd gegevensbeheer

    Om je gegevens te centraliseren, heb je een systeem nodig dat naadloos integreert met andere systemen. Je wilt inloggen op slechts één platform om toegang te krijgen tot al je uitgavengegevens. Met onze oplossing hoef je je cijfers niet dubbel te controleren in andere tools. Bij Payhawk integreren we met toonaangevende ERP's, boekhoudsoftware, HR -systemen en tools voor zakenreizen om je een eenduidig beeld te geven van je bedrijfsuitgaven.

    4. Duidelijke goedkeuringsworkflows en -richtlijnen opstellen

    Om uitgaven te controleren, moet je duidelijke traceerprotocollen implementeren, wat betekent dat je goedkeuringsworkflows op maat moet maken (wat je kunt doen met onze Workflow Designer). Wat je organisatiestructuur ook is, je kunt aangepaste goedkeuringsketens maken voor elk type uitgave - kaartuitgaven, vergoedingen, factuurbetalingen, inkooporders - en uitgavenlimieten instellen, bijvoorbeeld dat je afdelingshoofd uitgaven boven € 1000 goedkeurt, enzovoort.

    Het is cruciaal om een oplossing te vinden die kan worden aangepast aan je specifieke bedrijfsbehoeften, want geen enkele organisatie heeft echt baat bij een one-size-fits-all oplossing.

    5. Volg het gebruik van budgetten in realtime en beheer prognoses

    Met het realtime bijhouden van budgetten krijgen jij en je financiële team volledig inzicht in het gebruik van budgetten op verschillende afdelingen, waardoor een gezamenlijke aanpak met budgeteigenaren ontstaat.

    In plaats van te wachten op rapporten aan het einde van de maand, hebben teams toegang tot actuele inzichten in uitgaven per afdeling, categorie of medewerker, waardoor snellere en slimmere beslissingen kunnen worden genomen. Deze aanpak bevordert de begrotingsdiscipline en vermindert het heen-en-weer gedoe tussen financiële en niet-financiële teams, waardoor er tijd vrijkomt voor meer strategische prioriteiten.

    Als CFO of financieel directeur kun je duidelijk zien wat je te besteden hebt, hoeveel budget er is vastgelegd voor de komende maanden, welke maanden je te veel uitgeeft en waaraan. Je krijgt een ongeëvenaard inzicht in je bedrijfsuitgaven, wat betekent dat er geen cent wordt uitgegeven zonder goedkeuring, zodat alles binnen beleid en budget blijft.

    Waarom realtime zichtbaarheid van uitgaven en budgettracking belangrijk zijn

    Hierna delen we de grootste voordelen van het bijhouden van budgetten in het bedrijfsleven.

    Gemakkelijk kostenbesparende mogelijkheden identificeren

    Het nauwkeurig bijhouden van je budget betekent dat je nu in de beste positie bent om kostenbesparende mogelijkheden te identificeren door middel van budgetanalyse. Wie geeft het meeste uit? Zijn er trends in de algemene bedrijfsuitgaven?

    Met budgetgegevens binnen handbereik in een gemakkelijk te begrijpen formaat kun je de juiste beslissingen nemen - of het nu gaat om het herschikken van het budget voor een nieuw project of het heronderhandelen van leverancierscontracten.

    Verbeterd financieel overzicht

    Door je budget bij te houden en een gedetailleerd inzicht te krijgen in de bedrijfsuitgaven, krijg je een beter inzicht in de financiële gezondheid van je organisatie.

    In een recent rapport dat we samen met Raconteur hebben voltooid, De toekomst van de CFO: Kansen om te groeien in een veranderende omgeving was 77% van de CFO's het erover eens dat het verbeteren van prognoses hun topprioriteit was.

    Maar hoe? Nauwkeurige budgetgegevens stellen alle senior leiders in staat om betrouwbare en belangrijke beslissingen te nemen. Impulsieve uitgaven worden een halt toegeroepen en het budget blijft strak onder controle, terwijl ze toch kunnen uitgeven binnen een kader dat voldoet aan het uitgavenbeleid van het bedrijf.

    Bespaar tijd en houd je teams op koers en binnen budget

    In plaats van urenlang steeds terugkerende Slack-vragen te beantwoorden als “Hoeveel heb ik nog over voor de maand? Heb je het evenement in Spanje meegerekend? Is dit voor of na het verzoek van Jason?” door het budgethouderschap te decentraliseren, worden jij en de rest van het financiële team ontlast.

    Teamleiders zijn direct verantwoordelijk voor hun eigen budgetten en hebben realtime toegang om uitgaven te volgen en te beheren, wat betekent dat jij geen constante vragen meer hoeft te stellen. Dit voorkomt niet alleen uit de hand gelopen uitgaven, maar bespaart je ook elke dag kostbare uren aan vragen beantwoorden in plaats van je te richten op strategisch werk.

    Verkeerde reconciliatie tussen gebudgetteerd bedrag en werkelijke uitgaven verminderen

    Zonder kennis en overzicht zullen budgethouders en spenders ondoordacht blijven spenderen, wat betekent dat je sluipt in overbesteding of uitgaven aan producten of software die niet in lijn liggen met je bedrijfsdoelen.

    Waarom doen organisaties het bijhouden van budgetten verkeerd?

    Als het bijhouden van budgetten zo belangrijk is voor organisaties, groot of klein, waarom doen zovelen van ons het dan verkeerd? We hebben een paar ideeën...

    Er is een gebrek aan realtime gegevens

    Er is een gebrek aan realtime gegevens (ja, we hebben het twee keer gezegd, zo belangrijk is het). Je kunt alleen toegang krijgen tot realtime gegevens door één platform te gebruiken voor al je uitgaven. Dit platform moet een uitgebreide oplossing zijn voor uitgavenbeheer met functies voor het bijhouden van budgetten (ahem, Payhawk). Je hebt geen toegang tot deze cruciale gegevens als je software niet voldoet.

    Je vertrouwt op onnauwkeurige en onvolledige gegevens

    Als je meerdere systemen gebruikt om je gegevens te beheren, d.w.z. verschillende betalingsproviders: een lokale bank voor betaalkaarten, uitgavenbeheersoftware, een ERP voor bankoverschrijvingen, een andere neobank of fintech voor meer kaarten, dan heb je gegevens verspreid over meerdere platforms. Dat betekent inloggen op elk platform om gegevens bij te werken, wat kan leiden tot inconsistenties, tijdverspilling en, nog belangrijker, je zult altijd gegevens gebruiken die niet actueel of nauwkeurig zijn.

    Het is moeilijk om alle uitgaven van meerdere entiteiten bij te houden

    Als je bijvoorbeeld meerdere entiteiten beheert, hoe houd je dan de uitgaven in je Spaanse entiteit bij versus die in het Verenigd Koninkrijk? Het bijhouden van slechts één uitgaventerrein geeft je geen volledig beeld van je bedrijfsuitgaven. Je hebt een oplossing nodig waarmee je alle uitgaven van al je entiteiten onder één dak kunt volgen.

    Er is een gebrek aan toegang tot gegevens

    Het gebruik van verschillende systemen betekent dat teams, afdelingen en projectmanagers geen toegang hebben tot dezelfde gegevens. Dat leidt onvermijdelijk tot willekeurige budgetuitgaven en een gebrek aan communicatie tussen afdelingen. Je teams zouden niet moeten wachten op sporadische teamvergaderingen om te horen hoe het budget wordt toegewezen en besteed. Budgeteigenaren zouden realtime toegang moeten hebben tot fondsen, zodat ze impactvolle zakelijke beslissingen kunnen nemen op basis van accurate gegevens.

    Je maakt geen gebruik van gestandaardiseerde onkostendeclaraties

    Naarmate je organisatie groeit, zorgt het standaardiseren van processen ervoor dat iedereen op één lijn zit, wat een meer georganiseerde manier van uitgavenbeheer en algemene uitgaven betekent. Als de ene afdeling inkooporders op een bepaalde manier aanmaakt en een andere afdeling net iets anders, wordt het voor financiële teams aanzienlijk moeilijker om onkostendeclaraties efficiënt te verwerken.

    Inefficiënte processen kunnen leiden tot vertragingen bij betalingen, onjuiste gegevens van leveranciers, verschillen tussen inkoopaanvragen en ontvangsten, en nog veel meer.

    Psst. Je zult blij zijn te horen dat je dit allemaal kunt beheren vanuit het Payhawk portaal. Je kunt meerdere budgethouders hebben en budgetten instellen per afdeling, project of op welke manier je organisatie ook werkt. Managers hebben volledig inzicht in de uitgaven, dus er is geen belemmering om betere en snellere beslissingen te nemen.

    De functies voor het bijhouden van budgetten zijn slechts één onderdeel van onze strijkstok. Ontdek hoe Payhawk klanten twee uur per dag tot vier dagen per week besparen met onze alles-in-één oplossing - vraag een persoonlijke demo aan.

    Nerissa Goedhart - Content Manager (Nederlands) bij Payhawk's oplossing voor onkostenbeheer
    Nerissa Goedhart
    Content Manager
    LinkedIn

    In haar rol als Content Manager koestert Nerissa Goedhart haar passie om waardevolle inzichten en oplossingen te delen via boeiende content. Dit, met een duidelijke missie om bedrijven in de regio te helpen, inspireren en motiveren om hun uitgavenbeheer te verbeteren.

    Bekijk alle artikelen van Nerissa →

    Gerelateerde artikelen

    Dec 14, 2024

    Loading...

    Dec 14, 2024

    Loading...

    Dec 14, 2024

    Loading...