Vereenvoudig reiskostenvergoeding met Payhawk

Gebruik Payhawk voor het bijhouden van kilometerstanden, per diems, en onkostenvergoedingen, alles op één plek. Pak je koffers, groei je bedrijf, en laat de reiskosten aan ons over.

Nauwkeurig kilometers bijhouden

Met slechts een paar klikken worden je teamleden vergoed wanneer ze hun eigen auto voor zaken gebruiken. Reizende medewerkers hoeven alleen het begin- en eindpunt (en eventuele andere stops) toe te voegen, en Payhawk berekent automatisch de exacte reiskosten voor zakelijk gebruik en het te vergoeden bedrag.

De voordelen van Payhawk’s kilometerregistratie

  • Eenvoudige reiskostenvergoeding in een handomdraai
  • De mogelijkheid om het tarief per km in te stellen volgens je eigen bedrijfsbeleid
  • Gemakkelijke tracking van routes
  • Automatische kostenberekening

Controleer je fiscaal aftrekbare kosten

Stel een eenvoudige manier vast om de afgelegde afstand voor werkdoeleinden te rapporteren en de exacte vergoeding te berekenen. Financiële teams kunnen dan moeiteloos de fiscaal aftrekbare kilometerkosten bijhouden.

Aangepaste per diems instellen

Je financiële team kan nu eenvoudig aangepaste per diems instellen en de bijbehorende aftrekbare bedragen toevoegen. Zodra de per diem wordt goedgekeurd, wordt de werknemer met slechts één klik rechtstreeks vanuit Payhawk vergoed.

Minder handmatig werk

Werknemers kunnen nu in slechts een paar seconden per diems indienen door alle benodigde informatie via de mobiele app in te voeren. Payhawk berekent automatisch het exacte bedrag dat ze vergoed krijgen op basis van de reisdetails, inclusief maaltijden en aftrekposten voor maaltijden.

Stroomlijn vergoedingen aan werknemers

Beheer alle zakelijke reiskosten en goedkeuringen voor werknemers die geen bedrijfskaart gebruiken. Je kunt ook de goedkeuring van vergoedingen automatiseren en aanpassen aan het onkostenbeleid van je bedrijf.

Geef je financiële afdeling meer controle

Je hoeft HR niet te betrekken bij langdurige terugbetaling processen. Met Payhawk kan een werknemer zijn persoonlijke bankgegevens toevoegen wanneer hij een uitgave voor terugbetaling toevoegt. Het financiële team beoordeelt vervolgens de uitgaven en kan deze met een paar muisklikken individueel of in bulk uitbetalen. Het geld staat dan in een oogwenk op de bankrekening van de werknemer, dankzij Instant SEPA en Faster Payments.

Bespaar tijd en geef je team meer mogelijkheden

Onkostenvergoedingen kunnen een grote bron van spanning zijn in een bedrijf. Voor het financiële team betekent dit dat ze hun onkostendeclaraties op tijd moeten indienen en dat ze geen bonnetjes kwijtraken. Voor hun niet-financiële collega's gaat het erom dat ze op tijd worden terugbetaald, vooral voor dringende betalingen. Dankzij Payhawk kunnen veel van deze problemen worden opgelost en kan tijd en wrijving worden bespaard, zodat je team zich kan concentreren op wat belangrijk is: de groei van het bedrijf.

Support voor het boeken van geschikte accommodaties

Zorg voor controle en governance rond accommodatie-uitgaven door limieten voor uitgaven en workflows in je tool in te bouwen, in overeenstemming met je reisbeleid.

Beheer uitgaven voor accommodatie

Geef je werknemers een flexibele manier om een accommodatie te boeken via het portaal, op dezelfde manier als ze een andere uitgave zouden doen met Payhawk - en zorg ervoor dat ze een betalingsbewijs fotograferen of uploaden.

Verbind Payhawk en Travelperk voor een soepele reis

Dankzij onze directe integratie met Travelperk is het niet nodig om individueel de ontvangstbewijzen van je vlucht, hotel, auto of treinticket naar Payhawk te uploaden. Zolang je via Travelperk hebt geboekt, worden deze uitgaven automatisch naar je Payhawk-account overgemaakt.

Eén geïntegreerde tool voor alle bedrijfsuitgaven

Van contant geld, persoonlijke kaarten en zakelijke betaalkaarten tot factuurbetalingen, abonnementenbeheer en zakelijke reiskosten, Payhawk geeft je volledig real-time inzicht in je bedrijfsuitgaven.

Heb je een vraag?

Ja, dat kan! De integratie faciliteert een geautomatiseerde reconciliatie van alle TravelPerk uitgaven gedaan met de Payhawk bedrijfspas. De integratie haalt de facturen op uit TravelPerk en matcht deze met de transacties gedaan met de kaart. Lees er hier meer over.

Ja, dat is veilig. Payhawk maakt direct verbinding met de bankrekening van je werknemer en laat je de overboeking afhandelen via SEPA Instant of Faster Payments. Lees hier meer.

Zodra de per diem tarieven in de portal zijn ingesteld, hoeven werknemers alleen nog maar de reisgegevens in te voeren. Payhawk berekent vervolgens automatisch het per diem bedrag voor de medewerker. Lees meer hier en ook hier.

De werknemer zal om te beginnen Google Maps gebruiken om de kilometervergoeding te berekenen. Zodra het kilometertarief van je bedrijf is ingesteld in de portal, zal Payhawk dit tarief vermenigvuldigen met de KM die door de werknemer in Google Maps is opgegeven. Lees hier meer.