Krijg zakelijke reiskosten onder controle

Het is cruciaal om een toereikend proces (en ondersteunende tools) te hebben om reiskosten effectief te beheren, een oogje op de kosten van zakelijke reizen te houden, aan te wijzen waar er bespaard kan worden en alle stappen voor alle betrokkenen te vereenvoudigen.

Laten we beginnen met het voorbeeld van sterverkoper Max, en aannemen dat je de perfecte combinatie van uitgavenbeheer en zakelijke reizen nog niet gevonden hebt.

Max reed van Groningen naar Maastricht voor een driemaandelijks evenement. Toen hij zijn hotel reserveerde, moest hij het digitale handboek van zijn bedrijf erop naslaan om te controleren hoeveel hij aan zijn accommodatie mocht uitgeven. Hij moest dit proces herhalen voor zijn maaltijden en zelfs voor zijn benzinekosten.

Met al dit zoeken verloor Max kostbare tijd en hij gaf het op zich aan de regels te houden en zijn bonnetjes te bewaren. Hij ging zelfs wel eens tegen het bedrijfsbeleid in. Bovendien was geen enkel deel van zijn uitgaven zichtbaar tot het einde van de maand, wat betekent dat het financiële team van zijn bedrijf geen idee had van de totale kosten van het evenement in Maastricht, achterliep bij het berekenen van de ROI en de gegevens veel te laat overdroeg aan de boekhoudsoftware voor reconciliatie.

Erger nog: de verantwoordelijke manager voor zakenreizen miste twee kansen om kosten te besparen. Want die had niet gezien dat veel teamleden in Maastricht overnachtten en dat er dus een kans was om een goed tarief te onderhandelen met een hotelketen waar het bedrijf mee samenwerkt. Niet alleen dat, maar zonder eenvoudig bij te houden uitgaven is bovendien het verificatieproces ingewikkelder.

Ten slotte had het bedrijf zonder tools voor zakenreizen of software voor uitgavenbeheer geen idee waar de werknemer was, wat betekent dat bij eventuele problemen (pandemieën, weergerelateerde problemen, politieke onrust enzovoort) de werknemer niet geholpen kon worden.

Zakelijke reiskosten onder controle krijgen

Dit zijn de zes belangrijkste redenen waarom je bedrijf een efficiënt systeem voor het beheer van reiskosten nodig heeft:

1. Kostenbesparing: als je reiskosten goed beheert, kun je de kosten minimaliseren
2. Betere naleving van beleidsregels: de implementatie van een gebruiksvriendelijke oplossing voor uitgavenbeheer zorgt dat het zakenreizenbeleid de regels van het bedrijfsbeleid volgt en is gunstig voor zowel de zakelijke reizigers als het bedrijf
3. Uitgaven op een handige manier volgen: reizigers kunnen gemakkelijk hun uitgaven beheren en onkosten bijhouden, en worden binnen een paar seconden terugbetaald
4. Realtime zichtbaarheid: financiële teams en verantwoordelijke managers voor zakenreizen kunnen realtime rapporten en waarschuwingen ontvangen, zodat ze reiskosten op ieder moment kunnen controleren
5. Innovatieve technologie: door innovatieve technologieën in te zetten, kunnen bedrijven zakelijke betaalkaarten, kaartcontroles en gekoppelde software voor uitgavenbeheer gebruiken om reiskosten vergoed te krijgen. Ze kunnen zelfs profiteren van technologieën zoals OCR om alle bonnetjes en factuurgegevens vast te leggen (dus zonder gegevens in te voeren of bonnetjes te bewaren)
6. Gestroomlijnde exporten en integraties: voor een efficiënt financieel beheer kunnen bedrijven hun uitgaven gemakkelijk exporteren naar andere systemen zoals boekhoudsoftware. Of beter nog: ze kunnen gebruikmaken van een oplossing voor uitgavenbeheer met directe integraties met de populairste ERP's (zoals NetSuite) en opties voor boekhoudsoftware (zoals Xero en QuickBooks)

Vereenvoudig zakelijke reiskosten met per diems (dagvergoedingen)

Gangbaar beheer van zakenreizen kan grote uitdagingen opleveren. Traditioneel uitgavenbeleid is niet flexibel, ouderwets en slechts zelden geïntegreerd met de meest essentiële tools.

Helaas vragen veel bedrijven nog steeds van zakelijke reizigers dat ze handmatig gegevens in verschillende systemen invoeren voordat ze vluchten en hotels boeken en andere uitgaven doen. Dit proces is tijdrovend en gevoelig voor menselijke fouten. Daarnaast kan deze afhankelijkheid van het handmatig indienen van documentatie (zoals bonnetjes, scans, e-mails enzovoort) voor declaraties vaak leiden tot vertragingen bij het uitbetalen.

Financiële teams hebben ook moeite bij het beoordelen van declaratieverzoeken van werknemers en sturen deze verzoeken vaak terug voor correcties of aanvullende informatie. Doordat deze verzoeken zo verspreid zijn over verschillende systemen zoals e-mails, spreadsheets en kalenders, is het welhaast onmogelijk om ze bij te houden en te beheren.

Bij Payhawk hebben we de per diem functie geïntroduceerd om de hierboven beschreven problemen aan te pakken. Per diems (dagvergoedingen) zijn relatief simpel. Je stelt een standaardbedrag per dag vast, waardoor je niet langer de onkosten van iedere reis afzonderlijk hoeft bij te houden.

Per diems kunnen alle redelijke kosten dekken die bij een zakenreis komen kijken, inclusief maaltijden en bijkomende kosten zoals een wasserette of stomerij. En het bedrag dat werknemers ontvangen, hangt af van de locatie en de lengte van de reis. De per diem varieert ook in verschillende bedrijven en landen. In Duitsland bijvoorbeeld worden per diems berekend volgens de bepalingen in de Duitse inkomensbelastingwet ('Einkommensteuergesetz').

Het gebruik van per diems (dagvergoedingen) biedt verschillende voordelen, zoals betere naleving en minder administratieve lasten in verband met de regels op het gebied van zakelijke reiskosten. Met per diems kunnen bedrijven ook aftrekbare kosten efficiënt bijhouden, zodat het gemakkelijker wordt om btw terug te vorderen.

De implementatie van een per diem beleid (dagvergoedingenbeleid) is vaak een perfect alternatief voor het terugbetalen van individuele uitgaven die werknemers tijdens zakenreizen moeten doen. In plaats van iedere maaltijd te declareren, krijgen werknemers een dagvergoeding die hun maaltijdkosten dekt. Hierdoor wordt het proces aanzienlijk vereenvoudigd.

De werknemer aan het stuur met kilometervergoedingen-beheer

Traditionele manieren om reiskosten te beheren hebben vervelende beperkingen die het beheer lastig kunnen maken. De uitdagingen omvatten:

1. Handmatige berekeningen en fouten: het handmatig berekenen van zakelijke kilometervergoedingen kost veel tijd en is foutengevoelig. Als je technologie introduceert die dit proces automatiseert, bespaar je tijd en verminder je fouten
2. Verloren bonnetjes: verloren bonnetjes maken het lastig om aftrek aan te vragen of correct te worden terugbetaald
3. Gebrek aan overzicht: bij de gangbare methoden is er vaak een gebrek aan overzicht, waardoor het lastig is uitgaven op tijd bij te houden en geïnformeerde beslissingen te nemen
4. Beperkte controle: traditioneel uitgavenbeheer biedt weinig controlemogelijkheden, wat het moeilijk maakt om beleid af te dwingen en fraude en misbruik van middelen te voorkomen

Deze beperkingen leiden tot inefficiëntie, hogere kosten en nalevingsproblemen voor het bedrijf. Met moderne software voor uitgavenbeheer om kilometerdeclaraties bij te houden en te verwerken, kunnen bedrijven al deze uitdagingen overwinnen en reiskostenbeheerprocessen stroomlijnen.

En daar kunnen wij je bij helpen. Met de kilometervergoedingsfunctie van Payhawk stuur je je declaraties moeiteloos de goede kant op.

Werknemers hoeven alleen hun reisgegevens (startlocatie, eindlocatie) in de Payhawk-app in te voeren en wij berekenen dan automatisch het juiste reisvergoedingsbedrag. De app gebruikt Google Maps om de afstand te berekenen op basis van het begin- en eindpunt van de reis. En als de werkelijke afstand hier aanzienlijk van afwijkt, kunnen werknemers deze handmatig aanpassen.

Werknemers zoals Max (die van Groningen naar Maastricht reed) kunnen op complexere routes ook tussenstops toevoegen. En accountbeheerders in het financiële team kunnen het tarief van de kilometervergoeding configureren en een procedure instellen die in lijn is met het uitgavenbeleid van het bedrijf.

Wanneer alles eenmaal geverifieerd is, kunnen teamleiders werknemers in met een enkele klik terugbetalen. De voordelen? Met een functie om kilometervergoedingen bij te houden en uit te betalen, kunnen werknemers handmatige en tijdverslindende processen zoals het controleren van de kilometerstand voor en na iedere reis achterwege laten. Ze hoeven de afstand vaak niet eens te schatten (dit resulteert vaak in fouten en verloren tijd).

Financiële managers hebben een betrouwbare manier nodig om te verifiëren of een reis voor het werk was en om de gerapporteerde afstand te controleren. Dit verificatieproces vereist normaal gesproken veel handmatig werk, kost tijd en is foutgevoelig.

Na goedkeuring hebben financiële managers een eenvoudige manier nodig om werknemers terug te betalen. Zowel werknemers als financiële managers willen een gestroomlijnde oplossing om kilometervergoedingen en andere onkosten te beheren, tijd te besparen en de efficiëntie te vergroten. Onze oplossing is het makkelijke antwoord.

Samenwerken aan reiskosten: TravelPerk x Payhawk

Onze integratie van Payhawk met Travel Perk betekent dat elk gedeelte van de zakenreis van werknemers geregeld is. Vanaf het moment dat ze hun hotel reserveren tot het moment dat ze thuis hun schoenen weer uit doen.

Max kan zijn accommodatie (inclusies vluchten, treinen en veerboten) reserveren via TravelPerk en vervolgens rechtstreeks via de Payhawk-integratie declareren. Hij kan de Payhawk-app ook gebruiken om zijn kilometer- en dagvergoedingen te declareren en eventuele ondersteunende bonnetjes binnen een paar seconden te uploaden.

Ondertussen kan het financiële team bij Max op kantoor zijn geluk niet op. Ze hebben de per diems (dagvergoedingen), kilometervergoedingen en kaartcontroles zo gebouwd dat ze perfect in lijn zijn met het uitgavenbeleid van het bedrijf. Daarom is alles wat Max doet perfect in overeenstemming met het beleid en eenvoudig om bij te houden en te reconciliëren.

Voor financiële managers zijn nauwkeurige en complete uitgavenrapportages cruciaal. Dit help kosten te beheersen en garandeert dat onder andere belastingregels en audits worden nageleefd. Met het innovatieve platform van Payhawk kun je reiskosten en declaraties efficiënt bijhouden en beheren, zodat je tijd bespaart, kosten beheerst en compleet inzicht in je onkosten hebt (zelfs wanneer je team op reis is).

Heb je een efficiëntere aanpak van reiskosten en declaraties nodig? Boek vandaag nog een demo voor meer informatie.