Slim kilometers bijhouden: Payhawk lanceert verschillende tariefopties voor reiskostenbeheer

In de moderne wereld van flexibel werken is het essentieel dat bedrijven snel en onderweg hun reiskosten kunnen beheren, zoals kilometervergoedingen en vluchten.

Met onze oplossing voor reiskostenbeheer kun je eenvoudig zakelijke kilometers registreren en vergoeden. Het levert nauwkeurige gegevens op voor fiscale doeleinden en bespaart kostbare tijd doordat je geen gegevens meer handmatig hoeft in te voeren.

Wat is een zakelijke kilometervergoeding?

Een kilometervergoeding is een vast bedrag per kilometer dat bedrijven kunnen aftrekken of vergoeden aan werknemers die zakelijke kilometers rijden. Veel bedrijven vergoeden werknemers voor zakelijke kilometers die ze rijden met hun eigen auto.

Hoe bereken je de zakelijke kilometervergoeding?

Het berekenen van de zakelijke kilometervergoeding is eenvoudig. Je hebt het totale aantal zakelijke kilometers en het geldende kilometertarief nodig. Vermenigvuldig het totale aantal kilometers met het kilometertarief om het totale vergoedingsbedrag te berekenen. Als het kilometertarief bijvoorbeeld € 0,50 per kilometer is en je 100 kilometer hebt afgelegd voor zakelijke doeleinden, dan bedraagt het totale vergoedingsbedrag € 50,00 (100 x € 0,50).

Belangrijke nadelen van traditioneel reiskostenbeheer

Traditioneel reiskostenbeheer heeft enkele belangrijke nadelen. Bonnetjes die kwijtraken, gebrek aan overzicht en inefficiënte technologie kunnen het hele kostenbeheer in de war schoppen. Denk aan:

Handmatige berekeningen en onjuiste gegevens:
Het handmatig berekenen van kilometers kan behoorlijk tijdrovend zijn en is gevoelig voor menselijke fouten. Daarom is het handig als bedrijven gebruikmaken van technologie die dit proces automatiseert, zodat werknemers zich kunnen richten op belangrijkere taken.

Verloren bonnetjes:
Verloren bonnetjes leiden tot een onvolledige administratie, waardoor het moeilijk wordt om aftrekposten of vergoedingen te claimen.

Gebrek aan overzicht:
Met traditioneel reiskostenbeheer heb je vaak maar weinig overzicht. Dat maakt het moeilijk om uitgaven in real time bij te houden en goed onderbouwde beslissingen te nemen.

Beperkte controle:
Traditioneel reiskostenbeheer biedt weinig controle over uitgaven, waardoor het vrijwel onmogelijk is om je beleid te handhaven en fraude te voorkomen.

Deze nadelen leiden tot inefficiëntie, hogere kosten en nalevingsproblemen voor het bedrijf. Met de moderne software voor kostenbeheer van Payhawk kun je al deze uitdagingen overwinnen en je reiskostenbeheerprocessen stroomlijnen.

Nieuw: verschillende tarieven voor zakelijke reizen

Bij Payhawk kunnen beheerders verschillende kilometervergoedingen instellen op basis van de wettelijke vereisten in de landen waar jouw bedrijf actief is, inclusief afstandslimieten. Dit is vooral handig in landen waar de regelgeving meerdere tarieven voorschrijft voor gereden kilometers, zoals Oostenrijk, Tsjechië, Frankrijk, Duitsland, Ierland, Italië, het Verenigd Koninkrijk, Polen, Zwitserland en de VS.

Met onze nieuwe functie kunnen werknemers zelf het juiste tarief kiezen voor hun reis, inclusief eventuele afstandslimieten. Onze software gebruikt deze tarieven automatisch voor de kilometerregistratie en -berekening. Dit is een nauwkeurigere en efficiëntere manier om de zakelijke kilometerkosten te berekenen voor werknemers in verschillende landen met verschillende regels voor kilometertarieven.

Medewerkers hebben de controle over hun kilometerregistratie

Met de handige app van Payhawk is het bijhouden van kilometers voor werknemers een fluitje van een cent. Dit is hoe het werkt:

1. Als beheerder kun je de zakelijke kilometervergoeding instellen (of zelfs meerdere opties) en een workflow opzetten die past bij het uitgavenbeleid van jouw bedrijf.
2. Vervolgens kunnen werknemers hun reisgegevens invoeren in de app, zoals de beginlocatie en bestemming, en wij berekenen automatisch de kosten.
3. De afstand van de reis wordt automatisch bepaald met behulp van Google Maps op basis van het start- en eindpunt. Als de werkelijke afstand van de reis aanzienlijk afwijkt van de suggestie van Google Maps, kunnen werknemers deze handmatig aanpassen. Daarnaast kunnen ze tussenstops toevoegen voor complexere routes.
4. Teamleiders kunnen deze kosten met één klik goedkeuren en vergoeden.

Meerdere tarieven instellen via Payhawk

Goed nieuws voor klanten die Payhawk gebruiken: we hebben zojuist een nieuwe functie toegevoegd waarmee beheerders meerdere tarieven kunnen instellen voor kilometers, inclusief drempels op basis van afstand. Werknemers kunnen nu heel gemakkelijk het juiste tarief kiezen voor hun reis. Als er afstandsdrempels van toepassing zijn, worden die automatisch toegepast op de kilometerberekening.

Het beheren van zakelijke kilometerkosten kan voor veel bedrijven een uitdaging zijn. Maar met onze nieuwe functie voor het beheren van kilometerkosten wordt het toepassen van verschillende regels voor zakelijke kilometervergoedingen een stuk eenvoudiger. Hier zijn een paar voordelen van deze handige functie:

Volledig aanpasbare kilometertarieven
Met deze nieuwe functie kun je je kilometervergoedingen volledig aanpassen door verschillende tarieven te definiëren op basis van jouw criteria. Je kunt bijvoorbeeld tarieven instellen op basis van het type voertuig, het reisdoel of een andere categorie die je helpt te voldoen aan de wettelijke eisen. Zo wordt het gemakkelijker om uitgaven voor verschillende soorten reizen te beheren en bij te houden.

Afstandsdrempels voor enkele reizen
Een ander voordeel van de nieuwe functie voor het beheren van kilometerkosten is de mogelijkheid om drempels in te stellen op basis van de afstand van een enkele reis. Dat betekent dat je verschillende tarieven kunt bepalen op basis van de afstand die is afgelegd tijdens één enkele reis.

Jaarlijkse cumulatieve afstandsdrempels
Naast drempels voor enkele reizen kun je ook cumulatieve jaarlijkse afstandsdrempels instellen. Dit houdt in dat je verschillende tarieven kunt definiëren op basis van de totale afstand die een werknemer in één jaar aflegt. Je kunt bijvoorbeeld een bepaald tarief instellen voor werknemers die meer dan een bepaalde afstand per jaar reizen, en een ander tarief voor werknemers die minder reizen.

Ga een stapje verder

Met de nieuwe functie voor het beheren van kilometerkosten kunnen bedrijven hun uitgaven veel efficiënter beheren. Het is nu gemakkelijker dan ooit om verschillende soorten reiskosten bij te houden en te beheren, dankzij onze volledig aanpasbare tarieven. We hebben zelfs drempels voor enkele reizen en jaarlijkse cumulatieve afstandsdrempels toegevoegd.

Met onze gloednieuwe functie voor het beheer van kilometerkosten kun je moeiteloos verschillende tarieven instellen voor ritten. Zo kun je altijd aan de regels voldoen, want de kilometers worden precies volgens de regels in jouw land berekend. Bovendien kunnen werknemers zelf de tarieven selecteren, waardoor financiële managers niet langer elke uitgave hoeven aan te passen. Hiermee is het beheren van kilometers en uitgaven simpeler dan ooit, zodat je meer kunt doen met minder gedoe.

Stuur je financiële team succesvol op weg met ons gebruiksvriendelijke systeem voor het beheren van reiskosten. Boek vandaag nog een demo en krijg je reiskosten vergoed in een mum van tijd.