Gegevensextractie versimpeld met OCR-technologie

Is het je wel eens opgevallen dat je ogen soms over een tekst glijden zonder dat de betekenis van de woorden tot je doordringt? Dat overkomt ons allemaal wel eens. Het is bijna onmogelijk om altijd elk woord op een pagina, in een artikel of in een boek te lezen. Waarom? Omdat het meestal veel te lang duurt. En daar komt de extra moeite en inspanning van handmatige invoer dan nog bovenop.

Gelukkig heeft OCR-technologie het scannen en vastleggen van gegevens radicaal veranderd door het handmatig lezen en invoeren te elimineren. In diverse branches is OCR-technologie cruciaal voor het automatisch verwerken van papieren formulieren, zoals de reconciliatie van creditcardbonnen en andere gegevensprocessen.

Wat is Optical Character Recognition (OCR)?

OCR zet handgeschreven of gedrukt materiaal (tekst) om in indelingen die voor machines leesbaar zijn. Veel bedrijven en personen gebruiken OCR-software om papieren documenten om te zetten naar digitale bestanden. Dankzij die digitalisering kunnen ze geïndexeerd, elektronisch opgeslagen en bewerkt worden met softwaretools zoals tekstverwerkers.

OCR-technologie bestaat al sinds de jaren 70 en is steeds geavanceerder geworden. Vroege versies konden wel afzonderlijke tekens maar geen hele woorden identificeren, terwijl moderne versies woorden en zelfs alinea's kunnen herkennen.

Voorbeelden van OCR zijn:

• Documenten scannen naar pdf-bestanden om te archiveren
• Doorzoekbare databases maken van pagina's uit boeken
• Handgeschreven aantekeningen of tekeningen omzetten naar ingevoerde tekst die bewerkt en opgeslagen kan worden in digitale bestanden

Wat is OCR Software?

Optical Character Recognition software is de geavanceerde technologie achter het herkennen van verschillende lettertypen, stijlen en formaten, waardoor het mogelijk is om gegevensinvoer te automatiseren. Het functioneren van de OCR-software omvat verschillende essentiële stappen, zoals:

• Beeldvastlegging
• Pre-processing
• Tekstherkenning
• Post-processing
• Uitvoer

Hieronder gaan we dieper in op hoe de OCR werkt.

Hoe werkt OCR?

OCR-software splitst een afbeelding op in de afzonderlijke onderdelen (lijnen, bogen en punten) en vergelijkt die met overeenkomstige kenmerken in een database van bekende tekens. Als er een match gevonden wordt tussen het onbekende kenmerk en het kenmerk in de database, dan probeert het programma te bepalen welk teken het op die plek op de pagina heeft aangetroffen. Als er voor een plek op de pagina meerdere mogelijkheden zijn, dan gebruikt het programma statistische analysemethoden om te bepalen welk teken waarschijnlijk het juiste is.

De eerste stap in OCR is scannen. De volgende stap omvat de analyse van de visuele inhoud van de afbeelding en de conversie ervan in bewerkbare vorm, inclusief segmentatie, lay-outanalyse, isolatie en herkenning.

Bij segmentatie worden individuele tekens in de gescande afbeelding geïdentificeerd en van elkaar geïsoleerd met behulp van begrenzingskaders of coördinaatassen.

Bij lay-out analyse wordt de plaatsing van elk teken ten opzichte van de andere bepaald, zodat de OCR het later afzonderlijk kan herkennen. En bij isolatie wordt vastgesteld welke delen van de afbeelding tekens bevatten die los van andere delen zoals achtergrondruis of foto-gevoelige watermerken verwerkt moeten worden.

Wat zijn de voordelen van OCR?

Efficiëntie

Documenten scannen is sneller en nauwkeuriger. Als je OCR-technologie gebruikt om papieren formulieren te verwerken, dan kan elke taak sneller afgerond worden doordat je niet elk stukje informatie uit elk document handmatig hoeft in te typen. Je scant de pagina's en laat de software al het werk voor je doen. Je kunt een stapel papier omzetten naar een digitaal bestand dat je gemakkelijk kunt doorzoeken, opslaan en delen.

Nauwkeurigheid

Je maakt weinig tot geen fouten bij het omzetten van documenten naar tekst. OCR-software helpt je om fouten te voorkomen en gebruikt geavanceerde algoritmes om tekens in afbeeldingen te herkennen, zelfs als ze vervormd of gedeeltelijk verborgen zijn. Het resultaat is een hoogwaardige digitale representatie van je document, die je gemakkelijk met anderen kunt delen.

Bovendien kan een nauwkeurige vastlegging van bonnetjes je duizenden euro's besparen als het op uitgavenbeheer aankomt. Neem bijvoorbeeld het Duitse autoservicebedrijf ATU, dat in slechts een jaar tijd 2 miljoen euro aan teruggevorderde btw bespaarde door hun bonnetjes correct vast te leggen en te categoriseren.

Beveiliging

Als documenten omgezet worden naar doorzoekbare pdf-bestanden, kunnen ze zonder risico op ongeoorloofde toegang gebruikt worden op veilige netwerken en online portals. Die extra beveiliging maakt het voor gebruikers gemakkelijker om samen te werken aan belangrijke projecten en documentatie te raadplegen wanneer ze die nodig hebben.

Doorzoekbaar

Dankzij OCR kun je documenten doorzoeken en indexeren die op traditionele manieren niet doorzoekbaar zijn (bijvoorbeeld pdf-bestanden). Dat is handig als je alle vermeldingen van een bepaald woord of zinsdeel in meerdere documenten of locaties op een webpagina wilt vinden.

Bewerkbaar

Met OCR-software kun je gescande tekst (en soms afbeeldingen) bewerken nadat die is omgezet naar digitale data. Je kunt deze tool ook gebruiken om gedrukte tekst om te zetten in voor machines leesbare tekst of zelfs spraak. Dat is handig voor de conversie van boeken naar e-boeken of van andere soorten tekstuele inhoud naar toegankelijkere indelingen.

Bewaarbaar

Met OCR-software kun je tekst opslaan in digitale indelingen die je later gemakkelijk weer kunt ophalen. Deze manier van gegevens opslaan is handig voor mensen die met grote hoeveelheden gegevens werken, omdat ze dan geen fysieke exemplaren overal mee naartoe hoeven te nemen.

Vertaalbaar

OCR kan documenten in verschillende talen vertalen zonder elk woord of elke zin handmatig te hoeven vertalen. De automatische vertalingen zijn handig voor bedrijven die internationaal willen uitbreiden. Ze hoeven alleen een Engelstalige versie van hun website te maken en die via OCR te verwerken, zodat bezoekers uit andere landen die in hun eigen taal kunnen lezen.

Onderdelen van OCR

De hoofdonderdelen van een OCR-systeem zijn:

1. Scanner: een scanner scant het document en zet het om in een elektronische afbeelding die je kunt opslaan op een computer of in een database.
2. Herkenningscomponent: de herkenningscomponent zet het elektronische bestand om in een tekstbestand met behulp van beeldverwerkingstechnieken zoals het matchen van patronen en de extractie van kenmerken.
3. OCR-software: de OCR-software slaat de uitvoer van de herkenningscomponent op in een indeling die andere toepassingen op je computer (zoals Microsoft Word) kunnen gebruiken.

Welke voordelen biedt OCR-technologie in uitgavenbeheer voor kleine en middelgrote bedrijven en grote ondernemingen?

Welke grootte je bedrijf ook heeft, OCR heeft een flink aantal voordelen, zoals:

Snellere reconciliatie

Je kunt OCR-software gebruiken om transacties in bulk te scannen in plaats van ze een voor een handmatig in te voeren. Daardoor heb je minder tijd nodig om je betaalkaarten te reconciliëren, wat erg waardevol is als je veel kaarttransacties hebt.

Minder fouten

Als je in bulk scant, is er minder ruimte voor menselijke fouten doordat het proces meer geautomatiseerd is. En doordat de gegevens al in tekstindeling staan, voorkomt OCR ook andere fouten (zoals typfouten) die anders bij de handmatige invoer gemaakt zouden worden.

Geen handmatig werk

Met OCR-software hoeven mensen niet alle transacties door te spitten en de gegevens in te typen. Dat doet de software allemaal voor je. Dat vermindert fouten en bespaart tijd zonder afbreuk te doen aan de nauwkeurigheid of de controle over hoe je gegevens worden verwerkt in rapporten of budgetten.

Maakt goede budgettering mogelijk

OCR helpt bij het budgetteren doordat je efficiënter kunt werken en minder tijd hoeft te besteden aan de invoer van gegevens. Dat betekent dat je meer tijd overhoudt voor andere projecten, zoals het opleiden van medewerkers, het updaten van softwaresystemen enzovoort.

OCR gebruiken voor het vastleggen van gegevens in je bedrijf

Een van de belangrijkste dingen die je moet doen als je een bedrijf runt, is zorgen dat al je gegevens correct ingevoerd worden in je systemen. De nauwkeurigheid van gegevens kan financiële teams de nodige hoofdbrekens bezorgen en veel tijd kosten. Maar dat hoeft niet. Met behulp van het juiste systeem hoeft het niet ingewikkelder te zijn dan een foto maken of een bonnetje uploaden.

Bij Payhawk bouwen we intern onze eigen algoritmes voor machinaal leren bovenop de OCR-technologie van Google. En op basis van de input uit tienduizenden facturen vindt en extraheert het de relevante factuurgegevens voor je. Bovendien kun je het systeem leren waar het op specifieke facturen moet zoeken naar gegevens.

Hoe werkt OCR voor mijn zakelijke kaarthouders?

Onze softwareoplossing bestaat uit de OCR-tool, die automatisch gegevens uit afbeeldingen of pdf-documenten haalt en omzet naar een digitale indeling (en die doorstuurt naar je boekhoudsoftware). Dat betekent dat je kaarthouders geen uren bezig zijn met het overtypen van gegevens als ze betalingen doen. Ze betalen met hun Payhawk-kaart bij het verkooppunt of in de webwinkel en maken een foto van het bonnetje of uploaden een factuur.

Vervolgens halen we automatisch de relevante gegevens zoals naam, adres en betaald bedrag op, zodat jij en je collega's van het financiële team die niet meer hoeven vast te leggen.

Realtime kaartreconciliatie met OCR-ondersteuning

De pijnlijke waarheid is dat de meeste bedrijven nog handmatige of slecht geautomatiseerde reconciliatie- en rapportageprocessen hebben, waardoor ze beperkt zicht hebben op hun debiteurencijfers. Ze moeten nog altijd wachten tot het einde van de maand, vervolgens al hun transacties reconciliëren en zorgen dat die overeenkomen met wat de bank zegt. Door dit beperkte zicht lopen ze het risico geld te verliezen en het overzicht over hun vitale kasstroom kwijt te raken, omdat ze niet weten of hun transacties wel of niet zijn afgerond.

Realtime is de beste manier om reconciliaties uit te voeren. Met ons kaartreconciliatie systeem met OCR-ondersteuning kun je al je transacties onmiddellijk zien en op elk moment van de dag of de week een duidelijk beeld van je bedrijf krijgen. Je kunt je transacties in real time reconciliëren op het moment dat ze plaatsvinden en je kunt erop vertrouwen dat je cijfers kloppen.

Gegevensextractie vereenvoudigen met geavanceerde OCR-technologie

Als je bedrijf internationaal uitbreidt, moeten je financiële en boekhoudsystemen dat ook doen. De vraag naar OCR-technologie neemt toe omdat steeds meer bedrijven de voordelen ervan inzien. De mogelijkheid om gegevens uit meerdere bronnen te halen, om te zetten naar een bruikbare indeling en te importeren in financiële en boekhoudsystemen is essentieel in de geglobaliseerde markt van nu.

Het vastleggen en invoeren van gegevens is tijdrovend en duur als het handmatig gedaan wordt. Maar met de juiste OCR-technologie kan je bedrijf dit proces automatiseren, je productiviteit optimaliseren en kostbare tijd besparen.

Met de uitgavenbeheeroplossing met OCR-technologie van Payhawk kunnen bedrijven de productiviteit en nauwkeurigheid verhogen, fouten verminderen en de reconciliatie versnellen. De oplossing is gebruiksvriendelijk en beschikt over de beste integraties met verschillende boekhoudsoftwareopties en ERP's, waaronder NetSuite, Xero en Microsoft Dynamics.

Ontdek hoe je met een paar muisklikken processen kunt automatiseren en je zakelijke inzichten kunt vergroten. Boek hier een demo van de OCR software.