Beheer eenvoudig zakelijke reiskosten

Ja, dat kan! De integratie faciliteert een geautomatiseerde reconciliatie van alle TravelPerk uitgaven gedaan met de Payhawk bedrijfspas. De integratie haalt de facturen op uit TravelPerk en matcht deze met de transacties gedaan met de kaart. Lees er hier meer over.

Ja, dat is veilig. Payhawk maakt direct verbinding met de bankrekening van je werknemer en laat je de overboeking afhandelen via SEPA Instant of Faster Payments. Lees hier meer.

Zodra de per diem tarieven in de portal zijn ingesteld, hoeven werknemers alleen nog maar de reisgegevens in te voeren. Payhawk berekent vervolgens automatisch het per diem bedrag voor de medewerker. Lees meer hier en ook hier.

De werknemer zal om te beginnen Google Maps gebruiken om de kilometervergoeding te berekenen. Zodra het kilometertarief van je bedrijf is ingesteld in de portal, zal Payhawk dit tarief vermenigvuldigen met de KM die door de werknemer in Google Maps is opgegeven. Lees hier meer.

Afhankelijk van de situatie binnen jouw bedrijf, kunnen er verschillende reiskosten worden vergoed. Hieronder sommen we enkele veelvoorkomende reiskosten op die in Nederland worden vergoed:

• Kilometervergoedingen
• OV-kosten
• Zakelijke reiskosten
• Fietsvergoeding

Binnen sommige bedrijven worden er ook verhuiskosten of carpooling kosten vergoed. Laat je altijd goed adviseren welke reiskosten in aanmerking komen binnen jouw bedrijf.

Afhankelijk van de regelgeving en beschikbare informatie binnen jouw bedrijf, zijn er een paar algemene stappen die gevolgd kunnen worden om de reiskosten per maand te berekenen, te weten:

• Verzamel de reisgegevens - houd hiervoor bij welke reizen zijn gemaakt gedurende de maand inclusief afstand, transportmiddel en bijvoorbeeld parkeerkosten
• Stel tarieven vast - wat zijn de kosten per kilometer en welke tarieven zijn van toepassing op de gebruikte transportmiddelen?
• Bereken de afstanden
• Bereken de totale kosten per type reis. Dit doe je door de afstand te vermenigvuldigen met het bijbehorende tarief.

Met Payhawk kunnen werknemers eenvoudig en zelfstandig reiskosten declareren. Ze uploaden gewoon een betalingsbewijs via de Payhawk portal of app. Het financiële team kan vervolgens de declaratie met een paar klikken controleren en vergoedingen individueel of in bulk uitbetalen. Dit efficiënte proces bespaart tijd en vermindert administratieve lasten.

Payhawk biedt een geautomatiseerd systeem voor reiskostenvergoeding, waaronder kilometerregistratie en dagvergoedingen (per diems). Medewerkers kunnen details van hun zakelijke reis invoeren, zoals afgelegde kilometers of uitgaven voor maaltijden. Payhawk berekent automatisch de te vergoeden bedragen. Goedkeuringen en uitbetalingen worden snel afgehandeld, waardoor het proces efficiënt en gebruiksvriendelijk is.